Adjunto de correo electrónico: necesita conocer estos consejos

Cómo enviar archivos adjuntos por correo electrónico

Abra el archivo adjunto de un correo electrónico: así es como funciona

Puede saber que un correo contiene un archivo adjunto por el clip en el encabezado. En Microsoft Outlook, el gráfico del clip se muestra directamente delante del nombre. Al hacer doble clic en el correo electrónico, puede ver los archivos adjuntos en el área superior. Estos se pueden abrir con otro doble clic. También es posible obtener una vista previa del archivo en Microsoft Outlook y en otros programas de correo electrónico comunes. Alternativamente, el archivo adjunto se puede guardar en el disco duro antes de verlo.

Para poder abrir el archivo adjunto de un correo electrónico, es esencial instalar un programa que pueda mostrar la extensión de archivo específica del archivo adjunto. Por ejemplo, si desea abrir un archivo docx, necesita la última versión de Microsoft Word o un programa gratuito como Open Office o LibreOffice. Si abre un archivo adjunto en otro software, inevitablemente se producirán errores de formato.

Extensiones de archivo comunes	Programa original	Software alternativo
Docx, doc	Microsoft Word	Oficina abierta, LibreOffice
RTF (formato de texto enriquecido)	Microsoft WordPad	Microsoft Word, oficina abierta
ODT (formato de documento abierto)	Oficina abierta, LibreOffice	Microsoft Word
XLSX, XLS	Microsoft Excel	Oficina abierta, LibreOffice
ODS (formato de documento abierto)	Oficina abierta, LibreOffice	Microsoft Excel
PDF (formato de datos portátil)	Lector de PDF de Adobe	Muchos procesadores de texto
EXE (ejecutable)	Microsoft Windows
MPG, MPEG, MP4	Programas de video de todo tipo
MP3	Programas musicales de todo tipo

Archivos adjuntos en correos electrónicos: cómo diferencia entre correos electrónicos reales y spam

Imagínese recibir un correo electrónico que supuestamente proviene de su compañía de energía local. En una inspección más cercana, contiene caracteres extraños y al mismo tiempo un archivo adjunto con un archivo con la extensión de nombre de archivo GIF.webp (Graphics Interchange Format). La pregunta surge inevitablemente: ¿Es el correo un mensaje autorizado o un correo no deseado con malware adjunto?

Incluso si el correo electrónico parece extraño debido a su formato, lo más probable es que no sea spam. La razón de la apariencia extraña es que su programa de correo no recibió el mensaje en el formato correcto. Por este motivo, el correo electrónico se muestra de forma incorrecta y con caracteres especiales inusuales. El fenómeno de los correos electrónicos incorrectos de remitentes confiables ocurre de vez en cuando:

Si el programa de correo del remitente procesa los datos incorrectamente o
No se utilizan sistemas Windows para enviar.
Hubo errores al transferir el mensaje a su buzón.

En cualquier caso, debe verificar objetivamente los correos electrónicos de remitentes confiables. Si el remitente, el asunto y el número de cliente coinciden con sus datos personales, el correo electrónico no debe contener una amenaza. Sin embargo, si observa enlaces rotos o direcciones de respuesta inusuales, es más seguro ponerse en contacto con el remitente y discutir el problema personalmente.

Integre archivos adjuntos en correos electrónicos: estas son sus opciones

Si envía correos electrónicos a destinatarios y desea enviar archivos importantes, documentos o una foto, esto es fácil de hacer. Primero, redacte el texto del correo electrónico, ingrese la dirección de correo electrónico del destinatario en el campo de dirección e inserte un asunto. Finalmente, encontrará los elementos del menú en Microsoft Outlook en la barra de menú en "Insertar":

Agregar archivo.
Agregar elemento.

Ambos elementos del menú contienen diferentes funciones.

En el elemento de menú "Adjuntar archivo" tiene la opción de adjuntar todo tipo de documentos que se encuentran en su disco duro o en el almacenamiento en la nube. Si desea integrar una entrada de calendario o su tarjeta de visita de Outlook en el correo electrónico, puede hacerlo con la entrada "Agregar elemento". Antes de enviar, asegúrese de haber seleccionado el archivo correcto. Con un clic en "Enviar", el destinatario recibe el archivo adjunto de correo electrónico además de su texto de correo electrónico.

En Thunderbird, puede enviar un archivo adjunto de manera similar. Si bien la estructura del menú difiere de la estructura de Microsoft Outlook, las opciones de archivos adjuntos son equivalentes. También puede seleccionar un archivo adjunto de correo usando el símbolo de clip a la derecha. En el siguiente paso, puede enviar el correo electrónico con el archivo adjunto.

Importante:

En general, los correos electrónicos nunca deben enviarse sin un mensaje, incluso si solo el archivo adjunto del correo electrónico es importante. Esto parece poco profesional y poco agradecido por el destinatario. Al mismo tiempo, un correo sin un mensaje o asunto puede clasificarse como spam y almacenarse temporalmente en la carpeta de spam. Debido a la medida de protección, el correo con archivos adjuntos importantes se puede perder.

A continuación, le mostramos cómo guardar un archivo adjunto confiable en su disco duro

Si recibe un correo con un archivo adjunto de correo confiable, puede abrirlo inmediatamente en el programa de destino o guardarlo temporalmente en su disco duro. Para hacer esto, proceda de la siguiente manera:

En Microsoft Outlook, haga clic en la "flecha hacia abajo" que está visible a la derecha del archivo adjunto. Se abre un campo con varias opciones. Seleccione la opción "Guardar como" y determine la carpeta en la que se debe guardar el archivo adjunto. Otras opciones importantes son imprimir rápidamente el archivo o previsualizarlo, lo que le permite ver el contenido sin abrir físicamente el archivo.
Después de guardarlo en la estructura de su carpeta personal, el archivo adjunto está disponible para su posterior procesamiento.

