Excel: consejos y trucos útiles para los usuarios

Utilice estos consejos para resolver problemas de Excel en poco tiempo

Nuestros consejos de Excel le ayudan a realizar un seguimiento de las muchas posibilidades del programa Excel. Muchos usuarios solo necesitan una cantidad manejable de funciones en el trabajo y en la vida privada. A menudo hay abreviaturas para las más comunes. También hay trucos para configurar y editar las tablas de Excel que ahorran tiempo y nervios.

Los 10 mejores consejos para usar Excel

1. Puede agregar fácilmente nuevas filas en un libro de trabajo en Excel resaltando la fila sobre la que desea insertar otra. Después de hacer clic con el botón derecho, puede seleccionar "Agregar fila".
2. Funciona de manera similar con las columnas: seleccione la columna delante de la cual desea insertar una nueva. Después de hacer clic con el botón derecho del mouse, seleccione "Insertar celdas".
3. Si crea albaranes o facturas con Excel, puede usar una fórmula para ingresar el lugar y la fecha como con una carta.
4. Si desea imprimir su tabla de Excel, verifique de antemano en la vista previa de la pausa presionando un botón para ver dónde el programa inserta las pausas.
5. Para ahorrar tiempo al enviar correos electrónicos circulares o boletines, puede crear los correos electrónicos utilizando la función de Excel.
6. Agregue fácilmente una captura de pantalla desde Excel o su navegador a su documento.
7. Puede ver y guardar una amplia variedad de contenido en el portapapeles.
8. Cree accesos directos a carpetas: de esta manera, tendrá a mano las carpetas en las que trabaja rápidamente.
9. Puede resaltar valores duplicados en su hoja de trabajo resaltándola, yendo a "Reglas para resaltar celdas" en "Inicio" y "Formato condicional" y seleccionando "Valores duplicados". Introduzca el color deseado y confirme con "Aceptar".
10. Puede crear sus propios diagramas marcando los datos que le interesan y luego seleccionando el diagrama de Excel apropiado en "Insertar".

Otros consejos importantes de Excel

Dependiendo de para qué esté utilizando su programa, existen muchos otros consejos y trucos de Excel para facilitar sus tareas. Por ejemplo lo siguiente:

• Si está editando tablas muy extensas en un libro de trabajo, no siempre tiene que hacer nuevos cálculos para todas las áreas. Entonces puede realizar fácilmente los cálculos solo para ciertas subáreas.
• Si desea que se generen contraseñas, puede generarlas como una secuencia de letras o a partir de letras y números.
• Use Excel para aprender vocabulario con algunos comandos y fórmulas simples.
• Puede eliminar constantes, pero al mismo tiempo mantener fórmulas en las celdas.
• Con solo unos pocos clics, puede dividir su lista por una constante.
• Si no desea hacer mucho clic de un lado a otro mientras trabaja, también puede hacer que Excel le lea el contenido de las celdas.
• Puede usar algunos comandos y fórmulas para agregar una prima o un descuento a cualquier número de su lista.
• Si no tiene claras las relaciones de las fórmulas en una tabla, puede mostrarlas.
• Si prefiere trabajar con centímetros y milímetros en lugar de puntos y píxeles, puede convertir las unidades de medida en Excel.

Atajos de teclado importantes para Excel

A menudo, puede utilizar un método abreviado de teclado para las funciones de Excel de uso frecuente. Esto se puede utilizar más rápido que las funciones que debe escribir primero. Microsoft ha creado una serie de atajos de teclado para Excel para facilitar su trabajo.

Una pequeña selección de los principales atajos de teclado

• Si desea poder agregar nuevas filas y columnas a su lista de Excel, también hay atajos de teclado para esto: Con la fila o columna seleccionada, presione CTRL y +.
• Para insertar un salto de línea, haga doble clic donde desee que aparezca y presione Alt e Intro. También puede insertar el salto de línea mediante una fórmula.
• Si desea insertar un diagrama, hay un atajo de teclado: Alt y F1.
• Para formatear rápidamente una celda, haga clic en ella y presione Ctrl y 1.
• Utilice Ctrl y las teclas de flecha para llegar al borde objetivo de la hoja de trabajo (flecha hacia arriba, encabezado, etc.).
• Utilice Ctrl y S para guardar rápidamente su tabla una vez en el medio.

