Buena gestión de datos: tareas, herramientas y un concepto

Estos son los cuatro tipos de datos que debe conocer absolutamente

La cuestión de la correcta gestión de los datos es cada vez más importante para las empresas. Después de todo, en las empresas se procesan grandes cantidades de datos todos los días y ponerlos a disposición, por un lado, y protegerlos, por el otro, es solo una parte de la gestión de datos.

¿Qué incluye la gestión de datos? una definicion

La gestión de datos se refiere a la recopilación, uso y almacenamiento de datos teniendo en cuenta algunos parámetros. Los datos deben administrarse de manera económica, segura y eficiente. La gestión de datos debe permitir que los empleados de las empresas y otras organizaciones utilicen los datos para lograr objetivos, tomar decisiones, implementar medidas y, por lo tanto, aumentar el valor de la empresa. Este uso de datos debe realizarse bajo ciertas especificaciones y siempre estar optimizado.

En este contexto, la gestión de datos y la gestión de procesos están estrechamente entrelazadas. Después de todo, en muchas empresas, los datos son lo que constituye el activo de una empresa. Los procesos correspondientes son esenciales para proteger este valor de manera eficiente, pero también para crear nuevos valores y poder acceder a los datos existentes sin problemas.

Para una gestión de datos responsable y eficiente, las empresas necesitan un concepto que abarque todos los aspectos:

• Recolectar datos
• guardar datos
• procesar datos
• Archivo de datos
• borrar datos

En el mejor de los casos, este concepto tiene en cuenta tanto los requisitos de gestión de datos de la empresa como la seguridad y protección de los datos.

Hay 4 tipos diferentes de datos

Para adoptar un enfoque holístico de la gestión de datos, es importante que comprenda los diferentes tipos de datos. Después de todo, por ejemplo, los datos personales como los nombres y direcciones de los empleados quieren ser tratados de manera diferente a los datos que publica en el sitio web de su empresa de una manera que sea legible para todos.

Información personal

Todos los datos relacionados con personas específicas, como nombres, direcciones o datos bancarios de los empleados, son datos personales. Sin embargo, los datos de medición y los datos de los clientes que se recopilan también cuentan como datos personales. Todos los datos relacionados con nuestros propios empleados y clientes, así como con otros terceros, cuentan como datos personales. Estos deben estar especialmente protegidos.

Datos confidenciales de la empresa

Todos los datos relacionados con los secretos de la empresa, como los documentos fiscales y contables, son datos confidenciales de la empresa. Los datos que se generan en el transcurso de los proyectos, como cálculos, recetas, datos de investigación y conocimientos técnicos, también se clasifican como información sensible. Los procedimientos o procesos internos, las listas de clientes y las estrategias corporativas también cuentan en esta área. Aquí es importante definir claramente qué información debe protegerse y cuál no, como parte de la gestión de datos. Por lo general, las empresas hacen que los nuevos empleados firmen un acuerdo de confidencialidad cuando se incorporan a la empresa, con el que se comprometen a no divulgar ningún dato sensible de la empresa a terceros.

Datos secundarios

Los datos secundarios surgen de datos primarios procesados posteriormente. Se refieren a todos los datos que se crean para un propósito diferente y también se producen como parte de una medida. Si, por ejemplo, las placas de los empleados o clientes pueden verse en las fotos que se toman y publican de las propias instalaciones de la empresa, se trata de un dato secundario. Incluso si, por ejemplo, se ha realizado una encuesta, pueden surgir datos secundarios. El cuestionario real son datos primarios y los resultados, que se resumen a partir de estos datos primarios y ya no permiten sacar ninguna conclusión sobre los encuestados, son datos secundarios.

Datos disponibles públicamente

Si los datos se comparten con el público en el sitio web de la propia empresa o en documentos impresos, estos deben cumplir con ciertos requisitos. Por ejemplo, no se pueden infringir derechos de autor ni derechos de marca comercial, por ejemplo, si se pueden ver en una foto marcas distintas de la suya. Sus propios logotipos y lemas deben protegerse contra el robo por parte de terceros, por ejemplo, registrándolos como una marca denominativa o figurativa.

