OneDrive: la nube de Microsoft para el trabajo en equipo profesional

Microsoft OneDrive del fabricante de software Microsoft es uno de los servicios de almacenamiento en la nube más populares. Como almacenamiento en línea, está integrado en Microsoft Windows y Microsoft Office de forma predeterminada y ofrece la posibilidad de compartir archivos y carpetas con otras personas de forma rápida y segura o abrir carpetas y documentos con diferentes dispositivos finales.

Este artículo proporciona una descripción general de cómo usar e instalar OneDrive y qué ventajas y desventajas tiene OneDrive sobre otros servicios de alojamiento de archivos.

¿Cómo funciona OneDrive?

OneDrive comenzó en 2007 como Windows Live Folders, cuyo nombre en código es SkyDrive. En ese momento, trabajar con servicios de almacenamiento en la nube aún estaba en pañales. Desde 2014, Microsoft ha estado operando el servicio bajo el nombre globalmente uniforme OneDrive. Con la nube de Microsoft, los archivos, documentos, fotos, videos y muchos más datos se pueden cargar y almacenar de forma centralizada a través de Internet en los servidores de Microsoft. Como resultado, los usuarios tienen acceso a su información con una amplia variedad de dispositivos finales.

¿Con qué dispositivos finales puede acceder a OneDrive?

Se puede acceder a Microsoft OneDrive a través de cualquier navegador web, la aplicación OneDrive o aplicaciones cliente.

Información: Una aplicación cliente es un programa computarizado que solicita y brinda servicios desde el servidor. Una arquitectura cliente-servidor es un modelo de prestación de servicios en el que una aplicación (el cliente) solicita y recibe un servicio proporcionado por otra aplicación (el servidor).

El servicio de almacenamiento de Microsoft funciona de manera similar a Dropbox o iCloud de Apple, donde los datos también se almacenan en servidores externos.

Si desea acceder a OneDrive, simplemente ingrese la dirección www.onedrive.com en el navegador de Internet. Tras unos instantes e introduciendo tus datos personales de acceso, podrás ver y editar tus propias carpetas y documentos.

Si OneDrive está vinculado correctamente a Windows, también encontrará la carpeta OneDrive en el árbol de directorios del Explorador y podrá transferir fácilmente archivos individuales a OneDrive.

Durante el trabajo diario con Microsoft Word, Excel o PowerPoint, también puede guardar archivos o carpetas completas en OneDrive de forma rápida y segura, ya que la nube también se puede vincular a Microsoft Office.

Además, la aplicación OneDrive también se puede cargar en dispositivos móviles, como un teléfono móvil o una tableta, y se puede acceder a los datos personales.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de OneDrive?

El almacenamiento en los servidores de Microsoft tiene ventajas y desventajas. Las principales ventajas incluyen la velocidad de recuperación y uso compartido de archivos y carpetas y la seguridad de los datos. No importa qué dispositivo final se utilice para acceder a OneDrive, los documentos se pueden leer, editar y compartir rápidamente. Al mismo tiempo, guardar en servidores externos es más seguro que guardar en servidores personales, como el proveedor Nextcloud. Microsoft y otros fabricantes conocidos anuncian granjas de servidores modernas y seguras que los piratas informáticos y otras personas no autorizadas no pueden descifrar.

Una gran desventaja de OneDrive y muchas otras soluciones de almacenamiento en la nube es el hecho de que los usuarios entregan sus datos sin control. En la mayoría de los casos, la ubicación de los documentos cargados en OneDrive es Estados Unidos. Recientemente, Microsoft también ha ofrecido ubicaciones de almacenamiento alemanas o europeas como alternativa. Sin embargo, los usuarios pierden la soberanía sobre sus datos y deben tener en cuenta que las autoridades de EE. UU. tienen derecho a acceder a la cuenta en caso de sospecha. OneDrive ya establece en sus términos de uso que los datos y archivos de los clientes se examinan de forma automatizada para descubrir actos delictivos.

