¿Realmente necesita los correos electrónicos de hace cinco años en su bandeja de entrada o su agenda y lista de tareas de 2008? De lo contrario, es aconsejable sacar el balasto antiguo de Outlook. Esto hará que Outlook vuelva a ser más rápido - u
El AUTOARCHIVING de Outlook está diseñado para este propósito: mueve los datos más antiguos a un archivo de almacenamiento, ya sea después de una consulta o automáticamente. Al igual que la carpeta personal, el archivo se guarda en un archivo en formato PST para que pueda volver a abrir el archivo en cualquier momento con Outlook y acceder a los correos electrónicos, citas y tareas que contiene. El archivo también se puede dividir en varios archivos para que pueda tener diferentes archivos de almacenamiento para 2008, 2009 y 2010, por ejemplo.
Por cierto, también es posible excluir específicamente correos electrónicos o citas individuales del archivo.
Por cierto, Outlook no archiva los contactos porque eso no tendría sentido.
Configuraciones estándar frente a configuraciones individuales
El archivado automático se puede configurar individualmente. En primer lugar, defina la configuración estándar: ¿Con qué frecuencia se archiva, qué "antigüedad" deben tener los datos para ser archivados, en qué archivo se almacenan los datos, se deben borrar los datos antiguos en lugar de archivarlos?
Además, puede seleccionar configuraciones para módulos individuales de Outlook, por ejemplo, para correos electrónicos o para carpetas individuales dentro de la bandeja de entrada, que se desvían de la configuración estándar. De esta forma es posible, por ejemplo, archivar el calendario de citas una vez al año, mientras que los correos electrónicos más antiguos se subcontratan después de seis meses. O los correos electrónicos de un determinado proyecto permanecen permanentemente en Outlook, mientras que los demás correos electrónicos se archivan después de un año.
Si desea realizar diferentes configuraciones para cada módulo de Outlook de todos modos, puede omitir la configuración estándar. Si es así, lea la siguiente sección de todos modos, porque aquí se explican todas las opciones de configuración.
Ajustar la configuración predeterminada
Defina la configuración estándar para la función de archivo de la siguiente manera:
- En Outlook hasta la versión 2007 llame al comando EXTRAS >> OPTIONS y abra el registro MÁS. En Outlook 2010, llame al comando ARCHIVO >> OPCIONES y abra la pestaña AVANZADO.
- En Outlook hasta 2007, haga clic en el botón ARCHIVO AUTOMÁTICO, en Outlook 2010 en CONFIGURACIÓN DE ARCHIVO AUTOMÁTICO.
- Active la opción AUTOARCHIVE CADA X DÍAS y especifique el intervalo en el que se debe realizar el archivo.
- Si le resulta molesto tener que confirmar un diálogo para cada proceso de archivo, desactive la opción INICIAR AUTOARCHIVO DESPUÉS DE LA CONFIRMACIÓN.
- Si marca los correos electrónicos que ya no necesita como vencidos en su Outlook y no desea archivarlos, active la opción ELIMINAR ELEMENTOS CADUCADOS (SOLO CARPETA DE CORREO ELECTRÓNICO).
- En cualquier caso, active la opción ARCHIVAR O BORRAR ELEMENTOS ANTIGUOS.
- Si activa la opción MOSTRAR CARPETA DE ARCHIVO EN LISTA DE CARPETAS, Outlook abre automáticamente el archivo de almacenamiento después de archivarlo y lo muestra en la lista de carpetas. Esto significa que puede seguir accediendo a los datos archivados inmediatamente, pero luego debe renunciar a la ventaja de la velocidad de la subcontratación.
- En el campo BORRAR ELEMENTOS SI SON MAYORES QUE, especifique la antigüedad que deben tener los datos para que se muevan al archivo (o se eliminen por completo).
- Si los datos se van a transferir al archivo, active la opción MOVER ANTIGUOS ELEMENTOS A y seleccione la carpeta deseada a través de BÚSQUEDA o ingrese el nombre de un nuevo archivo que Outlook debe crear en el campo junto al botón.
- Si desea eliminar irremediablemente los datos antiguos, active la opción BORRAR FINALMENTE ELEMENTOS ANTIGUOS. Para que todos los elementos antiguos se eliminen de inmediato, haga clic en APLICAR AJUSTES A TODAS LAS CARPETAS, pero recuerde que esto no se puede deshacer.
- Cierra los diálogos.
