Cómo exportar el diario de Outlook a Excel para evaluarlo allí.
El diario de Outlook se puede utilizar bien para registrar cuánto tiempo ha dedicado a una tarea específica o un cliente. Sin embargo, el diario no tiene función aritmética, por lo que debe usar la calculadora para sumar cuánto tiempo han tomado todas las tareas para un cliente específico.
En su lugar, por supuesto, también puede utilizar Excel para la evaluación, que es particularmente útil para proyectos con muchas subtareas. Para hacer esto, exporte los datos del diario a Excel como se describe a continuación.
1. En primer lugar, muestre el diario en forma de lista. Para hacer esto, abra el diario y llame al comando "Ver, Organizar según, Vista actual" (desde Outlook 2003) o "Ver, Vista actual" (en versiones anteriores de Outlook) y seleccione "Lista de entradas".
2. Ahora asegúrese de que toda la información que necesita para la evaluación en Excel se pueda ver en la revista. Si necesita la fecha y la hora para comenzar y finalizar cada tarea, haga clic con el botón derecho en Asunto o En carpeta y use el comando Personalizar vista actual. Luego haga clic en "Campos".
3. En "Seleccionar campos disponibles de", seleccione "Todos los campos del diario". Luego haga clic en "Campos disponibles" en "Inicio" o "Fin" y luego en "Agregar". Inserte todos los campos necesarios y use los botones "Subir" y "Bajar" para determinar su orden. Luego cierre los dos cuadros de diálogo.
4. Ahora formatee los campos de fecha para que Excel también pueda evaluarlos: Para hacer esto, haga clic con el botón derecho del mouse en el encabezado de la columna "Inicio" e invoque el comando "Formatear columnas".
5. Seleccione "Inicio" a la izquierda y luego el formato con el día y mes de dos dígitos, con el año de cuatro dígitos y la hora simple en formato de 24 horas (vea la imagen). Elige el mismo formato para "Fin". Tenga en cuenta: Excel no puede hacer nada con formatos que contienen los nombres de los días de la semana.
6. Ahora use el mouse para marcar las entradas en el diario que desea editar en Excel y cópielas con CTRL + C.
7. Abra Excel y pegue los datos en la tabla de Excel deseada con CTRL + V.
8. Aún debe convertir la información en el campo "Duración" en valores numéricos que Excel pueda manejar (Excel no puede calcular con una información como "30 minutos").
