- Video tutorial: Cómo buscar específicamente archivos y correos electrónicos en Outlook
- Carpetas y estructura de carpetas en Microsoft Outlook
- Mostrar la estructura del menú y los correos
- Ordene carpetas o cree favoritos: así es como funciona
- La función de búsqueda en Outlook: cómo usar la búsqueda correctamente
- Resumen: es fácil configurar Outlook específicamente y orientado al usuario
Instrucciones e información útil para trabajar con Outlook
Muchos usuarios describen Microsoft Outlook como fácil de usar. Aprecia la gama de funciones y las múltiples posibilidades de la comunicación por correo electrónico. Otros necesitan Outlook principalmente para la organización personal y usan el calendario integrado y sus diversas soluciones.
Aparte de las preferencias de uso personal, es importante:
- La estructura general de carpetas,
- La navegación funcional del menú también
- El área de lectura y
- Las funciones más importantes, como la función de búsqueda o la función "Ordenar"
para comprender y aplicar.
Video tutorial: Cómo buscar específicamente archivos y correos electrónicos en Outlook
Carpetas y estructura de carpetas en Microsoft Outlook
Un conocido proverbio dice: "El orden es la mitad de la batalla". Esta metáfora se aplica a una oficina analógica con una bandeja de papel y un sistema de organización bien pensado, así como a Microsoft Outlook. En Outlook, los correos electrónicos siempre se almacenan en carpetas. La carpeta Bandeja de entrada se puede describir como la carpeta de almacenamiento más conocida e importante para los correos electrónicos, ya que todos los correos electrónicos entrantes pasan por esta carpeta. Todas las carpetas de Outlook se muestran en el lado izquierdo de la ventana principal.
Es posible crear una nueva carpeta con solo unos pocos clics. Para hacer esto, navegue hasta el punto en el sistema de carpetas personales donde se va a adaptar la nueva carpeta. Haga clic derecho y seleccione la entrada "Nueva carpeta".
Después de haber asignado un nombre significativo, puede mover los correos electrónicos temáticamente apropiados a la carpeta. Mediante el uso de carpetas, puede clasificar los correos electrónicos con precisión y garantizar que se puedan encontrar en una estructura. Por ejemplo, las carpetas pueden tener nombres de departamentos, nombres de clientes, fechas u otros criterios específicos.
En principio, no existe un límite superior para las carpetas personales. Como parte de un sistema de pedidos bien pensado, también tiene sentido no configurar demasiadas carpetas para mantener las cosas claras.
Mostrar la estructura del menú y los correos
Básicamente, cuando se trata de ver y leer correos electrónicos, Microsoft Outlook está en:
- un área de carpeta también
- dividido un area de lectura.
También puede mostrar un área de tareas.
También encontrará pestañas en Outlook en las que las funciones de Outlook están ordenadas por temas. La pestaña "Inicio" le da acceso a "Pasos rápidos" o al área de menú "Eliminar", por ejemplo.
En la pestaña "Ver" puede especificar cómo y en qué tamaño de ventana se mostrarán los correos y el área de la carpeta y el área de visualización.
Con solo unos pocos ajustes en la pestaña "Ver", obtiene un centro de mensajes específico que se adapta a sus deseos y necesidades.
Ordene carpetas o cree favoritos: así es como funciona
La pestaña "Carpeta" le ofrece todas las opciones para ordenar individualmente la estructura de su carpeta, independientemente del tamaño de la carpeta, crear subcarpetas o mostrar una carpeta como favorita.
También puede utilizar para carpetas
- Establecer el archivo automático,
- Al compartir en equipos, asigne permisos de carpeta y
- Especifique las propiedades de la carpeta.
También puede utilizar la combinación de teclas CTRL + MAYÚS + P para crear una nueva carpeta de búsqueda. Una carpeta de búsqueda es una carpeta virtual en Outlook que contiene una vista de todos los elementos de correo electrónico que cumplen con ciertos criterios de búsqueda predefinidos.
La función de búsqueda en Outlook: cómo usar la búsqueda correctamente
En la versión actual de Microsoft Outlook, encontrará la función de búsqueda en la barra de funciones superior junto a la cinta en el campo de búsqueda. Además de ingresar uno o más términos de búsqueda en la función de búsqueda, la pestaña "Buscar" contiene más opciones y opciones de configuración.
Microsoft Outlook le ofrece la opción de buscar la estructura de su carpeta y todos los correos electrónicos guardados de acuerdo con varios criterios.
Puedes, entre otras cosas:
- Busque en el buzón actual o globalmente en Outlook o
- Incluya archivos adjuntos en la búsqueda.
La función de búsqueda actual sugiere términos de búsqueda, le muestra claramente qué palabras clave ya ha buscado y le brinda la opción de utilizar herramientas de búsqueda.
En resumen, las funciones "Ordenar" y "Buscar" de Outlook le ofrecen todas las opciones para archivar de forma profesional los correos electrónicos guardados en Outlook y, si es necesario, volver a encontrarlos mediante una búsqueda instantánea según criterios.
Resumen: es fácil configurar Outlook específicamente y orientado al usuario
Como programa de comunicación, Microsoft Outlook es flexible y adaptable. Puede organizar Outlook mediante el uso de carpetas personales y un sistema de carpetas individuales. Las funciones "Buscar" y "Ordenar" permiten almacenar correos electrónicos de forma orientada al usuario y volver a encontrarlos utilizando criterios definidos.
Además, puede mostrar los correos electrónicos individualmente en el área de lectura de Outlook y definir cómo se deben mostrar el área de lectura y el área de la carpeta en la pestaña "Ver". Con solo unos pocos ajustes, es posible adaptar Outlook a sus propias necesidades y trabajar eficazmente con el software de comunicación.
