Cómo enviar presentaciones de PowerPoint de forma profesional

Envíe presentaciones en muy poco tiempo

Construir una presentación de manera lógica y profesionalizar las diapositivas con textos, gráficos, animaciones y videos es el objetivo más importante en PowerPoint para los presentadores. Una presentación debe tocar, informar y transmitir contenido con competencia. Al mismo tiempo, la concepción de una presentación solo es valiosa si el destinatario puede ver las diapositivas en la forma en que fueron creadas.

Esto es fácilmente posible cuando se presenta frente a una audiencia o mediante una plataforma de video como Skype o Zoom. Los colegas, socios comerciales o amigos se sientan directamente en la sala de presentaciones o en la sala de conferencias virtual. En este caso, es posible interactuar e interpretar las expresiones faciales de la audiencia sin ningún esfuerzo.

La situación es diferente cuando se va a enviar la presentación diseñada. Aquí, el creador o presentador no puede garantizar que se comprenda toda la información de las diapositivas. Por eso, el contenido es fundamental. Para generar atención, es esencial dirigirse a la audiencia y los destinatarios de una manera específica y, por ejemplo, garantizar la interacción con otros hipervínculos. Además, pueden surgir problemas de compatibilidad a pesar del contenido valioso. Entre otras cosas, estos están relacionados con el hecho de que el remitente y el destinatario usan diferentes versiones de PowerPoint o usan otro programa para presentaciones, como Keynote de Apple.

Es aún más importante que al enviar la presentación de PowerPoint o las diapositivas individuales, se tenga cuidado de que las diapositivas sean legibles y atraigan la atención. Al enviar o enviar la presentación, PowerPoint ofrece una amplia gama de funciones probadas y comprobadas con las que cada destinatario, independientemente de su equipo técnico, puede comprender y comprender la información esencial de la presentación de PowerPoint. La opción en PowerPoint para comprobar una presentación por posibles problemas de compatibilidad antes de enviarla también es práctica. Si recibe una notificación de problemas de compatibilidad, estos pueden eliminarse antes del envío.

Video tutorial: Cómo guardar, exportar y enviar presentaciones de PowerPoint con éxito

Cómo y en qué formato se pueden enviar las presentaciones de PowerPoint como archivos adjuntos

La forma más fácil y común de enviar una presentación creada con competencia es adjuntarla a un correo electrónico. Muchos de los miles de millones de correos electrónicos que se envían todos los días contienen archivos de presentación en una variedad de formatos. PowerPoint ofrece los siguientes formatos de archivo para la conversión:

Formatos de archivo	usar
pptx	Formato estándar en PowerPoint para guardar presentaciones.
pptm	Formato estándar en PowerPoint para guardar presentaciones con macros.
ppt	Antiguo formato estándar en PowerPoint en las versiones 97-2003. Este sigue siendo un formato de archivo común, ya que muchas empresas y particulares todavía utilizan versiones anteriores de PowerPoint.
xps	Los archivos XPS están en formato de archivo XML Paper Specification. Es un formato de archivo similar a PDF (Portable Document Format) y fue desarrollado por Microsoft. Esto se puede abrir directamente en Microsoft Edge o en Internet Explorer.
potx, potm, olla	Crea archivos de plantilla de PowerPoint en el formato apropiado.
wmf, jpeg.webp, gif.webp, png, tif, bmp.webp, wmf	Guarda la presentación en imágenes individuales, según el formato de archivo seleccionado. Estos gráficos se pueden ver estáticamente con un software de procesamiento de imágenes.
pdf	Guarda el archivo en el formato de archivo PDF conocido y utilizado en todo el mundo. La presentación se guarda estáticamente, las transiciones de diapositivas o los GIF.webp animados no se muestran animados. Se puede abrir desde cualquier dispositivo.
odp	Si guarda la presentación de PowerPoint como un archivo ODP, se guarda en un estándar de código abierto. El "Formato de documento abierto OASIS para aplicaciones de Office" se puede leer con un software de oficina gratuito como Open Office o LibreOffice.

Además de los formatos de archivo mencionados, PowerPoint ofrece otros formatos de archivo específicos en los que se puede guardar una presentación de diapositivas.

Consejo de experto:

Si guarda su presentación en un archivo con la extensión ppsx, el archivo se guardará en formato Open XML. Enviar un archivo con extensión ppsx es la mejor opción si desconoce los requisitos técnicos del destinatario. Después de enviar el archivo, puede abrirlo con una versión de PowerPoint 2007 o posterior o con el visor de PowerPoint.

Propina:

Si su archivo de presentación es muy grande, por ejemplo, en formato PDF, puede encontrar los detalles de su presentación con solo unos pocos clics. Como resultado, puede reducir el tamaño de las imágenes que ocupan mucha memoria y hacer que el archivo sea más pequeño.

Guarde una presentación de diapositivas en un formato de archivo alternativo en 5 pasos

Es posible guardar una presentación de diapositivas creada en Microsoft PowerPoint en un formato diferente con solo unos pocos clics. Los siguientes 5 puntos son esenciales para esto:

1. Vaya a "Archivo> Guardar como".

2. Elija dónde guardar su archivo. En PowerPoint, por ejemplo, tienes la opción de almacenar el archivo en el escritorio, con un proveedor en la nube como OneDrive o en tu carpeta de documentos personales.

