Copia de seguridad en Outlook: realice copias de seguridad de archivos y carpetas de datos de forma profesional

Consejos prácticos e información general sobre la copia de seguridad de datos

Los usuarios de Microsoft Outlook envían, archivan y transmiten grandes cantidades de datos a lo largo del tiempo. Además, se recopilan las entradas del calendario, las tareas personales, los archivos que se envían como archivos adjuntos y los datos personales de la libreta de direcciones.

Cualquiera que haya perdido su cuaderno de papel o su calendario analógico puede comprender lo importantes que son las direcciones, los números de teléfono o los mensajes. Una pérdida es difícil de afrontar. Lo mismo se aplica a la versión digital y a los datos almacenados en Microsoft Outlook. Si un fallo del sistema, un virus u otro evento hace que se reinicie la computadora, puede ser doloroso. Especialmente cuando los datos importantes, las asignaciones, las direcciones y otra información no se han respaldado y se pierden.

Este escenario debe evitarse a toda costa. Por esta razón, es fundamental que los usuarios de Outlook realicen copias de seguridad periódicas de sus datos personales. También es útil conocer la ubicación de los archivos de datos. Los usuarios deben tener un conocimiento superficial de cómo y dónde Outlook almacena direcciones, citas y tareas. Este conocimiento y una copia de seguridad sistemática de los datos garantizan que se haga una copia de seguridad de todos los datos esenciales de Outlook y que aún estén disponibles en caso de problemas del sistema.

Video instructivo - Outlook: Cómo hacer una copia de seguridad de Outlook y hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos

Consejo práctico: Si solo desea guardar algunos mensajes de correo electrónico importantes y no desea realizar una copia de seguridad completa, lo ideal es archivarlo como un mensaje PDF. El software gratuito PDF Creator le ayuda a guardar los correos electrónicos como un archivo, similar a un proceso de impresión. Un archivo PDF se puede leer con diferentes programas y dispositivos finales sin ningún problema, lo que no se puede decir del propio formato MSG de Outlook. Al mismo tiempo, también es posible guardar los correos importantes en una carpeta en Windows en formato MSG.

Otra alternativa a guardar en formato MSG o PDF puede ser guardar en un archivo de texto. Outlook le ofrece la opción fácil de usar de archivar varios correos electrónicos en un solo archivo TXT. De esta manera, puede guardar los mensajes relacionados de manera específica y conjunta.

Cómo Microsoft Outlook guarda sus datos Para poder actuar inmediatamente en caso de problemas del sistema o un ataque de virus, es importante conocer las opciones de fondo y configuración y saber cómo Outlook guarda sus datos. Básicamente, Outlook archiva sus datos en archivos con dos extensiones de archivo diferentes:

1. Archivos sin conexión de Outlook (archivo OST).
2. Archivos de la tienda personal (archivo PST).

Los archivos sin conexión de Outlook

El sistema utiliza los archivos sin conexión de Outlook para:

• Cuentas IMAP,
• Cuentas de Microsoft 365,
• Cuentas de intercambio también
• Cuentas de Outlook.com

creado. Todas las cuentas de correo electrónico mencionadas se caracterizan por su almacenamiento descentralizado y respaldado por el servidor. Este método de almacenamiento tiene muchas ventajas. Además del acceso rápido desde varios dispositivos finales, sus datos se guardan en servidores protegidos y están protegidos contra virus o malware.

Además de los archivos originales en el servidor, Outlook crea archivos de datos sin conexión, que se abrevian con la extensión de archivo "OST". Son copias continuamente sincronizadas que se reemplazan en cuanto el buzón se conecta a Internet. Sin acceso a Internet, los usuarios pueden seguir trabajando con la ayuda de los archivos OST, ya que todos los datos e información relevantes se copian en el disco duro. Si se establece la conexión a Internet, se procesan todos los cambios, por ejemplo, los mensajes de correo electrónico que se han creado mientras tanto. El archivo OST se actualiza automáticamente. Si un archivo OST se elimina manualmente, Outlook creará uno nuevo. Esto sucede tan pronto como se vuelven a conectar la computadora y el servidor.

Los datos eliminados accidentalmente en un servidor Exchange también se pueden reactivar fácilmente. El requisito previo para esto es que el administrador haya creado una política de retención para los objetos eliminados. Esta es una de las muchas ventajas de los servidores Exchange y la razón por la que muchas empresas utilizan este tipo de comunicación por correo electrónico.

