Conviértase en un profesional de Outlook en solo unos pocos pasos
Todo el mundo conoce situaciones en las que busca un número de teléfono, una dirección de correo electrónico o información de contacto y no puede encontrarlo. Especialmente en momentos de tiempo crítico, buscar en una libreta de direcciones con notas escritas a mano o un "lío de papel" puede resultar estresante. El estrés y la agitación al buscar contactos, direcciones o números de teléfono son cosa del pasado con Microsoft Outlook. Además del envío profesional de correos electrónicos, Outlook incluye una función de contacto estándar con la que se pueden administrar varias libretas de direcciones digitales, listas de contactos y listas de distribución.
Puede abrir la libreta de direcciones de Outlook haciendo clic en el botón de la libreta de direcciones. Se puede reconocer por el hecho de que representa a dos personas. Alternativamente, puede ingresar la palabra de búsqueda "libreta de direcciones" en la opción de búsqueda en el área superior de Outlook. Esto también lo llevará al área de almacenamiento de sus contactos.
Microsoft Outlook ofrece a los usuarios varias funciones para importar, actualizar y realizar copias de seguridad de los contactos. Además de la posibilidad de introducir datos de contacto manualmente en la libreta de direcciones, existen otras opciones con las que los contactos se pueden visualizar y archivar claramente.
La función de contacto en Outlook de un vistazo
Si observa la función de contacto en Microsoft Outlook, notará inmediatamente que el software ofrece más opciones que solo guardar o eliminar contactos.
Por ejemplo, tiene la opción de crear sus propios grupos de contacto para reenviar correos electrónicos a un círculo de amigos oa un grupo específico de personas. El uso de listas de contactos elimina la búsqueda manual y propensa a errores de contactos individuales cuando se envía un mensaje a varias personas. En el subelemento "Nuevos elementos" puede enviar un correo electrónico directamente desde la función de contacto, convocar una reunión o crear una tarea personal. Esto también funciona bajo la entrada "Comunicar".
También es interesante y práctico el subelemento "Cambiar vista", en el que encontrará varias opciones para mostrar sus contactos. Por ejemplo, puede encontrar sus contactos en:
- Formulario de lista,
- Como tarjeta de visita o
- Personalizado
pantalla para garantizar la claridad. Con la opción Ver siempre existe la posibilidad:
- Salida de listas de contactos específicas,
- Guardar como PDF o
- Imprimir.
Especialmente en el negocio y también en el sector privado hay situaciones en las que tienes que reenviar información de contacto a otra persona con un clic. Esto funciona en la entrada "Liberar" a través del elemento de menú "Reenviar contacto". En la ventana que se abre, tiene la opción de ingresar los detalles del contacto:
- Como tarjetas de visita de Outlook o
- Enviar como contacto de Outlook.
Luego, el destinatario puede transferir los datos personales recibidos a su libreta de direcciones personal en Microsoft Outlook con un solo clic.
Si desea compartir su libreta de direcciones completa, puede hacerlo haciendo clic en el elemento de menú "Compartir contactos". También puede utilizar las libretas de direcciones externas recibidas a través del punto "Abrir contactos compartidos".
Microsoft Outlook permite a los usuarios utilizar conjuntamente direcciones, datos personales y libretas de direcciones completas en un equipo, para crear contactos, insertarlos y compartirlos. Esto es particularmente interesante en empresas o en clubes. El uso compartido también puede resultar ventajoso en el ámbito familiar.
En el elemento del menú "Categorías", puede clasificar sus contactos en color con botones transparentes o marcarlos como privados. También puede utilizar la función de búsqueda en las libretas de direcciones para encontrar fácilmente contactos individuales por nombre u otra información de contacto. La función de búsqueda con diferentes campos es particularmente interesante cuando se va a gestionar un gran número de contactos.
En resumen, Microsoft Outlook ofrece muchas opciones para organizar y archivar contactos personales y compartir contactos con otros.
