Cree copias de seguridad y copias de seguridad de seguridad de libros de Excel

Así es como crea regularmente copias de seguridad de sus libros de Excel

¿Le gustaría hacer una copia de seguridad de un libro de trabajo? Por supuesto, esto va más allá de las opciones que ofrece Windows, por ejemplo, copiar un libro a otro directorio o con un nombre diferente.

También puede crear una copia de seguridad de un libro directamente con Excel. Excel siempre guarda la versión anterior de un libro de trabajo en una copia de seguridad cuando guarda la versión anterior.

Cree una copia de seguridad automática de un archivo de Excel al guardar

Sigue estos pasos:

1. Llame al comando GUARDAR COMO. Para hacer esto, haga clic en todas las versiones en la pestaña ARCHIVO o en el menú ARCHIVO. Excel 2007 es una excepción.Aquí hace clic en el botón redondo de Office en la parte superior izquierda para invocar el comando.
2. En la ventana de diálogo que aparece, haga clic en el botón HERRAMIENTAS (Excel desde la versión 2007) o EXTRAS (Excel hasta la versión 2003 inclusive).
3. Seleccione el ajuste OPCIONES GENERALES.
4. Active la casilla de verificación CREAR ARCHIVO DE COPIA DE SEGURIDAD.
5. No ingrese contraseñas.
6. Cierre la ventana con el botón Aceptar.
7. Elija un directorio y un nombre de archivo.
8. Guarde el libro de trabajo con el botón del mismo nombre.

Excel luego crea una copia de seguridad del archivo. Tiene la extensión de archivo ".XLK" y siempre está actualizado desde el penúltimo guardado. Cuando guarda un libro de trabajo, la versión anterior se convierte en el nuevo archivo de respaldo.

Pero hay otra forma: con la ayuda de una macro, también puede darle a Excel el comando para crear una copia de seguridad automática cuando se cierra un archivo de Excel.

Cree una copia de seguridad automática al cerrar un archivo de Excel

¿Le gustaría asegurarse de que una copia de seguridad del archivo se guarde automáticamente en una ruta determinada cuando cierra un libro de Excel? Este no es un problema con una macro. Para distinguirlos, los nombres de los archivos se guardan de acuerdo con el siguiente patrón:

Nombre de archivo año-mes-día

Entonces, si su archivo se llama planning.xls, por ejemplo, la copia de respaldo se guarda como:

2009-10-24 planning.xls

Este nombre hace que sea muy fácil ordenar la lista de archivos cronológicamente, porque el orden cronológico es automáticamente alfabético. Utilice la siguiente macro para crear la copia de seguridad:

Sub auto_close ()
Atenuar Altname como cadena, Neuname como cadena, Ruta como cadena
Ruta = "C: \ Datos"
ThisWorkbook.Save
Altname = ThisWorkbook.FullName
Si es Derecha $ (Ruta, 1) "\" Entonces Ruta = Ruta + "\"
Neuname = Ruta y formato (ahora, "AAAA-MM-DD") & "-" & ThisWorkbook.Name
ThisWorkbook.SaveAs Filename: = nuevo nombre
Workbookss.Open (nombre antiguo)
ThisWorkbook.Close
End Sub

Pon tu camino en la variable sendero reparado. Las copias de seguridad se guardan en esta posición. Si desea que las copias de seguridad se guarden siempre en el mismo directorio desde el que abrió el libro de trabajo, reemplace el comando Ruta = "C: \ Datos" con la siguiente línea:

Ruta = ActiveWorkbook.Path

La macro funciona de acuerdo con el siguiente método:

1. Guarda la carpeta actual
2. Genere un nuevo nombre de archivo basado en la fecha actual
3. Guarde el libro de trabajo con un nuevo nombre en una nueva ruta
4. Vuelva a abrir el libro de trabajo original
5. Cierre la copia de seguridad de la carpeta.

Copie la macro en cada libro de trabajo que desee respaldar automáticamente. Las copias de seguridad siempre se crean cuando cierra el libro de trabajo correspondiente.

Cómo crear manualmente una copia de seguridad de su hoja de cálculo de Excel

Al revisar un libro de trabajo, puede suceder que no esté seguro de si realmente desea guardar los cambios que ha realizado.

En tales casos, debe realizar una copia de seguridad de la carpeta con la versión anterior. Proceda de la siguiente manera para crear una copia de seguridad de la última versión guardada:

1. Active el comando "Guardar como" en el menú "Archivo".
2. Haga clic en el botón "Herramientas - Opciones generales".
3. Active la casilla de verificación "Crear archivo de copia de seguridad".
4. Cierre la ventana con el botón Aceptar.
5. Elija un directorio y un nombre de archivo.
6. Guarde el libro de trabajo con el botón del mismo nombre.

Excel luego crea una copia de seguridad del archivo. Tiene la extensión de archivo ".XLK" y siempre está actualizado desde el penúltimo guardado. Cuando guarda un libro de trabajo, la versión anterior se convierte en el nuevo archivo de respaldo.