Formato condicional en Excel: instrucciones y uso

Utilice estas instrucciones para crear una variedad de formatos

El formato condicional en Microsoft Excel es una herramienta útil para resaltar tablas, informes o celdas, resaltar un área o varias columnas, analizar datos, aclarar diferencias o identificar tendencias. Para ello se utilizan barras de datos, conjuntos de símbolos o escalas de colores. Dependiendo de las condiciones especificadas, se cambia la visualización de las celdas o se formatea el rango de celdas. Puede crear el suyo propio para las numerosas condiciones integradas.

El formato condicional tiene sentido y le ayuda

El formato condicional en Excel se puede aplicar de muchas maneras, ya sea a una tabla de Excel, un rango específico de celdas o un informe de tabla dinámica. Dispone de varias acciones y plantillas de formato. La ventaja decisiva para los usuarios de Excel es que los valores o resultados especiales se pueden resaltar mediante códigos de colores. Si un valor cambia, el formato se ajusta automáticamente, dependiendo de las condiciones.

info: La tabla dinámica ("Tabla dinámica") es una tabla especial con la que se puede calcular, resumir y analizar una gran cantidad de datos. Además, puede realizar comparaciones e identificar tendencias rápidamente en los datos del examen.

Formato condicional con reglas existentes para números, contenido de texto o fechas

Si formatea con un operador de comparación, las celdas se pueden encontrar más fácilmente. Puede hacer que los valores sean más visibles, por ejemplo, mayores o menores que un valor definido o ciertos valores que se encuentran entre un límite superior e inferior. Esto significa que los datos deseados o buscados se muestran en color. El formato rápido o el formato avanzado están disponibles para editar. Con el formato extendido puede trabajar con fórmulas, por ejemplo, para marcar automáticamente una columna de Excel en color.

Ejemplos:

• Un empleado de almacén desea resaltar todas las existencias de menos de 15 piezas con un fondo de color.
• Todas las ciudades con más de 150.000 habitantes se marcarán en una tabla.
• Una empresa de fabricación quiere resaltar todos los productos fabricados entre el 1 de enero de 2022-2023 y el 31 de enero de 2022-2023 en rojo.

Formato rápido:

Selección de una o más celdas.

Haga clic en "Inicio" en la pestaña.

Vaya a la flecha junto al botón "Formato condicional" en "Estilo".

Haga clic en "Reglas para resaltar celdas".

Seleccione el comando deseado, p. Ej. B. mayor que, menor que, entre, fecha, etc.

Ingrese valores y seleccione formato.

Formateo extendido:

1. Seleccione una o más celdas en una tabla o informe de tabla dinámica.

2. Vaya a la pestaña "Inicio", en el grupo Estilos, haga clic en la flecha junto a "Formato condicional".

3. Haga clic en "Administrar reglas": Aparece el cuadro de diálogo "Administrador de reglas de formato condicional".

4. Seleccione la acción:

   • Haga clic en "Nueva regla": aparece el cuadro de diálogo "Nueva regla de formato".
   • Para cambiar un formato, asegúrese de que la hoja de trabajo o tabla correcta esté seleccionada en el cuadro de lista "Mostrar regla de formato para".
   • En el campo "Se aplica a", vaya a "Contraer cuadro de diálogo"; luego seleccione el nuevo rango de celdas en la hoja de trabajo.
   • Haga clic en el botón "Expandir cuadro de diálogo".
   • Seleccione la regla y haga clic en "Editar regla": Aparece el cuadro de diálogo "Editar regla de formato".

5. Para cambiar el rango de los campos en el área de valor "Aplicar regla a" de un informe de tabla dinámica, haga lo siguiente:

   • Selección: Haga clic en "Solo estas celdas"
   • Campo correspondiente: Haga clic en "Todas las celdas con los mismos campos".
   • Campo de valor: Haga clic en "Todas las celdas"

6. En "Seleccionar tipo de regla", haga clic en "Aplicar formato solo a las celdas que contienen"

Ahora puede realizar acciones en "Editar descripción de la regla" en el campo de lista "Dar formato a celdas solo con":

Formato por número, fecha u hora:

Para hacer esto, seleccione un valor de celda y un operador de comparación e ingrese el número, la fecha o la hora. ejemplo: Para "Entre", ingrese 300 y 500 o seleccione "Igual a" e ingrese una fecha.

Puede utilizar una fórmula para recuperar un valor numérico, de fecha u hora.

Formato por texto:

Seleccione "Texto específico" y "Operador relacional".

Ingrese texto, p. Ej. B. en "contiene" la palabra "oro" o en "comienza con" un prefijo que desea buscar.