Archivos de la tienda personal

A diferencia de los archivos fuera de línea de Outlook, los archivos de la Tienda personal solo se almacenan de forma centralizada en la computadora. Pueden describirse como el archivo de datos esencial para mensajes, tareas, configuraciones y contactos. Todos los mensajes y elementos de Outlook en un archivo de datos de Outlook (.pst) solo están disponibles en la computadora en la que está almacenado el archivo.

Además de los datos, la estructura de carpetas específica también se guarda en archivos PST. Outlook puede crear diferentes archivos PST en el lado del sistema. Esto se hace, entre otras cosas, por orden del usuario, para separar los correos electrónicos privados o comerciales entre sí. Si las copias de los archivos PST no se guardan con regularidad, no se archivan en copias de seguridad o no se hacen copias de seguridad manualmente, todos los datos se pueden perder irrevocablemente en caso de que la computadora se bloquee o falle el disco duro. Dado que las fallas y los ataques de virus ocurren sin previo aviso, es importante ser proactivo.

Los archivos de la tienda personal se crean principalmente para cuentas POP. Hasta la versión de Outlook 2013, toda la información de las cuentas IMAP también se respaldaba en archivos PST. Los usuarios de versiones anteriores de Outlook informaron, especialmente con cuentas IMAP, que los mensajes de correo electrónico desaparecían inexplicablemente después de casi 3 meses. El problema se puede resolver adaptando la configuración.

Importante: los usuarios de versiones anteriores de Outlook o las personas que trabajan con cuentas de correo electrónico POP3 siempre deben asegurarse de seguir haciendo copias de seguridad de sus archivos PST para evitar la pérdida de datos.

Consejo de un experto: Con configuraciones individuales, también puede acceder a los mensajes de correo electrónico desde un servidor POP3 simultáneamente en dos PC diferentes. En este caso, debe cambiar las reglas en la configuración de la cuenta de su buzón. Luego, se crea un archivo PST con datos equivalentes en cada PC.

Info: El llamado archivo PST estándar es esencial para los usuarios de Outlook. En principio, toda la bandeja de entrada y salida, así como todas las citas y contactos se gestionan en ella. Por esta razón, el archivo PST estándar no debe eliminarse en ningún momento. Dado que los archivos PST contienen datos personales confidenciales, puede protegerlos opcionalmente con una contraseña. Este procedimiento es particularmente relevante si varios empleados de una empresa comparten una computadora y no se les permite tener acceso a correos electrónicos personales.

Cómo encontrar la ubicación de los archivos de datos de Outlook

La copia de seguridad manual de los archivos de datos de Outlook es una opción de archivo. Para hacer esto, necesita acceder a la ubicación de los archivos de datos. Puede encontrar la ubicación de los archivos de datos en Outlook de la siguiente manera:

1. Navegue a la configuración de la cuenta a través de la entrada "Archivo" en el menú de Outlook.

   

2. Haga clic en el subelemento "Importar / Exportar". Inicie el asistente de importación y exportación de Outlook.

   

3. Puede acceder a todos los archivos de datos almacenados en su computadora usando el Explorador de Windows. Puede incluir esto manualmente en una copia de seguridad o guardar una copia en una memoria USB o en otro disco duro.

Así es como puede crear una copia de seguridad de sus datos con Microsoft Outlook

La copia de seguridad manual de archivos de datos puede ser conveniente y funcionar si realiza copias de seguridad de datos, documentos y configuraciones de forma continua con un software de copia de seguridad profesional. La forma más elegante y segura de hacer una copia de seguridad de sus archivos OST o PST es hacer una copia de seguridad de sus datos con el asistente de exportación, directamente desde Outlook.

Con el asistente de exportación, sus correos electrónicos, entradas de calendario y contactos se copian en un nuevo archivo PST y se respaldan. Para iniciar el asistente de exportación en Outlook, debe hacer lo siguiente:

1. Navegue en Outlook en Archivo hasta el segundo elemento del menú "Abrir y exportar". Este comando abre una nueva ventana con varias opciones.

   

2. Haga clic en el subelemento "Importar / Exportar". Inicie el asistente de importación y exportación de Outlook.

3. En la ventana que se abre, seleccione "Exportar a archivo" para hacer una copia de seguridad de sus datos guardados en Outlook.

