Cómo usar el calendario de Outlook para citas y tareas

Una descripción general de todas las funciones

Ya sean citas profesionales o privadas, casi todos están ocupados organizándose a sí mismos y a su entorno personal a diario. Por esta razón, un calendario, por ejemplo el calendario de Outlook, es el centro de la planificación de cada cita profesional. Después de que Outlook se haya abierto haciendo doble clic con el botón del mouse, encontrará varios íconos en el área del programa inferior izquierda. El ícono de calendario en Outlook se puede encontrar justo al lado del ícono de correos electrónicos.

Además del calendario, tiene sentido anotar las tareas importantes en Outlook y trabajar con ellas. El área de tareas, que está organizada como un icono junto a la libreta de direcciones en Outlook 365, es adecuada para esto.

Los usuarios de Outlook que conocen y dominan las posibilidades de las funciones de "Calendario y tareas" trabajan y planifican de manera más eficiente y dirigida. Además del calendario y las tareas, los usuarios también aprecian la función de búsqueda de Outlook. Por ejemplo, Outlook ofrece la opción de buscar citas y correos electrónicos de una sola vez. Esta opción es particularmente útil y práctica cuando se usa Outlook con fines comerciales, ya que respalda de manera efectiva la eficiencia del trabajo en la oficina.

Organice citas de forma profesional: es posible sin esfuerzo con Outlook

El calendario de Outlook es básicamente autoexplicativo y fácil de usar. Establecer una nueva cita es posible con solo unos pocos clics. Además, hay muchos trucos y asistencia probada para ayudarlo a ingresar a las citas de manera efectiva y económica. Por ejemplo, es posible copiar entradas de citas existentes para facilitar la introducción de nuevas citas. El procedimiento de arrastrar un correo electrónico con una cita importante al botón "Calendario" o "Tarea" también está orientado a la práctica. De esta forma, puede generar una entrada de cita o una nueva tarea y tener el contenido del correo electrónico inmediatamente a mano como recordatorio. Convertir tareas en citas con el mouse es efectivo y ahorra un tiempo valioso.

En el siguiente texto puede leer cómo puede organizar las tareas: Ordene las tareas según categorías

Consejo de eficiencia:

Como todos los programas de Office están conectados en red, tiene la opción de crear citas o tareas desde Word y Excel directamente en Outlook en cualquier momento. Para hacer esto, puede insertar un botón en Microsoft Word o Excel y transferir la tarea o cita a Outlook con un solo clic.

En este artículo puede leer cómo crear tareas desde Word.

Una de las principales ventajas del calendario de Outlook es la capacidad de coordinar citas con otras personas sin tener que utilizar un calendario compartido. La pestaña "Solicitar una reunión" está disponible para esto en Outlook. Las solicitudes de reunión se pueden aceptar automáticamente en Outlook. Si la cita solicitada no está ocupada en el calendario, el sistema confirma la solicitud. Alternativamente, también puede configurar que cada solicitud de reunión se procese y acepte manualmente.

En lugar de una comunicación personal o digital a largo plazo, las citas se pueden coordinar con solo unos pocos clics utilizando este procedimiento. Alternativamente, los usuarios de Outlook también tienen la opción de enviar citas individuales como un archivo iCalendar. En este caso, el destinatario conserva el control sobre su calendario. Puede importar la solicitud de cita y la nota a Outlook si es necesario. La exportación como un archivo iCalendar es útil, por ejemplo, para personas que no son conocidas personalmente por el remitente. Si los usuarios de Outlook rara vez tienen que coordinar citas con otros, puede tener sentido enviar citas individuales o extractos del calendario sin solicitar solicitudes de citas específicas. Compartir un calendario o extractos del calendario y mantener las citas actualizadas es fácil de usar en Outlook y se puede hacer con poco esfuerzo.

Marque citas en color, muévalas o elimínelas

Las citas, las tareas y los correos electrónicos están estrechamente vinculados en Outlook. Por esta razón, la versión de Outlook 2007 ofrece la opción de marcar los correos electrónicos importantes en la bandeja de entrada con banderas de diferentes colores para su seguimiento con el mouse. Además de la codificación de colores, Outlook puede recordarle una tarea asociada con un mensaje.

