Compartir presentaciones: exportar contenido a PowerPoint

Transmitir presentaciones con video y audio

Independientemente de si necesita una presentación para una cita con el cliente o si desea que la presentación esté disponible para los participantes de su capacitación en línea después: si pasa una presentación de PowerPoint, debe asegurarse de exportar la presentación correctamente para que todo el audio sea también disponible - y los archivos de video se comparten. Después de todo, sería molesto si a su presentación le faltaran elementos críticos.

Para que ni siquiera tenga que pensar si todos los elementos están realmente incluidos en la transferencia o si su presentación se puede reproducir en una computadora de terceros en la que Microsoft PowerPoint puede no estar instalado en absoluto, por ejemplo, en una Mac. puedes prepararte. Existen diferentes opciones dependiendo de si está trabajando con una versión anterior de PowerPoint o Microsoft 365.

Cuanto más nueva sea su versión de PowerPoint, más conveniente será compartir archivos

Con versiones anteriores de PowerPoint, los elementos multimedia también deben guardarse en una presentación y también transmitirse. Para hacer esto, se debe crear un enlace entre la presentación y la carpeta con los elementos de video o audio. Sin embargo, los elementos también se pueden incrustar en la presentación con solo unos pocos clics, para que no tengan que enviarse por separado.

Es más fácil con las presentaciones de PowerPoint más nuevas. Por ejemplo, si usa PowerPoint a través de Microsoft 365, puede almacenar sus presentaciones en la nube. Allí puede recuperarlo en cualquier momento y compartirlo con otros, incluidos todos los elementos multimedia proporcionados. Además de la suscripción a Microsoft 365, lo único que se requiere para esto es acceso a Internet.

Cómo exportar su presentación de PowerPoint con audio y video en versiones más recientes de PPT

Para exportar una presentación de PowerPoint en la versión 2016, vaya al elemento del menú Expediente. A continuación encontrará el punto en la barra que se abre a la izquierda. Exportar. A continuación, se le propondrán diferentes versiones en las que puede convertir su presentación.

Crear documento PDF / XPS:

Con esta opción, puede convertir diapositivas individuales o todo el archivo a PDF y guardarlo. En las opciones tienes la posibilidad de guardar el documento compatible con PDF / A. De esta forma, cualquier visor de PDF lo puede abrir. Para crear el documento:

1. Haga clic en el botón Crear documento PDF / XPS.

2. Ingrese un nombre de archivo para su presentación.

3. Asegúrese de haber seleccionado el formato PDF.

4. Seleccione o desmarque la casilla de verificación Abrir archivo después de la publicación, lo que prefiera.

5. Elija Estándar (publicación e impresión en línea) si su documento se requiere en alta resolución.

6. Seleccione Tamaño mínimo (publicación en línea) si un tamaño de archivo más pequeño es más importante que la calidad de impresión.

7. Haga clic en Opciones para especificar detalles como las páginas que se imprimirán, la impresión de marcas o las opciones de salida.

8. Luego haga clic en Aceptar y luego en Publicar.

Presentación de diapositivas del paquete para CD:

Las presentaciones se pueden empaquetar en consecuencia no solo para CD sino también para memorias USB. Una o más presentaciones y otros archivos deseados se combinan y graban en un CD. Si los archivos se guardan en una carpeta, se pueden copiar desde allí a la memoria USB.

Cree un folleto:

Otra función de exportación es crear folletos, que consisten en diapositivas con sus notas. Si selecciona esta opción, se abrirá un panel lateral en el que puede configurar el diseño de las notas y diapositivas. Luego, PowerPoint crea un archivo de Word de su elección en el que puede continuar trabajando.

Cambiar el tipo de archivo:

Bajo esta opción tienes varias opciones. Por ejemplo, puede cambiar el formato de su presentación al antiguo formato de PowerPoint 97-2003. También puede seleccionar el formato OpenDocument si su presentación debe ser adecuada para OpenOffice. También es posible realizar una conversión a imágenes JPEG.webp o PNG utilizando el botón Cambiar tipo de archivo. Si selecciona Guardar como un tipo de archivo diferente y luego hace clic en Guardar como, también puede convertir diapositivas individuales a otros formatos como GIF.webp, BMP.webp, WMF, EMF o TIFF.

