Outlook: conocer y utilizar consejos y trucos

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Microsoft Outlook es uno de los programas de comunicación más reconocidos y eficaces del mercado de aplicaciones de software. Además de las funciones conocidas, como cambiar una fuente o color, adaptar el formato, iniciar el corrector ortográfico o abrir la ventana del calendario, existen otros consejos y trucos internos que todo usuario debería conocer. Estos consejos y sugerencias permiten a los usuarios de Outlook aprovechar al máximo Outlook para operar Outlook de forma más rápida y precisa.

Consejos y trucos para Outlook

Básicamente, cada usuario se enfrenta a la pregunta de si debería utilizar un programa de comunicación de pago como Microsoft Outlook o si está satisfecho con aplicaciones gratuitas como Microsoft Mail o Mozilla Thunderbird. Si se ha decidido por Microsoft Outlook, también surge la pregunta de si debe comprar Outlook u Office en la versión de 32 o 64 bits.

Esta es una cuestión de principios y de cuán poderosa es la computadora utilizada. Con una versión de 32 bits, se puede instalar un máximo de 4 GB de RAM. Por el contrario, un sistema operativo de 64 bits admite una RAM significativamente mayor y, por lo tanto, tiene un mayor nivel de rendimiento. Como regla general, se pueden utilizar 8 GB, 16 GB o más de RAM.

Los usuarios pueden encontrar manuales para todos los programas y funciones de Outlook y además de todas las demás aplicaciones de software de Microsoft en Internet en el siguiente enlace: docs.microsoft.com/de-de/.

Inicie Outlook más rápido y reduzca el tamaño del archivo de datos

El trabajo diario con Outlook es divertido cuando el programa funciona rápidamente y sin fallas funcionales. Si la aplicación de software se inicia lenta y lentamente, puede haber demasiados complementos o complementos demasiado lentos a los que culpar. En este caso, es importante eliminar los complementos innecesarios para volver a acelerar el sistema.

Los archivos PST u OST grandes también pueden ralentizar un sistema y la comunicación con Microsoft Outlook. Por esta razón, tiene sentido verificar el tamaño del archivo PST a intervalos regulares. Toda la información y la configuración de Outlook se guardan como una entrada en un archivo PST u OST. El tamaño del archivo se puede reducir almacenando o archivando carpetas o archivos de gran volumen.

Después de una acción importante en la que se comprueban y eliminan archivos, es posible que el archivo de datos no disminuya de tamaño en el mismo momento. Esto se debe a que Outlook no limpia inmediatamente el archivo de datos después de que se elimina la información. Alternativamente, la compresión del archivo de datos también se puede iniciar manualmente. Este procedimiento permite realizar las copias de seguridad necesarias con mayor rapidez. Además, Outlook se inicia más rápido.

Importante: Compruebe continuamente la carpeta "Elementos enviados", que en muchos casos contiene una gran cantidad de datos y archivos adjuntos que no son absolutamente necesarios. Si desea ahorrar espacio de almacenamiento, puede resultar eficaz vaciar parcialmente la carpeta "Elementos eliminados".

También puede ser interesante y práctico registrar y evaluar las veces que trabaja con Outlook. Saber cuánto tardan los pasos en el trabajo puede ser importante, no solo para autónomos, autónomos o empleadores. Los particulares también se benefician de la evaluación de la información, que se puede transferir fácilmente a Microsoft Excel.

Correos electrónicos y tráfico de correo electrónico: consejos para una mejor visión general y eficiencia

Existen muchos consejos y trucos relacionados con la redacción y envío de correos electrónicos y el tráfico de correo electrónico en general. Por ejemplo, ¿sabía que con Outlook puede cerrar todas las ventanas a la vez?

• En Outlook hasta la versión 2007 se llama Archivo → Todos los elementos de cerca.
• En Outlook 2010, tome el comando Ver → Ventana → Cerrar todos los elementos.

Por cierto, estos comandos no solo cierran los mensajes, sino también todas las demás ventanas de Outlook. Si aún no ha guardado los cambios en una de las ventanas, Outlook le brinda la oportunidad de hacerlo.