En Microsoft Outlook, puede administrar diferentes libretas de direcciones para archivar sus contactos por separado. Esto es importante si, por ejemplo, desea separar profesionalmente los contactos comerciales y personales. Usted puede:
- Una libreta de direcciones estándar o
- Una colección de libretas de direcciones o listas de direcciones,
Úselo para guardar y archivar nombres, direcciones de correo electrónico y otra información. Si usa Outlook con una cuenta de Exchange Server, se crea una lista global de direcciones (GAL) de forma predeterminada. Esto es necesario para que todos los usuarios de Exchange, por ejemplo en una empresa, puedan acceder a los mismos contactos.
Crear libretas de direcciones en Outlook
Si desea crear otra libreta de direcciones digital además de las libretas de direcciones existentes, esto funciona de acuerdo con las siguientes instrucciones:
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En el menú Archivo, cambie al subelemento Configuración de la cuenta.
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En "Agregar o eliminar cuentas o cambiar la configuración de conexión existente", accederá a una nueva sección en la que puede crear otra libreta de direcciones en la ventana de diálogo.
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Haga clic en "Nuevo" y luego elija si desea integrar otra libreta de direcciones o un servicio de directorio LDAP. Un directorio de Internet LDAP es un servicio que busca directorios en otros servidores para encontrar nombres, contactos u otra información. Los usuarios de Microsoft Exchange no pueden agregar una nueva libreta de direcciones de Outlook.
Por qué debería guardar contactos y mantener una libreta de direcciones en Outlook
Una libreta de direcciones en Microsoft Outlook se puede comparar con una libreta analógica o una agenda telefónica con la que muchas personas todavía trabajan. En esto, se ingresan continuamente nuevas direcciones, se actualizan los datos o se eliminan los contactos a mano. Una libreta de direcciones digital en Outlook cumple las mismas tareas. Forma el marco para los contactos y los detalles de contacto, que se pueden mostrar en diferentes grupos de contactos y carpetas de contactos. Microsoft Outlook desarrolla todo su potencial cuando las áreas de programa, contactos, calendario y mensajes de correo electrónico se visualizan y utilizan como una unidad inseparable.
Otra razón por la que los contactos importantes deben almacenarse en Outlook tiene que ver con el llamado correo basura. Outlook tiene una función de correo basura incorporada y filtra los mensajes no deseados o el correo publicitario. Debido a palabras clave específicas en un mensaje, es posible que los mensajes importantes que no son spam también se filtren. Puede evitar esto guardando todos los contactos en la libreta de direcciones. Outlook reconoce los contactos y los agrega a la lista de remitentes seguros. De esta manera, tiene la garantía de que el sistema no considerará por error mensajes importantes de amigos o socios comerciales como spam. Si ha agregado accidentalmente un contacto importante a la lista de remitentes bloqueados, puede eliminar el bloqueo haciendo clic en la pestaña "Remitentes bloqueados".
Otra función relevante para la práctica en la que colaboran la función de calendario y la lista de tareas es el llamado reenvío de contactos. Esta opción le permite agregar contactos importantes a sus tareas en Outlook. Por ejemplo, si tiene que llamar a un contacto en tres días y no desea programar una cita en el calendario de Outlook, también puede transferir el contacto a su lista de tareas.
Cuántos contactos son útiles y posibles en Outlook
En una libreta de direcciones analógica, puede perder rápidamente la pista de sus contactos. Si la libreta de direcciones está ordenada por letras, los caracteres de alta frecuencia como B, S, M o N se llenan rápidamente. La consecuencia es que los nuevos nombres y contactos no se pueden agregar claramente y aparecen en el margen. Esto no puede suceder con una libreta de direcciones digital, ya que se pueden administrar innumerables entradas en Microsoft Outlook. Por esta razón, Microsoft no impone un límite sobre la cantidad de contactos que se pueden guardar en Outlook. Se pueden guardar unos cientos o varios miles de contactos diferentes en la libreta de direcciones con todos sus detalles. Si desea administrar muchos contactos, debe concentrarse en tener cuidado al crear.
Si tiene una gran cantidad de contactos, debe agregar tantos detalles como sea posible a una persona. Esto aumenta las posibilidades de encontrar a la persona o empresa que busca cuando busca contactos. Los datos de contacto mal completados son contraproducentes y conllevan trabajo adicional.