Esto es un problema, especialmente para las empresas europeas que usan OneDrive para los negocios, ya que contradice los requisitos del Reglamento General Europeo de Protección de Datos. El RGPD protege explícitamente los datos personales de los clientes y es más estricto que la protección de datos en los EE. UU.Si no desea que sus propias fotos, archivos o carpetas se revisen y escaneen de forma anónima, debe usar una solución en la nube que no sea OneDrive.

¿Cuánto almacenamiento ofrece OneDrive gratis?

Microsoft OneDrive ofrece 5 gigabytes de espacio de almacenamiento en su función gratuita. Aunque un OneDrive virtual de 5 GB puede almacenar una gran cantidad de datos, el espacio de almacenamiento es finito. Sobre todo, los usuarios que utilizan OneDrive como nube de fotos o para guardar vídeos alcanzan rápidamente sus límites.

¿Cuánto cuestan las extensiones?

El espacio de almacenamiento gratuito de OneDrive se puede ampliar hasta un total de 100 GB por 2 euros al mes.

Cualquiera que tenga una suscripción de Microsoft Office 365 o que obtenga una suscripción única de Microsoft 365 no solo obtiene todas las aplicaciones de Office como Excel o Word, sino también 1 TB de espacio de almacenamiento para la nube de OneDrive.

Si es necesario, esta memoria se puede aumentar gradualmente en terabytes adicionales. El coste de 2 TB de almacenamiento es de 69 euros al año o 7 euros al mes. Como alternativa, las familias pueden suscribirse a Microsoft 365 Family y usar 6 terabytes de almacenamiento. Los costes en esta variante de suscripción son 99 euros al año o 10 euros al mes.

¿Cuál es la diferencia entre OneDrive y OneDrive para empresas?

Microsoft OneDrive for Business es la oferta empresarial en la nube de Microsoft y es ideal para todas las empresas que desean trabajar en equipo en un entorno de nube. Con OneDrive for Business, todos los miembros del equipo trabajan en un entorno unificado y comparten archivos de Microsoft Teams y SharePoint. De esta forma, los datos en Microsoft 365 se pueden editar sin problemas en un equipo y compartir en la oficina o mientras se desplaza. También es posible en OneDrive for Business sincronizar carpetas, archivos y documentos completos.

Con Microsoft OneDrive for Business, los administradores se benefician de extensos informes de sincronización, de modo que se puede rastrear en cualquier momento qué empleado ha editado qué archivo. La configuración de seguridad de OneDrive for Business conduce a un alto nivel de transparencia y seguridad de datos. Los costes varían en función de las funciones seleccionadas y oscilan entre 4,20 EUR y 10,50 EUR por usuario al mes.

¿Cómo configurar OneDrive en Windows 10 y Windows 11?

Microsoft OneDrive se puede configurar en dispositivos fijos y móviles con solo unos pocos clics. Los usuarios de los sistemas operativos Windows 10 y Windows 11 tienen la ventaja de que la aplicación ya está preinstalada. Lo mismo se aplica a los usuarios de Microsoft Office 365, ya que la compra de la suscripción también activa OneDrive.

El requisito previo para usar OneDrive es una cuenta de OneDrive activada. Para configurar esto, navegue a la siguiente dirección en su navegador: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage.

En el primer paso, haga clic en "Registrarse gratis" e ingrese su dirección de correo electrónico personal y una contraseña de su elección. Después de registrarse, recibirá un correo electrónico de confirmación con un enlace de verificación de Microsoft en su bandeja de entrada de correo electrónico. Después de hacer clic en el enlace de verificación, OneDrive está configurado y listo para comenzar a almacenar sus archivos y carpetas.

¿OneDrive también se puede usar con Apple?

