4 formas de proteger documentos de Word

Cómo configurar un documento de solo lectura

Una y otra vez, muchos autores diferentes en un equipo de proyecto trabajan juntos en un documento de Word. Hay varias opciones para proteger los documentos de Word, de modo que solo se realicen los cambios y ediciones que se hayan acordado conjuntamente. También puede evitar la pérdida de archivos de Word debido a errores operativos o problemas de hardware siguiendo pasos específicos de copia de seguridad.

Guardar y proteger documentos de Word: por qué es tan importante

Trabajar con el programa de procesamiento de textos de Microsoft Word se ha convertido en una parte integral de la vida cotidiana tanto profesional como privada. Word es uno de un conjunto de programas que se originó en tareas comunes de oficina y se publicó por primera vez con el nombre de Microsoft Office.

Microsoft actualiza periódicamente las versiones de los programas de Office con nuevas funciones útiles. Con el conocimiento previo adecuado del manejo de Word, Word puede individualizarse por un lado y expandirse con complementos de Word por el otro. También tiene la opción de establecer específicamente la compatibilidad de las versiones de Word y proteger sus archivos de texto.

Los documentos de Word deben protegerse, especialmente en asuntos importantes. No solo la pérdida imprevista por olvido de guardar, sino también el procesamiento por parte de terceros no autorizados provoca inconvenientes evitables. Además, el daño o la pérdida de documentos de Word debido a problemas de hardware también se pueden evitar con el cuidado y la previsión adecuados.

Ahorrar de forma fácil: no vuelva a perder archivos de Word con 4 trucos

En el área de tareas de Word hay, dependiendo de la versión, opciones diferentes pero igualmente efectivas para realizar copias de seguridad de documentos de Word.

Además del clásico proceso de guardado con la combinación de teclas "CTRL + S" o en las pestañas "Archivo" y "Guardar como", Word ofrece otras opciones elegantes para proteger un documento.

1. Guarde todos los documentos cómodamente con un clic del mouse

Dependiendo de la versión de Word utilizada, todos los documentos abiertos en un momento dado se pueden guardar a la vez. Ya no corre el riesgo de olvidar accidentalmente un archivo de texto y perder sus ediciones.

Si bien Word 2003 y las versiones anteriores ejecutan dicho comando mediante un método abreviado de teclado, guardar todos los documentos en versiones más recientes requiere la adición de la configuración del botón.

2. Realice una copia de seguridad automáticamente con una copia de seguridad local

También existe la opción de trabajar con copias de seguridad. Una vez más, depende de la versión de Word utilizada. Sin embargo, siempre existe la opción de configurar la "copia de seguridad automática". Esto funciona con una copia de seguridad del documento o con recuperación automática.

En la primera variante, una copia del archivo de Word guardado una vez con la extensión WBK se crea en la computadora tan pronto como se procesa el documento original. Si el documento original se daña o se pierde durante el procesamiento, se puede utilizar la copia.

La instalación de esta función en segundo plano requiere menos clics del mouse y difiere ligeramente entre Word 2007 o versiones más recientes y anteriores. Después de unos pocos clics, Word creará copias de seguridad automáticas permanentes y lo protegerá de la pérdida de datos.

3. Word se encargará de la copia de seguridad del archivo con recuperación automática

La recuperación automática también es una función de Word que ayuda a proteger sus archivos de texto. Si bien los archivos de respaldo correspondientes para 2007 y posteriores se configuran manualmente usando la función de restauración automática en "Extras" u "Opciones de Word", las versiones más recientes contienen un botón específico en el botón.

Después de activar la función una vez, se crean archivos de respaldo para cada documento de Word creado a continuación sin más acciones. Los usuarios de versiones de Word más recientes encontrarán el control de "guardado automático" directamente debajo de "Inicio" en el área superior izquierda de la barra de tareas. La protección automática se activa moviendo el controlador hacia la derecha. Sin embargo, en unos pocos pasos aún puede personalizar el intervalo en el que se carga una copia:

1. Seleccione "Archivo" y haga clic en "Opciones".

   

2. Haga clic en "Guardar" en el lado izquierdo de la ventana.

   

3. Y configure el tiempo deseado en "Información de Autorrecuperación cada XY minutos".

   

4. Compruebe si ha marcado las dos marcas de la izquierda delante de la línea de texto y confirme su entrada haciendo clic en "Aceptar".

Independientemente de la forma que elija, Word lo respalda de manera confiable en la protección de todos los documentos.

