Software en la vida diaria de la oficina: Microsoft Office y alternativas

Aquí puede leer todo lo que necesita saber sobre los distintos programas de Office.

La vida laboral ha cambiado explícitamente como resultado de la digitalización. Hace años, la gente usaba cada vez más el teléfono para discutir asuntos comerciales, pero hoy confían en el correo electrónico o la comunicación con servicios de mensajería como WhatsApp o Facebook. Especialmente con el estallido de la crisis de la corona, el mundo laboral se ha reformado de manera decisiva. Las reuniones personales y los viajes de negocios están dando paso a la comunicación digital con sistemas de videoconferencia como Zoom o Skype. Este desarrollo también tiene un impacto en el sector privado.

Con el avance de la digitalización, el software en red para la comunicación en la oficina se está volviendo más importante y popular. Por esta razón, los programas que se pueden utilizar en la vida cotidiana de la oficina privada o empresarial juegan un papel más decisivo en la oficina. Microsoft Office como el representante más conocido de programas para la oficina, así como software libre como LibreOffice, Open Office o Ashampoo Office son utilizados todos los días por millones de personas en Alemania y miles de millones de personas en todo el mundo.

Es por eso que el software es importante para la comunicación profesional en la oficina.

Si observa los desafíos que enfrentan las empresas o las personas debido a la globalización, puede comprender por qué el software de comunicación de oficina moderno es esencial. Con sus productos, las empresas compiten con muchas otras empresas nacionales e internacionales. Debido a las diferentes condiciones marco, los productos se pueden producir y comercializar de forma más económica en algunos países. En este contexto, es aún más importante establecer un marketing profesional para su propia cartera de productos que transmita valor añadido y ventajas. Al mismo tiempo, es fundamental poder reaccionar de forma rápida y eficaz a las consultas de los clientes.

Ejemplo:

Una empresa de tamaño medio comercializa un frigorífico como producto técnico de innovación en el mercado mundial. Los clientes interesados y existentes reciben información inicial en presentaciones regionales y nacionales. La situación es similar con las presentaciones en línea que se transmiten por Internet. Para estas y otras medidas de marketing, la empresa utiliza un software de presentación moderno como Microsoft PowerPoint.

Los clientes interesados solicitan una oferta para el nuevo tipo de frigorífico. El cálculo del precio global, que incluye todos los costos de materiales y fabricación, se estableció en cálculos exhaustivos en Microsoft Excel. Se vincularon innumerables mesas para crear una oferta justa y adecuada para cada cliente. Además de calcular los costos, Microsoft Excel también se utiliza en la empresa para calcular los costos internos de personal y registrar muchos otros procesos.

Una vez calculado el precio de oferta en Microsoft Excel, la empresa utiliza Microsoft Word para crear una carta de presentación motivadora y rica en contenido. Está claramente estructurado y transmite las ventajas y el valor añadido del producto y la oferta. Microsoft Word y Microsoft Excel se vincularon a un programa CRM para este propósito. Esto inserta automáticamente los datos de contacto del cliente potencial en la carta y guarda la oferta en un servidor interno. En el último paso, la gama de productos se envía individualmente por correo electrónico con Microsoft Outlook.

El ejemplo muestra claramente la importancia del software moderno en la oficina. Las tareas de comunicación de la oficina moderna o el cálculo de ofertas serían más difíciles y propensas a errores sin aplicaciones de software en red. Además de los programas de Microsoft Office, que muchas empresas utilizan como líderes del mercado, los requisitos del ejemplo anterior también podrían llevarse a cabo con software libre como Libre Office.

Es esencial que las funciones individuales de los programas en la oficina estén conectadas de manera significativa entre sí. La creación de presentaciones de alta calidad, procesamiento de texto profesional, hojas de cálculo correctas y otras aplicaciones son posibles con el software de oficina moderno. En muchos casos, los resultados se pueden mostrar con unos pocos clics.

Al mismo tiempo, el software como Microsoft Office es de poca utilidad si no se puede operar de manera profesional. Por este motivo, es fundamental que los empleados de la oficina o los usuarios privados conozcan y utilicen las posibilidades de las aplicaciones de software. En este caso, el software de oficina moderno como Microsoft Office o Libre Office cumple su propósito y ayuda a los usuarios a comunicarse de manera efectiva e individual.

