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Por teléfono o sistema de videoconferencia, también se pueden realizar reuniones con personas que se encuentren en otras ciudades o incluso países. Eso ahorra tiempo y costos de viaje. Sin embargo, existen algunos desafíos técnicos y también comunicativos.
Las conferencias telefónicas y las videoconferencias son naturalmente adecuadas para reuniones en las que los participantes no están reunidos en un solo lugar. Tienes más ventajas:
- Puede ser convocado con poca antelación.
- Las personas se pueden agregar más tarde o para parte de la reunión.
Debe tener esto en cuenta para conferencias telefónicas y videoconferencias.
- Prueba de técnica (líder): Como líder, inicia el sistema con anticipación y comprueba si la conexión está activa antes de que se unan los demás participantes. De lo contrario, corre el riesgo de un comienzo con baches porque es posible que primero sea necesario realizar una prueba de sonido o se deba ajustar la configuración.
- Prueba de técnica (participantes): Pida a todos los participantes que realicen una prueba del sistema de antemano. Los sistemas de video suelen tener un enlace para esto que se envía a los participantes. De lo contrario, dedicará los primeros minutos a resolver los problemas técnicos de los participantes.
- Introducción: Si es necesario, dé una breve introducción a la tecnología: ¿Cómo hablo? ¿Cómo hago para subir / bajar? ¿Cómo silencia el micrófono / teléfono? ¿Qué otras opciones tengo, p. Ej. B. ¿Subir archivos o compartir su propia pantalla?
- Elimina la interferencia: Asegúrese (y de los participantes) de que no haya ruido de fondo. Eso significa: cierre las ventanas, apague el aire acondicionado o la impresora, evite el eco de las habitaciones, apague su teléfono inteligente.
- Pausas para hablar: Señale a los participantes que tiene sentido darles a los demás la oportunidad de responder más tiempo que en las reuniones cara a cara. Si alguien comienza a hablar demasiado rápido (para poder hablar), puede suceder que las primeras palabras no lleguen (por ejemplo, porque la persona presiona el botón de hablar demasiado tarde).
- Acercamiento directo: Si desea dirigirse a una persona específica, hágalo por su nombre. De esta manera, la persona sabe que se refería a ella y no tienes que repetir la pregunta porque se dio cuenta de que hablaste con ella demasiado tarde.
Cómo dominar las conferencias telefónicas
- Nombre nombre: Los participantes no se ven. Si los participantes aún no se conocen, deben dar sus nombres en las primeras contribuciones. De lo contrario, los demás no sabrán quién está hablando.
- Gestos verbales / expresiones faciales: Las otras partes no pueden verse en una llamada de conferencia. Entonces tampoco ves las expresiones faciales y los gestos de los demás. Por eso es importante tener claro todo lo que quieres expresar.
Consejos para las funciones especiales de las videoconferencias
- Auriculares en lugar de altavoz: En el caso de las videoconferencias en el PC, informe a los participantes que deben apagar el altavoz de su PC y utilizar unos auriculares. De lo contrario, habrá efectos de eco cuando el participante hable y su voz se reproduzca a través del altavoz y sea captada por el micrófono.
- Moderación del habla: Con algunos sistemas, solo una persona puede hablar a la vez; el moderador tiene que darles la palabra (léase: suelten el micrófono). Esto es maravilloso porque rápidamente se vuelve caótico cuando varios participantes se hablan entre sí. Además, a veces también hay retrasos de tiempo, lo que conduce a una comunicación extraña, debido a retrasos en el tiempo. Si la técnica le permite hablar al mismo tiempo: vea si los participantes son lo suficientemente disciplinados. Si no es así, cambie a hablar moderado.
