Cómo trabajar mejor con Quick Parts en Outlook
La concepción de los correos electrónicos en Outlook no tiene por qué ser individual en todos los casos. En el ámbito profesional y privado, constantemente se diseñan correos electrónicos similares o comparables. Por ejemplo, un correo electrónico que acompaña a una oferta generalmente contiene componentes de texto análogos. La respuesta a una consulta tampoco es específica y debe modificarse en términos de números o del producto como máximo. Una similitud en la concepción de los correos electrónicos es fundamentalmente sensata y contiene un beneficio que no debe subestimarse. Esto se puede lograr si trabaja más con módulos de texto prefabricados. En la versión actual de Outlook 365, los módulos de texto y sus funciones están disponibles como módulos rápidos, que difieren de otros programas y versiones de Outlook.
Video tutorial: Cómo crear y usar módulos de texto en Outlook
Cree una parte rápida en Outlook: 5 pasos esenciales para la automatización
Puede diseñar un componente rápido en el programa Microsoft Outlook en poco tiempo:
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Abra un correo nuevo a través de la pestaña "Archivo". En el siguiente paso, escriba un texto específico que le gustaría guardar como parte rápida.
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Seleccione el texto en Microsoft Outlook y cópielo. Para hacer esto, puede usar la combinación de teclas Ctrl + C como atajo o atajo.
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En el siguiente paso, con el texto aún marcado, vaya a la pestaña "Insertar" y cambie al menú "Texto".
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Al hacer clic en "Piezas rápidas" se abre una nueva ventana de selección en la que puede "Guardar su selección en el Catálogo de piezas rápidas".
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Después de hacer clic en "Guardar selección en catálogo de piezas rápido", se abre otra ventana de opciones. Aquí tiene la oportunidad de proporcionar más información sobre el módulo de texto.
Entre otras cosas, puede:
- Asigne un nombre significativo para el módulo de texto.
- Seleccione una categoría o cree una categoría nueva, por ejemplo, "Ofertas" o "Contrato".
- Inserte una descripción para informar a sus colegas sobre el contenido del módulo de texto.
- En las opciones, seleccione cómo se debe insertar el texto como parte rápida.
Con un clic en "Aceptar", guarda la parte rápida y puede insertarla en un nuevo correo en cualquier momento.
Inserte una parte rápida en un correo electrónico: así es como funciona
Un bloque de construcción agregado a un nuevo correo electrónico tiene muchas ventajas. Es eficiente y ahorra tiempo incorporar módulos de texto en un correo electrónico. Además, los mensajes salientes son similares en términos de contenido y formato. Esto es particularmente importante en el entorno profesional, con una consulta o una oferta.
Tiene dos alternativas para incrustar un módulo de texto creado en un correo electrónico:
Alternativa 1: inserte un módulo de texto como autotexto
Su parte rápida con el nombre "Módulo de texto 1" se muestra automáticamente como una opción para insertar tan pronto como ingrese los primeros caracteres del nombre de la parte rápida en su texto.
La cadena "Texto" es suficiente para que Outlook encuentre la parte rápida. La parte rápida se inserta con un clic en la tecla Enter. Esto le ahorra mucho tiempo en la concepción de los correos electrónicos.
Alternativa 2: integrar el componente rápido manualmente
Además de la variante automatizada, también puede integrar un componente rápido manualmente. Esto funciona sin esfuerzo al abrir un nuevo correo electrónico y usar el cursor para navegar hasta el punto del texto donde desea que se inserte el texto.
En el siguiente paso, cambie a la pestaña "Partes rápidas" en la pestaña "Insertar". Haga clic en el elemento del menú para mostrar todas las partes rápidas que se pueden insertar.
Después de hacer clic en el componente rápido deseado, aparecerá en el texto de su correo electrónico.
Organizar, editar y eliminar partes rápidas
Con el tiempo, es inevitable que los bloques de construcción rápidos diseñados de forma independiente deban cambiarse o eliminarse. Partes del texto, números incorporados o porcentajes pueden cambiar. Para cambiar o eliminar un módulo de texto, proceda de la siguiente manera:
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En la pestaña "Insertar", navegue hasta el elemento de menú "Partes rápidas".
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Abra el menú "Quick Parts" y haga clic en el módulo que desea cambiar.Se abre un nuevo menú de selección en el que puede editar el módulo de texto.
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Entre otras cosas, tiene la opción de editar las propiedades del módulo de texto. Puede adaptar el nombre del bloque o la descripción. En "Organizar y eliminar" se accede al "Organizador de módulos", en el que puede editar todos los módulos de texto almacenados y eliminarlos si es necesario.
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Un clic en "Cerrar" guarda todos los cambios realizados en sus módulos de texto personales. La modificación de módulos de texto solo es posible en las versiones más recientes de Outlook. En Outlook 2007 o 2010 no existe una forma oficial de editar partes rápidas posteriormente. Con un truco en el que guarda el módulo de texto con un nombre diferente, aún puede editar y adaptar.
En resumen, las funciones Quick Parts y Autotext contienen opciones esenciales para automatizar parcialmente la creación de textos. El uso de ambas funciones es ideal para cartas comerciales en las que se va a utilizar un saludo especial o común como "Estimado". Los saludos personales también se pueden guardar como texto automático.
Es similar con una invitación, deseos recurrentes para un cumpleaños o aniversarios o preguntas frecuentes. Las abreviaturas y formulaciones se pueden diseñar como bloques de construcción rápidos en cualquier momento. De esta manera, las firmas también se pueden incrustar al reemplazar la firma real. Para cartas y cartas comerciales, que deben escribirse palabra por palabra, también hay un módulo.
Además de la función de piezas rápidas contenida en Outlook, las empresas y los empresarios utilizan la herramienta de productividad Text Expander de Smile. Con esta aplicación de pago, las cartas comerciales y los correos electrónicos se pueden profesionalizar aún más con respecto al Autotexto. Con Text Expander puede trabajar tanto en Windows como en Mac.
Propina:
Para mantener una descripción general de sus bloques de construcción rápidos en todo momento, tiene sentido y está orientado a la práctica para clasificarlos en categorías comprensibles.
Conclusión
Crear piezas rápidas en Microsoft Outlook no es difícil. Puede guardar un nuevo bloque en 5 sencillos pasos. La asignación de categorías comprensibles, nombres claros de módulos y una descripción clara son importantes para incorporar de manera eficiente módulos rápidos en los correos electrónicos. Este procedimiento para correos electrónicos recurrentes te ahorrará mucho tiempo en la concepción. Además, este procedimiento garantiza que las ofertas o consultas sean respondidas y enviadas de manera similar entre sí.
