Administrar listas de direcciones en su computadora es práctico. A veces, sin embargo, también es ventajoso tener a mano una libreta de direcciones impresa. Los diferentes enfoques no tienen por qué ser mutuamente excluyentes.
Simplemente use Word para escribir sus direcciones en papel, independientemente de si las ha guardado en Outlook, Excel u otra fuente de datos.
Todo lo que tiene que hacer es utilizar la función de combinación de correspondencia y compilar un "directorio" o un "catálogo". Dado que los comandos de combinación de correspondencia de cada versión de Word son muy diferentes, estos son solo los procedimientos básicos:
- Cree un nuevo documento de Word e inicie la función de combinación de correspondencia:
En Word 2010, 2007 al COMENZAR LA IMPRESIÓN DE LA SERIE DE CORREOS,
en Word 2003, 2002 / XP a través de EXTRAS-CARTAS Y CORREOS-CREACIÓN DE CARTAS EN SERIE o ASISTENTE DE IMPRESIÓN EN SERIE
o en Word 2000 con EXTRAS SERIES PRINT. - Ahora es importante que declare el documento actual como un "directorio" o "catálogo":
En Word 2010, 2007 seleccione la opción DIRECTORIO en el menú del botón INICIAR IMPRESIÓN CONTINUA,
en Word 2003, 2002 / XP active la opción DIRECTORIO en el área de tareas IMPRESIÓN EN SERIE
y en Word 2000, seleccione CREAR CATÁLOGO en el administrador de combinación de correspondencia. - Luego proceda como con un documento de combinación de correspondencia normal conectando una fuente de datos (archivo de Excel, libreta de direcciones de Outlook, etc.) y luego insertando los campos de combinación de correspondencia que conformarán las entradas para su libreta de direcciones impresa.
Lo especial de un directorio / catálogo es que Word no inicia una nueva página para cada registro en la fuente de datos. En cambio, todos los registros de datos se envían directamente uno debajo del otro, justo lo que necesita para su libreta de direcciones impresa. Pero tenga esto en cuenta al organizar los campos de combinación de correspondencia en el documento de Word.
También debe agregar un párrafo vacío debajo del último campo de combinación de correspondencia para que haya espacio entre cada registro.
También es útil ordenar los registros por apellido:
En Word 2010, 2007, seleccione CORREOS-IMPRESIÓN CONTINUA-EDITAR LISTA DE RECEPTORES y haga clic en CLASIFICAR en el cuadro de diálogo que aparece. A continuación, puede seleccionar el campo de nombre como primer criterio de clasificación.
En Word 2003, 2002 / XP, vaya al "Paso 5 de 6" en el Panel de tareas de combinación de correspondencia, donde haga clic en EDITAR LISTA DE RECEPTORES. Luego haga clic en el encabezado de la columna del campo de nombre por el que desea ordenar.
En Word 2000, abra el ADMINISTRADOR DE IMPRESIÓN DE SERIE para ordenar haciendo clic en el botón OPCIONES DE CONSULTA. En el siguiente cuadro de diálogo, cambie a la pestaña CLASIFICACIÓN DE REGISTROS para especificar el campo de nombre apropiado como clave de clasificación. (pbk)