Gestión de datos: existen estas tareas

Hay varias tareas involucradas en la gestión de datos.

• Recopilación de datos Teniendo en cuenta la economía de datos, es decir, solo se pueden recopilar los datos que realmente se necesitan. En el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) se establece este deber de ahorro.
• Garantizar la calidad de los datostrabajando con cuidado al ingresar datos.
• Uso de datos hazlo transparente.
• Evite las transferencias de datos, si es posible. Cuantos más datos se muevan de A a B, más vulnerable será a las violaciones de seguridad o la pérdida de datos.
• Facilite el acceso a las fuentes de datos.
• Almacene los datos de forma segura, por ejemplo, en la nube o dentro del software de base de datos proporcionado a tal efecto.
• Datos seguros y cree copias de seguridad con regularidad, por ejemplo, en la nube o en medios de almacenamiento externos.
• Proteja los sistemas de archivos y la TI completa, de ataques de piratas informáticos o malware. Esto es posible con firewalls y protección antivirus actualizada.
• Protección de datos internos asignando derechos dentro de los sistemas de datos. Después de todo, los datos de los empleados, por ejemplo, también deben protegerse de otros empleados.
• Proteja el hardware, contra incendios, daños por agua o sobretensiones.
• Comunicar competencia en el manejo de datos.para evitar un funcionamiento incorrecto.
• Verifique la calidad de los datos, preferiblemente en una regularidad fija.
• Archivado de datospara mantener el volumen de datos en los sistemas y dispositivos actualmente en uso lo más pequeño posible. Por ejemplo, los datos también deben almacenarse para la oficina de impuestos durante ciertos períodos de tiempo, independientemente de si todavía son necesarios para las operaciones comerciales actuales.
• Eliminar datos de forma permanentecon el fin de crear espacio por un lado y deshacerse de la responsabilidad de protección de datos por el otro. Debe comprobarse cuidadosamente de antemano si los datos que se eliminarán realmente se pueden eliminar de forma permanente o si, después de todo, es posible que no sean necesarios en otro lugar. Eliminar no es lo mismo que eliminar, por lo que los datos de algunos discos duros simplemente se sobrescriben. Para eliminarlos realmente, debe trabajar con programas adecuados como CCleaner.
• Respetar la seguridad jurídica y mediante un análisis regular de sus propios datos seguir las leyes comunes.
• Insights transparentes hacer y compartir con otros.

Desafíos y objetivos en la gestión de datos

El desafío con la gestión de datos es que todas estas tareas están interconectadas y diseñadas de la manera más eficiente y práctica posible. Todos los empleados deben tener acceso a los datos que necesitan sin descuidar la protección de datos. Las denominadas directrices de gobernanza de datos pueden resultar útiles para las empresas. Esto define cómo se manejan los datos en la empresa.

Los desafíos especiales en la gestión de datos surgen, entre otras cosas, de estos aspectos:

• cantidad de datos en constante aumento (big data)
• ataques cada vez más pérfidos a la seguridad de los datos por parte de piratas informáticos
• Requisitos legales en constante cambio, lo que significa que las empresas siempre deben estar al día

Los cambios dentro de una organización también complican el manejo de datos. Dado que el tema de la gestión de datos adquiere cada vez más importancia en muchas empresas, ahora existen incluso puestos permanentes, los denominados gestores de datos, que se ocupan exclusivamente de este tema.

Gestión de datos: 4 posibles soluciones de software

Hay varias opciones y muchas soluciones de software listas para usar para la gestión de datos en las empresas:

Sistemas de gestión de contenido	Los CMS son sistemas en los que se agrupan contenido e información. Las bases de datos también se pueden integrar en los sistemas de gestión de contenido.
Gestión de datos maestros	La gestión de datos maestros significa la administración central de datos maestros, es decir, los datos básicos de una organización. Ya sean datos de empleados o datos de clientes, todos se incluyen en los datos maestros y requieren una protección especial.
Sistemas de planificación de recursos empresariales	Con un software tan holístico, se pueden registrar todos los recursos de una organización. El equipo de trabajo, los materiales, los gastos mensuales de los empleados y mucho más se pueden mapear sobre él.
Sistemas de gestión de documentos	Estos sistemas se pueden utilizar para almacenar, clasificar, gestionar y archivar documentos. Por ejemplo, ecoDMS es adecuado para pequeñas empresas y empresas unipersonales.