Plantillas de Excel para ayuda

En Excel tienes todas las opciones para configurar tus documentos de la forma que quieras. Sin embargo, lleva tiempo y, de todos modos, muchos procesos están estandarizados en el mundo empresarial. Por lo tanto, existen plantillas de Excel que puede utilizar para ahorrar tiempo al formatear.

¿Qué plantillas hay?

En Excel mismo encontrará una amplia gama de plantillas útiles, ya sean para facturas, presupuestos, cálculos de crédito, informes de ventas, informes de gastos o registros de presión arterial. Puede obtener plantillas para registrar el tiempo y para cualquier forma de calendario. El paquete Office365 también le proporciona una gran cantidad de plantillas para descargar, desde libros de recetas e invitaciones hasta listas de verificación. También encontrará documentos preformateados para presentaciones de varios tipos. Si la oferta no es suficiente para usted, encontrará plantillas para descargar de numerosos sitios en Internet.

Consejos de Excel: diferentes facturas

Tan pronto como realice varios cálculos en una tabla, la fórmula matricial se puede utilizar para esto. Por ejemplo, si desea determinar el monto total de la venta de diferentes artículos en diferentes números y a diferentes precios, existen varios métodos de cálculo: multiplica el número de artículos por el precio respectivo y obtiene los precios individuales, que usted luego sume. O puede usar la fórmula matricial y omitir un paso de cálculo. Es especialmente adecuado cuando los proyectos de ley son confusos y diversos.

Solución de problemas en Excel: consejos útiles

A pesar de las aplicaciones fáciles de usar, también pueden ocurrir problemas y fallas frecuentes en Excel. Éstos impiden un trabajo suave y desea deshacerse de ellos lo antes posible.

Estos problemas pueden ocurrir con más frecuencia.

• Un espacio destruye fórmulas y, por lo tanto, falsifica los resultados o genera mensajes de error. Puede eliminar espacios con solo unos pocos comandos: seleccione la tabla de Excel y presione Ctrl + H. En la línea "Buscar", inserte un espacio mientras deja la línea "Reemplazar con" en blanco. Con un clic en "Reemplazar todos" todos los espacios se eliminan de la tabla.
• Si los enlaces y macros de una tabla no funcionan cuando los abre, debe hacer clic en "Activar contenido" en la advertencia de seguridad debajo de la barra de menú ¡Solo haga esto si el archivo proviene de fuentes confiables!
• Si ve una esquina verde en una celda en la que no puede encontrar nada incorrecto, es posible que el formato sea incorrecto. Vuelva a formatear la celda o seleccione el signo de exclamación amarillo y haga clic en "Ignorar errores" si el formato no es importante para la tabla.

Errores típicos en Excel

Los errores que Excel muestra con relativa frecuencia son, por ejemplo,

• ##### - la columna es demasiado estrecha
• #¿APELLIDO? - si el texto no se reconoce en la función

• #¡RELACIÓN! - si la referencia de la celda no es válida
• #¡VALOR! - la fórmula quiere realizar un cálculo con dos celdas con formato diferente
• # DIV / 0! - fue dividido por cero o una celda vacía
• Referencia circular: la celda actual se refiere a sí misma de acuerdo con su fórmula

Hay consejos de Excel para todas las tareas.

Los consejos que se adaptan a su trabajo con el programa Excel pueden ahorrarle mucho tiempo, ya sea en el trabajo o en la vida privada. Sin embargo, sobre todo, puede estar seguro de que siempre encontrará la solución a sus problemas gracias al soporte de Microsoft y a los numerosos servicios de ayuda en Internet.

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• Aplicar funciones matemáticas solo a los resultados filtrados de la lista de Excel

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