También puedes usar OneDrive en MacOS. Aunque Mac y MacBook funcionan mejor con el propio iCloud de Apple, OneDrive se puede instalar a través de un cliente que se puede descargar desde la App Store de Apple para macOS. OneDrive se puede abrir a través del "Buscador" después de la instalación. Utiliza OneDrive a través de una aplicación específica en dispositivos móviles Android e iOS. Esto se puede descargar e instalar de forma gratuita desde AppStore de Apple o Play Store de Google.

Los usuarios de Linux y Ubuntu no pueden encontrar un instalador oficial de OneDrive. OneDrive todavía se puede configurar a través de Terminal y, una vez configurado, funcionará como una unidad de almacenamiento en la nube sin ningún problema.

¿Cómo configurar OneDrive en una computadora con Windows?

Si desea usar OneDrive en su PC con el sistema operativo Windows 10 o Windows 11, no tiene que hacer mucho porque la aplicación ya está preinstalada. Busque "OneDrive" en el menú de inicio de Windows e inicie el programa con un doble clic.

Puede iniciar el programa haciendo doble clic en "Abrir" . Después de eso, haz lo siguiente:

• Ve al icono de la nube y selecciona "Configuración" .
• En la ventana recién abierta, haga clic en "Cuenta" ->"Agregar cuenta" .
• En el siguiente paso, ingrese la dirección de correo electrónico y la contraseña de su cuenta de Microsoft. Luego haga clic en Siguiente.
• Ahora puedes elegir si quieres usar una cuenta premium con más espacio de almacenamiento o quedarte con la versión básica con un espacio de almacenamiento de 5 GB.

¿Cómo acceder al directorio de carpetas en OneDrive?

OneDrive se integra en el directorio de carpetas en Explorer después de la instalación en computadoras MacOS y Windows. De forma predeterminada, la carpeta OneDrive se denomina "Nombre de usuario" seguido de la etiqueta "OneDrive" . La nube de Microsoft actúa como una unidad independiente en la computadora en la que se puede hacer clic y abrir. Los archivos y las carpetas también se pueden mover fácilmente a OneDrive usando arrastrar y soltar y sincronizar automáticamente. Acceder a OneDrive desde dispositivos móviles a través de la aplicación o el navegador es igual de fácil.

Todo lo que guarde en la carpeta OneDrive desde la configuración inicial se cargará en la nube. Está automáticamente en la nube y, después de una breve sincronización, todos los demás dispositivos en los que tiene OneDrive instalado pueden verlo.

Consejo: normalmente, OneDrive sincroniza todos los datos automáticamente. Sin embargo, algunos usuarios informan que la sincronización automática es propensa a errores. En este caso, navegue hacia el lado derecho de su barra de tareas y busque el icono de OneDrive, que puede reconocerse por una nube azul. En el siguiente paso, haga clic con el botón derecho en el icono de OneDrive y active manualmente la sincronización.

¿Cómo compartir datos con otros en OneDrive?

Una de las principales ventajas de OneDrive y de los servicios de almacenamiento en la nube en general es la opción de compartir archivos o carpetas con otras personas. Ya sea un documento de Word, un archivo de Excel o fotos y videos, los amigos, familiares o colegas pueden acceder a los archivos con solo unos pocos clics. Para ello, debe iniciar sesión en OneDrive y definir qué archivos o carpetas desea compartir.

Por ejemplo, si desea compartir una imagen que está en su computadora, haga clic en la imagen y seleccione "Compartir" en el menú de OneDrive en la parte superior derecha.

A continuación, puede especificar en la ventana de selección que se muestra si los destinatarios solo pueden ver el archivo o también editarlo. Las personas pueden realizar cambios en el archivo original en la opción "Permitir edición" .

Vaya a "Correo electrónico" y luego ingrese las direcciones de correo electrónico o los nombres (si también usan OneDrive) de las personas con las que desea compartir los documentos. Si lo desea, puede agregar un mensaje y luego iniciar el proceso de aprobación. También es posible distribuir los datos a través de Facebook, Twitter o LinkedIn. También puede copiar el enlace al archivo OneDrive a través de la opción "Obtener enlace" y reenviarlo a sus contactos a través de WhatsApp o Signal, por ejemplo.También se puede introducir una fecha de caducidad para los documentos liberados. Similar a compartir fotos, comparte carpetas enteras con otros.

