Tabla de Excel: ordenar los cumpleaños con sensatez

Asi es como funciona

Si desea ordenar una tabla con los cumpleaños de diferentes personas en Excel, notará inmediatamente: Excel falla estrepitosamente en esta tarea y no proporciona un resultado utilizable. Excel ordena obstinadamente según la secuencia de números y no lógicamente según los próximos cumpleaños. Sin embargo, esta deficiencia no significa que no pueda ordenar los cumpleaños con Excel. Todo lo que tiene que hacer es usar un pequeño truco y Excel clasificará los cumpleaños para su calendario de cumpleaños personal, por ejemplo.

Así es como se hace: ordenar los cumpleaños en una hoja de cálculo de Excel

Este problema se puede solucionar con una columna auxiliar (llamada aquí "Cumpleaños"), en la que puede utilizar una fórmula para convertir los cumpleaños de modo que se puedan ordenar en orden ascendente a partir del 1 de enero. Puede ordenar su lista usando la columna de ayuda. Esta columna auxiliar se coloca junto a la tabla existente y sirve como ayuda para ordenar los cumpleaños de manera significativa.

Si el primer cumpleaños está en la celda C2 y la columna D formará la columna auxiliar, ingrese la siguiente fórmula en la celda D2:

= FECHA (; MES (C2), DÍA (C2))

Ahora copie la fórmula en la columna auxiliar. La siguiente figura muestra el uso de la fórmula en la tabla de ejemplo:

Formateo de cumpleaños sin años para una mejor apariencia

La fórmula funciona para mover todos los cumpleaños a 1900. Puedes ordenar la lista ahora. Es visualmente más agradable ocultar los números de año en la columna "Cumpleaños". Para hacer esto, asigne un formato de número personalizado a las celdas correspondientes con la siguiente instrucción de formato:

DD.MM.

El formateo sin el año 1900 funciona así:

1. Marque los valores numéricos en la columna auxiliar "Cumpleaños".

2. Presione la combinación de números "Ctrl + 1".

3. En el cuadro de diálogo "Formato de celdas", haga clic en "Definido por el usuario" en el área del menú de la izquierda.

4. Agregue el formato TT.MM. deseado en el área "Tipo". una.

   

5. Haga clic en "Aceptar" - listo.

La siguiente figura muestra los cumpleaños con los años ocultos:

Ordene lógicamente la lista de cumpleaños en Excel

Para ordenar la lista de cumpleaños, proceda de la siguiente manera:

1. Seleccione la lista completa, incluida la columna auxiliar.

2. Llame al comando "Ordenar" en el menú "Datos" (desde Office 2007, 2010, 2013, 2016 y 2022-2023: pestaña "Inicio", área "Editar", "Ordenar y filtrar", "Ordenar definido por el usuario") ).

   

3. El cuadro de diálogo "Ordenar" aparecerá en su pantalla.

4. En este cuadro de diálogo, seleccione la columna auxiliar como primer criterio de clasificación.

   

5. Después de confirmar este ajuste con "OK", la lista aparece en la forma deseada.

   

¿Por qué Excel no ordena automáticamente los cumpleaños?

Excel interpreta las fechas como valores numéricos que comienzan con 1/1/1900 o el valor numérico 1. Es por eso que las funciones de clasificación fallan aquí y la clasificación solo es posible teniendo en cuenta el año. Así que ordena una lista de cumpleaños, Excel ordena según la edad de las personas y no según el orden en que estas personas cumplen su cumpleaños. Si formatea las celdas de manera uniforme según un año (como en el ejemplo 1900), los cumpleaños de los contactos se pueden ordenar de manera sensata con Excel.

FAQ: preguntas frecuentes sobre el tema

Cuando quiero ordenar una lista de cumpleaños en Excel, Excel solo devuelve resultados inútiles. ¿Por qué?

Excel ordena estrictamente por valor numérico. En consecuencia, una tabla de cumpleaños se ordena según la edad de las personas y no según el orden de los próximos cumpleaños. Para ordenar los cumpleaños de una manera significativa con Excel, es útil definir todos los cumpleaños con el año 1900 en una tabla auxiliar y luego ordenarlos.

¡Ayuda, no sé cómo ordenar una lista de fechas de nacimiento por próximos cumpleaños!

Para obtener resultados significativos, use una columna auxiliar que coloque junto a la lista de cumpleaños real. Esta columna auxiliar se puede recortar a una fecha anual uniforme usando la fórmula "= FECHA (; MES (C2); DÍA (C2))". A continuación, se puede llevar a cabo una ordenación lógica y significativa de los cumpleaños.

¿Existe una fórmula de Excel con la que pueda organizar de forma lógica los cumpleaños en una tabla según el orden de los próximos cumpleaños?

Sí, la fórmula ayuda aquí: "= FECHA (; MES (C2); DÍA (C2))". Esta fórmula se utiliza en una tabla auxiliar y proporciona los cumpleaños con el año 1900. Estos cumpleaños se pueden ordenar fácilmente y puede ver directamente en qué orden los contactos tienen cumpleaños.

Estoy usando una versión anterior de Excel. ¿Tengo que prestar atención a algo si quiero ordenar los cumpleaños como se describe?

No, a partir de la versión 2007 de Excel, los pasos individuales y los subelementos del menú necesarios para clasificar los cumpleaños son similares.