Propina: En particular, asegúrese de ingresar el nombre y apellido de su contacto en la columna correcta. De lo contrario, puede ser un gran desafío encontrar el contacto nuevamente en una búsqueda posterior.
Exportar o importar contactos o la libreta de direcciones
La importación o exportación de contactos individuales o libretas de direcciones completas, listas de distribución y grupos de contactos es posible fácilmente en Outlook. Por ejemplo, si obtiene una computadora portátil nueva, puede transferir sus contactos y libretas de direcciones a una segunda PC con solo unos pocos clics. También es posible compartir una libreta de direcciones con otras personas o colegas. Aquí es importante observar las autorizaciones y los niveles de autorización.
Además de exportar o importar libretas de direcciones de Outlook, que puede reconocer por la extensión de archivo .pst, también puede configurar libretas de direcciones desde otras aplicaciones en Outlook. Por ejemplo, puede abrir y leer fácilmente una cuenta de correo de Windows antigua que se mantuvo en Windows Vista. Para hacer esto, necesita el archivo de datos de Windows Mail. Esto se lee con el asistente de importación y exportación de Microsoft Outlook. El asistente para importar y exportar se puede encontrar en Archivo> Abrir y exportar.
Entonces tienes varias opciones. Abra archivos de datos de Windows Mail más antiguos con el tercer campo de selección “Importar / Exportar.
Eliminar contactos duplicados: así es como funciona
Después de usar Outlook, es normal que uno u otro contacto esté duplicado en Outlook. Esto puede suceder especialmente si varias personas están editando la lista de contactos en Microsoft Exchange. No es difícil eliminar los duplicados de la libreta de direcciones, ya que Outlook tiene una amplia función de clasificación en la lista de contactos. Si desea saber qué contactos duplicados están presentes en su Outlook, proceda de la siguiente manera:
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En el área de Contactos de Outlook, navegue hasta la pestaña Ver.
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Haga clic en la primera entrada de la lista "Cambiar vista".
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Cambie la vista de "Personas" a "Lista" o "Teléfono".
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Se abre una ventana en la que puede ordenar sus contactos según diferentes criterios y filtrar y eliminar todos los contactos duplicados.
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Si es necesario, opcionalmente puede marcar contactos importantes con los que se comunica regularmente como favoritos en la libreta de direcciones.
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Si desea imprimir una lista de direcciones personalizada, debe usar una vista personalizada con un orden diferente en lugar de la vista estándar. De esta manera, puede ordenar todos los campos de contacto relevantes individualmente y recibir una copia impresa con la información que es importante para usted. Básicamente, tiene sentido imprimir varios contactos y utilizar listas de contactos impresas además de las listas de direcciones digitales.
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Puede eliminar un contacto abriendo el menú de selección con el botón derecho. En el área inferior del cuadro de diálogo encontrará el elemento de menú "Eliminar".
Video tutorial: Cómo crear y guardar un nuevo contacto en Outlook
Crea nuevos contactos de forma profesional
Si desea crear un nuevo contacto, puede hacerlo con un clic en el área de contacto de Outlook. Esto funciona de manera casi idéntica en Outlook que en la libreta de direcciones de Windows Vista o Windows XP. Para hacer esto, primero navegue a Nuevo contacto en el menú Inicio en "Nuevo".
Después de hacer clic en "Nuevo contacto", se abre una ventana con varias opciones de entrada:
Tiene sentido llenar la máscara de entrada y todas las opciones con los datos y la información más importantes sobre el contacto. Por ejemplo, además del nombre y la dirección, también puede ingresar un sitio web o una dirección de chat o crear notas adicionales sobre el contacto en el campo de notas. Esto da una imagen completa de una persona. Especialmente si el contacto es nuevo y desconocido, tiene sentido incorporar tantos detalles como sea posible. Después de la entrada, la ventana se cierra en la parte superior derecha con el botón "Guardar y cerrar". A continuación, la entrada del contacto aparece en la libreta de direcciones estándar. Antes de ingresar un nuevo contacto, puede configurar la libreta de direcciones en la que debe guardarse. También es posible mover un nuevo contacto de la libreta de direcciones estándar a una subcarpeta o asignarlo a un grupo de contactos.
