Proteja el archivo de Excel con una contraseña: instrucciones con video

Deberías estar consciente de esto

Por lo general, hay documentos en su propia computadora o computadora portátil que contienen datos sensibles y confidenciales. Esto a menudo incluye archivos del programa Excel que se utilizan para fines privados o profesionales. Por lo tanto, Excel ofrece a sus usuarios varias opciones para proteger un archivo completo, un libro de trabajo o una hoja de trabajo individual. Esto evita que alguien vea un documento de Excel confidencial.

¿Cómo puede evitar la edición no intencionada de un libro de Excel?

Tan pronto como varios usuarios accedan y trabajen con un archivo de Excel, tiene sentido proteger las fórmulas de una eliminación accidental. Los documentos de Excel también se pueden proteger con una contraseña. Esto significa que las personas que no conocen la contraseña ya no pueden abrir el documento. Un usuario de Excel también puede abrir un libro protegido contra escritura para evitar cambios no deseados. También se puede proporcionar una carpeta existente con protección contra escritura.

Protección de nivel de archivo, nivel de libro de trabajo y nivel de hoja de trabajo: ¿Cuáles son las diferencias?

• Opciones de protección a nivel de archivo: Aquí tiene la opción de asignar una contraseña a un archivo de Excel. Una vez que el archivo se ha bloqueado, otros usuarios ya no pueden abrirlo ni editarlo. También se puede establecer una contraseña para abrir y cambiar un archivo de Excel en este nivel. Una versión completa de un archivo se puede identificar con la designación "versión final". Después de eso, un usuario de Excel solo puede abrir el archivo como protegido contra escritura.
• Opciones de protección a nivel de libro de trabajo: Aquí, la estructura de un libro de trabajo se puede proteger mediante una contraseña. Como resultado, otros usuarios ya no pueden eliminar, ocultar, agregar ni cambiar el nombre de las hojas de trabajo del libro.
• Opciones de protección a nivel de hoja de trabajo: La protección de la hoja de trabajo le permite restringir el acceso y las opciones de edición sin cifrar un archivo completo con una contraseña. Aquí puede definir cómo puede trabajar un usuario en la respectiva hoja de cálculo de Excel. Usted determina si un usuario solo puede agregar o editar líneas.

¿A qué debe prestar atención al elegir una contraseña?

Las contraseñas complejas dificultan el acceso a los archivos protegidos. Una contraseña segura resulta de su estructura y longitud. Básicamente, debe constar de al menos ocho a diez caracteres. Idealmente, se utiliza una combinación de letras mayúsculas y minúsculas, números y caracteres especiales. Deben evitarse las diéresis y los caracteres regionales específicos.

Video de instrucciones: Protección de archivos de Excel con una contraseña: ¡así es como protege sus datos!

Paso a paso: proteja el archivo de Excel con una contraseña

¿Le gustaría hacer que un archivo de Excel sea inaccesible para otros usuarios usando una contraseña? Luego use la siguiente guía paso a paso:

1. Primero abra el archivo de Excel que se va a proteger.

2. Vaya al botón "Archivo".

3. Haga clic en "Guardar como" y seleccione la ubicación de almacenamiento.

4. En la nueva ventana de diálogo, asigne al archivo un nombre con el que se guardará posteriormente.

   

5. Después de guardar, vaya a "Información" a la izquierda, luego haga clic en "Proteger libro de trabajo".

   

6. En la nueva ventana puede ingresar una contraseña para abrir y una contraseña para cambiar el archivo en el campo provisto.

   

7. Confirme la entrada de las contraseñas con "Aceptar".

8. Repita ingresando sus contraseñas nuevamente. Luego confirme su entrada nuevamente con "OK".

9. Ahora presione el botón "Guardar" para que el archivo de Excel se guarde en la ubicación de almacenamiento seleccionada.

¿Qué nivel de protección es adecuado para cada situación?

• La protección a nivel de archivo es útil para controlar el nivel de acceso de los usuarios a un documento de Excel. Puede cifrar un archivo de Excel sin que nadie más lo abra. Al especificar y transmitir la contraseña para cambiar, también puede permitir que otros usuarios editen el archivo.
• Si usa protección a nivel de libro de trabajo, puede controlar cómo otros usuarios pueden trabajar con las hojas de trabajo en esta estructura. Imagine que uno de sus libros de trabajo contiene varias hojas de trabajo. Cada uno de los miembros de su equipo es responsable de los datos de su propia hoja de trabajo. Todos los miembros del equipo ahora deberían poder agregar datos a su propia hoja de trabajo. Sin embargo, no debería ser posible cambiar, mover o agregar hojas de trabajo nuevas o adicionales.
• La protección a nivel de hoja de trabajo le brinda control sobre lo que un usuario de Excel puede hacer en una hoja de trabajo en particular. Puede darle a un colega la oportunidad de escribir datos en una hoja de trabajo y guardarla. Sin embargo, no se le permite eliminar filas y columnas.

Conclusión: vale la pena proteger los archivos de Excel con una contraseña

Excel le ofrece opciones muy diferentes para proteger un archivo. Los usuarios de Excel pueden proteger el archivo de Excel, todo el libro de trabajo o una hoja de trabajo de cambios o controlar y restringir los derechos de acceso de terceros. El archivo de Excel se puede proteger fácilmente con una contraseña que se puede configurar en las opciones de Excel.

Preguntas más frecuentes

¿Cómo puedo mostrar las celdas desbloqueadas en una tabla de Excel?

Usando la fórmula = No (CELDA ("Protección"; A1)) a través del formato condicional, puede llamar las celdas desbloqueadas en un área marcada de la tabla.

¿Cómo protejo contra escritura un documento de Excel?

Primero, abra el archivo y elija Archivo> Obtener información. Vaya a "Proteger documento" y seleccione "Marcar como completo". Luego confirme su entrada con "OK".

¿Cómo puedo eliminar la protección con contraseña que he creado?

Abra el archivo de Excel para el que ha guardado una contraseña. Ahora seleccione "Archivo"> "Información". Luego vaya a Proteger documento> Cifrar con contraseña. Elimine la contraseña que ha establecido y confirme su entrada con "Aceptar".