Uso de Microsoft Outlook: consejos y configuración

Con estas guías te convertirás en un profesional de Outlook

La compra de Outlook como parte del paquete de Office o como una única versión es el primer paso para comunicarse profesionalmente por correo electrónico, crear tareas o administrar citas. Saber utilizar Outlook de forma correcta e intuitiva es más importante que la instalación inicial.

Las posibilidades de Outlook son diversas y permiten a los usuarios comunicarse profesionalmente. La integración de Microsoft PowerPoint, Excel o Word supone un valor añadido considerable para los usuarios de Microsoft Office. Además, existen funciones importantes que permiten a los usuarios comunicarse de manera rápida, eficiente y con un alto nivel de competencia con Microsoft Outlook. Para poder utilizar Outlook de forma profesional, tiene sentido familiarizarse con las instrucciones escritas y los manuales digitalizados que explican los conceptos básicos de Outlook y las funciones internas.

Tutorial de video en Outlook: Cómo aprovechar al máximo Outlook

Buscar y ordenar mensajes, citas y elementos

Microsoft Outlook básicamente facilita a los usuarios el uso del software. Además de la estructura de menú autoexplicativa, los usuarios encontrarán instrucciones integradas en el programa y una función de ayuda clara que se puede seleccionar a través de un elemento de menú separado. Esto se puede llamar en cualquier momento a través del elemento de menú "Ayuda" en la cinta del menú.

A pesar de estas estructuras fáciles de usar, algunas funciones están ocultas, son desconocidas para los nuevos usuarios o no son reconocibles como esenciales a primera vista.

Una ayuda fundamental además de la página de ayuda, los cursos de formación y los tutoriales es la función de búsqueda integrada en Outlook, que siempre se puede encontrar como un campo fijo encima de la barra de menús:

La búsqueda en Outlook es conveniente y permite a los usuarios establecer parámetros de búsqueda individuales. Es posible, por ejemplo, buscar términos específicos, buscar en varias carpetas, buscar en carpetas de archivo o escanear una firma de correo electrónico en busca de términos de búsqueda al mismo tiempo o mostrar opciones de búsqueda avanzada.

Si bien la búsqueda avanzada se puede encontrar de manera prominente en el área del menú superior en la versión actual de Outlook, estaba oculta en versiones anteriores, por ejemplo. Si no conocía la combinación de teclas CTRL + MAYÚS + F, era difícil controlar la búsqueda avanzada. Puede adaptar fácilmente la búsqueda instantánea en Outlook 2010 y todas las versiones posteriores a sus necesidades personales.

Consejo importante para los usuarios de Outlook 2007 y 2010

¿No puede encontrar correos electrónicos importantes a pesar de que la función de búsqueda está activada? En este caso, es necesario reiniciar la indexación de Outlook. Esto es especialmente cierto para las versiones 2007 y 2010 de Outlook, ya que ambos programas utilizan el índice de búsqueda de Windows para las búsquedas. Si este índice de búsqueda está dañado, la búsqueda ya no funcionará correctamente. Después de volver a indexar, su sistema encontrará todos los mensajes de correo electrónico como de costumbre.

Los usuarios también deben tener mucho cuidado al eliminar elementos directamente de la carpeta de búsqueda en Outlook. Dado que las carpetas de búsqueda son exclusivamente carpetas virtuales que están vinculadas a las carpetas físicas, cada eliminación en la carpeta de búsqueda desencadena una eliminación "real". De esta manera, está eliminando deliberadamente elementos de Outlook.

Uso de la función de clasificación de Outlook: consejos y trucos

Todos los usuarios de Outlook lo saben: si olvidas seguir leyendo y ordenando los mensajes entrantes en Outlook, rápidamente pierdes la pista. Para hacer frente a este desafío, sobre todo se debe conocer y utilizar las opciones de clasificación en Outlook. Por ejemplo, puede definir macros y reglas en la bandeja de entrada para ordenar y organizar correctamente los boletines de noticias entrantes.

La función de almacenar los mensajes enviados en una carpeta especial del cliente en lugar de generalmente en la carpeta "Elementos enviados" es interesante y especialmente útil en un entorno profesional. La función de clasificación automática ahorra tiempo y muestra claramente todos los mensajes enviados a un cliente en una carpeta. En la libreta de direcciones también tiene la opción de ordenar por apellido u otros criterios que sean importantes para usted.

Cualquiera que administre varias cuentas de correo electrónico con Microsoft Outlook apreciará poder ordenar los correos electrónicos recibidos en Outlook de acuerdo con la cuenta a la que se envió el correo electrónico. Esta útil función se introdujo con Outlook 2003 y ayuda a presentar los mensajes entrantes con mayor claridad. También es posible mostrar todos los mensajes de un remitente.

La función de mostrar correos electrónicos relacionados ordenados en un árbol de discusión es extremadamente práctica. Este tipo de disposición le brinda una descripción general de todos los mensajes y su contenido, especialmente para proyectos largos con una gran cantidad de correos electrónicos.

