No necesita necesariamente un software de sincronización si desea mantener sus correos electrónicos actualizados en dos o más PC. Solo debe tener cuidado con la configuración de la cuenta y configurar una o dos reglas con el asistente de reglas.
Como sabe, puede utilizar varios ordenadores para acceder a su buzón en el servidor de correo, por ejemplo en GMX o Web.de, y para comprobar sus correos electrónicos. Incluso es posible utilizar diferentes programas de correo electrónico en las computadoras, además de Outlook en la oficina, por ejemplo, Windows Mail en la PC privada o incluso el programa de correo electrónico en una Mac. Lo importante es qué correo electrónico mail: protocolo que utiliza para comprobar su correo electrónico: POP3 o IMAP.
Con cuentas de correo electrónico gratuitas con GMX, Web.de, Google, etc., está configurado para el protocolo POP3; con los proveedores de servicios de correo electrónico de pago, a menudo puede elegir entre POP3 e IMAP. POP3 se remonta a la época en que el espacio de almacenamiento en los servidores era limitado y, por tanto, valioso. Esta es la razón por la que los programas de correo electrónico como Outlook están preestablecidos de tal manera que eliminan los correos electrónicos del servidor tan pronto como los haya recuperado a través de POP3 y los haya guardado en la PC.
De esta manera, solo puede recuperar cada correo electrónico una vez. Sin embargo, esto se puede evitar si cambia la configuración de sus cuentas de correo electrónico e indica a Outlook en cada una de sus PC que no elimine los correos electrónicos del servidor de correo después de que se hayan recuperado.
Puede leer cómo hacer esto en la siguiente sección. El protocolo IMAP tiene la ventaja de que los correos electrónicos permanecen en el servidor de correo en cualquier caso, independientemente de la frecuencia con la que acceda a ellos y de la configuración de la cuenta en Outlook. Solo cuando elimine explícitamente los correos electrónicos del servidor de correo con Outlook, dejarán de existir allí.
Evitar la eliminación de correos electrónicos de POP3
Si (tiene que) utilizar POP3 como protocolo de transmisión, pero desea comprobar los correos electrónicos con dos o más PC, proceda de la siguiente manera:
- Llame al comando EXTRAS >> CUENTAS DE CORREO ELECTRÓNICO o EXTRAS >> AJUSTES DE CUENTA en Outlook en su PC (por ejemplo, en la oficina).
- En Outlook 2003 o anterior, especifique que desea VER O EDITAR CUENTAS DE CORREO ELECTRÓNICO EXISTENTES y haga clic en SIGUIENTE. En Outlook 2007, vaya al paso 3.
- Seleccione su cuenta de correo electrónico y haga clic en CAMBIAR.
- Haga clic en MÁS AJUSTES.
- En la pestaña AVANZADO, habilite la opción DEJAR TODOS LOS MENSAJES EN EL SERVIDOR.
- Para que el buzón en el servidor de correo no se desborde, active la opción ELIMINAR DEL SERVIDOR DESPUÉS … DÍAS e ingrese un período de tiempo adecuado.
- Cierre el cuadro de diálogo y haga clic en SIGUIENTE para volver al cuadro de diálogo del paso 3.
- Si ha configurado otras cuentas de correo electrónico en Outlook y desea consultarlas con otra PC, repita los pasos 3 a 7 para estas cuentas.
- Una vez que haya terminado, haga clic en FINALIZAR.
- Repita los pasos del 1 al 9 en la segunda PC (por ejemplo, en casa).
Si está utilizando Windows Mail o Outlook Express en lugar de Outlook en su PC en casa, cambie la configuración de la cuenta en su programa de correo electrónico privado de la siguiente manera:
Llame al comando EXTRAS >> CUENTAS. Seleccione su cuenta y haga clic en PROPIEDADES. En la pestaña AVANZADO, habilite la opción DEJAR TODOS LOS MENSAJES EN EL SERVIDOR. Ingrese el número de días después de los cuales se deben eliminar las copias del servidor.
Copias de los correos electrónicos enviados
De la manera descrita, se asegura de recibir los correos electrónicos recibidos en ambas PC. Si también desea copias de todos los correos electrónicos en ambas PC que haya enviado en una de las dos PC, haga que le envíen una copia de este correo electrónico a su propia dirección. Puede automatizar esto con una regla:
- Abra el módulo de correo electrónico.
- Llame al comando EXTRAS >> REGLAS Y NOTIFICACIONES (Outlook desde 2003) o EXTRAS >> ASISTENTE DE REGLAS (versiones anteriores de Outlook).
- En la pestaña REGLAS DE CORREO ELECTRÓNICO, haga clic en NUEVA REGLA (o NUEVA en Outlook antes de la versión 2003) y seleccione CREAR REGLA SIN PLANTILLA.
- Seleccione VERIFICAR MENSAJES DESPUÉS DEL ENVÍO y haga clic en SIGUIENTE.
- Active la opción SÓLO EN ESTA COMPUTADORA en la ventana superior y haga clic en SIGUIENTE.
- Ahora encienda en la ventana superior COPIAR ESTO A UNA PERSONA / LISTA DE DISTRIBUCIÓN (Cc).
- En la ventana inferior, haga clic en la LISTA DE UNA PERSONA / DISTRIBUCIÓN subrayada en azul. Seleccione su dirección de correo electrónico.
- También encienda NO APLICAR OTRAS REGLAS. Haga clic en Finalizar.
- Cierre el cuadro de diálogo con Aceptar. Outlook continúa creando automáticamente copias de todos los correos enviados en la carpeta "Elementos enviados". Si quieres evitar que esto suceda en el futuro, llama al comando EXTRAS >> OPCIONES >> OPCIONES E-MAIL y desactiva la opción GUARDAR COPIAS DE MENSAJES EN LA CARPETA "OBJETOS ENVIADOS".