Microsoft Office: el buque insignia en software de oficina

Microsoft Office ha estado disponible como software de oficina desde 1989. Inicialmente diseñado exclusivamente para Macintosh, se lanzaron rápidamente versiones adicionales de Microsoft Office para Windows. En la primera versión, las aplicaciones más conocidas en la actualidad fueron:

• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint también
• Microsoft Mail

Contiene.

Con el tiempo, Microsoft Office se ha desarrollado continuamente. Actualmente se pueden comprar en las tiendas varias ediciones para diferentes áreas de responsabilidad. La versión comercial actual de Microsoft Office lleva el nombre Oficina Hogar y Negocios2021-2022 y cuesta una tarifa única de 299 euros. Se puede obtener para los sistemas operativos más comunes como Windows, MacOS, iOS o Linux. El precio incluye las versiones completamente instaladas de Outlook, Word, Excel y PowerPoint para Windows o Mac para PC. Los estudiantes con una tarjeta de matrícula reciben Microsoft Hogar y estudiantes2021-2022 por una tarifa única de 149 euros. La versión para estudiantes solo contiene Microsoft Word, Excel y PowerPoint, Outlook no está disponible.

Los usuarios de versiones anteriores de MS Office aún pueden usarlos y abrir archivos con los nuevos formatos de archivo docx, xlsx o pptx. En este caso, es útil instalar y utilizar el Paquete de compatibilidad, que Microsoft proporciona de forma gratuita.

Propina:

Microsoft Outlook es gratuito en la versión móvil para tabletas y teléfonos inteligentes y se puede descargar de forma gratuita desde la tienda de aplicaciones correspondiente para dispositivos Apple o Android. Además, las versiones anteriores de Office, por ejemplo, Office 2007 o 2010, aún pueden ejecutarse en Windows 10.

Además de la opción de comprar Microsoft Office, el fabricante Microsoft ha estado ofreciendo licencias por suscripción de Office con el nombre comercial desde 2011. Oficina 365 a. Dependiendo del volumen de suministro deseado, los precios para clientes privados son de 10 euros al mes (suscripción anual 99 euros) por Familia de Microsoft Office. Para las empresas, Microsoft ofrece diferentes versiones de suscripción que cuestan entre 10,50 euros al mes y 16,90 euros al mes. Las empresas se benefician de las siguientes aplicaciones de software adicionales:

• Microsoft Publisher (software de oficina y diseño).
• Microsoft Access (base de datos).
• Microsoft Exchange (servidor de correo electrónico).
• Microsoft OneDrive Business (nube).
• Microsoft SharePoint (aplicación web para colaboración).
• Microsoft Teams (plataforma que combina chat, reuniones, notas y archivos adjuntos).

Los planes de precios exactos y la información sobre los programas y servicios en la nube incluidos en Microsoft Office se pueden encontrar en www.microsoft.com. Además, Microsoft ofrece instrucciones gratuitas para sus productos en un sitio web especial.

Los programas Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel y Microsoft Word son particularmente populares como software de oficina y juegan un papel importante en la oficina moderna. Es importante que cada usuario sepa qué funciones y opciones básicas están incluidas en las aplicaciones.

Info:

La seguridad contra virus y troyanos es esencial para todos los usuarios de Microsoft Office. Básicamente, Microsoft ofrece los programas de Office Word o Excel con macros desactivadas. Esto es importante para que los troyanos u otro malware no ingresen a su PC a través de una macro.

Microsoft PowerPoint: software de presentación profesional para usuarios privados y comerciales

Se estima que 500 millones de personas en todo el mundo utilizan Microsoft PowerPoint como software de presentación. Una reunión de negocios sin diapositivas y una presentación de PowerPoint se ha vuelto poco común. Empresas, autónomos y usuarios privados confían principalmente en el hecho de que la audiencia puede emocionarse y activarse a través de la visualización competente de los hechos.

PowerPoint fue desarrollado originalmente en 1987 por el estadounidense Robert Gaskins y vendido a Microsoft con el nombre de "Presentador". En la versión actual, PowerPoint tiene una gran cantidad de funciones útiles para preparar y realizar presentaciones de una manera viva y altamente competente.

Características de PowerPoint: estas son sus opciones para presentaciones animadas

Con un clic en una presentación vacía en PowerPoint, se abre la vista estándar de PowerPoint.

