Uso de Microsoft PowerPoint: consejos y trucos para lograr el éxito

¡Todo lo que debe saber sobre el uso de PowerPoint!

Microsoft PowerPoint es valorado por millones de usuarios en todo el mundo como parte del paquete de Office. En el entorno profesional, actualmente es estándar combinar una conferencia con una presentación de PowerPoint. En privado, PowerPoint también se puede usar individualmente para preparar información específica de una manera útil e interesante.

Microsoft PowerPoint es fácil de usar y se explica por sí mismo en términos de navegación y funciones del menú. A pesar de ello, es importante que los usuarios conozcan en detalle las diferentes áreas funcionales del software. Además, los consejos y trucos son útiles para poder utilizar todo el potencial de PowerPoint. Si se aumenta la atención de la audiencia a través de dispositivos estilísticos visuales y una estructura comprensible, los objetivos de la presentación se pueden lograr de manera más efectiva.

Profesionalice las presentaciones de PowerPoint a través de visualizaciones

No hay duda de que las visualizaciones son cada vez más importantes en nuestra sociedad. Gracias al mayor desarrollo de los teléfonos inteligentes y la disponibilidad constante de Internet, los videos, las imágenes animadas o de alta resolución, así como el sonido y la música, están a solo un clic de distancia.

Debido al hecho de que las personas perciben y retienen la información visual de forma más intensa, el uso de visualizaciones en Microsoft PowerPoint es fundamental. Básicamente, el objetivo de una presentación en PowerPoint es acercar los hechos y la información a la audiencia de manera específica mediante diapositivas. Diferentes fuentes, resaltados y colores, así como diferentes tamaños de fuente, muestran a la audiencia la relevancia de los temas discutidos.

Al mismo tiempo, es comprensible que una presentación en la que solo se presentan textos no convenza a la audiencia. Cuantos más textos haya en una presentación, más fatigosa se vuelve la presentación. Por esta razón, PowerPoint tiene numerosas funciones y dispositivos estilísticos para:

• promover el interés de los participantes,
• para aumentar la atención y
• involucrar a la audiencia.

Visualizaciones en PowerPoint: aquí encontrará las funciones más importantes

Siempre inserta textos en PowerPoint a través de la pestaña "Inicio". En las áreas de menú “Fuente” y “Párrafo” encontrará las opciones más importantes para individualizar textos de manera efectiva.

Las áreas del menú "Fuente y párrafo" le brindan herramientas profesionales para personalizar textos regulares en PowerPoint.

Incorpore gráficos y SmartArt: estas son sus opciones

Además de los cuerpos de texto habituales en una presentación, tiene sentido utilizar imágenes y los gráficos artísticos inteligentes populares en Microsoft para la concepción de diapositivas. Los gráficos explicativos subrayan los textos sin palabras y aumentan su expresividad. Si está dando una presentación sobre detalles técnicos o contenido específico, es aún más importante respaldar la información con gráficos adecuados y SmartArts.

Los gráficos y SmartArts se pueden encontrar en Microsoft PowerPoint en la pestaña "Insertar" en los elementos del menú "Imágenes" e "Ilustraciones".

Entre otras cosas, tienes la opción:

• Integre imágenes de un álbum de fotos personal en las diapositivas o
• para usar una captura de pantalla.

Además de los gráficos Smart Art, en los que se pueden visualizar listas, ciclos o procesos, también encontrarás la opción de integrar diagramas o modelos 3-D en tu presentación en el menú de selección “Ilustraciones”.

Las imágenes insertadas también se pueden editar profesionalmente en PowerPoint. Puede hacer esto resaltando una imagen incrustada en el software. Automáticamente accederá al área de menú "Formato de imagen". En este menú de selección tiene la opción:

• Para excluir partes del gráfico o
• Adaptar fundamentalmente los colores y el diseño de una imagen.

Las plantillas de formato de imagen integradas en el software son útiles para aceptar e implementar sugerencias de adaptación.

En resumen, hay muchas funciones disponibles en Microsoft PowerPoint con las que puede utilizar imágenes, gráficos artísticos inteligentes u otras funciones de visualización. Además de la posibilidad de cambiar las imágenes, también se beneficia de la opción de adaptar el diseño de color de las láminas, por ejemplo, el fondo de la lámina. Es conveniente y prometedor utilizar una gran parte del tiempo de preparación para una presentación sobre la adaptación de las visualizaciones. En este caso, junto con la presentación y las habilidades retóricas del orador, se obtiene una imagen global coherente.

