Las libretas de direcciones digitales contienen una colección de datos de contacto más o menos consistentes. A veces falta el saludo o el nombre de la empresa, a menudo hay varias grafías, por ejemplo, para los números de teléfono.
Si exporta su libreta de direcciones a Excel, puede ver rápidamente dónde los registros de datos tienen lagunas o incluso errores. Esto se puede corregir más convenientemente en Excel: aquí es más fácil copiar campos y también hay una función de búsqueda y reemplazo.
Exportar datos de contacto
Puede exportar su libreta de direcciones a Excel de la siguiente manera:
- Abra el modulo contactos.
- En Outlook hasta la versión 2007, llama al comando Archivo → Importar / Exportar sobre. En Outlook 2010, llamas Archivo → Abrir → Importar sobre.
- Escoger Exportar a archivo y haga clic en Más lejos.
- Seleccione el tipo de archivo Microsoft Excel 97-2003 y haga clic en Más lejos.
- Escoger contactos y haga clic en Más lejos.
- Especifique dónde y con qué nombre se debe guardar el archivo de Excel y haga clic en Más lejos.
- haga clic en Campos del mapa. Compruebe si los campos de Outlook están correctamente asignados a los campos de la hoja de cálculo de Excel. Las asignaciones suelen coincidir. De lo contrario, simplemente arrastre uno de los campos de la ventana izquierda al campo correspondiente en la ventana derecha. Cuando haya terminado, cierre el cuadro de diálogo con OK.
- haga clic en Completopara que se genere el archivo de Excel.
Editar datos con Excel
Abra el archivo de información de contacto en Excel. Las inconsistencias típicas, los errores de asignación y las diferentes ortografías se pueden identificar rápidamente en la tabla. A menudo faltan los saludos, a veces partes del nombre se asignan incorrectamente:
Aquí puede simplemente copiar y pegar la columna saludo Complete los saludos correctos y corrija las asignaciones incorrectas usando arrastrar y soltar.
Con el comando Buscar y reemplazar corregir la ortografía de los números de teléfono y fax. Para ello, marque las columnas correspondientes antes de llamar al comando para limitar la búsqueda a ellas. De esta manera, también puede insertar el código de país (+49 para Alemania) delante del número de teléfono y eliminar el primer cero del código de área.
Para evitar que los números de teléfono y los códigos postales se modifiquen por un formato de celda accidental (por ejemplo, asignando un formato de fecha), estos campos fueron precedidos por un apóstrofo al exportar desde Outlook. Excel interpreta estos números como texto y no como valores numéricos. Al buscar en Excel, no debe ingresar el apóstrofo anterior; de lo contrario, Excel no encontrará los términos de búsqueda.
Una vez que haya terminado de editar, guarde el archivo de Excel en el formato Libro de Excel 97-2003 y cerrarlo.
Importar contactos de nuevo
Puede exportar el archivo de Excel modificado a Excel de la siguiente manera:
- Llame al comando en Outlook hasta la versión 2007 Archivo → Importar / Exportar o en Outlook 2010 Archivo → Abrir → Importar sobre.
- Escoger Importar desde otros programas o archivos y haga clic en Siguiente.
- Seleccione el tipo de archivo Microsoft Excel 97-2003 y haga clic en Más lejos.
- Seleccione el archivo de Excel. Debajo Opciones escoger Duplicados debido a elementos importados reemplazar. Luego haga clic en Más lejos.
- Seleccionar como carpeta de destino contactos y luego haga clic en Más lejos.
- haga clic en Completopara que los datos se importen.
