Plantillas de Excel: cree un libro de caja en 4 pasos

Cree su propia plantilla de diario de caja en unos pocos pasos

Como parte de la contabilidad, el libro de caja documenta todos los ingresos y gastos que tienen lugar en forma de pagos en efectivo. De esta forma, tanto las empresas como los particulares obtienen en primer lugar una visión general precisa de su propio efectivo disponible. Las plantillas de Excel gratuitas para un libro de caja facilitan la gestión y el cálculo de los informes de caja.

Libro de caja: datos importantes de un vistazo

Este tipo de contabilidad es obligatorio para algunos operadores económicos, ya que luego deben presentar su información a la oficina de impuestos. Esto afecta a los empresarios que ya están obligados a elaborar un balance. Las excepciones, sin embargo, son los autónomos y las pequeñas empresas que preparan en su lugar un EÜR (cálculo del excedente de ingresos), así como todos los hombres y mujeres de negocios que no están inscritos en el registro mercantil.

Cada libro de caja contiene los mismos campos obligatorios. Éstos incluyen:

• la fecha de reserva
• un número de documento único (por ejemplo, el número de factura)
• un texto explicativo de la reserva (¿qué se ha pagado?)
• el importe neto de la contabilización como ingresos o gastos en la moneda correspondiente
• la tasa de impuesto sobre las ventas en porcentaje
• el impuesto sobre las ventas como una cantidad
• así como el saldo, es decir, el importe final de la caja registradora

Mantener las cuentas por escrito: plantillas de Excel para el libro de caja

El registro concienzudo del saldo de caja a veces puede llevar mucho tiempo, por lo que resulta atractivo digitalizar la contabilidad de caja. Los particulares no autónomos pueden hacer esto sin dudarlo. Sin embargo, las empresas deben tener en cuenta que la contabilidad de caja solo se puede realizar por escrito o con software aprobado para este fin, como por orgaMax o Datev es posible.

Las plantillas de Excel ofrecen una forma de mantener una descripción general de su saldo de efectivo. El libro de caja puede calcular automáticamente valores documentados con la ayuda de funciones integradas de Excel y también mostrarlos gráficamente. A continuación, los resultados se pueden transferir al libro de caja escrito. Si se produce un error, es importante que no se tache simplemente. En cambio, la corrección debe anotarse en la siguiente línea.

En 4 pasos: cree su propia plantilla de Excel para el libro de caja

Si Microsoft no proporciona una plantilla de Excel adecuada para su libro de caja, los usuarios pueden adaptar una plantilla o simplemente crearla ellos mismos. En principio, esto no requiere más que los campos obligatorios enumerados anteriormente. Además, también se pueden introducir peculiaridades y preferencias individuales.

Primero, si es necesario, ingrese el nombre de la empresa, el mes y el año correspondiente en celdas vacías. Además, lleve un registro del saldo inicial.

Luego ingrese los siguientes encabezados de columna en celdas vacías adicionales: Fecha, número de recibo, texto de publicación, ingresos o gastos, IVA en porcentaje, así como el monto y el saldo.

Finalmente, agregue fórmulas que calculen automáticamente su efectivo disponible con cada nueva entrada. Utilice las siguientes fórmulas para el cálculo

• Saldo: = SUMA (ingresos + gastos)
• calcular continuamente con nuevos saldos: = SUMA (saldo antiguo + ingresos + gastos)

A través de "Inicio> Formato condicional" tiene la opción de resaltar valores positivos y negativos, así como sumas altas y bajas en color. Para hacer esto, use reglas para resaltar valores numéricos o conjuntos de símbolos.

La segunda fórmula actualiza automáticamente el saldo actual cuando ingresa nuevos ingresos y gastos. Al final de un período de nómina, puede leer el saldo resultante y utilizar los resultados para otros fines.

Propina: En aras de la claridad, es recomendable ingresar los gastos que se han producido como valores negativos desde el principio.

Grafica el saldo de efectivo mensual

Otra ventaja de utilizar plantillas de Excel para un diario de caja es que siempre puede utilizar útiles herramientas de Excel, como gráficos. El programa Excel ofrece una selección de diagramas con los que puede mostrar sus finanzas de forma gráfica.

Marque los valores numéricos de su libro de caja.

Navegue a través de la pestaña "Insertar> Gráficos" y seleccione una columna, línea, gráfico circular o de dispersión para visualizar sus ingresos y gastos. O puede utilizar la selección rápida en Excel y hacer clic en "Insertar> Gráficos" en "Gráficos recomendados". Excel luego le muestra sus ingresos y gastos, así como su saldo final claramente en un gráfico.

Consejos de contabilidad de efectivo

Un buen libro de caja no solo debería funcionar de forma automática, sino también flexible. Por lo tanto, también puede expandir la tabla que contiene su diario de caja. Por ejemplo, una numeración cronológica de las reservas y los detalles del socio de la transacción (¿quién pagó o a quién se le pagó?) Crea una transparencia adicional en las finanzas.

Si registra su flujo de caja con regularidad durante meses y años, también puede beneficiarse de la indicación de un saldo inicial mensual. Todo lo que necesita hacer es ingresar su saldo en efectivo al comienzo de un período de facturación. Al final de esto, solo tiene que agregar el saldo final para determinar el saldo inicial para el próximo período o el próximo mes. De esta manera, siempre tendrá una visión general de sus fondos.

Utilice plantillas de diario de efectivo gratuitas para administrar sus finanzas

Excel no ofrece una alternativa pura a un libro de caja escrito, pero el software se puede utilizar para simplificar la contabilidad real. La creación de una mesa de este tipo es simple y se puede hacer completamente de acuerdo con las ideas personales. Al mismo tiempo, las fórmulas y funciones contenidas en Excel permiten a los usuarios calcular su flujo de caja automáticamente. Este dato útil puede evitar errores. Además, los usuarios también pueden utilizar herramientas gráficas para poder presentar visualmente sus finanzas. Con este componente, los valores ingresados no solo se pueden ver más claramente, sino también en sus respectivas relaciones.

Preguntas frecuentes

¿Cómo llevo un diario de caja en Excel?

Los libros de caja deben enumerarse cronológicamente y todas las contabilizaciones deben ingresarse individualmente. Utilice las líneas correspondientes de la hoja de cálculo para enumerar las cantidades en el orden correcto.

¿Cuál es la diferencia entre el libro de presupuesto y el libro de caja?

En el caso del libro de presupuesto, solo se anotan los ingresos y gastos, mientras que en el caso del libro de caja, se ingresa información fiscal y contable adicional.

¿Qué aspecto tiene la contabilidad con varias cajas registradoras?

Si hay varias cajas registradoras, una de ellas actúa como caja registradora principal, mientras que todas las demás se consideran cajas registradoras secundarias. La caja registradora principal debe mantenerse como un libro de caja preciso. Al final de la jornada laboral, las transacciones de las cajas registradoras secundarias se registran debidamente en el libro de caja de la caja registradora principal.