Insertar firma en Word: así es como

Cómo crear una firma digital

Las firmas son esenciales en muchos contextos diferentes. Si bien la vida se está digitalizando cada vez más, tanto a nivel privado como profesional, las posibilidades de iniciar sesión en una PC o un teléfono inteligente parecen limitadas. Microsoft Word ofrece varias formas de insertar firmas que ahorran tiempo y papel. Pero: no todas las alternativas tienen el mismo estatus legal que una firma manual.

¿Por qué insertar una firma en Word?

¿Quién no conoce este problema? Recibe documentos y contratos para ser firmados por correo electrónico y ahora tiene que imprimirlos y firmarlos laboriosamente, solo para enviarlos de vuelta como un escaneo. Este proceso se puede simplificar gracias a Word. Si no posee una impresora o desea ahorrar papel por el bien del medio ambiente, existen alternativas a la firma.

Pero, ¿qué significa realmente firmar? ¿Es una firma digital equivalente a una manual? Con su firma está haciendo una declaración de intenciones en el sentido más amplio. Ya sea en un contrato de compraventa, un contrato de alquiler o de trabajo o una garantía. Solo con su firma se vuelve legalmente vinculante.

Sin embargo, esta no es la única razón para agregar una firma. Las firmas también dan a los documentos más profesionalismo e identifican claramente la autoría. Además, las firmas protegen contra el fraude: su firma manual es única y, por lo tanto, a prueba de falsificaciones. También sirve para identificarte de forma fiable a largo plazo. ¿Pero eso también se aplica a una firma digital?

La seguridad es lo primero: ¿qué es una firma digital?

El reglamento eIDAS (Identificación electrónica y servicios de confianza) define los requisitos para la validez y confiabilidad de las firmas electrónicas en toda la UE. Este "servicio de identificación electrónica y servicios de confianza" especifica tres niveles: el simple, el avanzado y la firma electrónica calificada. Dado que el uso privado se limita principalmente a los dos primeros niveles de seguridad, las siguientes explicaciones solo se refieren a esto.

La firma en la tableta del transportista de paquetes es tanto una simple firma electrónica como la inserción de un escaneo con la firma manual en un documento. Este último funciona sin problemas en Word, pero no se acepta para todos los números. Un tercero también puede insertar un escaneo de su firma.

La firma electrónica avanzada ofrece mucha más protección porque aquí también se utiliza un certificado digital. Confirma claramente su identidad, a diferencia de escanear una firma manual. El certificado lo emite un tercero de confianza y consta de una identificación y un PIN. Después de firmar, el archivo se reenvía en forma cifrada y ya no se puede cambiar a partir de ese momento.

Firmar manualmente: clásico y seguro en papel o tableta

Hay varias opciones disponibles para agregar una firma manual a su documento de Word.

Escanea la firma y colócala en Word: así es como funciona

Inserta su firma en un documento de Word usando un escáner o una aplicación de escaneo para teléfono inteligente o tableta:

Firme su firma en una hoja de papel.

Utilice una aplicación o una impresora para escanear la firma.

Active el escaneo en su computadora y use las funciones de edición de imágenes en Word para recortar al tamaño deseado.

Guarde el gráfico editado de su firma como un archivo de imagen.

Después de hacer clic en "Insertar", seleccione el botón "Imágenes" y luego "Este dispositivo". Se abrirá una nueva ventana en la que podrá ver la estructura de carpetas de su computadora. Busque el archivo de imagen con su firma y colóquelo en la posición deseada haciendo clic en "Aceptar" al final del cuadro de diálogo.

Bueno saber: Con Mac es posible escanear y guardar una firma en archivos PDF, que luego también se pueden transferir a Word.

Crea una línea de firma profesional para la firma.

Para que la firma se vea más profesional, también puede trabajar con una línea de firma. Porque esto se puede marcar con el nombre, fecha y cargo o cargo del firmante. Para hacer esto, proceda de la siguiente manera:

1. Vaya a la pestaña "Insertar" en la cinta de Word.

2. Haga clic en Línea de firma en el lado derecho de la cinta y seleccione "Línea de firma de Microsoft Office" en el menú desplegable.

   

3. Ingrese el nombre, apellido y cargo de la persona que firma, así como su dirección de correo electrónico, si corresponde, y una nota en los campos provistos en el cuadro de diálogo.

   

4. Haga una selección estableciendo o quitando la marca de verificación para la adición automática de la hora de la firma y la aprobación de los comentarios.

5. Haga clic en "Aceptar" para confirmar sus entradas.

Este documento ahora puede ser impreso y firmado por la persona designada. Sin embargo, también existe una forma de firmar digitalmente en la línea de firma.

Firmar digitalmente: una solución inteligente y segura

Para agregar una firma digital a un documento de Word, use las funciones estándar de Word o las opciones de extensión.