Propina:

En la versión actual de Microsoft 365 encontrarás una función interesante y rompedora para visualizar diapositivas. Esta es la herramienta integrada "Ideas de diseño", que se muestra automáticamente en el lado derecho en la configuración básica de PowerPoint. Con la función "Ideas de diseño", puede transformar diapositivas de texto simples en diapositivas claras y gráficamente animadas con solo unos pocos clics. La situación es similar con las diapositivas que contienen gráficos o tablas.

Cree gráficos usted mismo: así es como funciona

Los gráficos o imágenes no están disponibles para todos los productos o todos los temas de una presentación o pueden usarse sin previo aviso debido a la ley de derechos de autor.

En tal caso, PowerPoint ofrece la posibilidad de crear gráficos usted mismo. Varias herramientas con las que se pueden crear y editar gráficos de forma independiente están disponibles en PowerPoint y se pueden seleccionar en la pestaña "Insertar".

Herramientas para diseñar tus propios gráficos

Las herramientas más importantes para diseñar sus propios gráficos están disponibles con las "Formas" y "Pictogramas".

Con la función "Formas", puede, por ejemplo, crear sus propias flechas de bloque o utilizar formas estándar. Los pictogramas en PowerPoint también le ofrecen símbolos listos para usar o personas reales que puede incrustar en la presentación. De esta forma tienes la oportunidad de diseñar tus propios gráficos. Estos se ajustan temáticamente a su presentación y explican los puntos clave esenciales. Un campo de texto o gráficos de la función "WordArt" se pueden integrar en su presentación de la misma manera.

Los efectos y las animaciones dan vida a tu presentación

Las visualizaciones profesionalizan cada presentación. Fotos, símbolos, una mesa o un gráfico artístico inteligente despiertan el interés y hacen que la conferencia sea tangible para el público. Esto es especialmente cierto cuando agrega efectos o animaciones a un gráfico o diapositiva. Puede encontrar la opción de integrar efectos y animaciones en su presentación en las pestañas "Animaciones" y "Transiciones". Las animaciones generalmente se pueden incorporar en partes de texto individuales o en un gráfico. Por el contrario, las transiciones generalmente están disponibles entre dos láminas.

Cómo animar una imagen con un efecto

Seleccione el gráfico en su presentación con un clic del mouse.

A continuación, puede seleccionar un efecto adecuado en el área del menú "Animaciones".

PowerPoint le ofrece numerosas opciones de efectos y animación.

Puede crear una transición entre dos diapositivas de forma diferente en la pestaña "Transiciones".

Por ejemplo, tiene la opción de atenuar una diapositiva o empujarla hacia arriba y hacia afuera. Además de la duración de la visualización, también puede incorporar efectos de sonido específicos y determinar si la transición debe iniciarse con un clic del mouse o de alguna otra manera.

Los efectos y animaciones, así como las transiciones entre dos diapositivas, son elementos de estilo importantes en una presentación. Si este tipo de visualización no se usa en exceso, atraerá la atención de la audiencia y aumentará el interés. Esto es especialmente importante para presentaciones más largas con mucho texto e información complicada.

Use plantillas y diseños para trabajar de manera más eficiente con PowerPoint

Básicamente, necesita una plantilla para crear una presentación en PowerPoint. Selecciona esto en el primer paso al iniciar PowerPoint. Después de iniciar el programa, inicie una nueva presentación a través de la pestaña "Archivo" en el elemento de menú "Nuevo".

Además de una presentación vacía, las presentaciones listas para usar de Microsoft están disponibles para su uso. Otra opción es buscar plantillas y diseños en línea que estén relacionados temáticamente con su presentación.

Las plantillas prefabricadas o externas son una opción importante para diseñar una presentación. Una variante diferente es guardar temporalmente una presentación diseñada personalmente como plantilla. Esto se puede utilizar como base para otras presentaciones de PowerPoint.

Guarde la presentación como plantilla o plantilla

Si desea guardar una presentación existente como plantilla, navegue:

1. En la pestaña "Archivo", vaya al elemento de menú "Guardar como".

2. Seleccione la ubicación de almacenamiento, por ejemplo, su disco duro o un disco en la nube, y guarde la presentación como una plantilla de PowerPoint.

   

La nueva plantilla se guarda en la ruta de almacenamiento seleccionada y está disponible de inmediato.

Ajuste el diseño de la diapositiva: no hay problema con el patrón de diapositivas

Las plantillas de presentación listas para usar solo se pueden adoptar 1: 1 en los casos más raros. En el primer paso de la adaptación de la película, normalmente es necesario ajustar los colores. El patrón de diapositivas en PowerPoint juega un papel esencial en la personalización y construcción de diseños de diapositivas. En él puede:

• Formas y colores, fuentes y tamaños de fuente, el fondo y los encabezados y
• El diseño básico

universalmente adaptado. El uso del foil master le ahorra mucho tiempo y esfuerzo. Este es el caso porque con un clic se pueden adoptar todas las modificaciones visuales o textuales en las diapositivas para toda la presentación.

