¿Está familiarizado con esto? Está escribiendo un documento importante y se le ocurre algo que le gustaría registrar como una tarea en Outlook. Tan pronto como esté en Outlook, eche un vistazo rápido a los correos electrónicos y estará fuera del flujo de trabajo. Wisconsin
Una de las reglas básicas en la gestión del tiempo es: "Escríbelo". Debes escribir las ideas y tareas de inmediato, de lo contrario las olvidarás o tendrás que dedicar parte de tu concentración a memorizarlas. Escribir en una hoja de papel o en un segundo documento de Word es una opción, pero luego debe transferir las tareas a Outlook, lo que requiere un mayor esfuerzo.
La experiencia ha demostrado que saltar a Outlook rápidamente para ingresar a la tarea no es una buena idea. Y luego existe un alto riesgo de que eche un vistazo “rápido” a la bandeja de entrada del correo electrónico. A menudo no se queda con el "Echaré un vistazo rápido para ver si el colega Meier ha respondido". Muchos trabajadores de oficina abren más correos electrónicos, tal vez los responden de inmediato, abren un sitio web vinculado, etc. Como descubrió Microsoft durante una investigación, tal interrupción puede agregar rápidamente hasta 15 a 20 minutos. Y cuando regresan al documento en el que estaban trabajando antes, a menudo les toma de 5 a 15 minutos antes de que puedan retomar el hilo de nuevo. Cuanto más complejo sea el hilo de pensamiento con el que acaba de lidiar, más tiempo pasará antes de que pueda continuar trabajando de manera productiva.
Es más fácil de esta manera: puede agregar un botón a Word, Excel y los otros programas de Office, que puede usar para crear rápidamente una tarea en Outlook desde el programa respectivo sin tener que cambiar a la ventana de Outlook. En otras palabras: permanece en el entorno familiar y reduce el riesgo de distracción.
En Word y Excel hasta la versión 2003 agregue el botón Crear tarea de Microsoft Office Outlook en una de las barras de herramientas (en PowerPoint y Publisher solo desde Office 2007). En Office 2007, integra un botón correspondiente en la barra de acceso rápido. En Office 2010 también es posible crear su propia pestaña o grupo en una pestaña e insertar el botón allí. Onenote viene con un botón para tareas de Outlook de forma predeterminada.
Insertar botón en Word / Excel hasta 2003
Agrega un icono a la barra de herramientas de Word y Excel con el que podrás crear una tarea en Outlook desde el programa respectivo.
Haz esto de la siguiente manera:
- Llame al comando en Word o Excel Herramientas → Personalizar sobre.
- Abrir el registro Comandos.
- Seleccionar en la ventana Categorías la opción Todas las órdenes el fin.
- Entonces mira por la ventana Comandos la entrada TaskCreate (en Word) o Crear tarea de Microsoft Office Outlook (en Excel).
- Arrastre esta entrada con el mouse a una de las barras de herramientas en Word o Excel y suéltela en la posición donde debería aparecer el ícono.
- Cierre el cuadro de diálogo.
Insertar botón en Office 2007
En Word, Excel, Powerpoint y Publisher 2007 solo puede instalar el icono en la barra de acceso rápido. Para hacer esto, proceda de la siguiente manera:
- Haga clic en el botón en la barra de acceso rápido de Word (o el programa deseado) Personaliza la barra de acceso rápido y llama Más comandos sobre.
- Debajo Seleccionar comandos escoger Comandos que no están en la cinta (Office 2007) o Comandos que no están en la cinta (Oficina 2010).
- Desplácese hacia abajo en la lista alfabética de comandos para encontrar la entrada. Crear tarea de Microsoft Office Outlook.
- Seleccione esta entrada y haga clic en añadirpara agregar el icono a la barra de herramientas de acceso rápido.
- Utilice los botones de flecha para mover la entrada a la posición deseada.
- Si no desea realizar más cambios en la barra de herramientas de acceso rápido, cierre el cuadro de diálogo.
- Repita los pasos 1 a 6 para los otros programas de Office desde los que desea crear tareas de Outlook.
Insertar botón en Office 2010
La forma más sencilla es agregar el botón a la barra de acceso rápido como en Office 2007. Alternativamente, también es posible en la versión actual de Office integrar un botón en la cinta del menú. Sin embargo, primero debe crear su propia pestaña o grupo dentro de una pestaña existente.
Crear tarea
Tan pronto como haga clic en el icono en Word o Excel Crear tarea de Microsoft Office Outlook Se abrirá una nueva ventana de tareas en Outlook, incluso si Outlook no se está ejecutando actualmente. Outlook especifica el nombre del documento que se está editando actualmente en Word o Excel como asunto; el documento también está vinculado a la tarea. Si la tarea no tiene nada que ver con el documento en el que está trabajando actualmente, simplemente elimine el icono del documento de la ventana de la tarea e ingrese un tema diferente.
Si el documento abierto actualmente aún no tiene un nombre en Word, aparece un mensaje que indica que primero debe guardar el documento antes de poder crear una tarea a partir de él. Confirma este mensaje con OK, guarde el documento (o cambie a un documento previamente guardado) y luego haga clic en el icono nuevamente Crear tarea de Microsoft Office Outlook.
Excel, por otro lado, no le pide que guarde si hace clic en el icono de una tabla vacía. Esto también se aplica si aún no ha guardado los cambios en la tabla actual. Esto tampoco es un problema, porque los datos de la tabla no se guardan junto con la tarea, sino solo un enlace a la tabla.