En el lado derecho de la vista estándar puede ver todas las diapositivas de su presentación creadas hasta ahora en formato pequeño. En el medio está el área de construcción o presentación. En esta área del software tiene la opción de diseñar cada diapositiva individualmente. Por ejemplo, puede insertar texto, gráficos, videos y sonidos u otros dispositivos estilísticos específicamente y en los lugares apropiados. En la última versión de PowerPoint, también encontrará las ideas de diseño en el lado derecho de la vista estándar. Si comienza con la concepción de una diapositiva, recibirá automáticamente sugerencias de diseño del programa que se pueden adoptar con un solo clic.

Aspectos destacados de cada presentación: cómo utilizar PowerPoint de forma profesional

Nada es más aburrido que una presentación con demasiado texto. Las diapositivas de texto sin dispositivos estilísticos visuales unen a la audiencia al monitor o la pantalla. En lugar de escuchar al hablante, se lee e interpreta el texto. En este caso, se pierden los puntos principales del hablante. Los oyentes deambulan y entran en una ausencia mental. En lugar de participar en la conferencia, déjese llevar por la información.

Para que esto no suceda y una presentación en PowerPoint despierte el interés de la audiencia en todo momento y presente el tema y los hechos con competencia, encontrará innumerables posibilidades en PowerPoint para profesionalizar sus diapositivas. Dar todos los ejemplos, consejos y trucos para el uso profesional de PowerPoint iría más allá del alcance. Los siguientes 3 ejemplos prácticos dejan claro lo útil que puede ser PowerPoint como software de oficina. Puede ver cómo los usuarios se benefician en la preparación y de la misma manera la audiencia durante la presentación:

Ejemplo práctico 1: insertar transiciones para hacer una presentación interesante

Una presentación de PowerPoint puede estructurarse como una presentación de diapositivas o como una película emocionante. Una presentación de diapositivas suele parecer aburrida, ya que no hay efectos ni transiciones individuales aparte de las imágenes mostradas. Una presentación de PowerPoint que se presenta en el estilo de una presentación de diapositivas es monótona para la audiencia.

Un objetivo esencial de la presentación es informar, inspirar y llevar a la audiencia a la acción. Para lograr esto, es conveniente actualizar específicamente las transiciones entre las láminas individuales. En este caso, por un lado, las láminas de diseño variable son interesantes. Además, las transiciones entre las láminas también son impresionantes.

Con PowerPoint es posible incrustar transiciones animadas entre diapositivas con solo unos pocos clics. Estos crean tensión y mantienen alta la atención de la audiencia. La función "Transiciones" se puede encontrar en la pestaña "Transiciones" del mismo nombre.

Se pone de pie:

• Dinámica,
• Espectacular también
• Transiciones sutiles de láminas

que debe adecuarse al tema y al diseño básico de la presentación en cualquier caso. Una conferencia altamente científica con una transición espectacular, como la animación "panal"Proporcionar es contraproducente. Por el contrario, el contenido dinámico, por ejemplo, la transición "volando", se puede utilizar en una conferencia conmovedora que tiene la intención de inspirar y animar a la audiencia.

Como en la mayoría de los casos, lo siguiente se aplica a las transiciones en PowerPoint: “Menos es más”. Una presentación no debe estar abarrotada con demasiadas transiciones de diapositivas diferentes. Esto es importante porque, de lo contrario, los espectadores perderán interés a pesar de las transiciones. Las repeticiones redundantes desgastan y sobrecargan una presentación. Por el contrario, si incorpora hábilmente las transiciones adecuadas en su presentación, ganará a su audiencia y aumentará la atención y el interés de la audiencia.

Ejemplo práctico 2: use ideas de diseño para crear películas de alta calidad en muy poco tiempo

Los usuarios de PowerPoint saben que puede llevar mucho tiempo crear presentaciones de PowerPoint informativas, atractivas y atractivas. Además del tema y los puntos clave, las imágenes, tablas, videos y otros dispositivos estilísticos deben seleccionarse de manera adecuada y con un propósito.

Una encuesta representativa realizada por GfK en nombre de Made in Office GmbH, en la que se encuestó a más de 1.000 usuarios de Office en empresas alemanas, muestra lo complejo que puede ser crear presentaciones. En promedio, los empleados encuestados trabajaban 20 horas al mes con PowerPoint. De estas 20 horas, 8 horas se dedicaron exclusivamente a formatear las diapositivas. El estudio deja en claro cuánto esfuerzo se necesita para crear una presentación atractiva.

