Configurar e imprimir páginas de Excel: una descripción general de las opciones más importantes

Todo lo que necesita saber sobre la configuración e impresión de páginas de Excel

Imprimir en Excel puede resultar complicado para algunos usuarios. El botón se puede utilizar para imprimir el archivo con el comando apropiado, pero esto puede dar lugar a impresiones no deseadas. Las páginas de Excel deben adaptarse primero para que el contenido deseado sea visible en una página de impresión y no se impriman hojas en blanco. Por un lado, el programa ofrece la posibilidad de alinear y escalar páginas de Excel y ajustar márgenes. Por otro lado, permite a los usuarios seleccionar áreas de impresión en la hoja de trabajo, ocultar mensajes de error o cuadros combinados para imprimir o imprimir varias hojas de trabajo.

Video instructivo: Configurar páginas y libros de trabajo: ¡cómo personalizar el diseño!

Configurar la página de Excel: una descripción general de las opciones más importantes

Para poder imprimir todas o solo algunas hojas de trabajo, se pueden utilizar las opciones de diseño en la pestaña "Diseño de página". Las páginas, los márgenes, los encabezados y pies de página y la hoja de trabajo se pueden configurar individualmente. La configuración de impresión que se especificará en las pestañas se puede transferir a otras hojas de trabajo en un libro de trabajo.

Contenido en una página: ajuste el tamaño y la escala del papel

Los datos de la hoja de cálculo se pueden reducir o ampliar para que quepan en un cierto número de páginas impresas. Si los usuarios solo desean imprimir el contenido en una página de Excel, el formato de papel se puede alinear y los datos se pueden escalar.

Personalice los márgenes para colocar los datos en la impresión

Cuando los usuarios configuran su página, es posible colocar el contenido de Excel individualmente. Para que los datos aparezcan a la izquierda, derecha, arriba o abajo, las dimensiones se pueden ajustar para determinar el margen de la página. Sin embargo, estos también se pueden centrar con unos pocos clics.

Imprima varias hojas de trabajo de uno o diferentes libros de trabajo en Excel

En la pestaña Encabezado / Pie de página puede establecer qué hojas de trabajo se imprimirán. La característica especial aquí es que varias hojas de un libro de trabajo se pueden numerar consecutivamente y el número de página consecutivo se transfiere a la impresión. Si es el caso de que se vayan a combinar tablas de diferentes libros con numeración consecutiva, esto también se puede hacer en la pestaña mencionada al principio.

Configurar la página de Excel: seleccione el área de impresión

El área de impresión se puede especificar mediante el cuadro de diálogo Configurar página> Hoja. Los usuarios de Excel tienen la opción de imprimir solo cierto contenido. Para este propósito, las celdas se pueden marcar para la impresión o se puede definir un área de impresión de modo que solo se pueda imprimir una sección seleccionada. Otra opción para los usuarios de Excel es definir el área e imprimir el título usando el cuadro de diálogo. Sin embargo, puede suceder que las opciones de diseño estén atenuadas y no se puedan utilizar. El problema se puede resolver rápidamente con unos pocos clics.

Al igual que con Word, Excel también ofrece la opción de definir manualmente las páginas impresas mediante saltos de página. Puede comprobar su propia selección con una vista previa de la pausa. La ventaja es que los datos relacionados no se distribuyen en diferentes páginas y, por lo tanto, se ahorra papel. Si las pausas configuradas manualmente ya no son necesarias, se pueden eliminar nuevamente en todas las versiones de Excel.

propina:

Si desea imprimir toda la tabla sin definir un área, debe asegurarse de que las celdas no solo estén vacías visualmente. Esto evitará imprimir páginas en blanco.

Impresión de páginas en Excel: ¿Qué se debe mostrar en la impresión?

En la ventana Configurar página, los usuarios encontrarán varias opciones para lo que se debe imprimir desde la hoja de cálculo y en qué orden. Por ejemplo, puede establecer si las líneas de la cuadrícula deben ser visibles en las páginas impresas o no. Además de la opción de imprimir comentarios y notas, también puede especificar si se deben imprimir los encabezados de columna y fila. Cuando seleccione esta opción, las letras de las columnas y los números de línea serán visibles en la impresión. Además, los usuarios de Excel pueden adaptar la visualización de los valores de error para que no se impriman.

Desafortunadamente, no hay ninguna opción para configurar la impresión de cuadros combinados usados. Esta lista desplegable es un control que permite a los usuarios elegir un valor de una lista. Al imprimir una tabla de Excel, a menudo aparecen todos los valores de la lista, aunque solo se debe imprimir un elemento. Para evitar que esto suceda, debes ocultar las flechas.

Imprimir gráficos en Excel

Las tablas de Excel a menudo contienen no solo valores y números, sino también elementos gráficos como diagramas. Los diagramas se pueden imprimir individualmente sin el resto del contenido de la tabla. Los usuarios pueden decidir si el gráfico debe imprimirse en color o en blanco y negro.

Otros medios para configurar e imprimir una hoja de Excel

¿No desea imprimir sus datos a través de Excel, sino transferirlos a un documento de combinación de Word? Esto es posible entre los dos programas con la combinación de correspondencia. La tabla de Excel se utiliza como fuente de datos en el documento de Word y los datos se ingresan automáticamente. Puede suceder que Word no utilice los formatos numéricos correctamente o no muestre todo el contenido de la celda. Sin embargo, los problemas se pueden resolver en las opciones correspondientes.

Uso de macros: configuración de página avanzada

Una macro es una secuencia de comandos o acciones que se pueden realizar automáticamente con un clic. Esto permite a los usuarios facilitar las tareas repetitivas y ahorrar tiempo. También se pueden utilizar con tablas de Excel. Por ejemplo, los usuarios de Excel tienen la opción de definir automáticamente el área de impresión con una macro VBA o de imprimir todas las hojas de trabajo en una carpeta activa con un solo clic.

Conclusión: Excel ofrece numerosas opciones para configurar páginas

Al ajustar la configuración, las hojas de trabajo y su contenido, Excel ofrece a sus usuarios formas sencillas de imprimir páginas de Excel según sea necesario. No solo se puede seleccionar y escalar el formato del papel individualmente, sino que también se pueden ajustar los márgenes. Una gran ventaja es la posibilidad de definir áreas de impresión de forma manual o automática mediante macros para que solo se puedan imprimir secciones de datos especiales. Si desea utilizar la tabla de Excel como fuente de datos en Word y ponerla a disposición de otros destinatarios, puede utilizar la combinación de correspondencia para transferirla a un documento de combinación de Word.

Preguntas frecuentes

¿Dónde puedo encontrar las opciones de diseño e impresión?

Abra Excel y navegue a la pestaña "Diseño de página" y luego la configuración está disponible en la pestaña "Configurar página".

¿Cómo determino las áreas de presión?

La mejor manera de seleccionar áreas de impresión es resaltar las columnas y filas apropiadas. Esto se puede especificar a través de "Diseño de página> Configuración de página> Área de impresión".

¿Cómo obtengo mis datos en una sola página A4?

El contenido de la tabla se puede escalar. En la pestaña "Configuración de página> Hoja", los datos se pueden adaptar al formato cambiando el tamaño.