Box Cloud: Nube de contenido con características premium

Si piensa en almacenamiento en la nube y soluciones para el almacenamiento externo de datos y la copia de seguridad de datos, la mayoría de los usuarios primero piensan en productos como OneDrive, Google Drive o iCloud. La empresa estadounidense Box y Box Cloud son en su mayoría desconocidas para los usuarios privados en Alemania. Porque el Box Cloud, con su abanico de funciones, es una interesante alternativa a las habituales soluciones en la nube, especialmente para las empresas.

Box no es tanto un almacenamiento en la nube clásico, sino un software ECM cuyas características y funciones principales incluyen un almacenamiento en la nube seguro llamado Box Cloud.

¿Qué distingue al software ECM de una nube?

ECM es una abreviatura del término inglés Enterprise Content Management. El software ECM se utiliza para crear, organizar, almacenar y distribuir contenido. El software ECM también se puede utilizar para automatizar procesos y simplificar los flujos de información entre diferentes departamentos y unidades organizativas.

Las ventajas del software ECM son múltiples. El software ECM puede ayudar a las empresas a reducir costos al digitalizar y automatizar el contenido. También puede ayudar a aumentar la eficiencia y eliminar las ineficiencias en los flujos de trabajo. Los productos de software ECM como Box pueden ayudar a las empresas a administrar mejor sus datos y minimizar los riesgos de seguridad.

Las grandes empresas suelen utilizar el software ECM para gestionar contenidos y procesos de forma profesional y digital.Por ejemplo, la compañía de seguros suiza Zurich, DEKA-Immobilien de Alemania o MED EL, un fabricante de productos electromédicos que también tiene su sede en Alemania, así como muchas otras corporaciones conocidas trabajan con Box. Según Box, más de 100.000 empresas en todo el mundo confían en Box y Box Cloud. El software ECM también puede ser utilizado por pequeñas y medianas empresas o usuarios privados. ECM Software es una solución flexible y personalizable que satisface las necesidades de cualquier empresa o usuario doméstico.

A diferencia del almacenamiento en la nube típico, el software ECM como Box ofrece una solución de software integral para la copia de seguridad de datos, la colaboración en red y los flujos de trabajo simplificados, tareas que las soluciones de almacenamiento en la nube típicas por sí solas no pueden realizar.

¿Cuáles son los beneficios de Box Cloud?

The Box Cloud es una nube de contenido. En la práctica, esto significa que no solo funciona como almacén de datos y respaldo de datos, sino que también se enfoca en trabajar juntos en los documentos de la empresa.Este enfoque de contenido innovador, en el que el foco está en el contenido y no en los documentos (archivos), es de particular interés para las empresas activas a nivel mundial.

Independientemente de si se trata de información de marketing sobre productos, contratos de compra, documentos de contrato del departamento de recursos humanos o imágenes y videos, todos estos documentos son muy relevantes para la organización de una empresa. Especialmente cuando diferentes divisiones en diferentes países trabajan con los mismos productos y servicios, es crucial que el mismo contenido esté disponible para todas las áreas. Esto no solo es importante debido a una identidad corporativa uniforme, sino que también ahorra costos que surgen. Box Cloud asegura que un almacenamiento de datos centralizado, digital y seguro esté disponible para todo el grupo de empresas.

Box Cloud también está diseñado para todo el ciclo de uso de contenido. Esto significa que cada archivo permanece en la plataforma y se puede editar y usar de forma conjunta, desde el almacenamiento inicial y la liberación de datos hasta la firma electrónica y la clasificación.

Como nube de contenido, el software ECM como Box con Box Cloud contribuye decisivamente a garantizar que los procesos se mantengan ágiles, que la información de cada división esté disponible y que los datos confidenciales de la empresa estén protegidos en todo momento.

¿Cuáles son los 3 valores añadidos más importantes del Box Cloud?

Como aplicación de software ECM, Box puede ayudar a varias divisiones corporativas a trabajar de manera eficiente y colaborativa. Sobre todo, los siguientes cuatro valores añadidos hablan a favor del uso de Box en empresas o para uso privado, que también es posible con Box Cloud:

1. Seguridad, cumplimiento y almacenamiento regional

En toda empresa hay una gran cantidad de datos que necesitan ser protegidos. Tanto la información personal del departamento de recursos humanos como los datos de productos del departamento de desarrollo o ventas deben estar seguros y protegidos contra el acceso no autorizado.Además, las empresas están obligadas a cumplir con los requisitos de cumplimiento y las normas de protección de datos en el respectivo país de uso. Para Alemania, esto significa, entre otras cosas, cumplir con los requisitos del Reglamento General Europeo de Protección de Datos (GDPR).

Box Cloud impresiona en esta área con una arquitectura de seguridad profesional, controles de acceso que utilizan inteligencia artificial para detectar deficiencias de seguridad y un gobierno nativo de la nube que evita conflictos legales.

Los controles de seguridad Zero Trust integrados tienen como objetivo garantizar que cada usuario pueda identificarse de forma única antes de recuperar datos de la nube. Además, Box Cloud cuenta con la certificación FIPS 140-2. Utilizado por el gobierno de EE. UU. para módulos criptográficos, este estándar de seguridad define los requisitos para los módulos que realizan funciones criptográficas, incluidos los módulos que generan, usan o almacenan claves.Estos deben tener mecanismos de hardware y software a prueba de manipulaciones para evitar el acceso no autorizado a las claves y otros datos confidenciales.