Los usuarios de la última versión de PowerPoint pueden reducir el tiempo necesario para diseñar diapositivas. Tiene la opción de dejar parcialmente el formato de sus diapositivas al programa. Con la función integrada "Ideas de diseño", que se muestra de forma predeterminada en el lado derecho de la pantalla principal, los empleados de la oficina o los usuarios domésticos reciben ideas elegantes y atractivas para el diseño de las diapositivas. Si el elemento del menú está oculto, se puede mostrar a través de la pestaña "Inicio". El elemento de menú "Ideas de diseño" se encuentra al final de la pestaña.

En muchos casos, las ideas de diseño pueden, entre otras cosas, ayudar con la disposición correcta de las imágenes y los textos en una diapositiva u optimizar el diseño. Además de las sugerencias que se muestran, puede utilizar el botón "Mostrar ideas de diseño adicionales" para obtener sugerencias adicionales.

Al utilizar la función "Ideas de diseño", los usuarios de PowerPoint tienen la opción de concentrarse más en el contenido y la presentación de los mensajes centrales en lugar de dedicar demasiado tiempo a mejorar el diseño.

Consejo de experto para editar imágenes:

Para que las partes confidenciales de los archivos de Office sean irreconocibles, no es suficiente formatearlas en negro sobre negro. Para asegurarse de que los pasajes irreconocibles no se puedan leer, siempre deben eliminarse de la imagen.

Ejemplo práctico 3: medios integrados para crear una presentación interactiva

El avance de la digitalización ha hecho que sea normal poder ver videos, música e imágenes en movimiento en las resoluciones más altas en cualquier momento. Las pantallas de las laptops o televisores muestran videos en HD, Ultra HD y 4K. Lo mismo se aplica a la música y los sonidos que se transmiten de forma cristalina en Dolby Surround. Dado que las imágenes en movimiento, así como la música y los sonidos, están muy extendidos en nuestra sociedad, tiene sentido integrarlos también en una presentación de PowerPoint. Esto funciona con unos pocos clics en la pestaña "Insertar" en el elemento del menú "Medios".

Entre otras cosas, tiene la opción en esta área de menú:

• Inserte un video de su disco duro o un disco en la nube.
• Integre un video de una plataforma en línea como YouTube.
• Incruste archivos de audio de su computadora en la presentación.
• Inicie una grabación e intégrela en la presentación.
• Inserta una grabación de pantalla.

El éxito del uso de los medios depende de la selección de videos o música y del hardware utilizado. En cualquier caso, una presentación amena y entretenida, en la que se alternan textos y una presentación frontal con videos y series de fotos, inspira a la audiencia. Además del interés, el rendimiento de retención aumenta, ya que el contenido visual se almacena mucho más profundamente en el cerebro que las palabras o los textos hablados. Por tanto, existen razones objetivas para integrar los medios en una presentación y ganar y deleitar al público con música e imágenes en movimiento.

En resumen, Microsoft PowerPoint ofrece a cada usuario una amplia gama de opciones y funciones para diseñar presentaciones profesionales y enfocadas a la audiencia.Cualquiera que use PowerPoint como software de oficina y conozca las posibilidades y sutilezas del programa crea presentaciones de alta calidad con la aplicación. Estos tienen el potencial de inspirar de manera sostenible y transmitir contenido y valores de una manera moderna y profunda. Por esta razón, PowerPoint se valora en la oficina y se utiliza todos los días para crear presentaciones de diapositivas.

Microsoft Excel: cree hojas de cálculo como un profesional

Microsoft Excel se publicó en 1985 en su primera versión para Macintosh. Como sucesor de Microsoft Multiplan, el objetivo era ofrecer software para hojas de cálculo complejas con orientación visual. En 1989 se presentó la primera versión de Excel para Windows. Con el paso del tiempo, el software se ha desarrollado de forma constante. Actualmente lo utilizan millones de usuarios en todo el mundo para fines comerciales y privados. En Excel hay más de 400 funciones con las que se pueden diseñar y mostrar cálculos para casi cualquier propósito. También es esencial que los resultados y los cálculos se puedan generar visualmente en diagramas o individualizados mediante formas, colores y fuentes.