Crear video:

Los videos se guardan regularmente en formato MP4. Alternativamente, también se puede seleccionar el formato WMV. Todos los elementos multimedia, animaciones y líneas de tiempo se incluyen en la exportación. Cuando se trata de calidad de imagen, puede elegir entre:

• Estándar = 640x480 píxeles
• HD = 960x720 píxeles
• Full HD = 1400x1080 píxeles
• Ultra HD = 2880x2160 píxeles

Pero tenga cuidado: cuanto mayor sea la resolución, mayor será el archivo exportado. Si desea enviar su presentación por correo electrónico, por ejemplo, debe tener en cuenta que muchos programas de correo electrónico solo envían archivos adjuntos de un tamaño determinado. Acuda a un proveedor como WeTransfer para enviar archivos adjuntos más grandes.

Convertir una presentación de PowerPoint a video lo libera de la tarea de averiguar qué versión de PowerPoint están usando los destinatarios. Porque una presentación que está disponible como video en formato WMV se puede reproducir en cualquier computadora con Windows con un reproductor de video correspondiente. Y esto se puede instalar rápidamente si aún no está allí.

Presentaciones de PowerPoint en la nube: sencillas y prácticas

Con la nueva variante de PowerPoint, que es parte de la suscripción a Microsoft 365, compartir archivos de PowerPoint que contienen elementos de video o audio es mucho más fácil. Finalmente, Microsoft guarda el PowerPoint creado en la nube, al que todos pueden acceder. Todo lo que tiene que hacer es compartir la presentación con otras personas o enviar por correo electrónico la ruta a su nube.

Otras personas pueden ver la presentación de PowerPoint incluso si no son clientes de Microsoft 365. No es necesario crear, vincular o copiar carpetas adicionales. Otra ventaja: la presentación no solo puede ser vista por otras personas, sino también editada. Esto es posible en tiempo real, por lo que puede trabajar con varias personas al mismo tiempo en una presentación de PowerPoint.

Si no tiene la versión en la nube de PowerPoint, puede compartir sus presentaciones en una memoria USB o CD, o simplemente enviarlas por correo electrónico. Si trabaja con versiones anteriores de PowerPoint, hemos creado algunos consejos para usted.

Cómo enviar presentaciones en versiones de PowerPoint hasta 2007

Con versiones anteriores de PowerPoint, la transferencia funciona de manera un poco diferente. En las versiones de PowerPoint hasta 2007, todos los archivos multimedia (con la excepción de los archivos WAV pequeños) solo están vinculados a la presentación. Al reenviarlos, debe asegurarse de que estos vínculos sigan funcionando en otras computadoras enviando todos los archivos vinculados.

Incluso si PowerPoint 2007 suena como el pasado: muchos particulares y usuarios de computadoras más antiguas todavía usan estas versiones antiguas de PowerPoint, por lo que tiene sentido estar familiarizado con las funciones y opciones.

Diferencias de versión y preparaciones

En todas las versiones anteriores, facilita su trabajo creando una carpeta antes de comenzar a trabajar en la presentación, en la que puede copiar todos los archivos multimedia además de la presentación, antes de insertarlos en la presentación.

Se crean rutas relativas para los enlaces en los que no se guarda el nombre de ruta real (unidad \ carpeta \ subcarpeta) y que aún funcionan en otras computadoras. De esta manera, puede estar seguro de que todos los elementos multimedia de su presentación se pueden reproducir y no se pierde nada.

Empaquetar archivos automáticamente para CD

La función Paquete para CD está disponible a partir de PowerPoint 2003. Permite compartir presentaciones sin tener que almacenar y vincular archivos multimedia en una carpeta separada. Al empaquetar para CD, los archivos se incrustan en la presentación y también se exportan automáticamente. Hoy en día es más común transmitirlo en una memoria USB que en un CD; es incluso más fácil a través del correo electrónico o un enlace en la nube.

Compila datos a mano

• El empaquetado para CD es útil cuando desea que los enlaces se corrijan automáticamente. Si todos los archivos están reunidos en una carpeta, puede grabar el contenido de la carpeta en un CD sin esta función.
• Si desea pasar la presentación en una memoria USB, primero debe colocarla en su disco duro y luego copiarla. Guardar directamente en los portadores de datos móviles es propenso a errores.
• Comprima los archivos enviados por correo electrónico para garantizar que permanezcan juntos.
• Pruebe el CD o la memoria USB en otra computadora antes de transmitir o reproducir algo.
• También puede almacenar en caché su presentación en su Dropbox personal o en otro servicio en la nube y compartirla con personas específicas. Entonces solo puede acceder a la presentación, pero no a su otro contenido.

