Cualquiera que haya intentado coordinar citas con varias personas sabe cuántos correos electrónicos y llamadas puede costar, especialmente si no todos tienen acceso a un calendario compartido a través de Exchange. Lea esta publicación para saber cómo salir
Si tiene acceso a los diarios de todos los participantes a través de Exchange, no es difícil (dependiendo de la carga de trabajo) encontrar una cita a la que todos tengan tiempo. Sin embargo, se vuelve difícil cuando tienes que encontrar una cita conjunta "volando a ciegas". Luego, primero que nada: hacer sugerencias de citas, recopilar los comentarios, posiblemente aclarar por teléfono si un participante no puede posponer una cita que se ha planeado en otro lugar, y luego programar la cita conjunta. Dependiendo de la versión de Outlook, tiene varias opciones para enviar las fechas sugeridas:
Envía a los participantes una selección de posibles fechas por correo electrónico, pero esto solo tiene sentido si todos los participantes usan Outlook.
Envía a los participantes una selección de posibles citas en forma de archivos iCalendar, que se pueden abrir con Outlook y otros programas de calendario. Esto también es posible con versiones anteriores de Outlook.
Envía un extracto de su calendario con el período correspondiente a los demás participantes. Pueden ver dónde todavía hay citas en su calendario o qué citas está proponiendo. Dado que los datos se escriben directamente en el texto del correo electrónico y se adjuntan como un archivo iCalender, esta es la variante más "fácil de usar", por lo que los usuarios que mantienen un calendario en papel también están contentos. Sin embargo, esta opción solo está disponible a partir de Outlook 2007.
Como alternativa, se encuentra disponible la herramienta web para concertar citas "Doodle", que también se adapta a quienes rechazan los calendarios electrónicos.
Según una encuesta en Suiza, alrededor de la mitad de todos los usuarios de Internet tienen un calendario de papel; las mujeres en particular prefieren los calendarios de papel. Por supuesto, los extractos de calendario de los archivos de Outlook o iCalendar no se pueden importar a un calendario tan "analógico". Un servicio web como www.doodle.com puede ayudar aquí. En él creas una tabla con posibles fechas y envías un enlace a la tabla a todos los destinatarios. Abren el enlace y marcan todas las fechas para las que tienen tiempo. Tan pronto como una de las personas invitadas haya ingresado las fechas, recibirá una notificación como parte invitada. Esto le permitirá completar la encuesta una vez que todos hayan respondido.
Ahora también hay complementos de Doodle para Outlook, Exchange y otras herramientas de calendario. Puede usar esto para sincronizar sus entradas en Doodle con el calendario electrónico. Un complemento de navegador adicional permite el acceso a la libreta de direcciones de Outlook, lo que facilita el envío de invitaciones a los participantes.
Enviar fechas seleccionadas
La variante más simple, siempre que todos los destinatarios usen Outlook: ingresa las fechas sugeridas en su calendario y las envía a las personas a las que desea invitar. Las citas se adjuntan al correo electrónico como archivos de citas de Outlook y el destinatario puede transferirlas al calendario haciendo doble clic. Si el remitente tiene Outlook 2007 o 2010, también puede insertar los datos de la cita en forma de texto en el mensaje (y / o adjuntarlo como un archivo de Outlook).
- Primero ingrese las fechas sugeridas en el calendario.
- Abra un mensaje nuevo.
- Complete el remitente y el asunto.
- En Outlook hasta la versión 2003, haga clic en la flecha pequeña a la derecha del icono del corchete (insertar archivo) y luego en elemento (en el Insertar-Menú no hay comando elemento). En Outlook 2007 y 2010, haga clic en la pestaña Insertar en el grupo Cerrar sobre Elemento de Outlook.
- Seleccione el calendario.
- En Outlook hasta la versión 2003, solo existe la opción a la derecha debajo de los botones Insertar como: adjunto para seleccionar. (¿Cuál es la segunda opción para Solo texto que está en su mayoría en gris, no pudimos averiguarlo). Esto significa que las citas se adjuntan como un archivo de calendario de Outlook. Si está utilizando Outlook 2007/2010, puede ingresar los datos de la cita (asunto, fecha, hora) usando la opción Pegar como: solo texto copiar en el cuerpo del mensaje.