La estructura lógica de Excel

Una vez que haya abierto un libro de trabajo nuevo y vacío en Microsoft Excel, encontrará todas las funciones de Excel en modo de cálculo, divididas en varias pestañas.

Como en todos los demás programas de Microsoft Office, las funciones principales de Excel se enumeran en la pestaña "Inicio". La estructura uniforme de todas las aplicaciones de software de Office facilita a los usuarios inexpertos de Excel orientarse en el programa.

Todas las funciones básicas, por ejemplo:

• Adaptando las fuentes,
• Alineación de texto o números también
• El formato específico de los dígitos

están claramente detallados en la pestaña "Inicio". Una función es particularmente importante para tablas grandes en las que se evalúan muchos datos. Se trata de la función "Ordenar y filtrar" en el elemento de menú "Editar".

Los usuarios de Excel que trabajan con menos frecuencia con fórmulas y utilizan principalmente Excel para interpretar datos, listas y resultados necesitan el elemento de menú "Ordenar y filtrar" de forma regular.

Como en todos los demás programas de Office, tiene la opción de insertar imágenes, diagramas, campos de texto u objetos 3D. Las opciones para insertar correctamente las ilustraciones y los diagramas se encuentran en la pestaña "Insertar" También es práctico incrustar enlaces en una tabla de Excel, por ejemplo, para hacer referencia a un sitio web interno de la empresa o un proyecto externo.

Como todos los demás programas de Office, Microsoft Excel impresiona con la opción de visualizar tablas individualmente. Cualquiera que use Excel en un entorno profesional depende de presentar datos e información imputada de una manera orientada a los hechos y, al mismo tiempo, visualmente atractiva. Excel ofrece todas las funciones y opciones para esto. Entre otras cosas, puede:

• Elija entre diferentes diseños de mesa prefabricados,
• Ajuste también los márgenes y el área de impresión
• Cambie los colores y las fuentes específicamente.

Con las funciones de la pestaña "Diseño de página" es posible diseñar tablas únicas, informativas y atractivas. Estos representan los hechos y, al mismo tiempo, se centran en los puntos principales y las declaraciones clave en los cálculos. Acompañados de diagramas, se utilizan cientos o miles de datos individuales para crear una descripción general imputada y profesional que proporciona al espectador información duradera.

Los usuarios también pueden agregar funciones matemáticas a su hoja de cálculo en la pestaña Fórmulas.

Excel le ofrece las funciones más importantes de las categorías más populares en el elemento de menú "Biblioteca de funciones". En "Insertar función" puede utilizar la opción "Texto libre" y describir el propósito de una función con sus propias palabras. A continuación, el programa le ofrecerá una fórmula matemática adecuada.

Para los usuarios nuevos e inexpertos de Microsoft Excel que tienen poca experiencia con el uso de fórmulas, trabajar con Excel significa practicar a largo plazo para usar fórmulas con sensatez. Las funciones de ayuda contenidas en Excel y las funciones listas para usar y fórmulas matemáticas, que todos los usuarios generalmente encontrarán lo que están buscando, son útiles. En muchos foros de Internet se describen fórmulas especiales y, en la mayoría de los casos, se pueden copiar y pegar en su propia tabla.

Es posible una transferencia de datos de diferentes fuentes

Especialmente en el entorno profesional, los datos de diferentes fuentes deben tomarse para un cálculo en Excel. Aquí es donde la pestaña Datos es de gran ayuda. Garantiza que puede registrar e integrar datos de otras tablas de Excel, información de bases de datos y figuras de programas externos.

En "Recuperar datos" hay innumerables fuentes disponibles cuyos datos puede vincular a su tabla. Entre otras cosas, puede incorporar datos de bases de datos de Microsoft Access. En tutoriales gratuitos, le mostraremos cómo crear vínculos entre los dos programas y cómo usar Access correctamente en general.

Esta pestaña también contiene dos funciones prácticas que puede encontrar en el elemento de menú "Previsión".

Por un lado, puede utilizar un "análisis hipotético" para representar diferentes escenarios. Tal estimación puede ser particularmente importante al calcular los objetivos previstos para tomar decisiones competentes. La función de "hoja de pronóstico" se puede utilizar para crear tendencias y pronósticos a partir de los datos disponibles de manera similar.

