El software de contabilidad ofrece estas 7 ventajas

El software de contabilidad le ofrece estas ventajas

Registre los ingresos y gastos, calcule las ganancias y prepare los estados financieros anuales para la oficina de impuestos; todo esto es parte de la contabilidad. Teneduría de libros o teneduría de libros, por definición, significa el deber de una empresa o empresario de registrar todas sus transacciones comerciales. Esto no solo se hace en interés de las autoridades fiscales, sino también en el propio interés de la empresa para no perder de vista las cosas.

Este proceso se puede simplificar enormemente con un software de contabilidad. Después de todo, el software financiero moderno está estructurado de tal manera que se pueden sincronizar las diversas áreas de la contabilidad, como la contabilidad financiera, la gestión de clientes y proveedores, la reclamación y la facturación. Esto automatiza los flujos de trabajo contables y facilita el control de todas las cifras importantes y los cambios económicos en el negocio.

Pero el software de contabilidad no solo es útil para las empresas. Como comerciante individual, autónomo o pequeña empresa emergente, también puede beneficiarse de una herramienta que le ayuda a redactar facturas, realizar un seguimiento de los pagos y gastos entrantes y calcular las deducciones fiscales.

El software de contabilidad ofrece estas 7 ventajas

Oportunidad legal

Dado que muchas jurisdicciones deben tenerse en cuenta cuando se trata de contabilidad, no es tan fácil hacer un seguimiento de las cosas. Un buen software de contabilidad hace esto por usted, ya que el proveedor lo actualiza constantemente y lo actualiza con el estado legal más reciente.

Almacenamiento de datos según GoBD

De acuerdo con los "Principios para la correcta gestión y almacenamiento de libros, registros y documentos en formato electrónico, así como para el acceso a los datos" (GoBD), los documentos fuente almacenados electrónicamente, como facturas o albaranes, deben ser inalterables. Simplemente crearlos en Word o Excel y luego almacenarlos en la computadora no es suficiente. Teóricamente, estos documentos podrían cambiarse nuevamente en un momento posterior sin que nadie se dé cuenta. Un buen software de contabilidad le permite guardar documentos de acuerdo con GoBD y, por lo tanto, aumenta su seguridad jurídica.

Evitando errores

Dado que muchas cosas suceden automáticamente en los programas de contabilidad, se pueden evitar errores. El software realiza cálculos complicados, lo que no solo es conveniente, sino que también aumenta la seguridad de que siempre está trabajando con los números correctos. También existen programas externos como Gnumeric que se pueden utilizar para calcular con precisión. Sin embargo, es más práctico manejar todo en una sola herramienta.

Conexión a la banca en línea

Los programas de contabilidad modernos se pueden vincular a la banca en línea. De esta manera, los pagos entrantes y salientes en la cuenta siempre se pueden tener a la vista y, por ejemplo, los recordatorios en caso de pagos atrasados se pueden enviar con un solo clic.

Digitalización de recibos y facturas

Los recibos o facturas no se pueden perder ya que se almacenan digitalmente. Además, gracias al software de contabilidad, la clasificación manual ya no es necesaria.

Los asesores fiscales ahorran

Con un software de contabilidad, el asesor fiscal se puede guardar en determinadas circunstancias. Esto reduce los gastos mensuales y es particularmente útil para los propietarios de pequeñas empresas.

Ahorro de espacio

La contabilidad en las empresas puede llenar cientos de carpetas y estantes. Este espacio se puede reducir con un software de contabilidad, ya que muchos procesos solo se ejecutan en la PC.

Así funciona el software financiero

La forma en que funciona el software de contabilidad es compleja. El software completo incluye:

• Contabilidad automatizada por ejemplo, con base en la imputación de documentos y transacciones, así como en la determinación de impuestos y ganancias. Las contabilizaciones, la creación de facturas de ingresos-excedentes (EÜR), cuentas de pérdidas y ganancias (P&L), declaraciones anticipadas del impuesto sobre las ventas y estados financieros anuales también forman parte de las funciones.
• Gestión de pagos y cobros Por ejemplo, clasificando automáticamente los recibos de los pagos, un archivo de recibos, pagando facturas con un clic o sincronizando el software de contabilidad con su propia bandeja de entrada de correo electrónico o una nube.
• Posibilidades organizativas para nuestros propios clientes.
• Conexión a bancos y opciones de transferencia por ejemplo con tarjeta de crédito o PayPal para pagar facturas con un clic.
• Resumen de pedidospara saber siempre dónde se encuentra su propia empresa.
• Programa de facturación con envío desde dentro de la aplicación para crear ofertas, créditos y facturas y convertirlas directamente.
• Conexión a ELSTER, el software de impuestos de la oficina de impuestos.
• Actualizaciones periódicasque aseguren que el software esté actualizado y que se tenga en cuenta la nueva legislación.

