Configuración de Outlook: cómo buscar y realizar copias de seguridad de datos

Instrucciones paso a paso

Cientos o miles de correos electrónicos, archivos adjuntos, entradas de calendario y datos se acumulan en Microsoft Outlook a lo largo de meses o años. Si desea guardar estos datos y la configuración de Outlook para moverlos a una nueva PC o crear una copia de seguridad, existen varias opciones y formas de hacerlo.

Es fundamental que sus datos en Microsoft Outlook y la configuración en Outlook se guarden en archivos diferentes. Si bien todos los correos electrónicos, las entradas del calendario y los datos se guardan en los llamados archivos PST u OST, la configuración de las funciones se guarda en el registro de Windows. Para realizar una copia de seguridad tanto de la configuración como de los datos, siempre se debe realizar una copia de seguridad de los archivos del registro y de los archivos de contenedor con datos de Outlook.

Copia de seguridad de datos directamente desde Microsoft Outlook

Es posible guardar todos los datos, como correos electrónicos, incluidos sus archivos adjuntos, citas, tareas, contactos, notas y datos del diario directamente desde Outlook, ya que Microsoft Outlook guarda esta información en un archivo central con la extensión * .PST o * .OST . De forma predeterminada, el archivo se denomina Outlook.pst o Outlook.ost. Si usa varios perfiles o administra diferentes cuentas de correo electrónico en Microsoft Outlook, se crea un archivo PST o un archivo OST por separado para cada perfil o cuenta. Todos los datos archivados también se guardan en archivos PST.

Los archivos PST (archivos de tienda personal) son los llamados archivos contenedor que pueden guardar información diversa de Microsoft Outlook. Lo más importante es que las cuentas POP-3 almacenan su información en archivos PST. Hasta Outlook 2013, los datos de las cuentas IMAP también se guardaban en archivos PST. A partir de Microsoft Outlook 2016, los datos se guardan en un archivo OST (archivo sin conexión de Outlook). Además de los archivos OST y PST, Outlook también tiene que distinguir entre archivos NST. Estos son archivos de almacenamiento grupal de Outlook. Las conversaciones grupales o los datos del grupo local se archivan en él.

Todos los archivos PST generados por Outlook se pueden encontrar en la siguiente carpeta de forma predeterminada, según el sistema operativo:

Windows 10: C: \ Usuarios \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook

Windows 7 / Vista: C: \ Usuarios \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook

Windows XP: C: \ Documentos y configuración \ Configuración local \ Datos de aplicación \ Microsoft \ Outlook

Los archivos contenedores suelen estar ocultos para que no se puedan mostrar con una búsqueda normal en el Explorador de Windows. Para que los archivos contenedores sean visibles en el Explorador, llame al comando "Herramientas → Opciones de carpeta → Ver"Y cambia la opción"Mostrar archivos, carpetas y unidades ocultos" a. Los usuarios de Windows XP seleccionan: "Archivos y carpetas ocultos: muestra todos los archivos y carpetas“.

Localizar rutas de almacenamiento en Outlook

Otra forma de localizar las rutas de almacenamiento de los archivos contenedores se puede encontrar directamente en Outlook. Los siguientes tres pasos le brindarán información específica sobre qué archivos PST u OST se guardan localmente en su computadora:

1. Vaya a la pestaña "Archivo" en Outlook y cambie al menú "Información".

   

2. En el siguiente paso, cambie al menú de opciones "Configuración de la cuenta".

   

3. Navegue a la pestaña "Archivo de datos" para encontrar los archivos OST o PST individuales y sus rutas en su computadora.

   

Diferente almacenamiento de datos de la información de Outlook

El corazón de Microsoft Outlook son los archivos PST u OST, en los que se guardan datos, archivos adjuntos a correos electrónicos, entradas de calendario y mucho más. La mayor diferencia entre los archivos PST y OST es su disponibilidad. Los archivos PST contienen todos los datos enviados y recibidos mediante Microsoft Outlook. Los archivos OST, por otro lado, se pueden ver como una copia local de sus datos de Outlook. El archivo duplicado es necesario en caso de una interrupción en la recepción de Internet para que pueda continuar trabajando con Outlook. El archivo maestro real generalmente se encuentra en los servidores de Microsoft, por ejemplo, con una cuenta de Microsoft Exchange. Se accede automáticamente y se actualiza en línea.

Además de los archivos OST y PST, la configuración de la cuenta de Outlook se guarda en el registro de Windows.

Cree y guarde un archivo PST, fácilmente posible desde Outlook

1. Para guardar un archivo PST individualizado de Microsoft Outlook, vaya a la pestaña "Archivo" y cambie al área de menú "Abrir y exportar".

   

2. En el siguiente paso, haga clic en el botón "Importar / Exportar" y seleccione la entrada "Exportar a archivo" en la siguiente ventana de selección.

   

3. El siguiente paso le da la opción de crear un archivo de datos de Outlook o un archivo separado por comas. Seleccione el archivo de datos de Outlook (PST).