Adopta automáticamente direcciones de correo como contactos
En el correo electrónico privado o comercial, es común que se creen continuamente nuevos contactos que desea transferir a la libreta de direcciones. En lugar de transferir laboriosamente los datos de contacto, por ejemplo, la dirección de correo electrónico y otros datos personales, puede adoptar automáticamente direcciones de correo como un nuevo contacto en Outlook. Esto sucede automáticamente tan pronto como envía un mensaje al nuevo contacto o responde a un correo electrónico.
También es posible introducir automáticamente todos los destinatarios de un correo electrónico en la libreta de direcciones. Esto puede resultar útil y eficaz cuando forma parte de un mensaje a varios destinatarios con los que le gustaría comunicarse posteriormente. Guardarlos marca los nuevos contactos como destinatarios seguros. Además, puede clasificar los contactos en un grupo para poder escribir al grupo de contactos más tarde con un solo clic.
Contactos duplicados con solo presionar un botón
La duplicación de contactos también es interesante y práctica. Puede ahorrarse mucho trabajo con un solo paso. Copiar registros de datos es efectivo, entre otras cosas, si tiene que crear muchos empleados de una empresa en Outlook, donde solo difieren la extensión y el nombre. Con los atajos de teclado Ctrl + C y Ctrl + V, familiares en Windows, puede duplicar fácilmente los contactos.
Números de fax y direcciones de correo electrónico separados
Algunos usuarios describen un problema en Outlook en el que al hacer clic en el campo "Para" en los correos electrónicos, también se utilizan números de fax además de las direcciones de correo electrónico. Esta es una clasificación incorrecta en el software que se puede limpiar con unos pocos clics. Para ello, debe evitar que los números de fax se muestren en el cuadro de diálogo "Seleccionar nombre: Contactos".
Conecte Skype y Outlook a través de un complemento
Varios métodos de trabajo modernos se resumen bajo el término general "Nuevo trabajo". Horarios de trabajo flexibles, digitalización y comunicación eficiente son parte de New Work. Las videollamadas son una opción bien conocida que ha sido muy frecuentada, especialmente desde la pandemia de la corona. Ofrecen la oportunidad de ponerse en contacto con personas de cualquier parte del mundo a bajo costo o de forma gratuita e inmediatamente a través de Skype, Whatsapp o Zoom.
Skype, como parte de la familia de Microsoft, se puede integrar fácilmente en Outlook. Con Skype es posible planificar llamadas o conferencias de Skype en Outlook y asignar el nombre de Skype individual a cada contacto. También puede utilizar un complemento para conectar la libreta de direcciones en Outlook y la libreta de teléfonos en Skype. Esto garantiza que no haya redundancias en las direcciones y que exista una base de datos uniforme.
Resumen y conclusión sobre los contactos de Outlook
No es difícil organizar los contactos en Microsoft Outlook. Outlook despliega todo su potencial cuando los contactos, los correos electrónicos, las tareas y el calendario se utilizan como una unidad. Outlook ofrece, entre otras cosas, un sofisticado asistente de importación y exportación que se puede utilizar para importar contactos de versiones antiguas u otros programas. También es posible exportar o compartir contactos, una libreta de direcciones o listas de contactos con otros usuarios internos o externos. Los contactos que son de gran importancia se pueden marcar como favoritos.
La creación de un nuevo contacto en Outlook es posible sin ningún problema debido a la estructura de menú fácil de usar. Es importante proceder con cuidado al crear nuevas direcciones y no confundir los campos para nombre y apellido, por ejemplo. El almacenamiento automático de contactos de correos electrónicos entrantes y el simple filtrado de contactos duplicados mediante una amplia función de búsqueda también son esenciales y relevantes para la práctica. Microsoft Outlook con su:
- Área de contacto madura,
- Muchas opciones prácticas y
- Su superficie estructurada
es una garantía para usuarios inexpertos, así como para usuarios experimentados, de gestionar los contactos de forma significativa, a largo plazo y profesional.