   

4. El siguiente paso debe ser elegir si guardar sus datos en un archivo CSV separado por comas o en un archivo de datos de Outlook. Seleccione siempre el archivo de datos de Outlook aquí, ya que puede importar este formato a Outlook fiel al original en caso de pérdida de datos.

   

5. En la siguiente ventana tiene la opción de seleccionar el buzón que desea archivar. Aquí es importante que solo pueda guardar una bandeja de entrada de correo electrónico con todos los datos que contiene en un archivo PST. Si administra varios buzones de correo electrónico en Outlook, debe repetir el proceso de exportación para cada buzón.

6. En la siguiente ventana, haga clic en "Examinar" para especificar la ubicación de almacenamiento de su archivo de datos de Outlook. Puede elegir cualquier directorio y elegir el nombre del archivo de exportación con el PST final. Si ha realizado anteriormente una copia de seguridad de datos en Outlook, el nombre de archivo utilizado anteriormente se mostrará de forma predeterminada. Si se trata de una copia de seguridad de datos regular, excluya la exportación de duplicados. En este caso, la copia de seguridad en curso de su archivo de datos siempre tiene los datos más actualizados.

   

7. Con "Finalizar" su archivo de datos de Outlook se guarda como una copia de seguridad. El archivo de datos se puede copiar desde la ubicación de almacenamiento y almacenarse temporalmente en un almacenamiento en la nube como OneDrive, por ejemplo.

Propina: Por lo general, active la casilla de verificación "Incluir subcarpétas“Para que se archiven todos los elementos de la cuenta de correo electrónico de todas las subcarpetas. Bajo el elemento de menú "filtrar“Tiene la opción de determinar en detalle qué mensajes o elementos individuales deben archivarse. Como regla general, no necesita la función de filtro para una copia de seguridad de datos normal.

Consejo práctico: ¿No desea archivar todo el buzón, sino solo una carpeta de proyecto importante? En este caso, marque la carpeta o carpetas de las que desea realizar una copia de seguridad en lugar de realizar una copia de seguridad de todo el buzón.

Info: ¿Sabía que también puede exportar sus listas de distribución de Outlook a Excel? Lea aquí cómo funciona.

Tiene sentido hacer copias de seguridad de su bandeja de entrada de correo electrónico con regularidad si no está trabajando con una cuenta IMAP o Exchange. El archivo de copia de seguridad se puede importar fácilmente al sistema mediante el asistente de importación de Outlook. Esto también funciona cuando se cambia de Outlook Express a Outlook.

Consejo práctico: Realice una entrada de calendario regular en Outlook, por ejemplo, mensualmente, para exportar el buzón con todos los datos. Gracias a la función de recordatorio de Outlook, no se perderá el archivo y, por lo general, tendrá copias de seguridad como nuevas.

En resumen, no es difícil utilizar la función de exportación de Outlook. Con él, se pueden realizar copias de seguridad profesionales de las cuentas de correo electrónico POP3 y se pueden crear copias de seguridad de los archivos PST de Outlook. Los datos de los buzones de correo IMAP y Exchange también se pueden archivar. No es necesario hacer una copia de seguridad de ellos, ya que todos los datos originales se encuentran en el servidor del proveedor. Esto implica que se pueden volver a importar sin problemas en caso de pérdida de datos.

Cómo guardar firmas manualmente

Puede hacer una copia de seguridad de las firmas creadas personalmente manualmente abriendo su ubicación de almacenamiento. Puede hacer esto fácilmente con los siguientes comandos de Windows:

1. Presione las teclas de su teclado al mismo tiempo [Windows] y [R]. El cuadro de diálogo "Realizar“, Que se conocía como símbolo del sistema en DOS.

2. Ingrese el siguiente comando en el símbolo del sistema: "% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures"(Sin comillas).

3. La carpeta de Windows "Firmas", En el que se archivan todas las firmas que ha guardado. Encontrarás las firmas tanto en formato RTF como también en formatos HTM y TXT. Puede copiar cómodamente las firmas desde la ubicación de almacenamiento, transferirlas a otra computadora o guardarlas temporalmente en el almacenamiento en la nube.

Archivado automático en Outlook

Durante muchos años, Microsoft Outlook ha tenido la opción de archivar automáticamente los correos electrónicos sobre la base de un programa predeterminado. El archivado automático es particularmente útil para mantener el buzón despejado y minimizar el tamaño del buzón.