Firme la línea de firma con una imagen o funciones a mano alzada

Si hay una línea de firma, la firma se puede insertar de dos formas diferentes. O inserta una imagen o un escaneo de su firma o firma a mano desde un teléfono móvil o tableta. Tenga en cuenta que esto solo es posible desde Word para Microsoft 365. Para agregar el archivo de firma, proceda de la siguiente manera:

Si su nombre aún no está debajo de la línea de la firma, ingréselo en el campo "Nombre, apellido".

Haga clic en Seleccionar imagen y elija la opción Seleccionar imagen de firma.

Busque el archivo que desea en la ubicación.

Confirme su elección haciendo clic en "Seleccionar" con el botón izquierdo del ratón.

Firma manual a través del panel táctil

Por otro lado, también se puede agregar una firma manual a la línea de firma desde un panel táctil:

Haga clic en las opciones de tinta en su tableta o teléfono inteligente.

Coloque su firma manual en el lugar designado en la línea de firma.

Dado que normalmente no desea cambiar un documento firmado, es recomendable guardar el documento completo como un archivo PDF después de haberlo firmado. Esto también lo protege de cambios ilegales.

Propina: Si, por el contrario, prefiere una firma digital que incluya un sello de tiempo y, por lo tanto, aún más seguridad, todo lo que necesita hacer es hacer doble clic en la línea de la firma para reenviarla a varias autoridades de certificación como GlobalSign. Estos actúan como una especie de autoridad que le emite un certificado temporal para firmas digitales. El certificado es comparable a un documento de identificación digital y, en algunos casos, está sujeto a un cargo. Sin embargo, también permite la inserción de una firma electrónica avanzada de acuerdo con el reglamento eIDAS.

Use complementos de Word para firmas electrónicas: así es como funciona

Los complementos de Word también facilitan la firma digital de un documento. Los complementos suelen ser opciones de expansión gratuitas para Microsoft Word. La ventaja sobre una aplicación, es decir, una aplicación móvil para su dispositivo móvil, es la implementación simple en el programa Word existente. Un complemento es simplemente una herramienta que está disponible para todas las tareas futuras en el campo del diseño de texto con Word.

Los dos complementos "DocuSign" y "AdobeSign" son ideales para firmar documentos importantes. Puede utilizar Adobe para enviar firmas electrónicas en los tres niveles de seguridad. Además, esta extensión para Word permite la adición de comentarios y la asignación de ciertos pasajes específicamente para el destinatario.

Esto entonces sabe dónde se requiere su firma y dónde debe dejar la línea de firma en blanco. El creador de un documento rastrea simultáneamente quién de los firmantes ya ha firmado y cuya firma aún está pendiente. Ambos complementos son seguros y también ahorran tiempo y papel.

Iniciar sesión en Word: Office convierte el lápiz y el papel en un concurso

Con Word, tiene numerosas opciones para hacer que los textos sean más atractivos y profesionales. Puede dar formato al texto o mostrar plantillas de encabezado en la tabla de contenido. También puede garantizar una apariencia coherente agregando referencias. También se pueden insertar listas y caracteres especiales para ilustrar, pero también una representación científicamente correcta, por ejemplo, de los campos de las matemáticas o idiomas extranjeros. Por último, pero no menos importante, Word le ayuda a comprobar la separación de sílabas, las fuentes y los tipos de letra.

Otra forma de diseñar documentos de manera profesional es agregar firmas a Word. Una firma le da a su documento más seriedad, pero también un carácter legalmente vinculante. Independientemente de si se trata de un contrato de compraventa, un contrato de alquiler o un contrato de trabajo, una firma expresa que está de acuerdo con el contenido de un documento. La firma digital en Word representa así un paso fundamental hacia un diseño más moderno, eficiente y respetuoso con el medio ambiente de diversos procesos de coordinación tanto en la vida privada como en la profesional.

Preguntas más frecuentes

¿Cómo puedo insertar una firma en Word?

Usted inserta una firma en Word colocándola en una hoja de papel, escaneando e insertándola como un gráfico en la ubicación deseada en el documento de Word. Si tiene un panel táctil, puede firmar con la opción de tinta de Word. Sin embargo, esto solo funciona con Microsoft Word 365. Otra forma es firmar una línea de firma con una firma digital certificada si es necesario. Word también se puede actualizar con extensiones útiles, los llamados complementos, como "AdobeSign" de Adobe.

¿Qué es una línea de firma?

La línea de firma es una línea de firma especial que puede personalizar con el nombre, apellido, puesto profesional y otros detalles del firmante. El gráfico de una firma se puede insertar en la línea, firmar a mano con el panel táctil o con un certificado.

¿Las firmas están seguras en la computadora?

Las firmas electrónicas que realiza en una PC, tableta o teléfono inteligente son legalmente vinculantes en diferentes grados según los requisitos que cumplan. El reglamento eIDAS de la UE define tres niveles de seguridad. Si bien solo se requiere una simple firma electrónica para que el cartero acepte el paquete, se requiere al menos una firma electrónica avanzada, si no calificada, para asuntos importantes como la celebración de contratos. En Word, solo puede insertar una firma avanzada después de comprar el certificado correspondiente.