En resumen, la función de clasificación en Outlook completa las muchas ventajas del software. Mediante la clasificación y las funciones de búsqueda extensas y estructuradas de forma lógica, usted, como usuario, mantiene una visión general. Sus correos electrónicos, tareas, elementos y citas, así como su bandeja de entrada, están ordenados en todo momento.

Cómo utilizar Outlook: envíe correos electrónicos de forma profesional

Enviar y recibir correos electrónicos es parte de la rutina diaria de la mayoría de los usuarios de Outlook. También es interesante que pueda ajustar de manera flexible las vistas en Outlook. Por ejemplo, es posible mostrar solo los mensajes no leídos para no perder ningún correo electrónico nuevo en ningún momento. Esto funciona con una o más cuentas de correo electrónico. No importa si usa varios tipos de cuentas diferentes y buzones de correo diferentes, como IMAP y Exchange, en su Outlook.

En el mismo paso, también tienes la opción de marcar tus mensajes en diferentes colores para su seguimiento. Las marcas con banderas de diferentes colores se pueden marcar con una marca de verificación "hecho" en cualquier momento. De esta manera, puede ver visualmente de un vistazo qué mensajes aún deben procesarse para su seguimiento.

Administre los correos electrónicos leídos y no leídos de manera competente

También es práctico realizar configuraciones específicas y, por ejemplo, mostrar solo mensajes de los últimos 7 días o principalmente correos electrónicos con archivos adjuntos. Si también desea saber cuántos mensajes hay en una carpeta, puede mostrar esto con algunos ajustes en la configuración de Outlook.

También se pueden colocar copias de mensajes de correo electrónico importantes enviados en cualquier carpeta. Una vez que haya leído sus nuevos correos electrónicos, puede marcar varios mensajes o carpetas enteras y mostrarlos como leídos o no leídos en su totalidad. Puede restaurar fácilmente los correos electrónicos leídos individuales a su estado original y resaltarlos como no leídos. Si desea eliminar los mensajes no leídos, por ejemplo, en la carpeta de correo no deseado, esto funciona con combinaciones de teclas fáciles de usar.

Problemas de sincronización y conexión a Internet insuficiente

Si hay problemas de sincronización en versiones anteriores de Outlook, los mensajes individuales pueden almacenarse en caché en la carpeta Conflictos. Tiene sentido ver esta carpeta a intervalos regulares. ¿Tiene una recepción WiFi inadecuada o problemas con su conexión celular y solo puede recuperar de manera insuficiente los correos electrónicos en Outlook? En este caso, también puede leer y escribir sus mensajes sin conexión. Una vez que haya procesado todos sus correos electrónicos, conéctese y envíe sus mensajes. Este entorno también puede ser interesante para viajes de negocios fuera de Europa si el acceso a Internet es costoso.

Consejo práctico:

Si desea ampliar sus correos electrónicos para leerlos, puede hacerlo con un atajo de teclado. Alternativamente, encontrará un control deslizante en la parte inferior derecha de la ventana principal de Outlook que puede usar para ajustar el factor de zoom con el mouse.

Funciones generales de Outlook y opciones de optimización esenciales

Una función esencial en Outlook para encontrar fácilmente correos electrónicos, citas o tareas es la función de búsqueda integrada mencionada en la parte anterior. En la versión actual de Outlook, puede usar fácilmente el campo de búsqueda sobre la barra de menú para búsquedas de texto completo. Los atajos de teclado y los límites de búsqueda hacen que la búsqueda sea aún más conveniente. La creación de carpetas de favoritos también es prácticamente relevante y eficaz. Las carpetas favoritas garantizan que las carpetas que se utilizan con regularidad se puedan encontrar en cualquier momento. Arrastre las carpetas favoritas en un solo paso con el mouse al área sobre la estructura general de carpetas. Como resultado, generalmente verá sus carpetas favoritas en el área superior de la vista.

Además de las carpetas de favoritos y una disposición profesional de los correos electrónicos, tiene sentido archivar los mensajes recibidos de forma continua. La función de archivo automático integrada en el software realiza automáticamente una copia de seguridad de sus datos a intervalos regulares. Mueve los mensajes de Outlook a un archivo externo.

De esta manera, usted, el usuario, puede estar seguro de que los mensajes importantes no se perderán debido a virus o errores del usuario en ningún momento. El archivado automático puede detenerse y desactivarse para carpetas o módulos individuales sin ningún problema. Si desea buscar específicamente en archivos de almacenamiento, debe abrir estos archivos de almacenamiento en Outlook. Puede hacer esto haciendo clic primero en Archivo. Luego seleccione Abrir y la entrada Archivos de datos de Outlook. En el siguiente paso, puede utilizar la búsqueda avanzada.

Cierre todas las ventanas en un solo paso

¿Lo sabes? Ha abierto diferentes ventanas en Windows y Outlook y debe cerrarlas una tras otra. Esto es más fácil en Outlook usando el comando "Cerrar todas las ventanas". En la última versión de Outlook 365, encontrará la simplificación en el menú: "Ver> Ventana> Cerrar todos los elementos".