3. Si la ubicación de almacenamiento deseada no aparece en la lista, navegue hasta el elemento del menú "Examinar".

4. Se abre un cuadro de diálogo en el que puede especificar tanto la ubicación de almacenamiento como el formato del archivo. Puede cambiar el formato de archivo seleccionando el campo de selección "Tipo de archivo". Por ejemplo, puede guardar la presentación en formato de archivo pdf en lugar del formato pptx estándar.

   

5. En el último paso, guarde el archivo haciendo clic en el botón "Guardar". Si desea enviar el archivo como un adjunto de correo electrónico, tiene diferentes opciones:

   • Redacte un correo electrónico en Microsoft Outlook y adjunte la presentación como un archivo.
   • Haga clic con el botón derecho en la presentación de diapositivas guardada y seleccione el elemento de menú "Enviar a".
   

• Mueva el archivo a una unidad en la nube, por ejemplo, el Dropbox compartido de un socio comercial o use Wetransfer para enviar archivos grandes en el rango de gigabytes.

Exporte presentaciones directamente desde PowerPoint, ¡no hay problema!

Además de la opción clásica de guardar una presentación que ha creado en el escritorio u otra ubicación de almacenamiento y luego enviarla, PowerPoint también ofrece la opción de exportar presentaciones de diapositivas en varios formatos directamente desde el programa. Algunos de los archivos se almacenan temporalmente o se envían directamente, por ejemplo con la opción: "Enviar a Microsoft Stream". Para iniciar cualquier exportación, navegue:

1. Vaya al elemento de menú "Archivo> Exportar".

2. En el menú de exportación tienes diferentes opciones para el formato de archivo en el que quieres exportar la presentación:

Puede elegir entre las siguientes opciones:

Formato de archivo PDF / XPS

Exportado a un archivo PDF o XPS que no se puede cambiar y que conserva el formato, la fuente y el diseño de PowerPoint como una imagen.

Crear video

En "Crear video" puede extraer un archivo de video de la presentación de diapositivas. En el cuadro de diálogo, puede elegir si se van a utilizar las secuencias de tiempo grabadas y los comentarios y la calidad del archivo que se va a guardar. Al mismo tiempo, se le dará la opción de comprimir el archivo de video. Un archivo de video tiene la ventaja de que también puede ser reproducido por personas que no tienen acceso a PowerPoint, un visor PPTX u otro software de presentación porque no tienen derechos de administrador.

Crea un GIF.webp animado	Un GIF.webp animado es una función en la que se guardan varias imágenes individuales de un archivo gráfico en un orden definido. Similar a un video, se crean imágenes en movimiento. De esta manera, las diapositivas de presentación individuales se pueden presentar de una manera interesante y animada.
Presentación de diapositivas del paquete para CD	Crea un paquete en el que las diapositivas y los elementos incrustados se guardan como una unidad como en un DVD y se reproducen en cualquier dispositivo.
Crea folletos	Puede utilizar esta función para enviar diapositivas individuales o la presentación completa a Microsoft Word. Allí puede seguir procesando los textos y notas.
Cambiar el tipo de archivo	Una forma sencilla de cambiar un tipo de archivo existente, por ejemplo, su presentación en formato pptx a formato ppt.
Publicar en Microsoft Stream	Microsoft Stream es un portal de transmisión de pago que permite que las presentaciones o los videos estén disponibles para un gran grupo de personas. Microsoft Stream es ideal, por ejemplo, para presentaciones de empresa o eventos de empresa, y los participantes invitados pueden acceder fácilmente a él a través del navegador de Internet.

Compartir presentaciones: otra opción para guardar y enviar

Al lado de:

• De forma clásica, también guarde una presentación de diapositivas en diferentes formatos de archivo
• Exportar desde Microsoft PowerPoint

Los usuarios de PowerPoint también pueden compartir una presentación.

Para hacer esto, vaya a "Compartir" en "Archivo". Se abre una nueva ventana en la que tiene la opción de guardar su presentación en una unidad OneDrive de su elección o enviarla como PDF o presentación de diapositivas por correo electrónico.

Alternativamente, una presentación se puede enviar o guardar externamente a través del elemento de menú "Liberar". Los destinatarios reciben el archivo como copia por correo electrónico o cómodamente a través de un servicio de almacenamiento en la nube.

Conclusión: use varias opciones para enviar su presentación de PowerPoint

Como programa de presentación profesional, se espera que Microsoft PowerPoint pueda hacer presentaciones en pantalla interesantes y animadas gracias a las opciones y características que contiene. Además del contenido, es importante que el destinatario pueda ver cada presentación de la misma manera en que fue estructurada. Esto no siempre es posible sin problemas, ya que cada usuario tiene diferentes requisitos técnicos.

Por esta razón, PowerPoint tiene la capacidad de guardar y enviar presentaciones de diapositivas en diferentes formatos de archivo. Además, las presentaciones se pueden exportar o compartir de diversas formas. Con estas opciones de exportación y almacenamiento, es posible que las presentaciones parezcan profesionales e informativas en todo momento, además del equipamiento técnico del destinatario.