Cree firmas de Outlook de forma profesional

Con solo unos pocos clics en la firma de Outlook

Una firma en Outlook puede denominarse un fragmento de texto que se agrega manualmente o de forma predeterminada a un mensaje de correo electrónico. Es común incluir firmas en los mensajes de correo electrónico del trabajo. Una firma de correo electrónico comercial nombra al autor de un mensaje y proporciona la información de contacto más importante. Se le puede llamar tarjeta de presentación electrónica.

Las firmas son requeridas por ley en los correos electrónicos comerciales. Además del remitente y los datos generales de contacto, también se debe proporcionar la información obligatoria sobre el nombre de la empresa y la forma jurídica, equivalente al membrete.

La ley no requiere una firma en un entorno privado. Por razones comprensibles, también tiene sentido incluir una firma en los correos electrónicos privados:

• Indudablemente te identifica como remitente del mensaje
• La firma hace que su correo electrónico se vea profesional
• Al firmar y especificar los datos de contacto, el filtro de spam no suele filtrar el mensaje.

En resumen, tiene sentido y parece auténtico agregar una firma a cada mensaje de correo electrónico. Microsoft Outlook ofrece muchas opciones para crear, adaptar e individualizar diferentes firmas.

Crear una firma en Outlook: cómo crear una firma con solo unos pocos clics del mouse

Crea una firma en Outlook de acuerdo con el siguiente patrón:

1. Abra un nuevo mensaje de correo electrónico y vaya a la pestaña Firma en el menú Insertar.

   

2. Se abre una ventana en la que puede editar sus firmas existentes o crear una nueva firma con formato individual. Los siguientes son particularmente adecuados como contenido de una firma privada:

   • Tu nombre.
   • Su dirección.
   • Información de contacto como teléfono, fax y correo electrónico.
   • Opcional: dirección de su sitio web privado.

   Además, como opción, también puede incorporar imágenes o archivos GIF.webp animados como logotipo en su firma para diseñar la firma en html de forma individual y única.

   

3. El campo de texto en el que diseña su firma ofrece una amplia gama de opciones de personalización. Entre otras cosas, puedes paso a paso:

   • Seleccione la fuente, el color de la fuente y el tamaño de la fuente.
   • Determine la alineación del texto: justificado a la izquierda, justificado a la derecha o centrado.
   • Incorpora fotos y enlaces.
   • Inserte una tarjeta de visita en formato vcf en el campo Tarjeta de visita.
   • Seleccione la cuenta de correo electrónico con la que debe entregarse la firma.
   • Decida si la firma también debe usarse para las respuestas y el reenvío de correos electrónicos.

Una vez que haya realizado todas las entradas, termine de crear su firma con OK. La firma ahora se entrega como la firma estándar para la cuenta de correo electrónico utilizada. También existe la opción de diseñar múltiples firmas para una sola cuenta de correo electrónico o para múltiples cuentas. Si bien una firma se entrega como firma estándar, puede insertar las firmas alternativas manualmente si es necesario.

Cómo cambiar una firma

Si desea cambiar una firma, hay dos alternativas fáciles de usar en Outlook:

1. Ingrese el término de búsqueda "Firmas" en la barra de búsqueda en el área superior de Outlook y abra su firma haciendo clic en "Acciones / Firma".

   

2. De la misma manera que crea una nueva firma, abra un nuevo mensaje y luego navegue a la pestaña Firma en la barra de menú.

   Los cambios en una firma deben guardarse haciendo clic en el botón del mouse con "Aceptar". La firma modificada se adjunta automáticamente a sus correos electrónicos, según la configuración específica.

Dónde puede encontrar plantillas adecuadas para firmas

Hay enlaces útiles y sugerencias para crear firmas en Internet. Microsoft, como fabricante de Microsoft Outlook, también le ofrece plantillas para firmas que parecen profesionales y son adecuadas para fines comerciales o privados. Navegue a las plantillas de firmas de Microsoft haciendo clic en el enlace en la parte inferior del cuadro de diálogo de creación de firmas: "Obtenga plantillas de firma"Hacer clic. Como opción, también encontrará más sugerencias y plantillas para firmas en Internet.