En el entorno empresarial, las plantillas de presentación están sujetas en la mayoría de los casos al diseño corporativo. Contiene las especificaciones para el diseño de la película o, en general, para productos impresos digitales o convencionales y define colores, gráficos y fuentes.

Al incorporar marcadores de posición en su presentación, puede asegurarse de que un gráfico, por ejemplo, el logotipo de la empresa, se incorpore en cada diapositiva en un lugar específico. Los marcadores de posición también son útiles en las diapositivas de título o en los pies de página para representar objetos o gráficos de manera equivalente. Con un clic del botón izquierdo del mouse, se pueden mostrar u ocultar marcadores de posición de título o marcadores de posición para pies de página.

Usar PowerPoint correctamente: importante para una presentación exitosa

La estructura del menú en el programa de presentación es básicamente fácil de usar. Sobre todo, los usuarios que trabajen con Microsoft Word, Excel u Outlook además de PowerPoint encontrarán mucho en común con respecto a las pestañas, la configuración en los menús de opciones y la función de ayuda integrada. Para poder utilizar las diversas funciones y posibilidades del software de presentación de manera eficaz, es fundamental comprender la estructura del menú de PowerPoint. PowerPoint está estructurado de una manera orientada a la práctica para que los nuevos usuarios que hayan internalizado las funciones y opciones esenciales también puedan usar PowerPoint correctamente.

En particular, debe estar familiarizado con las siguientes tres áreas de control de PowerPoint:

Pantalla principal	Área de trabajo más importante con la siguiente subdivisión: Izquierda: Resumen de todas las diapositivas que ha creado. Medio: Área conceptual para personalizar tu presentación. A la derecha: Integración de las ideas de diseño de funciones
La pestaña "Inicio"	En la pestaña "Inicio" de Microsoft PowerPoint encontrará las herramientas, funciones y opciones de configuración más importantes para diseñar una presentación de diapositivas profesional en PowerPoint. Entre otras cosas, las siguientes funciones se pueden seleccionar en la pestaña "Inicio": Configuración de fuentes y tamaños de fuente. Incorpore párrafos e incruste viñetas para dar formato a las listas. Las funciones "Buscar, reemplazar y resaltar" con las que puede buscar y reemplazar términos específicos en el texto.
Las barras de funciones	Puede colocar las funciones esenciales según sea necesario en la barra de funciones inferior y superior. Los siguientes están predeterminados, por ejemplo: La función de almacenamiento automático. Las teclas de flecha "Adelante y Atrás" con las que se pueden deshacer los cambios. Utilice el icono "Presentación en pantalla" para iniciar la presentación en el proyector. La función de búsqueda de PowerPoint. La función de corrección en la barra de herramientas inferior, con la que se corrigen sistemáticamente los errores ortográficos y de caracteres.

Además de las tres áreas de control elementales en PowerPoint, encontrará muchas otras áreas de menú y pestañas en las que puede realizar configuraciones individuales.

En este contexto, se debe hacer una mención especial a la pestaña “Ayuda”, en la que encontrará una amplia ayuda sobre preguntas sobre PowerPoint, así como cursos de capacitación y noticias. El área de ayuda está estructurada temáticamente y se puede buscar por puntos clave.

Integre textos, sonidos, videos y tablas e impresione a su audiencia

Una presentación de PowerPoint exitosa generalmente consiste en una combinación de textos, gráficos y videos, así como tablas informativas. Muchas presentaciones también contienen música o sonidos. La combinación correcta de todos los recursos estilísticos impresiona a los oyentes y apuntala los mensajes clave de la presentación.

A diferencia de los textos, los archivos de sonido o video se insertan en la presentación de diapositivas usando la pestaña "Insertar". Puede utilizar las siguientes opciones en el elemento de menú "Medios":

• Cargue archivos de audio desde la computadora local o una unidad en la nube conectada.
• Grabe archivos de audio y guárdelos en la presentación.
• Cargue e incorpore archivos de video desde su propia computadora.
• Importe videos de Internet, por ejemplo, de YouTube, con un código de inserción.

Después de insertar un archivo de audio o video en la presentación, los usuarios tienen una amplia gama de opciones para editar el archivo multimedia. Varios filtros de color para videos o adaptaciones para el símbolo de audio y el formato de audio son útiles para incrustar los archivos multimedia individualmente en la presentación.