- haga clic en OKpara cerrar el cuadro de diálogo y volver a la ventana del mensaje.
- Si tiene Outlook 2007/2010, puede adjuntar las citas como archivos y hacer que los datos se escriban en el correo electrónico como texto. Para hacer esto, repita los pasos 4 a 7 y marque una vez Pegar como texto sin formato y una vez Insertar como: adjunto el fin.
- Termina y envía el mensaje.
Enviar extractos de calendario con Outlook 2007/2010
Con Outlook 2007 y 2010, no solo se pueden enviar citas individuales por correo electrónico, sino también extractos de calendario, es decir, todas las citas de un período seleccionado. Puede especificar exactamente qué detalles se transmitirán:
- Abra un mensaje nuevo.
- Complete el remitente y el asunto.
- Seleccionar en la pestaña Opciones los Formato HTML - Los extractos de calendario solo se pueden enviar con correo HTML.
- Haga clic en el campo de texto.
- Abrir el registro Insertar y haga clic aquí debajo Cerrar sobre calendario.
- Seleccione el calendario que desee.
- Entrar en el campo Rango de fechas el período a tener en cuenta. Si tienes la opción aquí Especificar la fecha puede elegir libremente la hora de inicio y finalización.
- en el campo detalle indicar si todos los detalles sobre las citas, solo la disponibilidad y el tema o solo el estado (Gratis, reservado, ausente respectivamente. Con reserva) debería mostrarse.
- En el campo siguiente puede determinar si solo deben comunicarse las citas dentro del horario laboral definido en su Outlook.
- Luego haga clic en Fundirse.
- Aquí tiene la opción de mostrar detalles de citas marcadas como "privadas" y enviar anexos de citas.
- Finalmente, especifique si las citas deben mostrarse en forma de horarios diarios o simplemente como una lista. La vista de lista es más clara.
- Cerrar el diálogo con OK.
- Outlook ahora inserta los datos en el texto del mensaje en forma de un archivo iCalendar (extensión ".ICS"), que otros programas de calendario también pueden leer. Termina y envía el mensaje.
Coordinar citas
La forma en que evalúa las respuestas de los invitados para ver en qué momentos todos están libres depende de sus preferencias y del número de invitados y, por supuesto, también de la forma en que se reciben las respuestas:
- Si la mayoría de las respuestas contienen archivos de Outlook o iCalendar, recomendamos ingresarlos en un segundo calendario de Outlook, p. Ej. B. Se llama "Planificación" y se abre a tal efecto junto al calendario actual.
- Si hay más de cinco invitados y varias fechas sugeridas, la solución de Outlook se vuelve confusa. Entonces es mejor crear una hoja de cálculo de Excel: los nombres de los participantes horizontalmente, las fechas sugeridas verticalmente (o viceversa, si hay más citas que participantes). En las celdas, marque qué persona podría asistir a qué cita.
Enviar citas confirmadas
Tan pronto como haya decidido una cita, informe a los demás participantes. Es recomendable enviar la cita a los participantes en forma de archivo iCalendar. Puede transferirlo a su calendario haciendo doble clic en el archivo ICS. Además, anote los datos de la cita en el correo electrónico para aquellas personas que no dispongan de calendario electrónico.
Por supuesto, puede enviar la cita en forma de solicitud de reunión. Pero solo los usuarios de Outook pueden hacer algo con él. Además, algunos destinatarios resultan un poco extraños si reciben un correo electrónico con las opciones “Aceptar”, “Con reservas”, “Rechazar” y “Sugerir en otro momento”, aunque ya lo hayas acordado.
Por cierto, esto no solo funciona en las versiones más recientes de Outlook, sino también en Outlook 2000.
Puede crear un archivo iCalendar de la siguiente manera:
- Abra la entrada de la cita.
- Llame al comando Archivo → Guardar como sobre.
- Seleccionar como tipo de archivo Formato iCalendar (* .ics).
- Asegúrate de tener la opción Guardar la cita actual está seleccionado (en Outlook 2007/2010).
- Ingrese un nombre de archivo y elija la ubicación.
- Guarda el archivo.
- Incluya el archivo ICS como archivo adjunto en el correo electrónico que envía a los asistentes.