Personaliza tareas, notas y calendario

Especialmente en momentos en los que se deben completar muchas citas y tareas al mismo tiempo, es importante tener una visión general en todo momento. Outlook garantiza esto a través de diferentes configuraciones en el calendario y en las listas de tareas. Por ejemplo, puede mostrar todas las tareas importantes claramente ordenadas según la fecha de vencimiento.

En un entorno profesional, es fundamental recibir una respuesta a las solicitudes de reunión con poca antelación. Outlook presenta las convocatorias de reunión de forma clara y ofrece a los usuarios un valor añadido adicional: desde Outlook 2010 puede ver claramente qué personas invitadas han aceptado y cuáles aún no han confirmado la cita. Esta función facilita el seguimiento de colegas o socios comerciales en incumplimiento y la implementación de citas conjuntas.

La función de nota en Outlook también es útil y práctica. En lugar de post-its de papel que:

• Haga una oficina y un escritorio desordenados,
• Ignore las normas de protección de datos y
• Cuyo contenido se puede pasar por alto,

tiene la opción de usar la función de nota cuando usa Outlook. Las notas se muestran en la pantalla de manera similar a los post-its de papel y se pueden mostrar en diferentes colores si es necesario y para una mejor diferenciación.

La función de nota puede ayudar a los usuarios a guardar palabras clave o tareas importantes fuera del calendario o la lista de tareas en Outlook.

Vacía la carpeta "Elementos eliminados"

Si recibe muchos mensajes y correos electrónicos no deseados, la carpeta "Elementos eliminados" integrada en Outlook se llena rápidamente. Es posible eliminar la carpeta sin ningún esfuerzo. Un clic con el botón derecho del ratón es suficiente para iniciar el proceso de eliminación con el comando "Carpeta vacía". Es importante que la carpeta solo contenga objetos que se eliminarán. Por esta razón, tiene sentido revisar la carpeta antes del proceso de eliminación final y verificar si hay correos electrónicos eliminados incorrectamente.

También puede configurar Outlook para que elimine automáticamente todos los correos electrónicos eliminados cuando salga del software.

Diseñar macros y mostrarlas en Outlook

En Microsoft Outlook y también en otras aplicaciones de software siempre hay secuencias de trabajo equivalentes. En este caso, Outlook ofrece la opción de configurar macros para poder trabajar de forma más eficaz. Las macros son un conjunto de comandos que se ejecutan automáticamente. Además de las macros, también puede usar Outlook para insertarlas en la cinta. De esta manera, tiene sus macros personales a mano con un solo clic. También puede firmar digitalmente sus macros.

Formatee los mensajes como lo haría en Microsoft Word

A los usuarios de Outlook 365 les gusta usar las opciones de formato que aparecen en el elemento de menú "Formato de texto" tan pronto como se escribe un nuevo mensaje de correo electrónico. Los usuarios pueden decidir si desean enviar un mensaje como HTML o mensaje de texto y en qué fuente o tamaño de fuente se debe redactar el correo.

En versiones anteriores de Outlook, como Outlook 2007 y 2010, el software tenía su propio editor de correo. Esto se estructuró de manera similar a Microsoft Word. Con el editor, los usuarios pueden acceder a varias funciones de diseño sin tener que usar Word. También se podría agregar una función de comentario con configuraciones posteriores.

Encuentra plantillas fácilmente

En el curso del desarrollo posterior de Outlook, la ubicación de almacenamiento de las plantillas para correos electrónicos o plantillas de Word y Excel ha cambiado. En la mayoría de los casos, puede encontrar sus plantillas personales en la siguiente ruta de búsqueda:

C: \ Users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.

Otra fuente en la que se almacena la configuración de Outlook es el registro. Puede encontrar más información sobre cómo encontrar el registro y qué datos se guardan en el siguiente enlace.

Mostrar texto fuente

Una función interesante para programadores experimentados es la visualización del texto fuente de los mensajes. En versiones anteriores de Outlook, hacer clic con el botón derecho en el mensaje era suficiente para mostrar el texto de origen. La función está oculta en la versión actual de Outlook 365, pero se puede encontrar con solo unos pocos clics:

1. Haga doble clic en un mensaje cuya fuente desee ver.

2. En la parte superior del campo de búsqueda, escriba "texto fuente".

3. La opción "Más acciones de movimiento".

4. Haga clic en el enlace y en la siguiente ventana seleccione: "Otras acciones"> "Código fuente".

5. Puede ver el texto fuente del mensaje y copiarlo o cambiarlo si es necesario.

Resumen y conclusión

Usar Microsoft Outlook no es difícil. La aplicación de software se configuró y desarrolló de tal manera que se puede utilizar fácilmente para todas las aplicaciones de comunicación diarias. La mayoría de las funciones se pueden controlar de forma intuitiva y están organizadas en menús fáciles de usar. Outlook también impresiona con:

• Una función de búsqueda sofisticada también
• La posibilidad de agrupar funciones con otros programas de la familia Office como Excel o PowerPoint.

Contactos, notas, configuraciones individuales, citas y muchas otras funciones completan la funcionalidad de Outlook. Los usuarios actúan con prontitud cuando prueban nuevas funciones, consultan instrucciones y manuales y utilizan consejos para poder utilizar Outlook de forma continua mejor y más eficazmente.