Cómo automatizar Excel de forma profesional
Microsoft Excel tiene muchas herramientas internas para automatizar los pasos de trabajo. Las macros son una opción de automatización esencial En Microsoft Excel, una macro es una serie de comandos que se ejecutan automáticamente. Las macros se pueden usar con sensatez en muchos lugares de Excel. Este artículo muestra cómo también puede usar macros para automatizar el filtrado de información en Excel.
Auto filtros y macros: Automatización de la función de filtro en Excel
Filtrar una tabla a través de un filtro automático es simple y fácil de usar. Active el modo de filtro automático o de filtro automático y luego seleccione el criterio de filtro deseado en la hoja de trabajo en la columna correspondiente.
En lugar de realizar el filtrado automático manualmente, opcionalmente puede crear una macro con Visual Basic (VBA). Esto es práctico y conveniente, por ejemplo, para ofrecer ciertos filtros estándar en listas mediante botones o para automatizar otros procesos en extensas hojas de cálculo.
En el siguiente ejemplo, los valores en euros se filtrarán de un área de datos. En lugar de mostrar la tabla completa, solo se debe generar el valor de diciembre.
La siguiente macro filtra automáticamente el mes de diciembre. Para inicializarlo en Excel, haga lo siguiente:
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Cambie a la pestaña "Herramientas para desarrolladores" en Excel.
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Puede crear una nueva macro en el área del menú "Código".
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Haga clic en el botón Macros e ingrese un nombre para la macro. En el siguiente paso, haga clic en "Crear".
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Será redirigido a una nueva ventana de Visual Basic en la que ingresará los siguientes parámetros:
Dim lista como rango
Establecer lista = ActiveSheet.Range ("A1: B13")
List.AutoFilter
List.AutoFilter Field: = 1, Criteria1: = "Diciembre"
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Cierre la ventana de entrada. Todas las entradas se guardan automáticamente.
Propina: Si desea filtrar otro mes en lugar de diciembre, cambie el criterio. Esto funciona cambiando el mes en la máscara de entrada de VBA para la siguiente entrada: Criteria1: = "diciembre"
Aplicar la macro creada - filtrar con un clic
Si desea usar la macro que ha creado, navegue a la pestaña Desarrollador nuevamente y busque la macro que ha diseñado usando el botón Macros. Se encuentra como una macro ejecutable a la izquierda. Empiece con el botón "Ejecutar".
Después de iniciar la macro, solo se muestra la entrada "Diciembre", como se muestra en la siguiente figura:
Propina: También puede proporcionar a la macro un acceso directo en las opciones de la macro. Para hacer esto, seleccione una combinación de teclas que aún no haya utilizado en Microsoft Excel. También puede agregar una descripción para comprender mejor la función de la macro en un momento posterior. Si trabaja en equipo, también es importante incluir una descripción.
Cancelar el filtrado de la lista
Para cancelar el filtrado de la lista, elimine el criterio detrás del filtro automático. En lugar de ingresar un mes, no ingrese un criterio según el cual se deba usar el filtro. Su macro debe estar estructurada de la siguiente manera:
Dim lista como rango
Establecer lista = ActiveSheet.Range ("A1: B13")
List.AutoFilter
List.AutoFilter Field: = 1
La llamada del Filtro automáticoEl comando sin criterio hace que se muestre la lista completa.
Resumen y conclusión: use macros para automatizar sus autofiltros en Microsoft Excel
La función de filtro automático manual en Microsoft Excel es muy adecuada para filtrar datos e información en grandes hojas de cálculo. También puede automatizar la función de filtro automático con una macro. Puede especificar criterios específicos en la macro que deben filtrarse.
Si se utiliza el modo de filtro automático macro, solo se muestra la información que desea ver. Las macros de filtro automático son particularmente útiles cuando se buscan hojas de cálculo anidadas de gran tamaño. La macro, que puede personalizar con una combinación de teclas, solo muestra información relevante en su hoja de cálculo. A cambio, los datos sin importancia se ocultan automáticamente.
Preguntas más frecuentes
¿Para qué se utiliza la función de filtro automático en Microsoft Excel?
Con la función de filtro automático, puede buscar, mostrar u ocultar valores en una o más columnas en Microsoft Excel. Para iniciar la función de filtro automático, vaya a la pestaña "Datos" y seleccione el elemento de menú "Filtro". Un filtro activado se indica mediante una "flecha hacia abajo" en la columna.
¿Cómo crear una macro en Excel?
Para crear una macro en Microsoft Excel, vaya a la pestaña "Herramientas de desarrollo". Si está oculta, puede ingresar la palabra clave "macro" en el campo de búsqueda. Después de haber asignado un nombre a la nueva macro, debe ingresar una secuencia de comandos en el lenguaje de programación Visual Basis (VBA). Una vez que se ha guardado la macro, puede usarla para todas las siguientes hojas de cálculo de Excel para automatizar tareas en Excel.
¿Para qué sirven las macros en Excel?
Básicamente, la programación de macros en Microsoft Excel es conveniente para todas las tareas que se pueden automatizar. Las macros ahorran tiempo con pasos de trabajo regulares. Además, puede utilizar macros para configurar herramientas específicas de Excel en el entorno de gestión de proyectos o como generador de ofertas. Las macros también son adecuadas para intercambiar datos entre Excel y otros programas de Office como Microsoft Word o Microsoft PowerPoint.
