Las listas de distribución son una función práctica en Outlook: si envía con frecuencia correo al mismo grupo de destinatarios, por ejemplo, los miembros de su grupo de trabajo, un equipo o incluso los miembros de un club, es recomendable utilizar Grup
Simplemente defina una lista de distribución que contenga todas las direcciones de correo de su grupo de trabajo, por ejemplo; en el futuro, solo tendrá que ingresar la lista de distribución en el campo Para de un correo electrónico, Outlook reemplazará automáticamente esta designación con las direcciones de correo electrónico correspondientes. cuando se envía el correo electrónico.
Si desea enviar el correo a otros destinatarios, simplemente agregue sus direcciones (separadas por punto y coma o comas) después del nombre de la lista de distribución.
Atención: Las listas de distribución también se pueden utilizar en el campo CC o CCO de un correo.
Cómo crear una nueva lista de distribución
Cómo crear una lista de distribución en tu Outlook con un grupo de contactos, por ejemplo con todos los miembros de un equipo de proyecto o con todos tus clientes:
1. Abra la carpeta / libreta de direcciones de Contactos de Outlook.
2. En Outlook hasta la versión 2007, llame Archivo → Nuevo → Lista de distribución o presione CTRL + MAYÚS + L. En Outlook 2010, haga clic en la pestaña empezar en el botón Nuevo grupo de contactos (el atajo de teclado también funciona).
3. Ingrese en el campo "Apellido" un nombre para la lista, por ejemplo "Clientes", "Cliente xyz", "Grupo de trabajo"; "Proyecto X".
Tenga en cuenta: Si ya existe una lista de distribución con este nombre en la libreta de direcciones, Outlook no muestra una advertencia, pero crea una segunda lista con el mismo nombre.
4. Haga clic en "Seleccionar miembros"(O en Outlook 2010 Seleccionar miembros → De los contactos de Outlook) para agregar contactos de la libreta de direcciones digital a la lista de distribución. Seleccione los contactos con un doble clic y cierre el diálogo de selección con OK. Si desea agregar direcciones de personas que no están en la libreta de direcciones, haga clic en Outlook hasta 2007 agregar nuevo y escriba las direcciones; en Outlook 2010, haga clic en Agregar miembros → Nuevo contacto de correo electrónico. Ingrese los datos y determine si el contacto debe agregarse a la libreta de direcciones.
5. Tan pronto como haya introducido todas las direcciones, haga clic en "Guardar y cerrar".
Ahora puede encontrar la lista de distribución en la carpeta Contactos; puede reconocerla allí por su nombre y el icono con las dos cabezas estilizadas.
Cómo enviar un correo electrónico a una lista de distribución
Tan pronto como se configure la lista de distribución, envíe un mensaje a todas las direcciones de la lista de la siguiente manera:
1. Escriba un mensaje nuevo que incluya el asunto. Luego haga clic en el botón Para. Si las direcciones no están en el campo A debe insertarse, haga clic en Cc respectivamente. Cco (entonces los destinatarios no verán las otras direcciones).
2. Seleccione la lista de distribución de la carpeta Contactos con un doble clic y cierre el cuadro de diálogo con "Aceptar".
3. Si el mensaje debe ir a otros destinatarios, simplemente agregue sus direcciones (separadas por punto y coma o comas) después del nombre de la lista de distribución.
Sólo cuando envía el correo electrónico Outlook reemplaza el nombre de la lista de distribución con las direcciones de correo electrónico que contiene.
Cómo editar y cambiar listas de distribución
De vez en cuando es necesario agregar más direcciones de correo electrónico a una lista de distribución o eliminar direcciones existentes. Para editar una lista de distribución, proceda como se describe a continuación.
1. Abra la carpeta Contactos.
2. Haga doble clic en el nombre de la lista de distribución deseada (puede reconocer las listas de distribución por el icono que muestra dos cabezas estilizadas).
3. Realice los cambios deseados: Para agregar contactos de la libreta de direcciones, haga clic en "Seleccionar miembros", para ingresar nuevas direcciones, haga clic en "Agregar nuevo". Puede eliminar las direcciones que ya no son necesarias mediante "Eliminar".
4. Cuando haya terminado, haga clic en "Guardar y cerrar".
Si desea editar una de las direcciones, ábrala en la carpeta Contactos y edite el contacto. Outlook obtiene las direcciones de correo de la libreta de direcciones.
Solo si no hay un contacto correspondiente, Outlook toma la dirección ingresada a través de "Agregar nuevo", que no puede editar en la lista de distribución.