Se puede ingresar un máximo de 255 caracteres.

Los valores se pueden devolver mediante fórmulas. Para hacer esto, la fórmula debe comenzar con (=). Las fórmulas no válidas no tienen formato. Es recomendable probar primero la fórmula en busca de errores.

Formato por fecha:

• Seleccione la fecha y la fecha de comparación, p. Ej. B. Ayer, la próxima semana o este mes

Entonces: Para especificar un formato, haga clic en "Formato", aparece el cuadro de diálogo "Formato de celdas". Seleccione el formato de número deseado, formato de relleno, marco o fuente, haga clic en "Aceptar".

Es posible elegir múltiples formatos. Puede ver qué formatos se han seleccionado en el campo "Vista previa".

Formateo condicional con bases de datos, esquemas de color y conjuntos de símbolos

Los contenidos y valores en las celdas se pueden actualizar visualmente con bases de datos, escalas de colores o conjuntos de símbolos y hacerlos más atractivos y claros. Si los valores en un rango de celdas se van a comparar entre sí, esto es más fácil con este formato condicional.

Dar formato a celdas con barras de datos

Las barras de datos facilitan la comparación de celdas entre sí. El valor de la celda está indicado por la longitud de la barra. Cuanto mayor sea el valor, más larga será la barra de datos, menor será el valor, más corta será la barra. Esto permite determinar rápidamente valores altos o bajos.

Formato rápido:

Marque el área deseada (celda, tabla o hoja completa).

En la pestaña Inicio, haga clic en el botón Formato condicional.

Vaya a "barra de datos" y seleccione un relleno.

Dar formato a celdas con biseles de colores

Las escalas de color ayudan a clasificar la información de diferentes datos más fácilmente y a poder comparar rápidamente su contenido entre sí. Dependiendo del tono de color, se muestran valores altos o bajos. Puede formatear celdas con una escala de 2 o 3 colores.

Escala de 2 colores

Formato rápido:

Seleccione celda, tabla o hoja completa.

En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional.

Vaya a "escala de colores" y haga clic en el formato de escala de 2 colores deseado. El color superior representa valores más altos, el color más bajo para valores más bajos.

Escala de 3 colores

El tercer color permite la visualización de valores medios, además de la representación en color de valores altos y bajos como en la escala de 2 colores.

Formato rápido:

Seleccione celda, tabla o hoja completa.

En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional.

Vaya a "escala de colores" y haga clic en el formato de escala de 3 colores deseado. El color superior representa valores más altos, el color más bajo para valores más bajos.

Dar formato a celdas con conjuntos de símbolos

Con un conjunto de símbolos, los datos se pueden ver y clasificar en categorías separadas. Un símbolo representa un cierto rango de valores. El formato condicional en Excel ofrece diferentes símbolos de colores: flechas, puntos, cruces, signos de exclamación y mucho más.

Formato rápido:

Seleccione celda, tabla o hoja completa.

En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional.

Vaya a "Conjuntos de símbolos" y seleccione el conjunto de símbolos deseado

Cree reglas de formato usted mismo

Si no puede encontrar una opción adecuada en el formato condicional que ofrece Excel, puede crear fácilmente reglas individuales para el formato.

Marque el rango de celdas a formatear condicionalmente.

Vaya a "Formato condicional" en la pestaña "Inicio".

Seleccione "Nueva regla" y confirme con "Aceptar".

Si no puede encontrar la opción que necesita para su propia regla de formato, una fórmula lógica puede ayudar. Por ejemplo, puede usar una fórmula para colorear automáticamente las celdas de Excel tan pronto como el contenido esté disponible. Por el contrario, las celdas que están vacías se pueden formatear condicionalmente.

Ejemplo: La aplicación de una fórmula le permite comparar datos fuera del rango seleccionado. Esto incluso incluye datos que se encuentran en una hoja de trabajo diferente en el mismo libro de trabajo. O puede comparar valores con un resultado devuelto por una función. La fórmula debe ser lógica y devolver "verdadero" o "falso".

Al resaltar celdas directamente en la hoja de trabajo, puede ingresar referencias de celda en una fórmula. Estas son referencias de celda absolutas. Sin embargo, Excel también puede ajustar las referencias de celda para cada celda en el área seleccionada. Si lo desea, seleccione referencias de celda relativas.

Instrucciones paso a paso para crear una regla

1. En la pestaña "Inicio", grupo "Estilos", vaya a la flecha junto a "Formato condicional" y haga clic en "Administrar reglas". Aparece el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional.