Otro consejo importante para Outlook es agregar el asunto a la bandeja de entrada posteriormente. Agregar el asunto a un mensaje más adelante puede resultar útil para poder buscar el contenido del correo electrónico de forma más eficaz y rápida en el futuro. En el caso de los correos electrónicos que se envían con o sin un asunto corto, tiene sentido cambiar de tema más adelante.

Deje claro Outlook: así es como funciona

La claridad es básicamente un tema importante en Outlook. Por ejemplo, muchos usuarios se preguntan cómo se puede realizar un seguimiento de muchos mensajes y separar los importantes de los que no lo son. Una forma es personalizar las vistas en Outlook. El objetivo de cada cambio en la configuración debe ser que la bandeja de entrada sea manejable. La eficiencia del procesamiento del correo electrónico también puede incluir la clasificación automática de la bandeja de entrada en orden cronológico. Este procedimiento hace posible, por ejemplo, después de una larga ausencia de vacaciones, que Outlook abra el siguiente correo electrónico no leído en lugar del siguiente mensaje leído.

La función de mostrar mensajes para cada destinatario o, en general, mostrar juntos los correos electrónicos relacionados también puede ser esencial. Las principales opciones de configuración se pueden encontrar en el menú "Ver".

Consejo de un experto:

En Outlook, también puede usar la configuración de vista para mostrar el número total de mensajes en la carpeta en lugar del número de mensajes no leídos en la bandeja de entrada.

Abra un nuevo correo electrónico, en cualquier lugar y en cualquier momento

Haga doble clic en un espacio libre en una carpeta o en la bandeja de entrada para abrir una ventana en la que puede escribir un nuevo correo electrónico.

Sin embargo, esto solo funciona en las vacantes debajo de la lista de correo electrónico; de lo contrario, Outlook abrirá el correo electrónico en el que hizo clic. Sin embargo, puede ocultar la lista de correo electrónico haciendo clic en el icono más junto a la columna que se está agrupando actualmente en Outlook hasta la versión 2007. En Outlook 2010, minimice la lista haciendo clic en el triángulo negro junto a la columna agrupada.

Envíe el contenido del portapapeles como correo electrónico

¿Ha escrito algo en Outlook o en otro programa y desea enviar este texto como correo electrónico (o como parte de un correo electrónico)?

1. Seleccione la sección de texto y cópiela al portapapeles con Ctrl + C.
2. Cambie a Outlook (sin importar qué módulo esté abierto actualmente).
3. Presione Shift + Ins: Outlook abre una nueva ventana de correo electrónico y copia el contenido del portapapeles en ella.

Si no aparece ninguna ventana de correo electrónico, haga clic en cualquier elemento en la ventana de Outlook (esto también puede ser una cita o un contacto) y presione Shift + Ins nuevamente.

Aceptar o rechazar invitaciones mediante un atajo de teclado

¿Ha recibido una solicitud de reunión? Si desea aceptarlo, selecciónelo en la bandeja de entrada y presione Alt + C ("c" para "aceptar", traducido: "aceptar"). Si desea rechazarlo, selecciónelo y presione Alt + D ("D" para "rechazar").

Repite la última búsqueda en Outlook

Seguro que sabes que estás en un correo electrónico extenso con Editar ⇒ Buscar (hasta Outlook 2003) o Mensaje ⇒ Buscar o busque una cadena de caracteres con el atajo de teclado F4. Siempre que haya abierto el cuadro de diálogo de búsqueda, puede utilizar el botón Sigue buscando saltar a la siguiente aparición.

Sin embargo, cuando haya cerrado el cuadro de diálogo, presione la combinación de teclas Mayús + F4: Outlook saltará a la siguiente aparición sin abrir primero el cuadro de diálogo.

Tan pronto como haya llegado a la última ubicación, Outlook muestra el mensaje correspondiente.