Seleccione el formato de archivo correcto y aumente el tamaño de los datos

Si la incrustación de los archivos no funciona, puede deberse, por ejemplo, a que se seleccionó el formato de archivo incorrecto. Un sonido debe guardarse como un archivo wav y no como un archivo wmv. El tamaño de los datos de los archivos wav también se puede aumentar en las opciones de PowerPoint en Avanzado y Guardar. De esta manera, se pueden incrustar archivos incluso más grandes en la presentación, que luego ya no tienen que enviarse junto con ella.

Para las presentaciones de PowerPoint más nuevas a partir de 2016, existe la opción de no solo guardar las presentaciones con los enlaces apropiados. Tiene varias opciones para compartir presentaciones, a saber:

• Como PDF: Las diapositivas se pueden abrir con un visor de PDF que prácticamente todas las computadoras tienen
• Como diapositivas individuales: Las diapositivas individuales se pueden guardar como gráficos. Solo los elementos multimedia de estas diapositivas no se pueden reproducir.
• Como video: Las presentaciones de PowerPoint se pueden exportar como video o película.

Transmitir presentaciones de PowerPoint como video: así es como funciona

Para la versión anterior de PowerPoint de 2010, puede usar nuestras instrucciones para crear un video a partir de su presentación.

Insertar un archivo de audio para una diapositiva

1. Cambie a la diapositiva que desea que tenga un fondo musical.

2. En la pestaña Insertar, en el grupo Medios, haga clic en Audio.

3. Elija Audio de archivo.

4. Vaya a la carpeta que contiene el archivo de música y seleccione el archivo de música que desee.

5. Complete la selección haciendo clic en el botón Insertar.

6. PowerPoint coloca un símbolo de altavoz en la diapositiva para el archivo de audio insertado.

PROPINA: Si no está seguro de qué archivo de audio es el correcto, simplemente haga clic con el botón derecho en el archivo en el cuadro de diálogo Insertar audio y haga clic en Reproducir en el menú contextual. De esta manera, puede decidir cuál es el archivo de audio adecuado sin ninguna duda.

Configurar la reproducción del archivo de audio

Arrastre el icono del altavoz junto a la diapositiva y déjelo resaltado.

Expanda la pestaña Herramientas de audio / Reproducción.

En el grupo Opciones de audio, haga clic en Automático en la lista a la derecha de Inicio para que la música se reproduzca automáticamente cuando se muestre la diapositiva.

Inserta una pieza musical para toda la presentación.

Si el archivo de audio debe servir como música de fondo para toda la presentación, proceda de la siguiente manera:

Vaya a la primera diapositiva de la presentación.

Inserte el archivo de audio como se describe arriba.

Esta vez, en la pestaña Herramientas de audio / Reproducción, seleccione Reproducir en diapositivas en la lista a la derecha de Inicio.

IMPORTANTE: Si luego convierte la presentación en video, la pieza musical debe tener la misma duración que la presentación.

Activar la casilla de verificación "Reproducir sin fin" para un archivo de audio más corto no ayuda, porque la repetición no funciona en el video.

Conclusión: así es como transmites tus presentaciones de PowerPoint con todos los elementos multimedia

Para transmitir una presentación con todos los elementos de vídeo y audio que contiene, tienes diferentes opciones según la versión de PowerPoint. Mientras que en las versiones anteriores de PowerPoint también debe guardar los elementos multimedia utilizados y configurar los enlaces, en las versiones más nuevas simplemente puede exportar todo el archivo. Se llevan todos los elementos contenidos en la presentación.

Al exportar presentaciones, tiene varias opciones y puede exportarlas como PDF, video o gráficos individuales. La transferencia a un CD o una memoria USB no ha tenido problemas desde la versión 2003 de PowerPoint.

Transferir la presentación es práctico y simple con Microsoft 365 basado en la nube. Allí, las presentaciones de PowerPoint se pueden guardar en línea y otros usuarios pueden acceder a ellas a través de un enlace. Incluso es posible editar una presentación juntos. Los valiosos elementos de video y sonido no se pierden en la versión basada en la nube.