2. Son posibles las siguientes acciones:

   • Si desea agregar un formato condicional, vaya a "Nueva regla".
   • Cambiar un formato condicional:
   • • Verifique que esté en la hoja de trabajo correcta.
     • Primero, en Se aplica a, haga clic en Contraer cuadro de diálogo. Luego, seleccione el nuevo rango de celdas y vaya a "Expandir cuadro de diálogo".
     • Seleccione la regla deseada, haga clic en "Editar regla". Aparece "Editar regla de formato".

3. En "Seleccionar tipo de regla", haga clic en "Usar fórmula para determinar las celdas que se formatearán".

   • En "Editar descripción de regla", ingrese una fórmula en "Valores de formato para los que esta regla es verdadera". La fórmula comienza con (=) y debe devolver "verdadero" (1) o "falso" (0).
   • Haga clic en Formato para mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
   • Ahora seleccione el número, fuente, formato de relleno, etc. que debe usarse si el valor de la celda es verdadero y confirme con "Aceptar". Los formatos seleccionados se muestran en "Vista previa".

Por ejemplo, la fórmula CONTAR.SI devuelve valores lógicos. Si se utiliza esta fórmula, se pueden determinar valores duplicados o se puede resaltar en color el contenido que ocurre en una frecuencia determinada. De esta manera, también se pueden encontrar artículos únicos y resaltarlos en color. Otras fórmulas que se pueden utilizar para el formato condicional son

• DESCANSO: para que los colores de línea alternos se puedan configurar automáticamente
• IDÉNTICO: Con esta fórmula, los datos que busca se pueden marcar en una tabla de Excel que corresponda a un valor especificado
• ISERROR: marca automáticamente las celdas vacías en la tabla de Excel o hace que los valores de error desaparezcan del libro de trabajo
• NOT e ISNUMBER: formatea todas las celdas de Excel que no contienen números
• MAX: el valor más grande de la celda se resalta en la tabla
• MIN: permite el formato condicional del valor más pequeño en la lista de Excel para que el mínimo se pueda ver de un vistazo.
• IZQUIERDA: dependiendo de una cadena de caracteres al principio, las celdas de Excel se formatean automáticamente y se les da un color de texto uniforme
• GRANDE e IZQUIERDA: permite colorear una celda con contenido nuevo
• DERECHA: las celdas se pueden formatear según el último carácter de la cadena
• HOY: Con esto, las citas se pueden formatear en color utilizando el método del semáforo o se pueden resaltar los valores de fecha que pronto estarán actualizados
• MES o AÑO: le permite dividir la lista de Excel en meses o años; Con YEAR, los valores de fecha del año actual también se pueden marcar y los valores anuales se pueden resaltar
• OR y WEEKDAY: resalta los valores según el día de la semana en color

Ejemplo de creación de una regla para comprobaciones Y y O:

Para este ejemplo, se utilizan dos valores para el formato condicional. Si la primera regla no se aplica, la segunda regla se aplica automáticamente.

Primera regla: Un comprador de vivienda quiere comprobar si la compra de la propiedad planificada se ajusta a su presupuesto. Puede aportar hasta 80.000 € de sus propios fondos como anticipo y pagar una cuota mensual de préstamo de un máximo de 1.200 €. Si tanto el anticipo como la cuota del préstamo cumplen estos requisitos, las celdas correspondientes están marcadas en verde.

Segunda regla: Si el anticipo o la cuota no cumplen con los requisitos, las celdas correspondientes están marcadas en rojo.

La fórmula para crear la primera regla usando el color verde es la siguiente:

= Y (SI ($ B $ 4 <= 80000,1); SI (ABS ($ B $ 5) <= 1200,1))

La fórmula para crear la segunda regla usando el color rojo es la siguiente:

= O (SI ($ B $ 4 = 1200,1))

Transferir y eliminar formato condicional

El formato condicional se puede copiar y aplicar a otros datos nuevos en la hoja de trabajo o eliminarse nuevamente.

Transferir formato condicional

Para copiar el formato condicional y pegarlo en otras celdas o rangos de celdas, use el botón "Formato de transferencia".

Seleccione las celdas con el formato condicional que desea copiar y pegar en otras celdas y haga clic en ellas.

Ahora ve a "Inicio" y luego a "Formato de transferencia". El cursor aparece como un pincel.

Puede agregar formato condicional a una celda o rango de celdas moviendo el pincel sobre la celda.

Con ESC finaliza el uso del cepillo.

Aún puede usar el pincel para insertar formato condicional haciendo doble clic en "Formato de transferencia".

Alternativamente, el formato condicional se puede copiar usando los atajos de teclado y pegar en otra celda de Excel.