Esto lo lleva a una página de soporte de Microsoft, que describe de manera fácil de usar cómo crear una firma usando una plantilla en Microsoft Word y cómo guardarla en Outlook.

Consejos importantes para diseñar su firma

Una firma en el entorno privado se puede diseñar de forma individual. Lo que está permitido es lo que agrada y da una buena impresión al destinatario del mensaje de correo electrónico.

Los correos electrónicos comerciales y las firmas siempre deben formatearse de acuerdo con la norma DIN 5008. Dado que los correos electrónicos y las firmas están destinados a facilitar la correspondencia, la legislatura los puso en pie de igualdad con las cartas comerciales y los faxes el 01/01/2007. Por esta razón, se debe observar la normativa del legislador al diseñar firmas. La firma comercial debe constar generalmente de tres partes:

1. Nombres y posiblemente un saludo general.
2. Datos de contacto de la empresa.
3. Información legal.

En el caso de una firma utilizada con fines comerciales, también debe asegurarse de que los números de teléfono y fax se incorporen de acuerdo con las reglas DIN. Además, es fundamental que los remitentes escriban sus nombres y apellidos completos y eviten las abreviaturas.

Interlineado, tamaño de fuente y asunto

Para cada firma, tiene sentido usar la fuente que se usa en el cuerpo del texto. En muchos casos, las empresas utilizan una fuente de empresa para membretes y todo tipo de correspondencia. Las fuentes estándar como Calibri, Arial o Times New Roman son adecuadas para particulares. Estas fuentes aseguran que la firma aparezca en letras legibles para el destinatario.

Si usa una fuente cursiva ornamentada o fuentes divertidas como estándar, esto puede provocar irritaciones. Se debe seleccionar una letra entre 10 y 12 puntos como tamaño de fuente. El interlineado debe corresponder a los valores estándar y, al igual que el correo electrónico en sí, suele ser una sola línea. El asunto nunca debe olvidarse en el mensaje de correo electrónico.

Cómo agregar logotipos e imágenes a la firma

Puede agregar un logotipo o imágenes individuales, por ejemplo, una foto comercial, a su firma utilizando el símbolo gráfico. Antes de insertar, asegúrese de que la imagen no sea demasiado grande y que encaje bien en la imagen general de su firma. En versiones anteriores de Outlook, el procedimiento para insertar logotipos e imágenes es diferente; especialmente en Outlook 2000 y Outlook 2003, las posibilidades difieren de las de las versiones actuales de Outlook.

También es posible utilizar su firma como medio de información y publicidad. Un enlace a su sitio web, una oferta especial o más información sobre usted o su empresa pueden ser útiles para despertar la curiosidad de los destinatarios.

Encuentra firmas en la carpeta de Windows

Nota: Si desea guardar una firma personal, necesita la ruta de almacenamiento para ello. Las firmas se almacenan de forma centralizada en Windows en una carpeta oculta a la que puede acceder con el siguiente comando de Windows:

Presione simultáneamente las teclas [Windows] y [R] - se abre el cuadro de diálogo "Ejecutar".

Ingrese el siguiente comando en el cuadro de diálogo:% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures

Llegas a la carpeta de tus firmas y luego puedes copiarlas y guardarlas.

Conclusión sobre el uso profesional de firmas en Outlook

Una firma en Outlook es un medio profesional y probado de presentarse como el remitente de un mensaje. El nombre y apellido, los datos de contacto individuales y, en un entorno empresarial, la inclusión de información legal son esenciales y oportunos.

Puede crear una nueva firma en Outlook con solo unos pocos clics del mouse o con la ayuda de Microsoft Word y plantillas externas. Puede resultar útil incluir fotografías o un logotipo en la firma. También es esencial que observe las reglas de DIN 5008 para firmas comerciales. Una firma siempre debe informar al destinatario, permitir una descripción general rápida del remitente y coincidir con la imagen general del correo electrónico.