Imprima el calendario y las citas en Outlook: ¡así es como funciona!

¡Cualquiera puede hacerlo con estas instrucciones!

El calendario electrónico de Outlook es esencial para la programación diaria y profesional. A pesar de las ventajas de los calendarios electrónicos y las múltiples posibilidades de Outlook, pocos usuarios logran trabajar exclusivamente sin papel. Esto es posible, pero al mismo tiempo no tiene sentido en principio. Por ejemplo, si no desea llevar una libreta mientras viaja o tiene una mala conexión a Internet con su teléfono móvil y tableta, tiene problemas para cumplir con sus citas. Por razones prácticas, es útil crear una impresión.

En Outlook, los usuarios pueden imprimir hojas de calendario o listas de tareas en solo unos pocos pasos y llevarlas consigo como una versión en papel. Además, es posible imprimir hojas de calendario en blanco para adjuntarlas a un planificador de tiempo.

Cómo imprimir su calendario en Outlook: paso a paso hacia su objetivo

Para imprimir un calendario para diferentes períodos de tiempo con Outlook, haga lo siguiente:

1. Abra su calendario en Outlook.

2. Navegue hasta el menú de impresión de Outlook con el comando "Archivo> Imprimir". Después de ingresar, será redirigido a la página de opciones del menú de impresión.

Tienes las siguientes opciones:

• Empiece a imprimir.
• Selección de la impresora.
• Cambiar las opciones de impresión.
• Seleccione el formato de impresión en la configuración. Además del formato diario, el formato de calendario semanal está estructurado de una manera orientada a la práctica y permite una buena visión general de las próximas citas.

También tiene las siguientes opciones de configuración en el menú de opciones "Opciones de impresión":

• Ajuste la impresora y las propiedades de la impresora.
• Seleccione un calendario diferente para imprimir.
• Redirigir la salida al archivo.
• Configure la página, cambie los márgenes o ajuste la orientación de la página.

• Defina diferentes formatos de impresión.
• Especifique las áreas de la página que se imprimirán.
• No imprima los detalles para citas privadas.
• Integre los números de página en la impresión.
• Utilice la vista lateral para ver la impresión de antemano con el fin de realizar un ajuste fino.

3. Después de haber ajustado todas las opciones y configuraciones, imprima el calendario con el comando "Imprimir".

Cómo imprimir una hoja de calendario en blanco

De forma predeterminada, Microsoft Outlook no está diseñado para imprimir páginas de calendario en blanco. Si se han realizado entradas en el calendario, siempre se imprimen en el calendario. Si desea imprimir una hoja de calendario en blanco para una semana o un mes en el que ingresa las citas a mano, el calendario no debe llenarse con citas.

Una vez que se han ingresado las citas, puede crear un nuevo calendario en solo unos simples pasos, que solo puede usar para imprimir páginas de calendario en blanco. Luego bórrelo u ocúltelo para que también pueda imprimir una hoja de papel en blanco para el próximo mes. Cree un nuevo calendario de la siguiente manera:

1. Abra el calendario y haga clic derecho en "Calendario" en la esquina superior izquierda.

2. En el siguiente paso, acceda al comando "Nueva carpeta". Alternativamente, en Outlook 365, un clic en el área del calendario es suficiente para configurar un nuevo calendario.

   

3. Introduzca un nombre adecuado, por ejemplo, "Calendario vacío".

   De esta manera, ha creado un calendario adicional que puede utilizar para imprimir una hoja de calendario en blanco.

   

4. En la vista de calendario, también colocas una marca delante del calendario recién creado. El calendario ahora se muestra en su vista de calendario.

5. Para imprimir el calendario, seleccione el comando "Archivo> Imprimir" y seleccione el calendario que acaba de crear en la ventana "Imprimir este calendario" recién abierta.

6. Introduzca el período que desea imprimir en "Área de impresión".

7. Además, seleccione el formato deseado en "Formato de impresión", por ejemplo, el formato del mes.

8. En el siguiente paso, haga clic en la opción "Configuración de página" y especifique cuántas páginas y con qué configuración de fuente desea imprimir.

   

9. Además, puede ajustar los encabezados y pies de página en el cuadro de diálogo de selección y elegir el formato de papel, la alineación y los márgenes. Una vez que haya realizado todos los ajustes para la impresión del calendario, cierre el cuadro de diálogo.

   Antes de comenzar a imprimir, eche un vistazo a la vista lateral. Si encuentra discrepancias, puede corregirlas en la configuración de la página. Si la impresión parece profesional en la vista lateral, comience la impresión con "Aceptar".

Importante: Luego, apague el calendario vacío en la vista de calendario. De lo contrario, su calendario estándar y el calendario utilizado para imprimir páginas de calendario en blanco se muestran uno al lado del otro. Alternativamente, elimine los calendarios vacíos si solo necesita la hoja de calendario vacía para un propósito único.