Además, todos los archivos almacenados en Box Cloud cuentan con cifrado AES de 256 bits tanto en reposo como durante la transmisión. La función Box Shields también puede detectar y remediar fugas de datos y fallas de seguridad en tiempo real.

Importante: Box ofrece a sus clientes almacenar todos los datos regionalmente en Box Cloud. Esta opción permite que los datos de los usuarios alemanes se almacenen en servidores europeos de manera legalmente compatible, segura y de acuerdo con los requisitos del RGPD. La función Box Zones, que hace posible el almacenamiento regional, ofrece a los clientes alemanes y europeos el nivel más alto posible de protección de datos.

2. Cooperación en estructuras de equipo

En las grandes empresas, es común que los departamentos trabajen juntos a nivel internacional.Con Box Cloud, los equipos pueden trabajar juntos en cualquier lugar y sin importar el hardware, los sistemas operativos o el software en la nube. Esto es posible gracias a la perfecta integración de aplicaciones empresariales como Microsoft 365, Google Workspace, Teams o Zoom.

La integración de aplicaciones y la visualización de archivos en el entorno de trabajo de Box Cloud es fácil de usar e innovador para sus usuarios. Además de la opción de acceder a Box Cloud basado en la web a través del navegador web, también hay aplicaciones disponibles para sistemas operativos móviles comunes. La función Box Drive garantiza que se pueda integrar una unidad virtual en la computadora de escritorio a través del protocolo WebDAV, en la que también se puede guardar y compartir contenido.

3. Workflows y firmas electrónicas

Los tiempos en los que los empleados compartían documentos contractuales u otros documentos importantes en papel quedaron atrás.Hoy en día, las empresas trabajan con flujos de trabajo digitales, donde un contrato importante, por ejemplo, se puede ver, editar, clasificar y aprobar en línea desde su creación hasta su aprobación.

Las herramientas para la automatización del flujo de trabajo ofrecen la máxima usabilidad y comodidad y ayudan a agilizar los procesos de aprobación en las empresas. La función "Box Sign" también ofrece a los usuarios la opción de incorporar firmas electrónicas en documentos digitales y firmarlos digitalmente. Es posible enviar la firma digital desde Box o alternativamente desde otras aplicaciones comerciales como Salesforce o Microsoft 365 si están conectadas a Box Cloud.

¿Vale la pena Box Cloud también para usuarios particulares?

Con Box Cloud, los usuarios comerciales tienen acceso a una amplia gama de funciones para trabajar juntos de manera efectiva y utilizar Box no solo como almacenamiento o copia de seguridad de datos, sino también como una nube de contenido profesional.

Al mismo tiempo, Box Cloud también es interesante para usuarios privados, incluso si los usuarios individuales no pueden usar las diversas opciones y funciones de Box en detalle.

Para particulares, Box ofrece una interesante alternativa a las soluciones convencionales en la nube de Microsoft, Google o Apple con la tarifa gratuita de usuario único. Con 10 GB de espacio de almacenamiento gratuito y una carga máxima de 250 MB por archivo, el servicio en la nube ofrece una buena gama de funciones para usuarios privados que desean realizar copias de seguridad de archivos o imágenes de Office.

Box está limitado en las versiones del archivo, ya que solo se guarda la versión actual del archivo. El acceso a Box Cloud gratuito puede ser tanto móvil como estacionario. La integración de Microsoft 365 y Google Workspace también está incluida en la versión gratuita, por lo que Box Cloud también es adecuado para usuarios privados en cualquier caso.

Si necesitas más espacio de almacenamiento como usuario privado, puedes obtener hasta 100 GB de espacio de almacenamiento y la opción de cargar archivos de hasta 5 GB en el plan Personal Pro. Con una suscripción anual, los usuarios de Box Cloud pagan 9 euros al mes por la actualización.

¿Cuánto cuesta Box Cloud para las empresas?

Box Cloud ofrece a grandes corporaciones, medianas empresas y pequeños equipos comerciales ofertas individuales para cada necesidad. Con el plan anual Business Starter, que debe incluir al menos 3 usuarios, los equipos tienen acceso a hasta 100 GB de almacenamiento y la innovadora interfaz de usuario Box Cloud que garantiza la mejor usabilidad. Un equipo de 3 usuarios paga 13,50 euros al mes por acceder a la nube de Box en la tarifa Box más pequeña.

Las tarifas corporativas, que cuestan 13,50 EUR al mes por el paquete económico, contienen funciones adicionales que van más allá de la pura computación en la nube. Box Sign para firmas digitales, Box Relay para automatizar flujos de trabajo, filtros de búsqueda profesionales y muchas otras funciones de seguridad están disponibles para todos los usuarios, según el paquete.

En resumen, ¿cuáles son las ventajas de Box como proveedor de nube?

Box como software ECM profesional es una opción atractiva en general y es más que un simple almacén de datos o una herramienta de copia de seguridad de datos. Una característica importante es la capacidad de acceder a los archivos en Box Cloud desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.

Esto significa que los usuarios pueden trabajar en documentos o ver archivos desde su cuenta de Box, sin importar dónde se encuentren. Además, Box ofrece un alto nivel de seguridad con múltiples capas de protección y, según el paquete, varias funciones y herramientas en las áreas de seguridad y colaboración. Un importante valor agregado de Box es la opción de integrar una serie de aplicaciones de productividad populares en la nube de contenido, para que los equipos puedan trabajar de manera eficiente, profesional y con el menor desperdicio posible.