El software de contabilidad está disponible como solución en la nube y como software clásico que se reproduce en la computadora a través de un CD-ROM. Las soluciones en la nube son mucho más prácticas ya que no es necesario comprar software o instalar programas. El programa de contabilidad se puede controlar a través del navegador y también es accesible desde cualquier lugar, por lo que solo necesita una PC para tener todas sus finanzas bajo control.

Los 3 mejores programas de contabilidad

1. Lexoffice: contabilidad basada en la web

Lexoffice es la contabilidad en línea de Lexware, un software financiero que se ha establecido durante años. Con Lexoffice, los usuarios tienen la opción de hacer su contabilidad sin instalar ningún software. Ya se trate de una factura de excedente de ingresos (EÜR), redacción de facturas, vinculación a la banca en línea u organización de los contactos de sus clientes, Lexoffice es de uso intuitivo y la gama de funciones le ofrece todo lo que necesita.

Lexoffice proporciona un libro de caja electrónico para pequeñas empresas y Lexoffice también se puede utilizar para pequeñas y medianas empresas. También se integra un enlace con ELSTER, al igual que una interfaz DATEV. Si tiene un asesor fiscal, puede otorgarle acceso seleccionado a su cuenta de Lexoffice. Lexoffice incluso le ofrece una aplicación móvil con la que siempre puede controlar sus finanzas. Lexoffice está disponible en tres versiones diferentes con cargo, todas las cuales se pueden cancelar mensualmente:

Facturación y finanzas: Por 7,90 euros al mes (más IVA) hay funciones básicas con gestión documental, redacción de ofertas y facturas, así como banca online y acceso a contables.

Contabilidad e informes: Por 16,90 EUR al mes (más IVA) también puede crear el EÜR, P&L y la declaración de IVA anticipada. También puede utilizar esta variante para crear informes de resumen y de depreciación.

Contabilidad y salarios: Para empresas con varios empleados, se recomienda la variante extensa por 26,80 EUR (más IVA), con la que, además de las funciones mencionadas anteriormente, también puede crear declaraciones de sueldos y salarios, realizar pagos a empleados y contabilizar costes de personal.

2. SevDesk: software intuitivo con enlace ELSTER

SevDesk es de uso intuitivo y le facilita la contabilidad gracias a la capacidad de digitalizar recibos y la creación simple de ofertas y facturas. No es necesario solicitar un certificado ELSTER con SevDesk, ya que el programa ya ha integrado el enlace a ELSTER.

El programa tiene reconocimiento automático de texto OCR, lo que significa que los documentos se pueden buscar por palabras clave específicas y, por lo tanto, encontrarlos más rápidamente. También se pueden crear cuentas internacionales y también es posible acceder a través de una aplicación. Si bien algunos programas han limitado la cantidad de reservas por año, SevDesk permite una cantidad ilimitada.

También hay soporte telefónico y videos de ayuda en caso de que no esté familiarizado con algunas de las funciones del programa de contabilidad. La estructura de costos de SevDesk se basa en contratos mensuales rescindibles, suscripciones de 12 meses y suscripciones de 24 meses, y también hay tres tamaños de paquetes diferentes:

Factura:	Con la función básica, las facturas se pueden enviar de forma rápida y sencilla. Se integra el mailing, acceso asesor fiscal, administración de clientes, exportación DATEV, recordatorios de pago y creación de créditos y cancelaciones. El coste es de 8,90 euros mensuales mensuales, 7,90 euros mensuales anuales y 6,90 euros mensuales para un contrato de dos años.
Contabilidad:	Además de las funciones de facturación, también existe la gestión de documentos digitales y el reconocimiento inteligente de documentos. Además, los usuarios tienen la opción de EÜR y P&L, así como declaraciones de IVA anticipadas. También se integran el mantenimiento de un libro de caja y la interfaz para la banca en línea. Los costes se valoran en 16,90 euros, 15,90 euros y 13,90 euros al mes en función del contrato de 1, 12 o 24 meses.
ERP:	Estas funciones son útiles para las empresas que desean gestionar la gestión de inventario, los precios de proveedores y clientes y las contabilizaciones de inventario a través de su software de contabilidad. También es posible asignar artículos y proveedores. Los particulares no necesitan esta gama de funciones. Estas funciones tienen un precio de 45,90 euros, 43 euros o 39,50 euros, según el plazo.