Cómo imprimir una descripción general de las próximas citas y tareas

Si desea imprimir una lista de las próximas citas y tareas, utilice uno de los resúmenes tabulares en el calendario de citas o en el planificador de tareas de Outlook. Es posible imprimir de acuerdo con el siguiente esquema:

1. Cambie a la vista "Citas activas" en el calendario. En el planificador de tareas, use la vista "Tareas activas".

   

2. Mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione las citas y tareas que desea imprimir. Utilice la combinación de teclas Ctrl + A para marcar todas las citas y tareas mostradas.

3. Llame al comando "Archivo> Imprimir".

4. Seleccione el formato de impresión "Formato de tabla".

5. Active la opción> Área de impresión: "Sólo líneas marcadas".

   

6. Si desea adaptar el formato de impresión, esto funciona sin problemas en el elemento de menú "Definir formatos". Después de cambiar el formato de impresión, vuelva al diálogo de impresión.

7. Luego haga clic en "Configuración de página", ingrese los encabezados y pies de página y determine el formato del papel y los márgenes. Vuelva al cuadro de diálogo de impresión nuevamente.

8. En el último paso, seleccione la impresora (y, si es necesario, la configuración de la impresora) y haga clic en "Aceptar" para comenzar a imprimir.

Imprima la lista de tareas diarias desde Outlook versión 2007

Especialmente en el entorno profesional o si administra muchas tareas personales en Outlook, hay muchas entradas. En Outlook tiene la opción de imprimir una lista de tareas diarias. Funciona así:

1. Abra su calendario y use el comando "Archivo> Imprimir" para navegar al menú de impresión de Outlook.

2. En Formato de impresión, elija "Formato de día" (esta selección solo está disponible si ha abierto previamente el calendario y no el planificador de tareas).

3. En el siguiente paso, haga clic en "Configuración de página".

4. A continuación, abra la pestaña "Formato" y seleccione la opción "Lista de tareas diarias" en el cuadro desplegable "Tareas2".

5. También especifique si un área de nota (con líneas y / o sin líneas) también debe imprimirse.

6. Determine la configuración de fuente y el diseño con o sin sombreado.

   

7. En el campo de vista previa puede estimar si las impresiones se pueden utilizar para sus propósitos. Si nota que la pantalla es demasiado pequeña, haga clic en "Vista previa".

8. Tan pronto como haya completado la configuración, vuelva al cuadro de diálogo de impresión con "Aceptar".

9. En el último paso, en el "Área de impresión", determine el período durante el cual se deben imprimir las listas de tareas.

10. Una vez que haya realizado todos los ajustes, inicie la impresión con "Aceptar".

Hasta Outlook 2013: impresión de calendarios más sencilla: utilice el asistente de impresión de calendarios

El asistente de impresión de calendario gratuito de Microsoft ayuda a los usuarios a realizar impresiones atractivas y prácticas del calendario y el planificador de tareas con Microsoft Outlook. El asistente de impresión de calendario contiene herramientas y extensiones con las que las impresiones se pueden diseñar de manera más flexible y profesional que con las herramientas integradas de Outlook. El asistente de impresión de calendario se puede utilizar en todas las versiones de 32 bits hasta la versión Outlook 2013. Se admiten los siguientes sistemas operativos:

• Windows 7,
• Windows Vista Service Pack 2,
• Paquete de servicio 3 de Windows XP

Las versiones más recientes de Outlook, por ejemplo, la versión actual de Outlook 365, no son compatibles con el programa complementario.

Dónde y cómo instalar el asistente de impresión de calendarios

Puede descargar la herramienta directamente desde la página de soporte de Microsoft: https://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=16645.

Instalar el Asistente de calendario de Microsoft

Una vez que haya cargado el archivo, instale el Asistente de impresión de calendarios de Microsoft de la siguiente manera.

Salga de Outlook antes de instalar la herramienta.

Inicie el archivo descargado "Calendar-PrintAssistant.exe" y siga las instrucciones del programa de instalación.

Si necesita un nuevo paquete de servicio para su sistema operativo, también debe descargarlo. Instale el paquete de servicio de la misma manera que la herramienta de impresión.

Después de una instalación exitosa, inicie Outlook primero.

En el último paso, inicie el asistente desde el menú de inicio de Windows. Puede encontrar la herramienta en la carpeta: Microsoft Office \ Microsoft Office Tools

Cómo personalizar el asistente de impresión de Microsoft

Si desea que los números de las semanas del calendario se muestren en el asistente, ajuste la herramienta de la siguiente manera:

Cómo personalizar el asistente de impresión de Microsoft

Si desea que los números de las semanas del calendario se muestren en el asistente, ajuste la herramienta de la siguiente manera:

Llame al comando "Archivo> Configuración de la aplicación" en el asistente.

