Excel: Crear referencia a otra hoja de cálculo

Los usuarios de Microsoft Excel aprecian la opción de crear referencias a otras hojas de cálculo en la carpeta activa. Especialmente con hojas de cálculo grandes con muchas fórmulas, datos y funciones, es útil crear referencias para poder trabajar de manera efectiva con todos los datos. Esto ahorra la tediosa entrada doble manual o copiar y pegar, que consume mucho tiempo y es propenso a errores.

En este artículo, aprenderá cómo puede vincular hojas de cálculo de Excel con solo unos pocos clics y, por lo tanto, realizar cálculos en varias hojas de cálculo.

¿Cómo se crea una referencia a otra hoja de cálculo?

Usted crea el enlace entre dos hojas de cálculo de Excel utilizando una fórmula y una referencia externa en la hoja de cálculo de destino.

En nuestro ejemplo, la Tabla 1 muestra cuántos empleados tiene una empresa en varios lugares de Alemania y otros países europeos. En la segunda tabla, solo debe indicarse el número de empleados de la sucursal en Passau. El vínculo entre las dos tablas garantiza que si los datos de la tabla 1 cambian, la información de la tabla 2 se actualiza automáticamente.

Para crear la referencia a otra hoja de cálculo, primero abra ambas hojas de cálculo en Microsoft Excel. Luego, en la tabla de destino, haga clic en la celda de destino donde desea mostrar los datos del archivo de origen. En nuestro ejemplo práctico, esta es la celda objetivo B1.La fórmula para el enlace siempre comienza con un signo igual. Escribe "="en la celda previamente seleccionada.

En el siguiente paso, cambie a la tabla con los datos del empleado y res alte el número 55 en la celda C9. Este es el número de empleados en la sucursal de Passau.

Presione Enter para finalizar el atajo. El número de 55 empleados ahora aparece en la tabla 2, ya que ha vinculado efectivamente las celdas de ambas hojas de trabajo entre sí.

Si desea crear la referencia manualmente usando el teclado, use la siguiente sintaxis:

=nombrehoja!celda

Para el nombre de la hoja, ingrese el nombre de la hoja a cuya celda desea hacer referencia. En nuestro ejemplo, el nombre de la hoja es "Hoja1" .

¿Cómo hacer cálculos en varias hojas de cálculo de Excel?

A menudo sucede que los cálculos deben realizarse en varias hojas de cálculo. En nuestro libro de ejemplo hay varias hojas de cálculo que tienen una estructura idéntica. La tabla describe los costos de electricidad de diferentes plantas de una empresa en un año, desglosados por mes. El libro de trabajo contiene los datos de los años 2016 a 2021. Los valores totales y máximos se calcularán en una hoja de resumen.

Los usuarios que trabajan esporádicamente con Excel saben cómo realizar cálculos en varias hojas de cálculo de un libro. Pocas personas saben que cuando se calcula en varias hojas de cálculo, se pueden transferir áreas que acortan significativamente las fórmulas y las hacen más claras.

Importante: Es crucial que todas las hojas de cálculo que incluya en su cálculo estén estructuradas de manera idéntica de acuerdo con el mismo patrón. Solo en este caso las fórmulas proporcionarán los resultados correctos. Especialmente con hojas de cálculo extensas con una gran cantidad de datos, no necesariamente tiene que notarse en el resultado si el área de datos en una de las hojas de cálculo se desplaza una fila o una columna. Al mismo tiempo, el resultado es incorrecto.

En el siguiente ejemplo, se suman los costos de electricidad de los últimos años. La ilustración muestra la estructura de las hojas individuales:

Además de la estructura uniforme de las tablas, la disposición de las hojas en el libro de trabajo es importante. Asegúrese de que las hojas de trabajo que necesita estén una al lado de la otra en el libro de trabajo.

La siguiente figura muestra la disposición de las hojas de trabajo en el libro de ejemplo:

Una vez que se completan los preparativos, puede comenzar a escribir las fórmulas.

¿Cómo calcular la suma de varias hojas de cálculo en Excel?

En nuestra tabla de ejemplo, el resultado global de todos los totales anuales se determinará en una hoja de resumen. Las sumas de los años individuales se encuentran en las tablas correspondientes en la celda H16.

La fórmula requerida para la suma tiene la siguiente estructura:

=SUMA('PrimeraHoja:ÚltimaHoja'!Rango)

" Con FirstSheet se pasa el nombre de la primera hoja que se incluirá en el cálculo. El argumento lastsheet define el nombre de la última hoja para el cálculo. También se consideran todas las hojas que se encuentran entre estas dos hojas.Área define el área que desea sumar."