También puede mover citas fácilmente sin hacer clic ingresando texto o arrastrándolas y soltándolas con el mouse. Esto es posible en la misma área de calendario y también a través del navegador de fechas para otras semanas, meses o años. Microsoft Outlook ajusta automáticamente la fecha y mantiene la hora. También es posible trasladar varias citas a otro día con un solo clic, por ejemplo, si está enfermo o no puede trabajar en un día laborable. Las citas duplicadas se pueden eliminar con unos simples pasos usando una combinación de teclas por comando.

En algunos casos, puede ser importante eliminar las citas en su totalidad antes de una fecha determinada. Esto es útil, por ejemplo, si toma el control de un calendario de un colega y ya no necesita sus citas anteriores. Puede eliminar todas las citas de su calendario de Outlook antes de una fecha determinada cambiando a la vista de citas tabulares. En esta vista tiene la opción de ordenar y eliminar citas según fechas.

La presentación de varias vistas de calendario en el calendario de Outlook también está orientada a la práctica. Puede mostrar una vista de calendario por día, durante toda una semana o la semana laboral, o durante todo un mes.

También puede enviar citas a través de Outlook. Puede leer cómo funciona esto en este artículo: Envío de citas

En versiones anteriores de Outlook, por ejemplo Outlook 2007, también tiene la opción de mostrar la densidad de detalle en la vista del mes. Esta función le ofrece tres opciones de visualización:

• "Bajo",
• "Medio" y
• "Elevado".

La opción "Baja" está preestablecida automáticamente. Si no puede encontrar citas relevantes en Outlook en la vista de mes, la densidad de detalle puede ser la razón de esto. Outlook básicamente ofrece configuraciones de vista diferentes y específicas para citas. Entre otras cosas, es posible mostrar el futuro importante actual o, alternativamente, las citas pasadas.

Citas periódicas periódicas: una función importante en Outlook

Además de las citas puntuales, hay muchas citas periódicas que se repiten semanalmente, mensualmente o anualmente. En lugar de ingresar cada una de estas citas manualmente en Outlook, ingresar citas periódicas garantiza un ahorro de tiempo. También brinda a los usuarios de Outlook la seguridad de no perderse ninguna cita esencial. Defina una cita periódica en Outlook directamente en la pestaña "Nueva cita" utilizando el botón "Tipo de serie". Puede implementar un recordatorio en Outlook para cada cita.

Las citas de la serie se pueden seleccionar e ingresar en la ventana de diálogo. Hubo un problema con la selección de días laborables en versiones anteriores de Outlook. Este problema se ha resuelto en la versión actual de Outlook, por lo que básicamente cualquier combinación es posible como una cita en serie.

Si desea editar o eliminar toda la serie de citas, esto también es posible sin ningún problema. Por ejemplo, si elimina una cita de una serie de citas, el sistema le informará en una ventana si también debe eliminarse toda la serie de citas. Después de hacer su selección, haga clic en el botón "Aceptar" para cerrar el cuadro de diálogo.

Esta función también está orientada a la práctica para poder eliminar citas individuales de una serie de citas. Si, por ejemplo, no tuvo lugar una reunión semanal en la empresa, la cita cancelada se puede eliminar posteriormente del calendario sin tener que eliminar toda la serie y configurarla nuevamente.

Utiliza el método ALPEN y profesionaliza tu gestión del tiempo

¿Tienes que coordinar muchas citas y planificar cada día de trabajo o actividades privadas de forma precisa y profesional? En este caso, tiene sentido utilizar el conocido método ALPEN, que es utilizado principalmente por gerentes o se enseña en seminarios de gestión del tiempo. El método ALPEN describe una metodología de gestión del tiempo bien pensada. Fue fundada por el conocido autor Lothar J. Seiwert. El método ALPEN se basa en el supuesto de que es suficiente dedicar unos minutos cada día a la elaboración de un plan diario escrito. Esto funciona según el método ALPEN de la siguiente manera:

1. Anote tareas, citas y actividades.

2. Estime la duración de las actividades.

3. Planifique los tiempos de amortiguación.

4. Toma decisiones para el día.

5. Seguimiento y adaptación

El método ALPEN puede ser compatible de forma eficaz con el calendario de Outlook, el área de tareas o la vista "Outlook para hoy".

Organice las tareas en Outlook con cuidado: así es como funciona

Las tareas generalmente se diferencian de las citas en que no tienen una fecha de inicio. En una tarea, el foco está en la actividad o en un objetivo. En resumen, las citas están vinculadas a un punto de inicio y finalización claramente definido. Por el contrario, la fecha de vencimiento es decisiva para las tareas. Cuando la tarea se realiza explícitamente no se define.

