Varias instrucciones y consejos paso a paso
Muchas actividades en el sector profesional o privado son redundantes. Esto se aplica tanto al trabajo manual en el sector de la artesanía como a las tareas que se realizan en el PC. Una actividad que se repite continuamente es el diseño de un correo con Microsoft Office. Las citas, las cartas de presentación de una factura o los documentos privados a menudo contienen la misma redacción o una similar y son idénticas en términos de texto, estructura y formato.
Por razones de eficiencia, tiene sentido automatizar la escritura de estos mensajes creando plantillas en Outlook. Los usuarios de Microsoft Office están particularmente familiarizados con el trabajo con plantillas de Microsoft Word o el programa de presentación de PowerPoint. En el programa de procesamiento de texto o en el software de presentación, las plantillas deben usarse como estándar. Plantillas o plantillas específicas facilitan la concepción de presentaciones o la construcción de cartas comerciales. Puede proceder de forma similar en Microsoft Outlook para evitar redundancias en la creación de correos.
Instrucciones paso a paso: cree plantillas en Outlook
Para crear una plantilla en Outlook, haga lo siguiente:
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Abra un "Nuevo correo electrónico" en la pestaña "Inicio" en Outlook y diséñelo individualmente con texto y otros dispositivos estilísticos para que pueda usarse como plantilla. También tiene la opción de abrir un nuevo correo con la combinación de teclas CTRL + N.
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Una vez creado el correo electrónico, guárdelo haciendo clic en la pestaña "Archivo" en el elemento del menú "Guardar como" en lugar de enviar el mensaje como de costumbre a través del campo "Enviar".
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Se abrirá una ventana en la que podrá guardar su mensaje. Para guardar el correo como plantilla, es fundamental elegir el tipo de archivo correcto. Puede encontrar esto al hacer clic en el cuadro de diálogo en "Tipo de archivo". Seleccione la entrada "Plantilla de Outlook" como tipo de archivo. Una plantilla de Outlook siempre se abrevia con la extensión de archivo * .oft. Si ha configurado Microsoft Word como su editor de correo, el formato OFT (plantilla de Outlook) no está disponible para su selección. Como opción, puede guardar el correo en formato de mensaje de Outlook o archivo en formato HTML. En este caso, no se puede utilizar como plantilla en Outlook.
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Con un clic en "Guardar", guarda la nueva plantilla en su carpeta de plantillas personal. Debe elegir una descripción adecuada y comprensible como nombre para las plantillas. De forma predeterminada, la carpeta de plantillas personales se puede encontrar en la siguiente ubicación en Windows: "C: \ usuarios \ nombre de usuario \ appdata \ roaming \ microsoft \ templates".
Importante: Si los correos electrónicos creados se van a utilizar exclusivamente para volver a enviarlos y no se guardarán como una plantilla, utilice la función de seguimiento en Microsoft Outlook.
La plantilla que ha creado en Outlook está disponible de inmediato para su uso.
Cree un nuevo correo electrónico a partir de una plantilla: así es como funciona
Si desea crear un nuevo correo electrónico a partir de una plantilla creada anteriormente, puede utilizar el siguiente esquema:
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En lugar de abrir un nuevo correo electrónico con el botón "Nuevo correo electrónico", navegue hasta el botón "Nuevos elementos" en el menú. En Elementos, seleccione el campo: "Elementos adicionales> Seleccionar formulario".
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En la siguiente ventana, haga clic en el campo "Seleccionar formulario" en la lista de búsqueda en la opción "Plantillas en el sistema de archivos".
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A continuación, se abre la carpeta estándar "Plantillas". En esta carpeta encontrará plantillas de Outlook con el tipo de archivo *.a menudo así mismo otras plantillas de Office para Word, Excel o PowerPoint. Si su plantilla está guardada en una carpeta diferente, haga clic en "Examinar" y seleccione la plantilla que desee.
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En el último paso, seleccione la plantilla que desee y haga clic en "Abrir".
Su plantilla se abrirá en el editor de correo electrónico de Outlook. Puede individualizar esto antes de enviarlo y agregar módulos rápidos. Además de los cambios de texto, debe ingresar el (los) destinatario (s) en los campos Para, CC o CCO. También es esencial ingresar un asunto significativo y verificar si el mensaje tiene errores ortográficos y de caracteres antes de enviarlo. Una vez que haya completado su correo electrónico creado a partir de la plantilla, se puede enviar como de costumbre.
Por lo general, las plantillas de Outlook no tienen que utilizarse para los correos electrónicos. Si sus tareas incluyen enviar convocatorias de reunión con el mismo contenido o contenido similar a destinatarios equivalentes a diario, las plantillas también pueden ser útiles y ahorrar tiempo.
Tiene sentido hacer que los procesos y pedidos recurrentes sean más eficientes creando plantillas en Outlook. En lugar de escribir textos iguales o similares varias veces al día, las plantillas le ayudan a ahorrar tiempo y garantizan una analogía con los correos electrónicos. Esto es particularmente útil en un contexto empresarial, por ejemplo, con ofertas a clientes y partes interesadas.
Resumen y conclusión: es eficiente y simple crear y usar plantillas en Outlook
Para evitar redundancias en el flujo de trabajo diario, es conveniente crear plantillas. Similar a Microsoft Word o PowerPoint, esto también es posible en Microsoft Outlook con solo unos pocos clics del mouse.
Puede guardar una plantilla en la carpeta de plantillas estándar en solo unos pocos pasos. El diseño de nuevos mensajes a partir de plantillas también se realiza con unos pocos clics. Este procedimiento garantiza el ahorro de tiempo, la conformidad en la respuesta a las consultas y reduce los errores en la creación de correos. Las plantillas de Outlook también se pueden utilizar para solicitudes de reunión o citas. Los usuarios que usan plantillas específicamente son más eficientes y usan las funciones de Outlook de manera profesional.