Propina:

Además de los archivos multimedia, puede equipar las diapositivas con una función de correo electrónico inteligente que ahorra tiempo. De esta manera, puede obtener comentarios de las personas que ven la presentación de forma externa en la PC.

Incorpore símbolos y fórmulas, hecho rápidamente en PowerPoint

Además de gráficos e imágenes específicos que apoyan o refuerzan la verbalización, los íconos y los caracteres especiales también pueden ayudar a que una presentación sea más profesional. Además, los símbolos o emojis superan las barreras lingüísticas y culturales y son universales y comprensibles.

La opción de incorporar símbolos y caracteres especiales en la presentación también se puede encontrar en la pestaña "Insertar". Al final de la barra de menú, debajo de la entrada "Símbolos", se pueden integrar caracteres especiales y símbolos, así como fórmulas en la presentación. .

Caracteres especiales específicos

Por ejemplo, si está buscando un carácter especial específico para una presentación a socios comerciales internacionales, generalmente lo encontrará en esta área del menú.

Lo mismo ocurre con las fórmulas científicas.

Aclare hechos en PowerPoint usando tablas: así es como funciona

Microsoft Office ofrece el valor añadido de que muchas funciones son idénticas en las aplicaciones individuales. Además de otras herramientas, esto también se aplica a la función de tabla del software de presentación. Es muy similar a la función del programa de procesamiento de textos Word.

Entre otras cosas, puede utilizar un botón para determinar cuántas filas y columnas se insertarán en la tabla. Además de diseñar tablas en PowerPoint, los usuarios de Excel también pueden seleccionar la opción "Insertar hoja de cálculo de Excel" e incrustar una tabla creada en Excel en PowerPoint. Esto funciona de una manera fácil de usar con hipervínculos y etiquetas de salto.

Estructurar, revisar, enviar presentaciones y proteger contenido

Una estructura comprensible y profesional es crucial para el éxito de cualquier presentación. Desde el punto de vista del presentador, es importante enfatizar los mensajes clave y el valor agregado para la audiencia en la preparación. Además, las visualizaciones garantizan que los argumentos se refuercen.Además de un "hilo conductor" y una estructura lógica, es conveniente presentar el título de manera significativa en una diapositiva. Por lo general, un titular debe contener el mensaje central de la siguiente diapositiva. Las palabras que mantendrán la atención del oyente también son importantes.

La estructura de las presentaciones: eso es esencial

Una presentación de PowerPoint siempre debe comenzar con una diapositiva de título. La diapositiva del título le da a la audiencia una impresión del tema y la estructura de la conferencia. La siguiente diapositiva debe mostrarse como una diapositiva de descripción general. Una diapositiva de descripción general generalmente consiste en una lista estructurada de los temas de la conferencia. Similar a la tabla de contenido de un libro, la diapositiva de descripción general está destinada a crear tensión en la audiencia.

La parte principal de la presentación debe estar estructurada por mensajes clave y dividida en secciones. Muchos oradores han tenido buenas experiencias al abordar un punto temático principal y presentarlo en dos diapositivas con argumentos. En una tercera diapositiva, se puede vincular un resumen del mensaje central al valor agregado de la audiencia. Las diapositivas correspondientes se pueden encontrar en la pestaña "Inicio" en el elemento de menú "Nueva diapositiva".

Propina:

Use las teclas [Ctrl] y [M] para agregar una nueva diapositiva a su presentación rápida y fácilmente.

Como enlace y resumen, es aconsejable proporcionar una o más diapositivas finales para la presentación. Además de resumir el contenido y los hechos, el objetivo principal es dirigirse emocionalmente a la audiencia para lograr los objetivos de la presentación. De esta forma se pueden generar impulsos de compra o convencer a la audiencia.

Envíe y proteja una presentación

Si desea enviar su presentación posteriormente, tiene varias opciones. La forma más sencilla es pasar el archivo de presentación directamente desde PowerPoint. Esto funciona seleccionando los botones "Compartir" o "Exportar" en la pestaña "Archivo".

Entre otras cosas, tiene la opción de convertir la presentación en un archivo PDF o XPS. Puede estar disponible para otros a través de un enlace a través de una unidad en la nube, por ejemplo, Microsoft OneDrive.

Si desea asegurarse de que no se puedan realizar cambios en el contenido de la presentación, debe proporcionar el archivo con protección contra escritura o con contraseña.

En "Archivo> Información> Proteger presentación", encontrará las diferentes opciones para la protección contra escritura y el cifrado de contraseña.