En la pestaña "Ver", que es la última opción en el área del menú de Excel junto a las páginas de ayuda, tiene la opción de elegir entre:

• Elija diferentes vistas del libro de trabajo
• Para determinar si las líneas de cuadrícula y los encabezados deben imprimirse o
• Establezca el factor de zoom para su mesa.

Cómo congelar una ventana: una opción importante en Excel

El elemento de menú "Corregir ventana" es una función discreta y al mismo tiempo esencial en Microsoft Excel. Especialmente con tablas que se extienden por varias páginas en la pantalla, a menudo existe el problema de que los encabezados desaparecen cuando se desplaza. Con "Congelar ventana", establece que los encabezados se ingresen en la línea superior de cada página de la tabla. Alternativamente, también puede determinar que la primera columna sea fija.

Diseñe tablas profesionales en Excel: use la función Ideas

Al igual que con Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel también ofrece una función en la que automáticamente recibes ideas para el diseño o presentación profesional de tu mesa. Con solo unos pocos pasos, puede obtener tablas en Excel que sean convincentes y hagan que los hechos sean comprensibles a través de visualizaciones.

1. Utilice sus datos para diseñar una tabla en Excel, por ejemplo, una comparación tabular de ventas de productos durante varios años calendario. Ingrese los datos en Excel sin más formato.

   

2. Abra la función "Ideas" en la pestaña "Inicio" con un doble clic.

   

3. El programa muestra automáticamente las ideas de diseño para su mesa en el lado derecho de la ventana principal. Decide una presentación adecuada y atractiva activándola con un doble clic.

   

Gracias a las ideas integradas en Excel, puede profesionalizar eficazmente las tablas. Para una sola tabla, se muestran más de 20 modelos para que elijas la mejor representación. Este procedimiento le ahorra mucho tiempo al diseñar y dar formato a gráficos, diagramas y tablas. Al mismo tiempo, puede presentar la información más importante de manera orientada a los hechos.

En resumen, Microsoft Excel se conoce como un programa de hoja de cálculo profesional. La inserción de tablas elementales, la visualización de diagramas informativos y la incrustación de complicadas funciones matemáticas son tres de las muchas otras posibilidades que ofrece Excel. Con suficiente práctica y probando nuevas opciones, los usuarios de Excel adquieren conocimientos expertos a lo largo del tiempo y pueden utilizar las funciones de la aplicación de software de forma profesional.

Microsoft Word: procesamiento de texto moderno para todas las oficinas

Además de Microsoft Excel y PowerPoint, Microsoft Word es uno de los programas más conocidos de la serie Office. Con Microsoft Word, los usuarios utilizan un programa eficaz y orientado a la práctica para el procesamiento de textos. Además de la creación de textos, que es la función más importante de Word, también se pueden crear cartas modelo y se pueden integrar tablas en cartas o documentos.

Microsoft Word tiene una estructura similar a PowerPoint y Excel, lo que hace que sea más fácil para los nuevos usuarios comenzar. En la pestaña "Inicio", los usuarios encontrarán las opciones y funciones más importantes para crear una nueva carta o documento de texto.

Además de "pegar" texto desde el portapapeles, el área del menú "Fuente" en particular se usa intensamente en Word. Esto es esencial para

• Cambiar la fuente y el tamaño de la fuente,
• Hacer marcas de texto o
• Incorpora efectos de texto.

La situación es similar con el elemento de menú "Párrafo". La inserción de viñetas, el uso de sangrías y la alineación básica del texto se pueden configurar en este menú de opciones.

Utilice "Buscar y reemplazar" y la función de dictado para trabajar de forma más eficaz con Word

Las funciones "Buscar" y "Reemplazar" pueden resultar útiles y eficaces para textos complejos. Por ejemplo, si desea saber con qué frecuencia aparece un término importante en un texto, puede averiguarlo usando la lupa en el elemento del menú "Buscar". Se abre un campo de texto a la izquierda en el que puede buscar vocabulario.

La función "Reemplazar" le permite reemplazar términos o palabras con ortografía incorrecta en un solo paso. Por ejemplo, si ha integrado el término "esencial" varias veces en su texto y le gustaría cambiarlo a "esencial" de acuerdo con la recomendación actual de Duden, no tiene que buscar y cambiar cada pasaje de texto manualmente. Si ingresa ambas grafías en la función "Reemplazar", puede realizar todas las adaptaciones sin un paso intermedio.

