¿Qué son las macros y cómo las creo?

Trabajar con los programas de Microsoft Office es práctico y efectivo. Pero especialmente en Microsoft Excel, los pasos de trabajo repetitivos pueden ser agotadores. Puede grabar y crear las llamadas "macros" en Microsoft Excel y otros programas de Office para que pueda completar estas tareas más rápidamente e incluso hacerlas automáticamente. Pero, ¿qué son exactamente las macros? ¿Y cómo haces para crear macros en diferentes programas de Office?

¿Qué son las macros en Microsoft?

En pocas palabras, las macros son pequeños programas de software que existen dentro del cosmos de Microsoft Office.Con la ayuda de estas macros, es posible automatizar las llamadas "tareas de rutina" . Esto significa, entre otras cosas, que las tareas recurrentes que consumen mucho tiempo que realiza en Microsoft Excel se pueden simplificar con macros.

El término "macro" proviene del griego y significa "grande" . Las macros de Microsoft se llaman así porque se consideran comandos grandes. Estos, a su vez, combinan varios comandos pequeños de los programas de software y los ejecutan simultáneamente tan pronto como se les da la instrucción para hacerlo. El primer paso es encontrar un proceso específico para su macro que desee automatizar en Excel, Word u otro programa de Microsoft.

Agrupación y reproducción de pasos de trabajo: así funcionan las macros

Lo fundamental de las macros es que existe una cierta secuencia de pasos de trabajo que se realizan de la misma manera una y otra vez. Con una macro, ya no tiene que hacer estos pasos de trabajo individualmente, sino que puede grabarlos como una película.Esta programación fija puede luego reproducirse usando una combinación de teclas específica, para que sus pasos de trabajo se realicen automáticamente y se agrupan en un tiempo mínimo.

Una macro se basa en la siguiente funcionalidad:

1. Usted identifica un flujo de trabajo específico que ocurre con frecuencia y debe automatizarse. Una macro es útil, por ejemplo, si necesita seguir insertando datos de empleados, miembros o amigos en hojas de cálculo.
2. Ahora crea la macro. Al hacerlo, registra los pasos de trabajo que normalmente tendría que realizar manualmente una y otra vez. De esta manera, el programa de Office puede acceder más tarde a esta guía y luego reproducirla automáticamente.
3. Entonces tiene la opción de ejecutar la macro creada directamente con un solo clic del mouse o con un atajo de teclado específico. Esto le ahorra numerosos pequeños pasos de trabajo.

Consejo: incluso si no ha estado trabajando con programas de Microsoft Office durante mucho tiempo, las macros pueden facilitar su trabajo. Porque incluso las funciones más comunes se pueden simplificar con los grandes comandos.

¿Para qué se pueden usar las macros en Excel?

A primera vista, el tema de las macros parece bastante abstracto. Pero en una inspección más cercana y con algunos ejemplos, rápidamente queda claro que los pequeños programas de software pueden ser útiles en muchas áreas. En el programa Microsoft Excel, por ejemplo, puede crear macros para las siguientes funciones:

• Consultando datos de bases de datos
• Transferir libros de trabajo u hojas de trabajo
• Dar formato a texto, celdas o gráficos
• Personalizar contenido de celdas, enlaces o fórmulas
• Ordenar y filtrar datos
• Creación de tablas, archivos PDF o gráficos
• Conversión de datos

La variedad de comandos grandes muestra: Casi todas las acciones que son posibles en Microsoft Excel también se pueden reproducir automáticamente como una macro. Pero también en el programa Microsoft Word, las teclas macro especialmente asignadas ofrecen una amplia gama de opciones.

Práctico en la vida cotidiana: ejemplos de opciones de macro en Microsoft Word

En Microsoft Word, el popular programa de procesamiento de textos, también existe la opción de grabar acciones y definirlas como una macro con un comando específico. Los ejemplos de aplicación muestran que los comandos grandes pueden ser útiles en la vida cotidiana, por ejemplo para:

• ajuste automático de fecha o nombre de archivo
• Ocultar elementos individuales, por ejemplo, todas las imágenes dentro de un documento
• Pegue nombres, direcciones o números de teléfono en los campos apropiados
• calcular la longitud promedio de las oraciones
• Corregir letras frecuentemente torcidas

Independientemente de si usa los programas de Office en un contexto profesional o privado: las macros pueden quitarle parte del trabajo de las manos. Puede crear comandos individualizados que satisfagan sus necesidades personales en cualquier momento.

¿Cómo se crea una macro en Excel?

La creación de una macro funciona de diferentes maneras. Las personas que están familiarizadas con el lenguaje de programación pueden crear macros en Microsoft en las llamadas herramientas de desarrollo con VBA (" Visual Basic for Applications" ).

VBA es un lenguaje de programación utilizado específicamente para Microsoft. Pero incluso los usuarios que no están familiarizados con la programación pueden crear fácilmente macros en Microsoft Excel o Word.Porque la grabación se lleva a cabo en unos pocos pasos y le ahorra mucho trabajo con las teclas macro bien diseñadas del teclado.