Configure los parámetros para el archivo automático de la siguiente manera:

1. Vaya a Archivo / Opciones.

2. Se abre la ventana de selección "Opciones de Windows" En las opciones de Windows, puede hacer clic para realizar cambios en el diseño y las funciones, ajustar la cinta del menú o seleccionar opciones de idioma. Las opciones de configuración para el archivo automático se pueden encontrar en el medio de la ventana en la opción "Avanzado".

   

3. Haga clic en "Configuración de archivo automático" para especificar qué mensajes se deben archivar automáticamente y en qué períodos de tiempo.

   

Todos los mensajes archivados se pueden encontrar en carpetas de archivo y reactivarlos. Es posible abrir y acceder a archivos y mensajes más antiguos desde el archivo con solo unos pocos clics. Para ello, puede utilizar el archivo automático en Outlook por un lado; alternativamente, también puede hacer una copia de seguridad de sus datos manualmente.

Conclusión sobre la copia de seguridad de Outlook y su relevancia para cada usuario

Es importante realizar copias de seguridad periódicas de sus datos personales de Outlook y de todas las subcarpetas. Los correos electrónicos, las entradas del calendario, los contactos con notas escritas a mano y otra información se pueden archivar más fácilmente utilizando el asistente de exportación de Outlook. Alternativamente, también es posible una copia manual de los archivos PST u OST existentes. Para hacer esto, los usuarios necesitan la ubicación exacta del archivo de datos en Outlook.

Con la ayuda del asistente, se puede guardar una cuenta para cada proceso de archivo. Si usa varias cuentas, el proceso debe repetirse. Antes de realizar una copia de seguridad de los datos en Outlook, es fundamental comprender cómo Outlook almacena los datos. Una copia de seguridad de los datos es particularmente importante para las cuentas de correo electrónico POP3, donde todos los datos se almacenan de forma centralizada en la computadora local. De lo contrario, todos los archivos, contactos, configuraciones e información podrían eliminarse irremediablemente en caso de un ataque de virus. Con la creación de duplicados, tiene la garantía de poder recuperar datos en cualquier momento.

Los usuarios de cuentas de Microsoft Exchange, cuentas IMAP y los usuarios que utilizan Outlook 2013 o posterior se benefician del almacenamiento externo de sus datos en los servidores del proveedor de correo electrónico. Esto significa que los datos almacenados con estas cuentas seguirán estando disponibles después de un problema con la computadora. La copia de seguridad de Outlook no es esencial para los usuarios de estas cuentas. A pesar de la falta de necesidad, puede ser útil si, por razones de seguridad, desea mantener copias de seguridad de sus datos en una memoria USB o en un disco duro externo.

Preguntas y respuestas sobre la copia de seguridad de Outlook

¿Qué puede hacer cuando sus archivos PST están dañados y son ilegibles?

¿Tiene un problema grave con Outlook y el archivo PST se ha dañado gravemente y se han perdido datos? Esta situación es problemática, ya que los datos de contacto o los correos electrónicos con información importante en muchos casos se pierden irremediablemente. En tal caso, además de una copia de seguridad proactiva de sus datos, puede ayudar un software gratuito que puede reparar archivos PST dañados.

¿Es posible mover archivos PST a otra unidad y usarlos?

¿Tiene el problema de que su disco duro no tiene suficiente espacio de almacenamiento en Windows a pesar del archivado y las copias de seguridad en curso? ¿Necesita mover archivos PST de Outlook a otra unidad debido a la falta de espacio? Entonces, un plan de 5 puntos bien pensado de Outlook 2013 o las instrucciones para los usuarios de Outlook Express lo ayudarán. Ambos artículos le enseñarán cómo mover archivos PST a otra unidad con facilidad.

¿Cómo puedo reactivar archivos adjuntos importantes en Windows después de que se hayan eliminado?

En muchos casos, un mensaje de correo electrónico es menos relevante que su archivo adjunto. Si bien el correo solo confirma el envío, el archivo PDF o Excel adjunto es de suma importancia. Si se eliminó el correo electrónico, tampoco se podrá encontrar el archivo adjunto. En Windows, el archivo adjunto eliminado se puede reactivar con un truco buscando en Archivos temporales de Internet.