Reducir el tamaño de los libros de Excel

Cómo reducir el tamaño de archivo de archivos de Excel y eliminar contenido innecesario

En tiempos de medios de almacenamiento cada vez más grandes y conexiones más rápidas, los tamaños de archivo ya no juegan el papel que tenían hace unos años. Sin embargo, debe mantener sus archivos de Excel lo más pequeños posible. Entonces no solo se guardan y envían más rápido, sino que también funcionan más rápido.

Si edita tablas de Excel durante un largo período de tiempo y las agrega una y otra vez, crecerán rápidamente a un tamaño que puede limitar enormemente el trabajo con ellas.

Hay varias formas de reducir el tamaño de archivo de un cálculo. Te presentamos los más importantes aquí. Antes de hacer nada, haga una copia de seguridad de su libro de trabajo para no perder ningún dato si algo sale mal.

Consejo 1: elimine el exceso de células

Básicamente, solo las celdas realmente utilizadas se incluyen en el tamaño del archivo. Si ha utilizado rangos de celdas para cálculos temporales, por ejemplo, todavía se consideran utilizados. Esto también se aplica si ha eliminado el contenido.

Para comprobar qué área considera que se utiliza Excel, utilice la combinación de teclas CTRL END. Excel luego salta a la esquina inferior derecha del área utilizada.

Si la esquina inferior derecha está muy por debajo y / o a la derecha de las celdas realmente utilizadas, debe eliminar las filas o columnas superfluas. Para ello, marque las líneas y elimínelas con la combinación de teclas CTRL MENOS. Luego repita esto para las columnas.

Repita los pasos descritos para todas las hojas de trabajo en el libro de trabajo correspondiente. Después de eliminar, cierre la carpeta, guarde los cambios y ábralos nuevamente. Utilice CTRL END para comprobar si la eliminación se realizó correctamente.

Consejo 2: elimine el formateo innecesario

Algunas listas contienen una gran cantidad de líneas vacías, otra razón para los tamaños de archivo extremos. Esto puede suceder especialmente después de importar listas de otros programas. Esto no solo es molesto, sino que también puede dar lugar a resultados incorrectos en determinadas evaluaciones. Existen varios métodos para eliminar esas líneas en blanco de sus listas.

Opción 1: eliminar líneas vacías con el cuadro de diálogo "Contenido"

En todas las versiones de Excel, use CTRL G para abrir el cuadro de diálogo IR A.

Haga clic en CONTENIDO.

Luego aparece otro cuadro de diálogo. Resalte la opción EN BLANCO.

Confirme su definición con OK.

Borrar las celdas vacías por completo

Todas las celdas vacías ahora están marcadas. Ahora puede eliminar completamente estas celdas sin ningún problema para eliminar el formato innecesario u otras cosas. Sigue estos pasos:

En Excel 2007 o posterior, active la pestaña INICIO y haga clic en el grupo EDITAR en ELIMINAR y luego en ELIMINAR TODO.

Si está utilizando versiones hasta la versión Excel 2003 inclusive, active el comando BORRAR en el menú EDITAR y el comando TODOS en el menú de ramificación.

Después de eliminar, cierre la carpeta, guarde los cambios y ábralos nuevamente.

Video de instrucciones: elimine el formato innecesario en Excel

Opción 2: eliminar celdas vacías con el filtro de Excel

1. Primero, seleccione toda el área de datos de su lista, incluidos los encabezados de las columnas.

2. Llame al comando DATOS - FILTRO - AUTOFILTRO (Excel hasta la versión 2003) o DATOS - FILTRO (Excel a partir de la versión 2007).

3. La primera línea de su lista se proporcionará con pequeñas flechas de lista para las opciones de filtro.

   

4. Entonces Excel filtra la lista. Haga clic con el mouse en la flecha de lista de la columna en la que desea buscar celdas vacías.

5. Ahora puede seleccionar la entrada (VACÍO) utilizando los criterios de filtrado. En Excel 2003, encontrará esto como un punto de filtro separado. Para Excel 2007 y 2010, encontrará la entrada (VACÍO) en SELECCIONAR TODO.

6. Haga clic en Aceptar.

Si es necesario, repita esto en otras columnas hasta que solo se puedan ver los registros de datos vacíos (y los números correspondientes en la columna auxiliar).

Ahora resalte estos registros y presione la tecla BORRAR para borrarlos. Haga usted mismo la marca en las celdas y no marque usando los números de línea en la columna de coordenadas.

A continuación, puede utilizar la opción (TODOS) en la lista Autofiltro para mostrar la lista completa con las líneas en blanco eliminadas. Después de eliminar, restaure el orden original de los registros ordenando la lista nuevamente de acuerdo con los números en la columna auxiliar.

Si interfiere con los filtros que están encendidos, puede volver a apagarlos usando DATA - FILTER - AUTOFILTER.

Consejo 3: importar y exportar macros

Una tercera razón para las tablas grandes pueden ser las macros que contienen. Debe eliminar los que no son necesarios, exportar todos los demás y luego volver a importarlos. Para hacer esto, proceda de la siguiente manera:

Llame al Editor de Visual Basic con la combinación de teclas ALT F11. Allí encontrará el Explorador de proyectos, que puede ver en la imagen.

Haga clic en los módulos de macro uno tras otro con el botón derecho del mouse y seleccione el comando ELIMINAR. Confirme la consulta de exportación con Aceptar.