Si diferentes personas están trabajando en una presentación, tiene sentido incorporar comentarios y comentarios usando la pestaña "Revisar". De esta manera, una presentación en equipo se puede coordinar y mejorar en línea antes de presentarse a los clientes en el paso final.

Una vez procesados todos los comentarios, la presentación se puede marcar como "final". Esto indica que esta es la versión final que ya no se cambiará.

Compatibilidad con PowerPoint: haga un buen uso de las versiones y formatos de archivo anteriores

No siempre es necesario o posible utilizar la última versión de Microsoft PowerPoint. Muchas de las versiones de PowerPoint que se han lanzado a lo largo de los años aún pueden ejecutarse en Windows 10. Incluso si las ediciones anteriores no tienen las funciones y características más recientes, se pueden usar para crear presentaciones profesionales.

Además, las presentaciones diseñadas en formato PowerPoint * .ppt también se pueden leer con la versión actual. Por el contrario, las presentaciones creadas con PowerPoint 365 y la extensión de archivo * .pptx se pueden guardar con la extensión de archivo * .ppt. De esta manera, la compatibilidad hacia adelante y hacia atrás en PowerPoint está garantizada en todo momento.

El programa de presentación tiene el modo de compatibilidad como herramienta adicional. Se puede seleccionar en la pestaña "Archivo" en el elemento de menú "Información". Con un clic es posible convertir una presentación creada en el formato de archivo * .ppt “anterior al formato de archivo * .pptx actual.

Además, la presentación de PowerPoint se puede guardar en otros formatos, por ejemplo, como una presentación que se ejecuta automáticamente en formato wmv.

Presentar: qué deben buscar los oradores para convencer

Microsoft PowerPoint ofrece a sus usuarios una amplia gama de opciones y funciones para crear presentaciones de forma eficaz, rápida y con un alto nivel de competencia. Para diseñar presentaciones que impresionen a la audiencia y aumenten la atención de la audiencia, necesita un plan de presentación además del conocimiento del programa. Esto debe contener un objetivo claro.

En el caso de muchas presentaciones de PowerPoint en un entorno profesional, por ejemplo, el objetivo de la presentación es informar a la audiencia sobre las propiedades de un producto y luego animarlos a comprar. Otras presentaciones sirven únicamente para transmitir información. Sin un objetivo de presentación claro y comprensible y una estructura profesional, la conferencia se pierde en trivialidades y en la lista de hechos.

Incluso con un objetivo de presentación establecido y una estructura estructurada de las diapositivas, una presentación puede tener un efecto negativo en la audiencia. Este es el caso cuando el hablante y sus habilidades retóricas son débiles. En este caso, un diseño profesional no puede guardar la presentación, ya que la actuación del presentador es tan importante como el contenido de la presentación.

Una conferencia o presentación exitosa con soporte de PowerPoint siempre incluye:

• También suficiente tiempo de preparación
• Un diseño de las láminas individuales que se complementan entre sí.

Las visualizaciones que sustentan lo que se ha dicho o el texto de las diapositivas son efectivas. De esta forma, la presentación se convierte en una experiencia para el público. Para el presentador, la estructura lógica de las diapositivas también resulta en un valor agregado. Puede presentar con más libertad y confianza. En lugar de centrarse en el contenido de las diapositivas, interactúa con la audiencia. De esta manera, puede adaptar su presentación individualmente a las necesidades de la audiencia.

Qué deben preguntarse los oradores al diseñar la presentación

Antes de cada presentación, los oradores deben sentir empatía por las necesidades de su audiencia. Preguntas como:

• ¿Qué necesidades tienen mis oyentes?
• ¿En qué está realmente interesada la audiencia?
• ¿Cómo logro el objetivo de la presentación y qué hechos son realmente esenciales?

son puntos de anclaje esenciales que centran la presentación en la audiencia. Si el presentador puntúa con un estilo de presentación animado y buen contacto visual y si usa sus gestos y expresiones faciales, así como su voz con cuidado, ganará a la audiencia y logrará los objetivos de la presentación.

Resumen: Cualquiera que conozca bien PowerPoint puede crear presentaciones profesionales

Con Microsoft PowerPoint, los usuarios obtienen el software más reciente para crear presentaciones informativas e interesantes. El uso de gráficos, videos, animaciones y otros dispositivos estilísticos aumenta la atención de la audiencia. Cualquiera que conozca los trucos y consejos más importantes, así como los puntos esenciales para la visualización, puede utilizar todas las funciones integradas de forma eficaz. En última instancia, la combinación correcta entre diapositivas creadas profesionalmente y las habilidades retóricas del orador decide si se lograrán los objetivos de una presentación.