Formato condicional claro

Se hace una distinción entre un proceso de eliminación en una hoja de trabajo y un proceso de eliminación en un rango de celdas.

Borrar en una hoja de trabajo o en toda la hoja de trabajo

Vaya a "Formato condicional" en la pestaña "Inicio".

Luego haga clic en "eliminar reglas"

Luego haga clic en "Eliminar reglas en toda la hoja".

Como alternativa, puede eliminar el formato condicional mediante el cuadro de diálogo "Seleccionar contenido".

Eliminar en el rango de celdas

Resalte las celdas que contienen el formato condicional que desea.

Haga clic en el botón "Lectura de la lupa de análisis" (el botón se encuentra en la parte inferior derecha junto a los datos seleccionados).

Vaya a "Eliminar formato".

Busque y elimine los mismos formatos condicionales en toda la hoja de trabajo

Haga clic en la celda con el formato condicional apropiado.

En la pestaña "Inicio", haga clic en la flecha junto a "Buscar y seleccionar", luego haga clic en "Seleccionar contenido".

Haga clic en "Formatos condicionales".

En "Verificación de datos", vaya a "Igual" (esto seleccionará todas las celdas con el mismo formato condicional).

En la pestaña "Inicio", vaya a "Formato condicional", luego "Eliminar reglas" y "Eliminar reglas en las celdas seleccionadas".

Formato condicional en el informe de tabla dinámica

Con un informe de tabla dinámica, los usuarios pueden resumir rápidamente grandes cantidades de datos. Rango de celdas, hoja de cálculo de Excel o informe de tabla dinámica: el formato condicional básicamente funciona igual en todas partes. Solo en el informe de tabla dinámica hay algunas características especiales que debe conocer:

• Algunos formatos condicionales no funcionan en campos en el rango de valores de un informe de tabla dinámica.
• Si cambia el diseño del informe de tabla dinámica de alguna manera, el formato condicional persistirá hasta que se eliminen los campos de los datos subyacentes.
• El formato condicional para campos en el rango de valores puede basarse en la jerarquía de datos. El rango de este formato condicional está determinado por el siguiente nivel inferior o superior de la jerarquía en filas para una o más columnas o en columnas para una o más filas.
• El rango de formato condicional para campos en el rango de valores se puede definir usando tres métodos:

• • selección
  • Campo correspondiente
  • Campo de valor

El método predeterminado es la selección.

Definición de área por selección

Vaya a "Aplicar regla de formato a".

Haga clic en el cuadro de diálogo Nueva regla de formato o en el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

Este método es adecuado para una serie contigua de campos en el rango de valores, p. Ej. B. datos de encuestas para una región, así como para una serie de campos no contiguos en el rango de valores, como datos de encuestas para diferentes regiones en diferentes niveles de la jerarquía de datos.

Definición de área a través de un campo correspondiente

Este método funciona si tiene

• quiere evitar tener que seleccionar muchos elementos no relacionados
• desea formatear condicionalmente varios campos en el rango de valores para un nivel de jerarquía de datos
• Quiere excluir resultados parciales

Definición de área a través de un campo de valor

Este método funciona si tiene

• quiere evitar tener que seleccionar muchos elementos no relacionados
• desea formatear condicionalmente varios campos en el rango de valores para todos los niveles de jerarquía
• Quiere incluir resultados totales y parciales.

Conclusión: el formato condicional en Excel facilita el seguimiento de los datos

Si desea resaltar ciertos valores de datos en su tabla de Excel en color, el formato condicional en Excel es ideal. Tiene dos opciones para aplicar el formato condicional. O usa las reglas proporcionadas por Excel para resaltar el contenido del texto, los valores numéricos o las fechas en color. O puede definir una regla usted mismo con varias condiciones bajo las cuales se marcarán los valores relevantes. Puede comparar datos entre sí de forma fácil y eficaz mediante barras de datos, barras de colores y conjuntos de símbolos. Si las opciones de diseño ya no son necesarias, puede eliminarlas con unos pocos clics.

Más artículos sobre formato condicional

• Cómo generar flechas automáticamente en listas de Excel
• Mostrar valores de tiempo negativos en tablas de Excel
• Porcentajes negativos de color rojo
• Reconozca los porcentajes negativos de un vistazo
• Dar formato a números con un formato personalizado en color
• Dar formato a las celdas de Excel que no tienen el valor especificado
• Almacene automáticamente celdas con los formatos de moneda correspondientes
• Marcar celdas en color usando una función macro
• Use formato condicional y resalte los datos que sean mayores o iguales que la tercera celda más grande
• Valores de verdad inversa