Consejos e instrucciones para usar la función de búsqueda de Outlook
Si usa Microsoft Outlook de manera intensiva, innumerables correos electrónicos se juntan durante semanas, meses o años y se almacenan en varias carpetas y subcarpetas del programa. Con esta avalancha de datos, puede suceder que pierda el rastro de las cosas. En tal caso, los documentos e información importantes se hunden en las profundidades del disco duro y no se pueden volver a encontrar.
Microsoft Outlook tiene una amplia función de búsqueda para que esto no suceda y, a pesar del extenso material de datos, se puede acceder y visualizar toda la información con solo unos pocos clics. Esto hace que sea más fácil para los usuarios buscar de manera eficiente y específica los correos electrónicos y su contenido.
Utilice la búsqueda instantánea de Outlook
Una función esencial para buscar palabras clave individuales o mensajes de correo electrónico es la búsqueda instantánea en Outlook. En la versión actual de Outlook2022-2023 o Outlook 365, esto siempre se muestra en la barra de funciones superior.
El fabricante Microsoft mejoró su función de búsqueda en Outlook en la primavera de 2022-2023 con una actualización de funciones e incorporó muchas opciones nuevas.
Además de la nueva posición global en la barra de herramientas superior, Outlook le sugiere:
- Términos de búsqueda antes,
- Muestra los mejores resultados y
- Ofrece varias opciones de filtro.
Las nuevas características más importantes de la función de búsqueda de Outlook:
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Búsquedas sugeridas |
Mientras ingresa un término de búsqueda en el campo de búsqueda, Outlook hace sugerencias de palabras clave adecuadas |
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Mejores resultados |
Los resultados de búsqueda más importantes se ordenan y se muestran en la parte superior. Esta función hace que la búsqueda sea más eficiente y rápida. |
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Términos de búsqueda usados recientemente |
Con esta función puede ver y utilizar sus parámetros de búsqueda anteriores con un solo clic |
Puede activar la búsqueda instantánea con la combinación de teclas CTRL + E o utilizar el campo de búsqueda global para ingresar los parámetros de búsqueda deseados:
En versiones anteriores de Outlook, era necesario expandir el área de la carpeta con la configuración "Navegación compacta". Esto funciona bien con el botón "Minimizar / Expandir".
Después de haber llamado a la búsqueda con CTRL + E o mediante el campo de búsqueda, tiene varias opciones para buscar archivos, carpetas o palabras de búsqueda específicas.
Seleccione diferentes fuentes para buscar: así es como funciona
La búsqueda está preestablecida en el buzón actual, por ejemplo, su cuenta de Exchange. Alternativamente, puede especificar que Outlook no solo almacene su término de búsqueda en el buzón actual, sino que también:
- En la carpeta actual,
- En un buzón subordinado,
- En todos los buzones o
- En todos los elementos de Outlook, por ejemplo también en el calendario
busca.
Después de activar la búsqueda instantánea, se abrirá una nueva pestaña en Microsoft Outlook. En la pestaña "Buscar", tiene más opciones fáciles de usar disponibles para restringir la búsqueda de un documento o un término específico.
Ejemplo: Si está buscando un mensaje de correo electrónico que haya marcado como IMPORTANTE y que tenga uno o más archivos adjuntos y esté en el buzón actual, no tiene que permitir que Outlook busque globalmente en todos los mensajes, entradas de calendario y tareas. Al ingresar los criterios de búsqueda, Outlook busca el correo electrónico deseado de manera más eficaz y rápida.
Basta marcar los parámetros relevantes. A continuación, se muestran con un fondo oscuro y se muestran en texto en el campo de búsqueda. Debajo de la pestaña puede ver todos los mensajes que son relevantes para la configuración seleccionada y encontrará rápidamente lo que está buscando.
Utilice las herramientas de búsqueda para búsquedas en profundidad
¿Está buscando un mensaje específico y no puede encontrarlo de inmediato, a pesar de la función de búsqueda profesional de Outlook? En este caso, puede resultar útil incluir las herramientas de búsqueda en la pestaña "Buscar".
Allí encontrará otras opciones para buscar palabras clave o noticias y para limitar su búsqueda.
Con la búsqueda avanzada puede, por ejemplo, especificar los campos en los que se debe consultar un término de búsqueda. También puede ingresar quién fue el destinatario o remitente del mensaje. También tiene acceso a las opciones de Outlook y puede realizar cambios fundamentales en la forma en que busca en esta área del menú.
Propina: Usando la pestaña "Inicio" y el área del menú "Buscar", puede buscar cómodamente los contactos en su libreta de direcciones sin salir del área de concepto para los correos electrónicos. Para hacer esto, ingrese el término de búsqueda relevante en el campo de búsqueda "Buscar personas".
Resumen: la función de búsqueda en Outlook es eficaz y está orientada a objetivos
La función de búsqueda de Microsoft Outlook le ofrece una amplia gama de opciones para buscar carpetas, correos electrónicos o términos de búsqueda individuales en su buzón. La forma más sencilla de abrir la búsqueda es utilizar la combinación de teclas CTRL + E. Dependiendo de sus necesidades, la función de búsqueda le brinda la opción de buscar en detalle palabras clave y correos electrónicos y especificar destinatarios o períodos de tiempo específicos.
