La impresión sigue siendo uno de los procesos más utilizados en las empresas. Sin embargo, cuando se configuran correctamente los sistemas de impresión en red, a menudo surgen problemas. Lea aquí lo que debe tener en cuenta al imprimir en la oficina
¿Cómo funciona una impresora en la red?
En realidad, una impresora en la red no es una cosa particularmente difícil. Por lo general, hay dos formas de conectar la impresora a la red:
· La impresora está conectada a un dispositivo final (estación de trabajo)
· La impresora está conectada directamente a la red con su propia dirección
La primera opción es mucho más sencilla, pero también menos práctica, especialmente en oficinas. Aquí, la impresora simplemente se conecta a una de las computadoras de la oficina. Luego, la impresora se comparte con la red desde esta computadora. La desventaja aquí es que la computadora responsable del lanzamiento debe estar siempre encendida. Además, por supuesto, también es bastante desventajoso que la impresora también esté físicamente cerca de esta estación de trabajo. En determinadas circunstancias, esto significa que los empleados solo pueden recoger su material impreso en esta ubicación.
Si una impresora está justo al lado de una estación de trabajo, puede convertirse en un ruido molesto al imprimir con frecuencia.
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La otra opción de conectar una impresora a la red de la oficina es mucho más ventajosa. La impresora está conectada directamente a la interfaz de red y funciona más o menos como una computadora como una instancia separada. La impresora también tiene su propia dirección IP local y luego todos los usuarios pueden acceder a ella. El problema aquí es que este proceso es mucho más complejo y difícil de implementar. Las empresas que deseen implementar dichos procesos pueden obtener ayuda de una consultoría de TI.
Supervisión de la impresora: ¿qué imprime quién y cuándo?
Sin embargo, una vez que la impresora se ha instalado en la oficina, las cosas se ponen realmente emocionantes. Al fin y al cabo, suele querer saber para qué se utiliza y, sobre todo, en qué medida. Para ello se utiliza una tecnología denominada monitorización de impresoras. El software monitoriza cuánto se imprime en la red y, sobre todo, por qué usuario. De esta manera, los administradores del sistema siempre pueden realizar un seguimiento de quién está utilizando la impresora de oficina para qué cosas y en qué medida. Varios productos de software brindan la capacidad de monitorear de cerca las impresoras en la red.
La instalación de una red de impresoras es especialmente útil en una oficina diáfana. Una consultoría de TI profesional puede ayudar para que se pueda rastrear qué estación de trabajo proviene de qué carga de trabajo.
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¿Qué pasa con la seguridad de una impresora de red?
A menudo subestimadas, las impresoras de red pueden ser un verdadero punto débil en el sistema de seguridad de una empresa. Debido a la plena integración de la impresora en la red, la impresora también puede, por supuesto, utilizarse como objetivo de ataques.
Principalmente porque el enfoque siempre está en las computadoras cuando se asegura la red, la impresora a menudo se queda corta. Pero esto también se puede utilizar para ataques de manipulación o robo de datos. Esto es particularmente importante si la impresora no solo está integrada en la propia red de la oficina, sino que también está conectada directamente a Internet. Servicios como Google Cloud Printing facilitan enormemente la impresión desde Internet. El trabajo de impresión se puede iniciar iniciando sesión en una cuenta de Google.
Un estudio de 2022-2023 encontró que las impresoras pueden convertirse en un gran riesgo de seguridad. Por tanto, ¿no debería utilizar una impresora de red? Probablemente no, pero es importante configurar correctamente las condiciones del marco e instalar la impresora de forma profesional y, sobre todo, para asegurarla.