Ordene y busque en Outlook aún más rápido

¿Desea mostrar todos los correos electrónicos de la carpeta actual que se originan en un remitente específico? Proceda de la siguiente manera en Outlook hasta la versión 2007:

1. Haga clic en el campo de búsqueda o presione Ctrl + E para colocar el cursor en el campo de búsqueda.
2. Ingrese las primeras letras del nombre del remitente. Outlook ahora filtra todos los correos electrónicos que contienen el texto de búsqueda ingresado en el remitente, el asunto o el texto del mensaje.
3. Haga clic en el encabezado de la columna depara que los correos electrónicos de este remitente se muestren juntos.

En Outlook 2010 hay una variante más rápida (pero desafortunadamente solo en esta versión):

1. Haga clic en el encabezado de la columna depara ordenar por esta columna. De esta manera, todos los correos electrónicos de cada remitente se muestran uno debajo del otro.
2. Ingrese las primeras letras que comienzan con el nombre del remitente. Esto lo lleva al primer correo electrónico de este remitente.

Complete automáticamente el campo de dirección en Outlook

Outlook generalmente sugiere direcciones de correo electrónico que ya están en uso tan pronto como escribe una letra o dos en el ACampo ingresado. Outlook busca en la lista de direcciones de correo electrónico ingresadas anteriormente (la lista de autocompletar). Si esto no sucede, puede usar Ctrl + K para buscar entradas adecuadas en la libreta de direcciones.

Mostrar los nombres de archivo de los sistemas directamente

¿A menudo encuentra que recibe una serie completa de archivos adjuntos en un correo electrónico y tiene dificultades para diferenciar los archivos porque los nombres solo difieren al final, pero Outlook no muestra los nombres de archivo completos? Luego, primero debe abrir el correo electrónico para ver los nombres completos.

En Outlook también puede hacer esto sin abrir el correo electrónico. Encontrará su propio comando en el menú contextual (en la bandeja de entrada), que puede utilizar para abrir un submenú en el que se pueden ver los nombres de todos los sistemas. Desde el submenú puede abrir sistemas individuales inmediatamente con el programa asociado. El comando en el menú contextual se llama Mostrar archivos adjuntos.

Mueva correos electrónicos sin arrastrar y soltar

Los correos electrónicos generalmente se pueden mover muy fácilmente a una carpeta usando arrastrar y soltar. A veces, sin embargo, arrastrar y soltar no es práctico, por ejemplo, cuando se "reemplaza el mouse" de algunos portátiles. Un comando del menú contextual ayuda a:

• En Outlook hasta la versión 2007, haga clic en el correo electrónico (s) con el botón derecho del mouse y llame al comando Mover a la carpeta sobre. En el cuadro de diálogo que se abre ahora, seleccione la carpeta de destino deseada y haga clic en OK.
• En Outlook 2010, haga clic en el correo electrónico (s) con el botón derecho del mouse e invoque el comando Moverse y seleccione la carpeta que desee del submenú que ahora se abrirá. Sin embargo, solo las carpetas de nivel superior aparecen en el submenú; Se pueden encontrar carpetas anidadas más profundamente a través de la entrada del menú En otra carpeta.

Administrar el almacenamiento de correo electrónico y la conexión a Internet

Si desea enviar un correo electrónico con un archivo adjunto grande de más de 20 MB a través de Outlook, lo más probable es que reciba un mensaje de error con la configuración estándar de Outlook. Microsoft Outlook limita el tamaño de los archivos que puede enviar a 20 MB o 10 MB para las cuentas de Exchange. Este límite evita que su computadora cargue continuamente archivos adjuntos de gran tamaño que exceden los límites de la mayoría de los proveedores de servicios de Internet. Puede enviar archivos adjuntos más grandes que el promedio a través de OneDrive u otro proveedor de nube. Las imágenes y los gráficos en particular pueden ocupar mucho espacio. Por este motivo, a partir de Outlook 2010, tiene la alternativa de comprimir las imágenes antes de enviarlas por correo electrónico.

Si no tiene una conexión a Internet lo suficientemente rápida o solo una costosa en vacaciones o en un viaje de negocios, tiene sentido descargar solo los encabezados de los correos electrónicos en Outlook como primer paso. En este caso, verá la siguiente información en cada correo electrónico:

• Referencia,
• Remitente,
• Recipiente,
• Fecha de envio.

