Al hacer una copia de seguridad del archivo PST a más tardar, muchos usuarios de Outlook se preguntan qué tan grande es el archivo, a pesar de que limpian regularmente su bandeja de entrada. Lo que muchos desconocen: la carpeta "Elementos enviados" también suele ser una gran "pieza de datos".
Si, como se recomienda, almacena copias de todos los mensajes enviados en la carpeta OBJETOS ENVIADOS (o en Outlook 2010 en la carpeta ELEMENTOS ENVIADOS), Outlook no solo guarda los correos electrónicos sino también copias de los archivos que ha enviado en esta carpeta. De esta manera, tiene estos archivos dos veces en su disco duro: en la carpeta respectiva desde la que los obtuvo en el correo electrónico y en el archivo PST de Outlook. No solo es una pérdida de espacio, Outlook también se vuelve más lento cuanto más grande es el archivo PST. Por lo tanto, no solo debes limpiar tu bandeja de entrada, sino también las copias de los mensajes enviados.
¿Cuánto espacio ocupan los correos electrónicos que envías?
Para saber cuánta memoria están usando los correos electrónicos y los archivos adjuntos que envía, haga lo siguiente:
- Haga clic con el botón derecho en CARPETAS PERSONALES en la lista de carpetas o, en Outlook 2010, en una de las carpetas personales.
- En Outlook 2007 o anterior, use el comando PROPIEDADES PARA "CARPETA PERSONAL", en Outlook 2010 el comando PROPIEDADES DEL ARCHIVO DE DATOS.
- En la pestaña GENERAL, haga clic en el botón TAMAÑO DE CARPETA.
- Puedes ver qué tan extenso es el contenido de la carpeta ELE-MENTS ENVIADOS en la línea correspondiente. Además, tome nota de qué otras carpetas también contienen una gran cantidad de datos.
- Cierra los diálogos.
Ahora abra la carpeta OBJETOS ENVIADOS. Para que todos los correos electrónicos grandes se muestren juntos, es mejor ordenarlos por la columna TAMAÑO.
Eliminar archivos adjuntos
Ahora revise los correos electrónicos y elimine los archivos que ya no necesita. O puede guardar archivos en el disco duro que están en Outlook pero que ya no están en el sistema de carpetas de su disco duro.
En Outlook hasta la versión 2007, debe abrir todos los correos electrónicos para eliminar los archivos adjuntos; no puede eliminar los archivos adjuntos en la vista previa en el área de lectura.
- Por lo tanto, abra el primer archivo cuyos archivos adjuntos desee eliminar.
- Luego seleccione los archivos adjuntos, haga clic en ellos con el botón derecho del mouse e invoque el comando BORRAR.
- Cierre el correo electrónico.
- Responda la pregunta de seguridad sobre si los cambios deben guardarse con SÍ.
Repita los pasos 1 a 4 para el siguiente correo electrónico. En Outlook 2010, finalmente es posible eliminar archivos adjuntos en la vista de lectura sin tener que abrir el correo electrónico primero:
- Seleccione el correo electrónico en la bandeja de entrada.
- Luego, haga clic con el botón derecho en el archivo adjunto que se eliminará en la vista previa a continuación o junto a la lista de correo electrónico. Si el correo electrónico contiene varios archivos adjuntos, marque los archivos a eliminar con CTRL y un clic del mouse o haga clic en el primer archivo, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en el último archivo. Luego haga clic en uno de los archivos seleccionados con el botón derecho del mouse.
- Llame al comando QUITAR PLANTA.
- Confirme la consulta de seguridad con ELIMINAR PLANTAS.
- Continúe con el siguiente correo electrónico.
Para que Outlook realmente libere el espacio ocupado por los datos eliminados en el archivo PST después de la acción de eliminación, ahora debe comprimir la carpeta personal:
- Haga clic con el botón derecho en la carpeta personal en la lista de carpetas y seleccione el comando PROPIEDADES PARA "CARPETA PERSONAL" o, en Outlook 2010, PROPIEDADES DEL ARCHIVO DE DATOS.
- Haga clic en AVANZADO.
- Haga clic en COMPRIMIR AHORA. El proceso puede tardar algún tiempo después de una eliminación extensa. Una vez finalizado el proceso de compresión, Outlook simplemente cierra la ventana sin mostrar un mensaje de éxito.
- Cierra los diálogos.