Puede crear nuevas tareas en Outlook en la pestaña "Tareas" con un solo clic. Aparece una cinta donde puede administrar, rastrear o mover tareas.

Para una mejor orientación y claridad de todas las tareas relevantes, tiene las opciones en Outlook,

• Ocultar tareas completadas en Outlook
• para mostrar solo las tareas que ya se han completado en Outlook.
• También puede eliminar completamente las tareas completadas de Outlook.

Para ello, seleccione la opción "Tareas completadas" en "Tareas". A continuación, se le mostrarán todas las tareas completadas. Puede eliminarlos fácilmente con la combinación de teclas o el comando CTRL + A. Outlook también le ofrece la opción de mostrar y guardar una vista de tareas específica.

Realice un seguimiento de las tareas e imprima una lista de tareas

Hacer un seguimiento de todas las tareas es fundamental. Por esta razón, tiene sentido ordenar las tareas en el planificador de tareas de acuerdo con todas las columnas disponibles. Alternativamente, tiene la opción de organizar las tareas libremente y mostrar iconos definidos en la barra de tareas. Las amplias opciones de visualización en el área de tareas garantizan que pueda distinguir entre tareas importantes y menos relevantes de un vistazo. Puede determinar el orden de sus tareas numerándolas y en una columna separada para los números. Puede procesar simultáneamente sus tareas resumidas en una lista de tareas, mostrarlas, abrirlas o imprimirlas junto con el calendario semanal.

Delegar y filtrar tareas - especialmente útil en el área profesional

Si no maneja personalmente todas las tareas, puede solicitar informes de estado automáticamente. La información de estado automatizada le brinda una descripción general del nivel de finalización en el que se encuentra actualmente la tarea. Esta opción es especialmente importante en un entorno profesional cuando se delegan tareas relevantes. Las tareas que ya se han delegado se pueden transferir a otro empleado en cualquier momento. Además de los informes de estado para las tareas delegadas, Outlook tiene una función de filtro profesional para las tareas. Puede usar esto para filtrar tareas según criterios definidos. Entre otras cosas, es posible específicamente:

• Ver todas las tareas que se han asignado a un empleado específico
• Que tienen una fecha de parto específica o
• tener una entrada definida en el asunto.

Las tareas también se pueden convertir en una cita mediante la función de arrastrar y soltar sin tener que volver a crearlas.

Propina:

Utilice plantillas de Outlook específicas para crear rápidamente citas o tareas que básicamente tengan la misma estructura. De esta forma, ahorra mucho tiempo, elimina redundancias y planifica citas y tareas de forma eficaz.

A partir de Outlook 2007, las tareas que ya se han movido al archivo siguen siendo visibles si se han marcado para seguimiento. Los usuarios que administran muchas tareas en Outlook aprecian esta opción. Es valioso para recordar tareas, correos electrónicos y citas que se almacenan en la carpeta de archivo.

Los usuarios de Outlook 2003 tienen una opción especial con respecto a la visualización de tareas y citas. Puede mostrar la lista de tareas pendientes en el calendario. De esta manera, puede vigilar sus citas y tareas al mismo tiempo. Los usuarios de otras versiones de Outlook pueden usar la configuración de vista para determinar qué áreas de Outlook deben mostrarse.

Consejo de software:

¿Le gustaría ver sus tareas, agenda y calendario de Outlook en su escritorio sin abrir Outlook? En este caso, puede utilizar el programa gratuito DeskTask. DeskTask se ejecuta en Windows 10 y se puede utilizar con todas las versiones conocidas de Outlook.

Conclusión: organice perfectamente las citas y tareas en Outlook

Con Microsoft Outlook obtienes una aplicación de software compleja y bien pensada para organizar tus citas y tareas a la perfección. Outlook ofrece diferentes opciones para implementar citas, solicitudes de citas y citas periódicas. Además, las vistas del calendario se pueden personalizar. Las citas se pueden compartir o convertir en tareas con unos pocos clics. El área de responsabilidad es particularmente valiosa cuando las diferentes actividades y requisitos en el sector profesional o privado deben canalizarse con sensatez. Gracias a su estructura fácil de usar, Outlook contribuye a un calendario organizado profesionalmente.