La posibilidad de dictar textos directamente en Word también es práctica. Esto funciona bien con la función "Dictar" en el menú "Idioma". Al mismo tiempo, el software profesional para dictados tiene mayores beneficios para los usuarios de empresas que confían en un dictado sin errores. Para uso privado o uso ocasional, definitivamente se recomienda el "dictado" con Microsoft Word.

Insertar tablas y gráficos en Word

En la pestaña "Insertar" tienes abiertas todas las opciones, equivalentes a los demás programas de Office, para profesionalizar tu documento con tablas, diagramas, entradas de Wikipedia, un vídeo online, comentarios y marcadores o símbolos y fórmulas. Tiene sentido utilizar campos de texto que sirvan como marcadores de posición para imágenes o formas en el documento.

Info:

Si obtiene el siguiente error al hacer clic en un vínculo en Word o Excel: "Este proceso ha sido cancelado debido a restricciones en esta computadora", debe cambiar las entradas en el registro. A continuación, puede insertar y hacer clic fácilmente en enlaces en Word y otros programas de Office.

Adapte el diseño y la disposición de su documento: estas son sus opciones

En la pestaña "Diseño", puede adaptar un documento a un diseño listo para usar en solo unos pocos pasos y seleccionar plantillas para formatear el diseño. También es posible adaptar colores, fuentes, espaciado de párrafos o marcas de agua.

Cada documento necesita un diseño específico. Si bien las cartas comerciales deben diseñarse de acuerdo con las especificaciones DIN, las tarjetas de invitación o los folletos se pueden diseñar individualmente. Todos los ajustes relacionados con los márgenes, la alineación básica, el formato o la sangría se realizan en la pestaña "Diseño".

Propina:

Los estudiantes que estén preparando un artículo científico o su tesis doctoral pueden hacer un buen uso de la pestaña "Referencias". Se puede utilizar, por ejemplo, para crear una tabla de contenido. Para descartar el plagio, las citas pueden insertarse claramente en el texto como fuentes externas y agregarse a la lista de bases legales. Word también se puede utilizar para la búsqueda inteligente de presupuestos.

Enviar cartas en serie como una carta o un correo electrónico: así es como funciona

En la vida empresarial diaria, la pestaña "Envíos" es muy popular en muchas empresas. Con él, se pueden diseñar cartas modelo y vincularlas a fuentes de datos, por ejemplo, un archivo de Excel. Los sobres y las etiquetas se pueden crear de la misma manera e imprimir en cualquier impresora. La vista previa en el elemento de menú "Vista previa de resultados" está orientada a la práctica: en lugar de iniciar una costosa impresión de prueba, la vista previa se puede generar digitalmente. Si se encuentran errores, se pueden corregir antes de que se impriman las cartas modelo, sin desperdiciar recursos.

Con la pestaña "Verificar", Microsoft ha integrado un corrector ortográfico en Word y otras aplicaciones como Microsoft Outlook. Con el diccionario de sinónimos integrado, Word proporciona una amplia base de datos de sinónimos. Además, en esta área de selección puede:

• Haz que se lea un texto en voz alta
• Compruebe la accesibilidad y
• Proteja el documento individualmente.

Utilice las plantillas en línea de Word para crear documentos profesionales

En lugar de crear cada documento personalmente y con un trabajo minucioso y minucioso, puede tener sentido utilizar las plantillas en línea de Microsoft Word para crear documentos de texto como:

• Un resumen.
• Una carta comercial.
• Un folleto.
• Folleto o
• Para crear un certificado.

A través de la pestaña "Archivo", en la que puede realizar muchos ajustes básicos en Word, cambie al campo de selección "Nuevo". Además de sus plantillas personales, esta área de selección también contiene numerosas plantillas disponibles en línea y un campo de búsqueda en el que puede buscar más sugerencias puede buscar.

Con las plantillas en línea de Microsoft es posible diseñar la mayoría de los documentos con fines profesionales y privados con Word. También hay plantillas gratuitas disponibles para otros programas de Office, por lo que puede utilizar cientos de plantillas de Word, PowerPoint y Excel de forma gratuita.