Google, Oracle, SAP y muchas otras grandes empresas ofrecen numerosas herramientas y programas para la gestión de datos.

Gestión de datos para particulares

Para los autónomos, las empresas unipersonales y las pequeñas empresas emergentes, el tema de la gestión de datos también es relevante desde el primer día y deben buscar el software correspondiente en una etapa temprana.

El tema de la gestión de datos también es relevante como persona privada, aunque a un nivel menor. En una computadora doméstica, un teléfono inteligente y una tableta, hay una gran cantidad de datos que deben clasificarse, administrarse y respaldarse.

Herramientas útiles para la gestión de datos.

Puede administrar los datos con las herramientas adecuadas; existe el software adecuado para cada propósito:

• Con Order In my Folder puede ordenar y administrar archivos en su computadora con Windows.
• DirPrintOK imprime la descripción general de sus carpetas y archivos como una lista.
• Con VisiPics puede encontrar fotos duplicadas en su disco duro y eliminar imágenes innecesarias para dejar espacio para nuevos datos.
• DupeGuru te ayudará a encontrar archivos duplicados. Puede ordenar por diferentes tipos de archivos como música, imágenes y más.
• Desbloquea archivos bloqueados con Unlocker.
• El software Jajuk le permite importar su colección de música y luego ordenarla.
• Terminplaner.net es una herramienta sencilla para administrar sus archivos.
• Ant Movie Catalog ayuda a catalogar videos, DVD y Blu-ray.
• El administrador de archivos Double Commander es ideal para copiar y mover archivos con el fin de crear orden en la computadora. También puede utilizar este programa para renombrar archivos por lotes.
• Dircomp le permite comparar carpetas completas entre sí para mantener la consistencia del stock de datos.
• Con la descarga "Eliminar carpetas vacías rápidamente" puede eliminar fácilmente carpetas vacías en Outlook.
• Folder Axe le permite dividir carpetas que contienen grandes cantidades de archivos en dos o más carpetas.
• La herramienta Toucan solo tiene una función: copiar archivos de forma cómoda y segura. Hace este trabajo satisfactoriamente.
• Puede leer libros de audio con CDex o EasyTag y guardarlos en su disco duro.
• Con IsoBuster puede leer archivos de imagen.

Consejos y trucos para una buena gestión de datos

Una buena gestión de datos comienza con las herramientas adecuadas, pero requiere mucho más. Si sigue algunas reglas, extenderá el ciclo de vida de sus datos y salvará el caos en su sistema:

• Mantenga alta la calidad de los datos desde el principio. En primer lugar, no registre datos incorrectos, incompletos, mal estructurados o innecesarios. Evite la duplicación.
• Tenga en cuenta la ley aplicable sobre protección de datos para evitar problemas.
• Realice una copia de seguridad de sus datos para que siempre pueda recurrir a una copia de seguridad.
• Haga que el uso de los datos sea transparente.
• Es mejor poner sus datos donde tiene su destino final.
• Estandarice la ortografía y las traducciones.
• Automatice procesos como la creación de copias de seguridad.
• Simplifica los procesos.
• Soluciones de red de manera eficiente y combinan diferentes métodos para mapear la gestión de datos más completa posible.
• La integración de datos y la fusión de información diferente en una estructura uniforme también tiene sentido.

Conclusión: la gestión de datos requiere procedimientos estructurados

La gestión de datos es un campo complejo con muchos requisitos diferentes. Hay diferentes tipos de datos y cada uno debe tratarse de manera diferente. Por ejemplo, mientras que los datos personales están sujetos a una protección especial, otros datos se ponen deliberadamente a disposición del público. La gestión de datos plantea muchos desafíos a la hora de gestionar, realizar copias de seguridad y archivar información. Las empresas tienen muchas opciones para elegir entre varias soluciones de software. Los particulares también deben ocuparse del tema de la gestión de datos. Muchas herramientas pequeñas ayudan con esto y facilitan el manejo de la cantidad de datos en constante crecimiento.