   

4. En el último paso, puede elegir qué datos e información desea guardar en un archivo PST. El alcance de los datos se determina seleccionando las carpetas individuales.

   

El archivo PST se puede almacenar en caché en una ubicación de almacenamiento como almacenamiento masivo, DVD o su disco duro. Si su archivo PST original está dañado, por ejemplo por un bloqueo del programa, y ya no se puede abrir, puede reemplazarlo con el archivo PST respaldado. Si desea leer el archivo PST en Microsoft Outlook en una computadora nueva, esto también se hace en el asistente de importación y exportación en el elemento de menú "Importar desde otros programas o archivos".

Puede aparecer un mensaje de error al cargar el archivo PST desde un DVD. Outlook informa que el archivo PST está protegido contra escritura y no lee los datos. En tal caso, debe quitar la protección contra escritura. Para hacer esto, haga clic con el botón derecho en el archivo después de copiarlo al disco duro en el Explorador de Windows, seleccione el elemento de menú "Propiedades" y desactive el atributo "Solo lectura".

Haga una copia de seguridad de la configuración de la cuenta de Outlook: así es como funciona

Después de crear y hacer una copia de seguridad de un archivo PST, también debe hacer una copia de seguridad de la configuración de la cuenta de Outlook. La configuración de la cuenta y el perfil se puede encontrar en el registro de Windows. Para la versión actual de Microsoft Outlook se guardan en la siguiente clave:

HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 16.0 \ Outlook \ Profiles
\ Outlook \ 9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676.

Los usuarios de Outlook 2010 pueden encontrar la configuración en la siguiente ruta:

HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Windows NT \ CurrentVersion \ Windows Messaging Subsystem \ Profiles \ Outlook \ 9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676

La ruta contiene una carpeta separada para cada uno de los perfiles que está utilizando. La configuración de las cuentas de correo electrónico se guarda en cada una de estas carpetas de perfil en la carpeta 9375CFF0413111d3B88A - 00104B2A6676.

Guarde el archivo de registro en tres pasos

Para guardar el archivo relevante, proceda de la siguiente manera:

1. Cierre todas las aplicaciones de Office y especialmente Microsoft Outlook.

2. En Microsoft Windows, haga clic con el botón derecho en "Inicio" y seleccione el elemento de menú "Ejecutar". Se abre una nueva ventana en la que ingresa el siguiente comando: Regedit.

   

3. Busque la entrada adecuada en el editor de registro. Con un clic del botón derecho del mouse, puede copiar el archivo y almacenarlo temporalmente en un lugar seguro.

   

Si desea volver a importar los datos del perfil guardados de esta manera después de reinstalar Windows o Outlook, un doble clic en el archivo REG en el Explorador de Windows es suficiente.

Importante: Cada vez que importa, sobrescribe la configuración del perfil en el registro. Para evitar la pérdida de datos y las fallas del sistema, solo debe realizar cambios en el registro si ha realizado copias de seguridad y está seguro de que la importación de archivos de registro tiene sentido y es conveniente.

Resumen: haga una copia de seguridad de los datos y la configuración de Outlook desde dos rutas diferentes

Si desea hacer una copia de seguridad de sus datos y configuraciones de Microsoft Outlook, debe archivar dos archivos diferentes como mínimo. Esto se debe a que sus correos electrónicos, entradas de calendario y todos los datos de Outlook generalmente se respaldan en archivos PST u OST. Por el contrario, su configuración se almacena y guarda en el registro de Windows. Puede copiar un archivo PST existente directamente desde el Explorador de Windows y almacenarlo temporalmente en una ubicación de almacenamiento segura.

Alternativamente, también puede crear el archivo PST directamente usando el asistente de importación / exportación de Outlook. Puede encontrar el archivo de registro correspondiente ingresando el comando "regedit" en la ventana "Ejecutar".

Una vez que haya hecho una copia de seguridad de todos los archivos, puede instalar Outlook en una computadora nueva y continuar con sus datos y configuraciones existentes. La copia de seguridad continua de los datos de los archivos también es conveniente para estar protegido contra la pérdida de datos, virus o ataques de piratas informáticos en todo momento.

Preguntas más frecuentes

¿Qué se guarda en el registro de Microsoft Windows?

El registro o la base de datos del registro se pueden denominar la base de datos de configuración central. Almacena la configuración específica para Microsoft Outlook, así como la configuración para Windows. Además de la configuración del programa, los programas de inicio automático y la información relevante para el sistema también se almacenan en el registro.

¿Para qué se utiliza el comando regedit?

Utilice el comando Regedit o Regedit.exe para abrir el editor de registro en Microsoft Windows. A continuación, puede ver, editar o copiar las entradas individuales en el registro de Windows.

¿Qué contenido se almacena en los archivos OST?

La mayoría de las cuentas de correo electrónico modernas funcionan con archivos de datos sin conexión (OST). Las copias sincronizadas de la información del buzón se almacenan localmente en ellos. La copia maestra generalmente se encuentra en un servidor en línea, por ejemplo, en el caso de cuentas de Microsoft Exchange en un servidor de Microsoft.