Utilice la siguiente fórmula para calcular la suma de los valores en las celdas H16 de las planillas 2016 a 2021:

=SUMA('2016:2021'!H16)

La siguiente figura muestra el uso de esta fórmula en la tabla de ejemplo:

Al adaptar esta sencilla fórmula, también es posible consultar otras celdas. Por ejemplo, si desea saber cuánta electricidad se consumió en la planta de Frankfurt en abril de 2016 a 2021, reemplace la referencia a la celda H16 con la celda F7 en la fórmula.

Al calcular en varias hojas de cálculo, no está limitado a celdas individuales en las hojas de cálculo. Puede pasar rangos completos a una función en cualquier momento.

¿Cómo calcular el valor máximo de varias hojas de trabajo en Excel?

En nuestra tabla de ejemplo, en la que se comparan los costos de electricidad de diferentes plantas en los años 2016 a 2021, se determinará el valor máximo absoluto de todos los valores individuales de todos los años. Los valores individuales están en las tablas 2016 a 2021 en las celdas B4:G15.

Utilice la siguiente fórmula para determinar el valor máximo de todos los valores individuales en las cinco hojas de cálculo de los años correspondientes:

=MÁX.('2016:2021'!B4:G15)

La siguiente figura muestra el uso de esta fórmula en la tabla de ejemplo:

¿Cómo se calcula la media en diferentes hojas de cálculo?

Además de los valores máximos, el valor medio en varias hojas de cálculo también se puede calcular con una sola fórmula. Para hacer esto, use la siguiente sintaxis.

=PROMEDIO('hoja inicial:hoja final'!rango de celdas)

Con la fórmula pasas un total de tres argumentos:

• Con hoja de inicio se pasa el nombre de la primera hoja que se va a incluir en el cálculo.
• El nombre de la hoja final se utiliza para definir el nombre de la última hoja para el cálculo. Todas las hojas que se encuentran entre estas dos hojas se incluyen en el cálculo.
• CellRange se utiliza para definir el rango de celdas para el cálculo.

Para nuestra tabla de muestra, la fórmula y el resultado se ven así:

=PROMEDIO('2016:2021'!B4:G15)

¿Cómo se pueden vincular valores de otros documentos?

Si suele trabajar con Excel, a veces necesita vincular referencias de celdas de una hoja de cálculo que no están en el mismo documento.Esto funciona sin ningún problema agregando el nombre del documento a la referencia de celda descrita anteriormente. Esto está marcado con corchetes (" [" o "]" ).

Ejemplo:=[Documento1]¡Origen!G9

Use esta variante si la otra carpeta con el nombre "Documento1" está abierta. Por otro lado, si el documento no está abierto, use la ruta donde está guardado.

Ejemplo:=C:\Archivos\NombreCarpeta\[Documento1]Origen!G9

¿Cómo vincular referencias de celdas con el mouse?

Las referencias de celdas a otros documentos no necesariamente tienen que ingresarse manualmente, ya que puede vincular celdas fácilmente con solo unos pocos clics del mouse. (INSERTAR IMAGEN)

¿Cómo corregir un error de referencia de celda?

Al vincular hojas de cálculo y usar referencias, Microsoft Excel puede mostrar un error en la referencia de celda. Si este es el caso, la fórmula contiene un error o ocurrió un error al seleccionar el área con el mouse

También se produce un error de referencia si se ingresó una referencia de celda a otra hoja de cálculo que se eliminó o cambió de nombre. Este error se puede comparar con la entrega de una carta a una dirección específica. Tan pronto como se cambia el código postal, la carta ya no se puede entregar porque la dirección es incorrecta.

En resumen, a menudo tiene sentido trabajar con referencias en Excel. El principal beneficio de trabajar con enlaces es que puede hacer su trabajo de manera más efectiva y rápida.

Los enlaces le permiten acceder a los datos existentes sin tener que volver a escribirlos. Esto ahorra tiempo y evita errores de transmisión. En Excel, las referencias también se pueden utilizar para realizar cálculos. Las referencias se pueden acuñar a otras celdas dentro de un libro de trabajo oa celdas de otro libro de trabajo. Son útiles para organizar datos y realizar cálculos.Los enlaces también se pueden utilizar para filtrar y ordenar información. Por lo tanto, las referencias son una poderosa herramienta en Excel para ayudarlo a realizar su trabajo de manera más eficiente.