Creación de una macro: cómo proceder

Incluso sin VBA, puede grabar fácilmente una macro en programas de Microsoft como Excel. Para hacer esto, encontrará el elemento "Herramientas de desarrollador" en la pestaña "Ver" en la cinta. En otras versiones, la pestaña también puede contener su propio elemento "Macros" . Una vez que tenga una idea de qué función desea que realice su macro, haga lo siguiente:

1. En la pestaña Ver, en el área Macros, haga clic en Grabar macro.
2. Se abre una ventana en la que puede especificar el nombre de la macro. Esto le dará una mejor visión general más adelante y puede, por ejemplo, señalar lo que hace la macro. Si no nombra la macro, el nombre de la macro se numerará automáticamente.
3. En la ventana también especifica qué combinación de teclas debe tener la macro. En el campo correspondiente encontrará teclas predefinidas con las denominaciones "tecla de opción" y "tecla de comando" (por ejemplo, CTRL), así como un campo de entrada para otra tecla de su elección. Luego, presione todas las teclas de macro mostradas al mismo tiempo, dando el comando para usar la macro.
4. También puede elegir en qué área de Excel debería estar disponible su macro. Si solo lo necesita en el libro de trabajo en el que lo está registrando, haga clic en Este libro de trabajo. Si desea tener acceso a él siempre que utilice Excel, seleccione "Cuaderno de macros personal" .
5. En un campo blanco también tiene la opción de ingresar una breve descripción de la macro. Esto puede ser útil si no usa Excel con mucha frecuencia y quiere ver qué macros ya ha creado y para qué se usan.
6. Ahora haga clic en "Aceptar" . Su macro comenzará a grabar.
7. Ahora lleve a cabo exactamente los pasos de trabajo que la macro debe realizar más adelante por usted.
8. Una vez que haya completado todos los pasos de trabajo, simplemente haga clic en la función "Detener grabación" en Macros en la pestaña.

Una vez que haya seguido todos estos pasos, la macro que programó estará disponible en Excel. Ahora puede usar el comando en cualquier momento presionando las teclas macro y optimizar sus pasos de trabajo. Para hacer esto, solo necesita las teclas de macro que ha definido.

Para los avanzados: la pestaña Desarrollador

Si graba macros con frecuencia, es recomendable integrar la pestaña "Herramientas de desarrollador" en la cinta. Ya no tiene que pasar por la tarjeta "Ver" , sino que puede acceder directamente a la creación de macros. En Office 365, haga lo siguiente:

1. En Excel, preste atención a la barra verde en la parte superior sobre sus pestañas. Además de los símbolos para guardar o enviar el archivo por correo electrónico, también verá tres puntos. (En otras versiones de Office, el ícono también puede verse como un guión con una flecha hacia abajo). Haz clic en ese pequeño botón.
2. Ahora se abre una ventana gris, donde seleccionas el campo de texto "Más comandos" en la parte inferior.
3. En la ventana "Más comandos" que ahora aparece, tiene la opción a la izquierda para elegir entre "Cinta (personalizar)" y "Barra de herramientas de acceso rápido" . Aquí, haga clic en la columna "Cinta (personalizar)" .
4. En el lado derecho ahora verá las designaciones de diferentes pestañas. Algunos de ellos están marcados con una marca azul: estos son los que se muestran en Excel. Ahora busque "Herramientas de desarrollador" en la parte inferior de la lista y coloque otra marca azul allí.
5. Ahora haga clic en el botón "Aceptar" en la parte inferior derecha para guardar los cambios.

Después de seguir estos pasos, ahora puede encontrar Developer Tools for Excel en sus pestañas principales. El proceso en Word u otros programas de Office funciona de la misma manera. Con un clic en la pestaña, ahora verá las opciones necesarias para crear macros: "Grabar macro" .

¿Cómo se crea una macro en Word?

Si desea programar una macro en otros programas de Office, como Microsoft Word, LibreOffice u OpenOffice, puede hacerlo de forma similar a Microsoft Excel. Esto queda claro con el ejemplo de Word:

1. Orientarse dentro de la cinta y seleccionar la pestaña "Ver" .
2. Allí encontrará "Macros" en el extremo derecho. Con un clic ahora puede elegir entre "Mostrar macros" o "Grabar macros" .
3. Al hacer clic en "Grabar macros" se abre una ventana. Introduzca el nombre de la macro, la combinación de teclas y una breve descripción allí.
4. Comience a grabar la macro haciendo clic en "Aceptar" .
5. Al seleccionar "Detener grabación" dejarás de programar la macro y ahora podrás usarla en Microsoft Word.

En las otras aplicaciones de Microsoft Office, las vistas individuales pueden diferir ligeramente, pero el proceso es básicamente el mismo. Esto le permite crear fácilmente macros sin utilizar VBA ni ningún otro lenguaje de programación.

¿Cómo editar macros con Visual Basics?

Si ha grabado una macro y la usa varias veces, es posible que no esté completamente satisfecho. Tal vez desee agregar un paso o cambiar algunos comandos.En tal caso, es posible volver a editar la macro posteriormente. Sin embargo, esto es un poco más complejo que crear una macro, porque necesita el lenguaje de programación Visual Basics (VB) para esto.

En Excel, puede probar VB haciendo clic en Macros en la pestaña Desarrollador (que se muestra arriba), seleccionando el nombre de macro apropiado y luego haciendo clic en Editar. Ahora se abre el "Editor de Visual Basics" . Aquí verá los comandos y pasos de trabajo que ha grabado como macro en el lenguaje de programación, es decir, como código. Si uno entiende algo de inglés, es posible entender rápidamente los textos de VB y posiblemente borrarlos o intercambiarlos. Sin embargo, si no tiene ningún conocimiento aquí, simplemente puede volver a grabar su macro de la manera habitual.

Conclusión: crear macros: no hay problema con Microsoft Office

Si trabaja mucho con los programas de Microsoft Office, puede simplificar mucho con los comandos grandes. Una vez que se han recopilado todos los pasos de trabajo, se pueden realizar en poco tiempo cuando se presiona una determinada combinación de teclas.

Especialmente práctico: todos los usuarios de Microsoft Office pueden grabar las macros ellos mismos. Esto hace posible determinar individualmente qué pasos de trabajo deben ejecutarse automáticamente para qué usuario. Esto no solo le ahorra mucho tiempo, sino también una carga de trabajo innecesaria.