3. Reviso: contabilidad en tres variantes de precios

Con el programa de contabilidad Reviso puede crear planes de cuentas, beneficiarse de la interfaz ELSTER y registrar pagos en diferentes monedas. También puede vincular su banca en línea, crear informes comerciales completos, declaraciones de impuestos o realizar un seguimiento de su balance. Los documentos se pueden escanear y digitalizar fácilmente. Puede enviar facturas, recordatorios, albaranes, confirmaciones de pedidos y ofertas con unos pocos clics. La gestión de proveedores y clientes le facilita el seguimiento de sus responsabilidades. Así es como administra sus costos desde la comodidad de su hogar.

Una desventaja de Reviso en comparación con las otras dos opciones presentadas es que el número de reservas es limitado en cada una de las tres opciones de pago. Aquí está la única diferencia en el precio. Las funciones son las mismas en todas las variantes, solo varía el número de reservas.

Solo:	Un máximo de 1.000 reservas al año por 15 euros al mes.
Pequeños negocios:	Un máximo de 4.000 reservas al año por 29 euros al mes.
Profesional:	Un máximo de 10.000 reservas al año por 39 euros al mes.

Si solo necesitas una función básica y quieres emitir facturas, SevDesk o Lexoffice son más económicos con otros proveedores. Sin embargo, si desea beneficiarse de más funciones y arreglárselas con 1,000 líneas de reserva por año, Reviso puede obtener una oferta más barata con una gama similar de funciones.

Cómo elegir la herramienta adecuada para ti

Si desea elegir un software de contabilidad, considere su situación personal. Dependiendo de si usted, como persona privada, desea hacer su declaración de impuestos con un poco de apoyo o si es el fundador de una startup y ahora tiene que vigilar de cerca sus finanzas, tiene demandas completamente diferentes sobre su software financiero.

Además del tamaño de la empresa, su industria también puede influir en la decisión de utilizar software de contabilidad. Los clubes tienen requisitos de software diferentes a los de los administradores de bienes raíces. Existen diferentes programas de contabilidad para diferentes necesidades:

• Con Money Manager EX puede controlar sus ingresos y gastos, el saldo de su cuenta y sus inversiones y préstamos.
• OpenPetra es un software gratuito para la administración de una asociación u organización de ayuda.
• Berlussimo facilita la gestión de las casas de vecindad con los servicios de artesanía, reparaciones y los distintos inquilinos.
• La herramienta Monex es particularmente adecuada para hogares privados y pequeñas empresas cuando se trata de administrar ingresos y gastos.
• Las herramientas financieras Hibiscus, que también pueden realizar operaciones bancarias desde casa, así como SynTAX y Jameica, son adecuadas para el soporte contable de pequeñas empresas.
• La doble contabilidad y una descripción general de la banca en línea son completamente gratis con GnuCash.

Propina: Como empresario, puede deducir de los impuestos los costos mensuales o únicos del software de contabilidad como un gasto comercial.

3 consejos para la contabilidad digital

1. Digitalice sus recibos en papel rápidamente con un escáner y no deje que surja una pila de papeles en primer lugar. Esto le ahorra un tiempo valioso y no pierde de vista las cosas.
2. Guarde documentos en buena resolución y en un formato de archivo viable como PDF.
3. Un segundo monitor que se coloca en posición vertical (por ejemplo, posible a través de una tableta) puede facilitar la contabilidad, ya que los documentos digitales son casi exclusivamente en posición vertical.

Conclusión: un buen software de contabilidad hace mucho trabajo por usted

La contabilidad es una parte esencial de una empresa y los particulares, así como los propietarios de pequeñas empresas, no pueden ignorarla. Es necesario estar atento a los pagos y gastos recibidos para poder actuar económicamente. La legislatura también especifica cómo se regulará la contabilidad. El software de contabilidad lo ayuda a no perder de vista las cosas y a actuar siempre de manera legal.

La creación de estados financieros anuales, EÜR, P&L y declaraciones anticipadas de IVA es posible utilizando programas de contabilidad. Su propia cuenta comercial y el software ELSTER de la oficina de impuestos también se pueden vincular a un programa de contabilidad. Si elige una solución de nube digital, puede acceder a su contabilidad en cualquier momento y en cualquier lugar. No es necesario que instale ningún software adicional y, en teoría, puede llevar la contabilidad con programas como Lexoffice, SevDesk o Reviso sin un asesor fiscal.

Al elegir un software financiero, es importante saber en qué industria se encuentra, qué tan grande es su empresa y cuáles son sus requisitos contables. Con algunos consejos y un buen software, esta tarea ya no es molesta y caótica para ti, pero puedes regular tus finanzas de una manera legalmente segura y sin temor a equivocarte.