Cuando se eliminen y exporten todas las macros, regrese a Excel, cierre el archivo, guarde los cambios y ábralo nuevamente.

Luego, vuelva a llamar al Editor de Visual Basic mediante ALT F11. Seleccione el proyecto de la carpeta actual en el Explorador de proyectos. En el menú ARCHIVO, acceda al comando IMPORTAR ARCHIVO e importe todas las macros necesarias una tras otra.

Consejo 4: reduzca el tamaño de archivo de las tablas dinámicas

Una tabla dinámica puede aumentar significativamente el tamaño del archivo. Esto se debe a que los datos de origen en los que se basa la tabla dinámica también se copian en una memoria oculta separada, la denominada "caché dinámica". En última instancia, la tabla dinámica accede a esta caché dinámica y no a los datos de origen reales.

Por lo tanto, siempre debe hacer clic en el botón "Actualizar" para actualizar la tabla dinámica si algo ha cambiado en los datos de origen. Porque esta es la única forma de actualizar la caché dinámica. En la práctica, puede usar esto para reducir el tamaño de archivo de las tablas dinámicas.

Reducir el tamaño de archivo de las tablas dinámicas

Hay una configuración en las tablas dinámicas que borra la caché dinámica cuando se guarda el archivo. La propia tabla dinámica se conserva.

Haga clic con el botón derecho en la tabla dinámica y seleccione la entrada "Opciones de tabla dinámica" en el menú contextual.

Abra la pestaña "Datos" y desmarque "Guardar datos de origen con archivo". Para ello, marque la casilla junto a “Actualizar al abrir el archivo.

Ahora, la caché dinámica se elimina cuando se guarda el archivo; por supuesto, se conserva la tabla de datos real.

El tamaño del archivo se reduce significativamente y casi vuelve a alcanzar el tamaño del archivo sin la tabla dinámica.

Consejo 5: reducir o eliminar gráficos e imágenes

Las imágenes de fondo, los logotipos o las imágenes insertadas suelen ser innecesarias y ocupan mucho espacio de almacenamiento. Por lo tanto, no incluya imágenes de fondo en la tabla. Incluya el logotipo de la empresa en un solo lado. No inserte imágenes en su tamaño original, sino redúzcalas. Excel ofrece esta función: haga clic en la imagen. En el elemento de menú "Formato" en el grupo "Ajustar" está la función "Comprimir imágenes" Básicamente, cuando reduce y elimina gráficos, debe tener cuidado de no eliminar ningún gráfico que sea necesario.

Consejo 6: elimine las fórmulas innecesarias

Muchas fórmulas complicadas también afectan el tamaño de un archivo de Excel. Por lo tanto, intente eliminar las fórmulas no deseadas de un libro de Excel. Hay ocasiones en las que tiene un conjunto de datos y no necesita las fórmulas que contiene, es mejor reemplazar estas fórmulas con valores. Para hacer esto, siga las instrucciones a continuación:

1. Abra el archivo de Excel y presione Ctrl + A para seleccionar la hoja de trabajo / conjunto de datos completo. Luego presione la tecla F5.

2. Abra la opción Ir a y haga clic en "Especial".

3. Seleccione las fórmulas y haga clic en Aceptar, ahora ha seleccionado todas las celdas que tienen una fórmula.

4. Luego convierta las fórmulas seleccionadas en valores: presione la combinación de teclas Ctrl + C para copiar las celdas seleccionadas.

5. Luego haga clic en la pestaña Inicio y en el grupo Portapapeles haga clic en Pegar.

6. Luego haga clic en el icono Insertar valor. Todas las celdas con fórmulas ahora se convierten a los valores.

Consejo 7: convierta el tipo de archivo a formato binario (XLSB)

Se recomienda guardar en formato .xlsb para realizar cálculos extensos. Esto guarda el archivo en binario. Será enormemente más pequeño y el acceso será más rápido. Por lo general, esto no le causará ninguna desventaja. Se recomienda una prueba detallada para la programación interna y aplicaciones especiales.

Preguntas frecuentes: reducir el tamaño de archivo de los libros de Excel

1. ¿Por qué mi archivo de Excel es tan grande?

Básicamente, una hoja de trabajo con más de 100,000 filas y muchas columnas requiere mucha memoria. Cuantos más datos y gráficos inserte en su hoja de cálculo de Excel, más grande y lento se volverá el archivo con el tiempo. Por lo tanto, compruebe si no puede reducir un poco el número de píxeles de las imágenes insertadas o si realmente las necesita. Las tablas dinámicas y el formato incorrecto también pueden aumentar el tamaño del archivo.

2. ¿Cómo puedo reducir el tamaño de mis gráficos en Excel?

Marque un gráfico insertado en la tabla con la ayuda de un clic del mouse para que en Excel 2010 y Excel 2007 se muestre la pestaña "Herramientas de imagen" en la banda del menú. Con Excel 2003, la barra de herramientas "Gráficos" aparece en su lugar. Ahora haga clic en el icono "Comprimir imágenes".

3. ¿Cómo puedo comprimir mi archivo de Excel?

Puede comprimir fácilmente el archivo de Excel usando la opción "Archivo Zip". Para hacer esto, haga clic con el botón derecho en el archivo de Excel que desea comprimir. Ahora haga clic en la opción Enviar a y luego seleccione la opción "Carpeta comprimida".