Propina:

Si no puede ver, abrir o guardar un archivo adjunto, esto puede deberse a una configuración de protección de datos incorrecta. Los usuarios del sistema operativo Windows 7 deben verificar su configuración en particular. Los clientes que utilizan una dirección de correo electrónico de Telekom en Windows 7 informaron que el problema se produjo después de que Telekom cambiara el acceso a su servidor de correo electrónico a una conexión de datos cifrada. En este caso, la configuración de las opciones de Internet de Windows 7 impidió el guardado de archivos cifrados.

La solución para cambiar la configuración de protección de datos radica en las opciones de Internet de Internet Explorer. Esto fue reemplazado en Windows 10 por el navegador Microsoft Edge.

Cambiar la configuración de privacidad en Internet Explorer

En Internet Explorer, haga clic en el botón de menú (la rueda dentada), luego haga clic en Opciones de Internet.
En la siguiente ventana, cambie a la pestaña "Avanzado" y desactive la opción "No guardar páginas encriptadas en el disco" en el área de Seguridad. Cierre la ventana haciendo clic en "Aceptar".

Como resultado, debería ser posible guardar los archivos adjuntos de su correo electrónico sin ningún problema. Este error no debería ocurrir con usuarios de Windows 10 y Microsoft Edge.

Envío de archivos adjuntos grandes: debe prestar atención a esto

Puede utilizar archivos adjuntos de correo electrónico para transportar archivos con grandes cantidades de datos. El proveedor de su dirección de correo electrónico especifica el límite con respecto al tamaño permitido de un correo electrónico o un documento adjunto individual. En los contratos de correo electrónico de pago, se pueden enviar 50 megabytes o hasta 100 megabytes de datos. Los proveedores de direcciones de correo electrónico gratuitas limitan el tamaño de los archivos adjuntos a 10, 20 o 25 megabytes. Como regla, los órdenes de magnitud especificados son suficientes para:

Archivos de texto,
pequeños videos o
Archivos de música

de esta manera, de buzón a buzón como archivo adjunto de correo.

Básicamente, los correos electrónicos con archivos adjuntos no deberían ser demasiado grandes. Esto se debe principalmente a razones técnicas. El tamaño de los correos electrónicos se establece internacionalmente en un máximo de 5 MB. Esto es comprensible si se tiene en cuenta que el programa de correo divide los correos electrónicos en paquetes de 256 KB cada uno.

El enrutador, que está conectado entre el dispositivo final y el proveedor, reduce los paquetes a un tamaño de menos de 1,5 KB. Esto significa que un archivo adjunto con 10 MB consta de más de 100 paquetes individuales. Estos se envían por separado y el destinatario los junta en el orden correcto. El sistema también clasifica los correos electrónicos con grandes cantidades de datos en el archivo adjunto como correo con virus o correo no deseado y los mueve a la carpeta de correo no deseado. Para evitar esto, los archivos adjuntos de los correos electrónicos generalmente no deben tener más de 5 MB.

También es esencial que el destinatario también tenga la capacidad de recibir archivos más grandes con su cuenta. Si este no es el caso, el correo electrónico será devuelto con una nota de error del proveedor informándole que se ha excedido el límite de envío.

Hay varias opciones alternativas para enviar archivos y volúmenes de datos más grandes:

Envíe varios correos electrónicos con archivos adjuntos que no excedan el límite del proveedor.
Guarde los archivos adjuntos del correo electrónico en un dispositivo de almacenamiento en la nube como Dropbox o OneDrive y solo envíe el enlace. A continuación, el destinatario puede cargar el archivo de forma independiente.
Comprime los archivos. Los programas como WinZip o WinRAR son ideales para esto. Convierte un archivo adjunto en un archivo ZIP y puede reducir el tamaño en un 50-80%.
Guarde archivos grandes con un filehoster como transfernow.net y deje que el destinatario los recupere. Aquí se pueden transferir entre 4 y 20 gigabytes.

Nota para los usuarios de Gmail:

Si el tamaño del archivo de un archivo adjunto supera los 25 MB, los documentos estarán disponibles a través de Google Drive. A continuación, se pueden llamar a través del acceso a Google Drive. Este procedimiento garantiza que también se transporten los archivos adjuntos de correo electrónico que superen el tamaño permitido.

Cifre la información privada en los archivos adjuntos: estas son sus opciones

Puede cifrar información o datos confidenciales de forma profesional con Microsoft Outlook. Antes de que sus datos se puedan cifrar de forma eficaz, primero debe solicitar un certificado de cifrado correspondiente del Centro de confianza de Microsoft. El cifrado de Outlook está estructurado criptográficamente. En la práctica, esto significa que tanto el remitente como el destinatario necesitan un certificado digital para poder utilizar la opción de cifrado en Outlook. Un certificado digital puede ser gratuito o de pago. Puede solicitarse a las autoridades de certificación y luego debe enviarse al destinatario del mensaje cifrado con anticipación. Con la ayuda del certificado digital, este último puede descifrar tanto el archivo adjunto del correo como el contenido del correo electrónico.

Además del cifrado basado en software mediante firma digital, los documentos se pueden proteger con una contraseña. Por ejemplo, si crea un archivo de Word en Microsoft Word, tiene la opción de protegerlo con una contraseña en cualquier momento. El destinatario necesita la contraseña para leer el archivo enviado. También puede utilizar este método para proteger un archivo del acceso no autorizado. Puede acceder al menú en Microsoft Word en:

Archivo> Información> Proteger documento.