Cómo exportar datos de Excel a otros programas

Cómo exportar datos de Excel a otros programas

La exportación de datos desde Excel puede ayudar a calcular el contenido de una tabla en otros programas. Esto es más sencillo de lo que parece: el libro de trabajo se guarda en el formato deseado y se puede abrir después de exportarlo. Pero, ¿qué otros programas admite Excel?

Programas y formatos de archivo que Excel pone a disposición para exportar

Si los usuarios desean exportar datos de Excel para trabajar con los datos en otro programa, esto funciona para varios formatos y programas:

• Archivos de texto (TXT, CSV)
• PDF
• XPS
• Hoja de cálculo OpenDocument

Los usuarios de Excel no tienen que guardar la carpeta o la hoja de trabajo completa, pero también pueden exportar filas o columnas individuales. Los registros de datos también se pueden utilizar para otros programas de Microsoft Office. No es necesario exportar para esto.

Excel todavía ofrece guardar el libro como un único archivo web o como un sitio web. Sin embargo, se advierte a los usuarios que algunas funciones se pueden perder al guardar en este formato.

Cómo exportar datos a un archivo de texto

TXT

En este formato, las cadenas de caracteres están separadas por caracteres TAB. La exportación de datos de Excel a un archivo de texto funciona de la siguiente manera:

Selecciona "Archivo" y luego "Guardar como".

Abre "Examinar" y se abre el cuadro de diálogo "Guardar".

Seleccione "TXT" en "Tipo de archivo".

Especifique la ubicación de almacenamiento deseada y haga clic en "Guardar".

Se le informa que la hoja de trabajo actual se abrirá en el archivo de exportación, que confirma con "Aceptar".

CSV

La exportación de datos de Excel a CSV funciona de la misma manera:

Selecciona "Archivo" y luego "Guardar como".

Abre "Examinar" y se abre el cuadro de diálogo "Guardar".

Seleccione "csv" en "Tipo de archivo".

Luego haga clic en "Guardar" cuando haya seleccionado la ubicación de almacenamiento.

Es posible que reciba una notificación de que se pueden perder algunas funciones en formato CSV.

Cómo cambiar el separador entre las columnas para CSV

Normalmente, con CSV se utiliza una coma como separador entre las columnas. Sin embargo, puede cambiar esto si es necesario:

1. En Windows 10, haga clic en el botón de inicio con el botón derecho del mouse y luego haga clic en "Configuración".

2. Seleccione "Hora e idioma".

3. Seleccione "Región" a la izquierda.

   

4. En "Configuración relacionada", haga clic en "Configuración adicional de fecha, hora y país".

   

5. En el campo "Región" que se abre, seleccione "Configuración adicional" en la pestaña "Formato".

   

6. Se abre el cuadro de diálogo Personalizar formato y puede ingresar un carácter en el campo apropiado en la pestaña Números para que actúe como un nuevo separador de lista, por ejemplo, un punto y coma.

   

7. Si confirma su selección dos veces seguidas con "Aceptar", ha cambiado el separador de lista para todos los programas en su computadora.

Exportación de datos en PDF y XPS

1. Seleccione "Archivo" y haga clic en "Exportar" en la lista de la izquierda.

   

2. Haga clic en "Crear documento PDF / XPS".

   

3. Se abrirá un cuadro de diálogo donde puede elegir si desea guardar un archivo PDF o XPS.

   

4. Seleccione lo que desee y haga clic en "Publicar".

Si las columnas son muy anchas, el archivo puede dividirse en varias páginas cuando se exporta. Para comprobar si este es el caso, haga clic en la pestaña "Ver" y luego en "Diseño de página". Si es necesario, configure el diseño de la página en formato apaisado antes de guardar la tabla de Excel como PDF.

Exportación de datos para OpenDocument

Si alguien quiere trabajar con la tabla que usa los programas OpenOffice o LibreOffice, puede convertir su archivo en consecuencia:

1. Haces clic en "Archivo" y en "Guardar como".

2. Seleccione la ubicación donde desea guardar el archivo.

3. En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione "Hoja de cálculo de OpenDocument" en el menú desplegable junto a "Archivos de tipo".

   

4. Haga clic en "Guardar".

Sin exportación de datos: ¿Qué elementos puede transferir Excel a otros programas?

Para poder utilizar registros de datos del libro de trabajo en otros programas de Microsoft Office, los usuarios no tienen que exportarlos, ni tienen que importarlos en los otros programas.

Cómo copiar datos de Excel a otro programa de Microsoft Office

En su archivo de Excel, seleccione las fuentes de datos contenidas en las columnas o filas que desea utilizar en los otros programas.

Cópialas.

En el programa deseado, haga clic en el lugar apropiado para los datos e insértelo.

Aparece un pequeño menú junto a los datos en el que puede seleccionar las opciones de inserción: Puede insertar los registros de datos como una imagen estática o como texto. Es posible adaptarlo al estilo de destino o mantener el formato original. En cualquier caso, es posible vincular a la hoja de trabajo original. Esto significa que los datos en el formulario de destino se adaptarán si cambia las fuentes de datos en el formulario de Excel original.

Cómo copiar un gráfico de Excel a otro programa de Microsoft Office

Exporte un gráfico exactamente de la misma manera que exporta datos. La única diferencia es que no puede guardar el gráfico como texto. Por cierto, estas opciones para copiar y pegar no están disponibles en Office Online: necesita una versión de escritorio para esto.

Conclusión: la exportación de datos desde Excel ofrece estas posibilidades

En el formato de archivo de Excel, solo los usuarios que también tienen el programa pueden trabajar con los libros de trabajo que se han creado. Por lo tanto, Microsoft Office ha hecho posible exportar datos desde Excel para que los datos se puedan utilizar en otros programas. Los libros de trabajo completos no tienen que exportarse necesariamente; ciertas secciones o valores también se pueden transferir a otro formato con solo unos pocos clics. En particular, el uso de datos de Excel en otros programas de Office no presenta problemas para todos los usuarios: aquí, los datos no se exportan, solo se copian y pegan. También se puede establecer un enlace al libro de trabajo en Excel.

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