4. Evite la pérdida de datos: vuelva a encontrar fácilmente textos de Word no guardados

También puede suceder que cierre accidentalmente un documento de Word después de haberlo editado durante mucho tiempo sin guardarlo mientras tanto. No ha guardado específicamente ninguno de los cambios realizados con la función "Guardar como". En gran medida, esto no plantea problemas, ya que Word 2010 y versiones posteriores almacenan documentos que se pensaba que se perdían en segundo plano durante varios días.

Encontrará el documento de Word en "Archivo", "Administrar versiones" y "Restaurar documentos no guardados". Aquí encontrará información sobre cómo restaurar documentos no guardados. Los textos generados generalmente no están en su estado final, pero generalmente se ahorran muchos pasos de trabajo de la nueva producción completa. Las cosas básicas como el formato generalmente se conservan.

Protección contra escritura para documentos y secciones: configure contraseñas en Word

Particularmente cuando se trabaja en equipos de proyectos, surgen documentos complejos y, a veces, de varias partes. Se pueden establecer contraseñas para proteger estos documentos de Word del acceso no autorizado y cambios no autorizados. Solo aquellos que están en posesión de la contraseña correcta y actual tienen derecho a editar el documento de texto. A continuación, se explica cómo guardar un documento en modo de solo lectura para todas las versiones desde Word 2010 en adelante.

1. Vaya a "Información" en "Archivo".

   

2. Haga clic en "Proteger documento" y seleccione "Cifrar con contraseña" en el menú desplegable.

   

3. Ingrese la contraseña deseada en el campo provisto y confirme su entrada.

   

Un consejo importante es escribir la contraseña en un lugar seguro. Porque si no tienes la contraseña, también tienes prohibido editar el documento original. Entonces solo se abre la versión protegida contra escritura.

Las áreas de documentos individuales también se pueden proteger con contraseña. Si solo cambia ciertos pasajes en un grupo de trabajo, pero otros ya están en su versión final, esto puede ser muy útil.

Propina: Por cierto, puede eliminar la protección del documento repitiendo los pasos anteriores y dejando solo el campo de la contraseña en blanco. En lugar de cifrar el documento, lo descifra, pero el proceso sigue siendo el mismo. A continuación, se puede volver a abrir sin autorización de acceso especial.

Proteger documentos de Word: restringir la edición y el acceso en Microsoft Word

En "Archivo" e "Información" también encontrará otras formas de proteger el documento. Por ejemplo, tiene la opción de restringir la edición o el acceso.

Si restringe la edición, se puede determinar una selección de cambios permitidos e inadmisibles:

• ¿Se pueden escribir, responder o atender los comentarios?
• ¿Se pueden usar ciertos estilos y otros no?
• ¿Qué formato se debe dar a los encabezados, cuál debe ir con texto continuo?

Tú decides qué elementos y aspectos de tu documento de texto se pueden modificar de qué manera.

Sin embargo, si se retiran los derechos de acceso a los empleados de un equipo de proyecto, con la excepción de unos pocos, los derechos de acceso también se pueden individualizar. Todo lo que tiene que hacer es ingresar la afiliación de la organización o los nombres de las personas autorizadas relevantes en el área "Proteger documento". Los compañeros restantes están excluidos de la edición de un documento de Word a partir de este momento. Esto es particularmente útil para los aspectos relevantes para la protección de datos.

Conclusión: proteger documentos de Word, muy fácil gracias a los trucos adecuados

Los documentos de Word se pueden proteger en varios niveles: antes, durante y mucho más allá de su finalización. Hay opciones para restaurar documentos que se cree que se han perdido y para crear copias de seguridad automáticamente.

Además, se pueden crear documentos de solo lectura y se pueden definir aspectos como el tipo de tratamiento permitido o la autorización de acceso. Con los trucos adecuados, ya no perderá documentos de Word, ya sea en un contexto privado o profesional.

Preguntas más frecuentes

¿Qué opciones existen para proteger los documentos de Word?

Por un lado, tiene la opción de guardar todos los documentos con un clic del mouse, crear copias de seguridad automáticas y restaurar automáticamente versiones anteriores y archivos de Word que se pensaba que se habían perdido. Por otro lado, los documentos de solo lectura se pueden crear desde el principio y también se puede restringir la edición y el acceso.

¿Cómo se protegen los documentos con contraseña?

Para asignar una contraseña a un documento, proceda de la siguiente manera:

1. En el botón de inicio, haga clic en "Archivo" y luego en "Información".
2. Vaya a "Proteger documento" y seleccione "Cifrar con contraseña" en el menú desplegable.
3. Ingrese la contraseña y confírmela.