Además de las numerosas funciones de Excel, con las que se pueden configurar hojas de cálculo profesionales de manera eficiente, los formatos de números también son importantes para que el espectador de una tabla pueda comprender su valor agregado y las declaraciones principales de un vistazo.
Para lograr esto, es útil trabajar con formatos de números personalizados en Microsoft Excel. Los formatos de números personalizados son útiles, por ejemplo, si desea mostrar una cierta cantidad de lugares decimales o dar formato a los números en diferentes unidades. Los formatos de números individuales también pueden ser útiles si se deben enfatizar criterios individuales, p.B. números negativos o valores que están fuera de cierto rango.
En este artículo aprenderá a partir de dos ejemplos prácticos comprensibles cómo se crean formatos de números individuales en Microsoft Excel en el área de la celda y dónde reside el valor agregado de los formatos de números individuales.
¿Cómo establecer formatos de números personalizados en Excel?
El primer ejemplo práctico muestra en detalle por qué los formatos de números individuales en Excel pueden ser útiles y efectivos:
Una empresa gestiona una extensa lista de datos de artículos en una hoja de cálculo de Excel. En la primera columna, se da un número de artículo como un número de seis dígitos. Debido a un cambio específico del software en el programa de gestión de mercancías, cada número de artículo debe tener un prefijo con un código de letra idéntico con efecto inmediato. El nuevo formato está estructurado de tal manera que las letras siempre están separadas de los números por un punto.Además, los tres dígitos siempre están separados por un punto.
Después de aplicar el formato de número individual, el antiguo número de artículo 730452 se convierte en el número de artículo: ABC.730.452.
Para formatear el nuevo número de artículo individualmente en Excel en unos pocos pasos, use un formato de número personalizado y proceda de la siguiente manera:
En el ejemplo, seleccione las celdas B2 a B8. En nuestra tabla de ejemplo, estos contienen los números de artículo que se van a convertir. En el siguiente paso, utilice la combinación de teclas CTRL 1 para abrir el cuadro de diálogo FORMATO DE CELDAS. El comando funciona en todas las versiones de Excel.
Activa la pestaña NÚMEROS.
En CATEGORÍA en el cuadro de diálogo, haga clic en PERSONALIZAR.
" En el campo TIPO, ingrese la siguiente instrucción de formato: ABC.."
Finalmente, confirme el formato definido por el usuario con el botón Aceptar. Los números aparecerán en la forma deseada en su hoja de cálculo.
Importante: tenga en cuenta que el formato personalizado en realidad no agrega el texto y los puntos a los números. Puede ver esto cuando hace clic en la línea de entrada.
El número de artículo se muestra allí en su formato original. Este enfoque, que implementa utilizando las comillas en el formato de número personalizado, tiene la ventaja de que aún puede acceder a los números para realizar cálculos en Excel. Esto ya no funcionaría cuando se convierte a texto.
¿Cómo puedes convertir el contenido usando una función de tabla?
En el caso de que las letras y los puntos realmente aparezcan en la celda, no hay otra alternativa que convertir el formato de número a texto. Para formatear números en texto, haga lo siguiente:
Inserte una columna auxiliar junto a la columna del número de artículo. En esto, los números de artículo se proporcionan con texto y puntos usando una fórmula.
Si el primer número está en la celda A2 y desea que la columna C actúe como columna auxiliar, ingrese la siguiente fórmula en la celda C2:
"=ABC.&IZQUIERDA(A2;3)&.&DERECHA(A2;3)"
La fórmula muestra los números de artículo en la forma deseada en la tabla. Al mismo tiempo, los valores numéricos se pierden cuando se usa la fórmula, por lo que no puede realizar más cálculos en la columna C o los números se pueden procesar más.
Copie la fórmula lo suficientemente abajo en la columna de ayuda. Luego copie la columna auxiliar al portapapeles y péguela nuevamente usando el comando PEGAR CONTENIDO con la opción VALORES. Las fórmulas se sustituyen por los números de artículo reales.Puede eliminar la columna con los números de artículo antiguos si ya no los necesita.
2. Ejemplo: ¿Cómo puede almacenar formatos numéricos definidos por el usuario en Excel?
En el segundo ejemplo, puede ver cómo puede usar el formato de número personalizado en Excel para formatear profesionalmente los números de tarjetas de crédito en Excel. Las tarjetas de crédito son cada vez más populares y se han vuelto indispensables en las transacciones de pago de empresas y particulares. Excel no proporciona un formato integrado para la visualización correcta de los números de tarjetas de crédito, cuyos dieciséis dígitos suelen mostrarse en bloques de cuatro. Sobre la marcha, la representación deseada debería ser fácil de implementar utilizando el siguiente formato de número personalizado.
Este formato hace que los bloques se muestren en el área de celdas de la tabla.Sin embargo, el último dígito siempre se reemplaza por un cero. La razón para mostrar el cero es el hecho de que Excel puede procesar un máximo de 15 dígitos. Por esta razón, cada número de tarjeta de crédito de 16 dígitos siempre se mostrará con un cero al final.
Para mostrar el número de tarjeta de crédito correctamente, los números de tarjeta de crédito deben ingresarse como texto. Puede lograr esto poniendo una cita delante o asignando el formato de texto de antemano.
A pesar de la visualización de texto, el objetivo real de mostrar los números de tarjetas de crédito como bloques de cuatro no se logra cambiando el formato. Al igual que en el primer ejemplo, la solución es insertar una columna auxiliar adicional en la que puede generar la visualización deseada mediante una fórmula.
Si ingresó el número de tarjeta de crédito en la celda B1, por ejemplo, puede usar la siguiente fórmula para mostrarlo en bloques de cuatro en la celda C1:
"=IZQUIERDA(B1;4)& &PARTE(B1;5;4)& &PARTE(B1;9;4)& &DERECHA(B1;4)"
Al usar la columna de ayuda, el número de la tarjeta de crédito se puede mostrar correctamente y procesar posteriormente.
Independientemente de si usa un formato de número definido por el usuario para mostrar los números de artículos individualmente, para crear números de tarjetas de crédito en bloques de cuatro, es crucial que el formato de número esté estructurado de tal manera que los usuarios puedan absorber rápidamente la información más importante.