Solo cuando abra un correo electrónico, se descargará por completo. Realiza la configuración en las opciones de Outlook.

Consejo de software:

Si desea eliminar automáticamente los correos electrónicos duplicados, el programa de software MoDupRemover puede ser interesante y eficaz. Ha estado eliminando sistemáticamente mensajes duplicados desde los primeros días de Outlook y es compatible con la versión actual de Outlook y Windows 10.

Video tutorial - consejo de experto: cómo guardar una nota personal en Outlook

Consejo de experto "nota propia"

En algunos casos, puede ser importante agregar notas personales a un correo electrónico. Outlook ofrece esta opción para sus usuarios con la función “Mensaje público”, con esta función puede crear un mensaje en su bandeja de entrada o en una carpeta específica sin tener que enviarlo primero. A pesar del término engañoso "mensaje público", esta nota solo es visible para el usuario. No se puede enviar porque no tiene un campo de destinatario. En Outlook 2010 y versiones posteriores, llame al comando "Inicio> Elementos nuevos> Elementos adicionales> Publicar mensaje público en esta carpeta". En la versión actual de Outlook 365, la función se llama "Publicar en esta carpeta". Puede encontrar la opción en la cinta "Inicio".

Puedes profesionalizar tus propias notas o mensajes en general con partes rápidas. Al igual que los módulos de serie en Microsoft Word, los módulos rápidos en Outlook consisten en textos prefabricados o partes de texto que se pueden guardar como módulos rápidos en la pestaña "Insertar" en la categoría "Texto". En principio, una o más partes rápidas pueden crecer a partir de cada correo electrónico.

Imprime y guarda correos electrónicos

No todos los mensajes son importantes y deben conservarse. Algunos correos electrónicos también son esenciales desde un punto de vista profesional o privado y deben archivarse e imprimirse. Incluso si Outlook tiene una buena función de impresión incorporada, no todos los correos electrónicos de diseño elaborado se imprimen correctamente. Esto funciona sin ningún esfuerzo al ver el correo electrónico en el navegador. La impresión también funciona con mensajes formateados en html. En el navegador también encontrará configuraciones de vista específicas con las que puede obtener una vista previa y configurar la impresión.

Carpeta de búsqueda

En Outlook, encontrará las dos carpetas de búsqueda del lado del sistema y también puede crear carpetas de búsqueda personales. Con las carpetas de búsqueda puede ordenar sus correos según criterios predefinidos. Las carpetas de búsqueda existentes se pueden encontrar en la cinta "Carpetas". También puede crear nuevas carpetas de búsqueda allí.

Atajos de teclado importantes y pasos rápidos:

1. Abra el menú contextual a través del teclado: presione la tecla Mayús + tecla F10.
2. Abrir ventana de diálogo: Ctrl + Shift + Y.
3. Mover mensajes a una carpeta: CTRL + MAYÚS + V.
4. Cree una nota (de cada módulo): CTRL + N o CTRL + MAYÚS + N.
5. Imprima varios correos electrónicos a la vez: mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los correos electrónicos uno tras otro con el mouse.
6. Elimine correos electrónicos no leídos y sin importancia con un clic: CTRL + A.
7. Inicie Outlook solo una vez: C: \ Archivos de programa \ Microsoft Office \ OFFICExx \ outlook.exe "/ reciclar (para xx, ingrese el número de versión de Outlook y copie el comando en el símbolo del sistema con un clic derecho)

Conclusión: use los consejos y trucos de Outlook por razones de eficiencia

Sobre todo, los usuarios valoran la facilidad de uso de Microsoft Outlook y la gama de funciones, que incluyen muchas otras herramientas y funciones además de redactar y enviar correos electrónicos. Conocer las funciones generales de Outlook es fundamental. Además, por razones de eficiencia, es conveniente probar y aplicar consejos y trucos adicionales. Con ellos es posible sacar el máximo partido a Microsoft Outlook, procesar cada tarea de forma profesional y utilizar todas las posibilidades que ofrece la aplicación de software para usuarios privados o empresariales.