Para que la herramienta calcule correctamente las semanas del calendario, seleccione la configuración "Primera semana de 4 días", que es común en Alemania, en el campo Primera semana del año.

Además, establezca el primer día de la semana en lunes.

Habilite la opción Calendar Weeks en el navegador de fechas y en el campo "Mostrar vistas del calendario".

Puede mantener las otras configuraciones. Cierre el cuadro de diálogo.

Cómo elegir la plantilla adecuada

Encontrará una lista de plantillas en el área de tareas en el lado derecho de la ventana en el Asistente de impresión de calendario. Esto se divide en plantillas diarias, semanales, mensuales y anuales. Si no puede encontrar la lista, está desactivada en la configuración. En este caso, puede activar la lista con el comando: "Ver> Área de tareas".

Las plantillas están en formato A4 o A3 en Outlook. Puede reconocer las plantillas de varias páginas mediante un icono de "dos páginas". Además, los distintos iconos indican si las plantillas solo contienen datos de calendario o también tareas. Seleccione la categoría de plantilla deseada y busque la plantilla adecuada.

Cómo elegir el período de tiempo adecuado

La plantilla con el período actual aparece en el medio de la ventana del asistente de impresión de calendario. El asistente inserta las citas del calendario. Si desea imprimir un período diferente, selecciónelo en el navegador de fechas debajo de la barra de calendario.

Propina:

Puede utilizar el comando "Formato> Plantillas de calendario" para modificar la plantilla seleccionada. Por ejemplo, están disponibles formatos redondeados y otras variantes. La lista de plantillas se muestra con el comando "Formato> Mostrar plantillas".

Cómo agregar tareas al calendario

No todas las plantillas tienen un bloque integrado que muestra las tareas pendientes. Si desea imprimir las tareas, marque la casilla de verificación "Calendario y tareas" a la derecha frente a la entrada "Tareas". En Outlook 2007, la opción "Lista de tareas" también está disponible.

Cómo personalizar la visualización de tareas

En el menú "Ver" usted determina:

• Si las tareas están ordenadas por fecha de inicio o de vencimiento.
• Si también se muestran las tareas que se han completado.
• Si sus tareas deben aparecer en la impresión sin fecha.

Cómo personalizar la fuente y el esquema de color

Si desea imprimir la impresión de su calendario en una fuente diferente o utilizar una combinación de colores diferente, navegue hasta el campo de selección en la barra de herramientas: "Fuente o colores". Como resultado, tiene la opción de elegir entre diferentes fuentes y combinaciones de colores. .

Si desea utilizar la fuente o la combinación de colores en otras plantillas, no hay problema. Para hacer esto, haga clic en "Selección". Aparece un “Botón V” visible a la derecha del elemento de menú Selección. Haga clic en este botón para abrir un nuevo menú. En el menú de selección puede elegir si:

• Acepte la selección para todas las vistas o
• Quiere hacer el nuevo estándar para el asistente.

Cómo elegir el tamaño de página correcto

Con el comando "Archivo> Configuración de página" se obtiene una lista con todos los formatos de papel posibles. Seleccione el formato apropiado o ingrese un tamaño personalizado. También puede determinar si desea imprimir en formato vertical u horizontal. Los márgenes no se pueden cambiar en Microsoft Calendar Printing Assistant.

Cómo agregar imágenes y gráficos adicionales a su calendario

Algunas plantillas para calendarios mensuales o anuales tienen campos en los que puede insertar imágenes y gráficos individuales, por ejemplo, el logotipo de su empresa. Si desea insertar un gráfico, haga doble clic en el marcador de posición de una imagen. Se abre una ventana de selección en la que puede seleccionar un gráfico. Luego haga clic en el campo debajo de la imagen (ingrese un título aquí). Elimina el texto del marcador de posición o ingresa un título.

Así es como puede imprimir su calendario terminado de manera rápida y efectiva

Una vez que haya realizado todos los ajustes en el asistente de impresión de calendario, puede comenzar su primera impresión. Esto funciona de acuerdo con el siguiente esquema:

Así es como puede imprimir su calendario terminado de manera rápida y efectiva

Una vez que haya realizado todos los ajustes en el asistente de impresión de calendario, puede comenzar su primera impresión. Esto funciona de acuerdo con el siguiente esquema:

Llame al comando "Archivo> Imprimir".

Si no desea imprimir todas las páginas, active "Imprimir intervalo de fechas" y seleccione las fechas a imprimir.

Básicamente, la impresión se realiza en la impresora estándar especificada en Windows. Si desea imprimir en una impresora diferente, seleccione el menú "Configuración de la impresora". Puede seleccionar la impresora alternativa en el cuadro de diálogo.

Luego haga clic en "Imprimir". La impresión comienza sin que tenga que volver a la ventana principal.

Propina:

Si desea volver a imprimir el calendario en otro momento, guarde la configuración a través del menú de archivo. Esto le ahorra tener que repetir los pasos de selección.