En resumen, Microsoft Word ofrece una amplia gama de opciones para crear y enviar documentos de texto de forma profesional. Además de la opción de incrustar gráficos y otros dispositivos estilísticos además del texto, los usuarios aprecian la función de combinación de correspondencia o la capacidad de corregir y profesionalizar automáticamente los textos.

A pesar del uso generalizado de Microsoft Office y de las numerosas y prácticas funciones, no todos los usuarios están dispuestos o pueden pagar mensualmente por la familia de programas o comprar la versión comercial de Office. En este caso, se pueden elegir alternativas gratuitas a Microsoft Office, que tienen similitudes con Microsoft Office en cuanto a su alcance funcional.

Libre Office: funciones de oficina gratuitas en software de código abierto

Una pieza de software que se puede instalar de forma gratuita en la oficina y que tiene una gran parte de las funciones de oficina de Microsoft Office es Libre Office. Con LibreOffice, obtiene un paquete de oficina potente con una interfaz funcional y funciones esenciales para la vida diaria de la oficina. Al igual que Microsoft Office, LibreOffice combina varias aplicaciones en una suite para la oficina.

LibreOffice es un derivado de la conocida aplicación OpenOffice y Star Office, que también es gratuita. Con LibreOffice obtienes varias aplicaciones en un solo paquete:

• Escritor (procesador de textos),
• Calc (hoja de cálculo),
• Impress (programa de presentación),
• Dibujar (programa de dibujo),
• Base (gestión de bases de datos),
• Matemáticas (editor de fórmulas).

La principal diferencia entre LibreOffice como software gratuito y de libre acceso y Microsoft Office de pago está junto a la estructura del menú individual en los formatos de archivo. LibreOffice utiliza el formato de documento abierto (ODT), un formato de archivo abierto que puede ser utilizado e importado por muchos otros programas de oficina gratuitos. Microsoft Office también puede guardar documentos en formato ODT y procesar documentos ODT.

Diferencias en los formatos de archivo: esto es lo que debe saber

	Microsoft Office	LibreOffice
Procesamiento de textos	*. docx	* .odt
Hoja de cálculo	* .xlsx	* .ods
Archivo de presentación	* .pptx	* .odp

Listado: Fabricante de software de oficina gratuito, no comercial y gratuito

Con una participación de mercado estimada de más del 90%, Microsoft Office es el líder indiscutible del mercado en el campo del software de oficina. A pesar de la oferta de pago, los usuarios aprecian las ventajas de Microsoft Office o siempre han trabajado con el software de Microsoft Office. Si está buscando alternativas, debe obtener más información de los siguientes proveedores que ofrecen software de oficina para su descarga gratuita:

proveedores	Enlace a la oferta
LibreOffice	de.libreoffice.org
Oficina abierta de Apache	www.openoffice.org/de/
Oficina de WPS	www.wps.com/de-DE/
Oficina de Softmaker (Proveedor alemán)	www.softmaker.de/softmaker-office
Oficina en línea de Microsoft (menos funciones que Office 365)	www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/free-office-online-for-the-web
Google Office y G-Suite	www.google.de/intl/de/docs/about/
Apple iWork (para iOS)	Incluido en la App Store de Apple y automáticamente con los nuevos dispositivos de Apple

Resumen: el software para la oficina hace mucho y ahorra un tiempo valioso en la vida diaria de la oficina

Los programas de software como Microsoft Word, Excel o PowerPoint y sus alternativas gratuitas se han convertido en una parte indispensable de la oficina. Las tareas diarias y los desafíos en la vida diaria de la oficina se pueden resolver profesionalmente con software específico para presentaciones, hojas de cálculo, procesamiento de texto y bases de datos.

Las funciones y posibilidades del software de oficina han cambiado constantemente a lo largo de los años. Microsoft Office es actualmente estándar en una PC con Windows y lo utilizan principalmente las empresas. Microsoft Office o el propio software Apple iWork de la plataforma también se pueden utilizar en Mac y en dispositivos con sistema operativo iOS.

El paquete que los usuarios elijan en última instancia depende de los requisitos específicos que deben resolverse profesionalmente en la oficina. En cualquier caso, el software de oficina hace una contribución decisiva al trabajo eficiente y en red en la oficina y en el entorno privado.

Artículo adicional:

• Novedades de Microsoft Office Live Workspace y Office Live Small Business