Consejo: Debajo de los íconos "Información" y "Administrar acceso" , puede ver qué carpetas y archivos se han compartido con quién.

¿Cómo cifrar datos en OneDrive?

En casos excepcionales, las fugas de datos también pueden ocurrir con los proveedores de la nube. Por ejemplo, en un caso de 2014, los piratas informáticos lograron piratear iCloud de Apple y robar datos confidenciales. Por este motivo, los datos personales, como los datos de pago y la información bancaria, deben almacenarse de forma cifrada en la nube de OneDrive. Un software de cifrado recomendado es Boxcryptor. Si solo hay una pequeña cantidad de datos confidenciales, también puede usar la bóveda personal, que es particularmente segura en OneDrive.

¿Qué es la nube de Samsung?

Samsung Cloud era un servicio de sincronización y almacenamiento en la nube ofrecido por Samsung. Permitió a los usuarios realizar copias de seguridad y sincronizar sus datos en múltiples dispositivos Samsung. Samsung Cloud se integró con OneDrive en marzo de 2019

Samsung Cloud ofrecía varias funciones, incluida la capacidad de realizar copias de seguridad de los datos de los dispositivos Samsung, sincronizar los datos en varios dispositivos y acceder a los datos almacenados a través de un navegador web. Samsung Cloud también permitió a los usuarios compartir archivos con otros usuarios de Samsung y ofreció 5 GB de almacenamiento gratuito para los propietarios de dispositivos Samsung elegibles.

La integración de Samsung Cloud en OneDrive tenía dos importantes ventajas para los usuarios. A partir de marzo de 2019, los usuarios pueden disfrutar de todas las funciones de OneDrive, incluidos 15 GB de almacenamiento gratuito, en sus dispositivos Samsung.Además, sus datos se transfirieron automáticamente a OneDrive. Samsung Cloud ya no está disponible como servicio independiente a partir de 2019 y está totalmente integrado con OneDrive.

Conclusión: OneDrive es una buena alternativa a Dropbox o iCloud

OneDrive es un servicio de almacenamiento en la nube fácil de usar y ofrece a los usuarios acceso a los archivos almacenados a través de diferentes dispositivos finales. El espacio de almacenamiento de 5 GB es gratuito. Las actualizaciones de almacenamiento de pago cuestan desde 2 euros al mes. Como alternativa, los usuarios pueden suscribirse a Microsoft Office 365 y beneficiarse de hasta 2 TB de almacenamiento.

OneDrive ya está integrado en la estructura de carpetas de las computadoras con Windows y la nube también se puede configurar fácilmente en el iMac. La aplicación se puede instalar como una aplicación en los sistemas operativos móviles. Además, se puede acceder a la nube a través del navegador en todos los dispositivos finales.

Los usuarios pueden compartir, editar y compartir fotos, documentos y otros archivos con otros usuarios a través de OneDrive. Siempre eres el "maestro de tus datos" y puedes elegir si otros usuarios pueden ver los datos o editarlos y cambiarlos.

Una gran desventaja de la nube de OneDrive, que también afecta a otros servicios de almacenamiento conocidos, es el almacenamiento externo de datos en servidores en el extranjero. La ubicación de almacenamiento de los datos de OneDrive es principalmente EE. UU. Por lo tanto, los datos están sujetos a las normas de protección de datos aplicables en los respectivos estados. Teóricamente, si los datos se almacenan externamente, también existe la posibilidad de que los piratas informáticos puedan acceder a los datos o contraseñas y robar datos personales. Para maximizar la seguridad de sus propios datos, puede cifrar sus propios archivos antes de cargarlos en la nube. Si desea estar completamente seguro, debe elegir otro proveedor que básicamente almacene datos en servidores europeos.