PDF: todo sobre el formato más importante de los documentos

El estándar para la escritura multiplataforma

La digitalización se ha vuelto cada vez más importante en los últimos años. El problema: para muchas aplicaciones existen diferentes enfoques con diferentes formatos de archivo. Con esto, algunos desarrolladores están tratando de vincular mucho más a los clientes y usuarios con su propia empresa. Estos programas son propietarios y, a menudo, se limitan a plataformas específicas. El uso gratuito tiene muchas más ventajas aquí. Lo hace flexible de usar y también puede funcionar en varias plataformas diferentes. Uno de los mejores ejemplos es el PDF.

Detrás de esto está el formato de documento portátil. Al principio era una solución de software propietario para el problema de tener que formatear textos una y otra vez. Mientras tanto, PDF se ha convertido en un estándar para documentos multiplataforma. Tanto en un contexto empresarial como para usuarios privados, es difícil imaginar la vida cotidiana sin PDF. El estándar ahora incluye una amplia gama de aplicaciones diferentes que se combinan en documentos, desde simples enlaces hasta elementos multimedia. ¿Cómo llegó a ser tan importante el formato de documento portátil?

PDF: una mirada a la historia

En la actualidad, casi todos los usuarios de computadoras utilizan PDF, el formato de documento portátil. Muy pocos usuarios todavía saben cómo comenzó realmente la historia detrás de esto. Adobe está detrás del formato del documento. Como uno de los desarrolladores de software más conocidos, la empresa se centra principalmente en soluciones para aplicaciones profesionales. Esto incluye programas de gráficos como Illustrator o Photoshop. Los fotógrafos suelen utilizar este último para sacar siempre lo mejor de sus fotografías.

Con varios cientos de euros por licencia, casi ningún usuario privado puede permitirse programas costosos. El PDF, por otro lado, es ubicuo. Al principio, cuando Adobe introdujo el formato, este rotundo éxito no era previsible, lo que también tiene que ver con la política de precios de la empresa de software.

Situación inicial, conflictos y necesidades

Hasta el desarrollo y publicación del formato de documento portátil, los documentos digitales se creaban con diferentes programas, se compartían y se abrían en sistemas completamente diferentes. Cada usuario de PC todavía puede observar el resultado hoy. Ejemplo simple: se crea un documento para una presentación en la oficina en casa. El contenido es correcto, hay algunas tablas e imágenes más.

Al final, dé a la presentación terminada una fuente elegante, seleccione el formato apropiado de las plantillas de formato, listo. La presentación se guarda en una memoria USB y se lleva a la oficina. La sorpresa cuando lo abres antes de imprimir: a excepción del contenido y el texto, todo el formato es para la "papelera". El tamaño de fuente ya no es correcto, todas las imágenes están completamente cambiadas y solo se puede ver la mitad de la tabla.

Lo que se ve bien en una PC no tiene por qué ser idéntico al mismo programa en otro sistema. Los usuarios de hoy utilizan:

• diferentes sistemas operativos (Apple versus Windows versus Linux, etc.)
• varias aplicaciones de oficina
• diferentes versiones del programa.

Los problemas descritos afectan a una amplia gama de aplicaciones de oficina diferentes, desde el procesamiento de texto puro hasta las hojas de cálculo y las soluciones de presentación. Problemas bien conocidos que han experimentado generaciones de usuarios.

El ejemplo más conocido en este momento es el formato .doc. Ideal porque varios usuarios pueden compartir un documento y editarlo o comentarlo, tiene desventajas cuando se comparte en diferentes plataformas.

Buena idea, pero problemas iniciales.

Esta es exactamente la brecha que Adobe ha abierto con su formato de documento portátil. La idea detrás de esto: un estándar común que conduce a resultados idénticos en todos los sistemas. Para ello, el diseño, el formato y el texto se capturan como en una instantánea. Independientemente de la frecuencia con la que se comparta un PDF, todos los usuarios siempre ven lo mismo.

La idea: una vez creado, el formato de documento portátil se puede mover sin pérdida ni cambios de formato. El nuevo formato de documentos se presentó en la Conferencia de Windows y OS | 2 en enero de 1993. Adobe le dio a su nuevo PDF otra ventaja de la que todos los usuarios continúan beneficiándose. Una vez creado, el formato de documento portátil ya no se puede cambiar fácilmente.

Esto significa que el posprocesamiento por parte del destinatario no es posible. Tampoco se puede agregar ni eliminar nada en un PDF. Manipulaciones, como es el caso de otros formatos, por ejemplo:

• facturas
• Ofrecido
• Reportando

son posibles, se vuelven mucho menos probables con el formato de documento portátil.

El PDF se publicó finalmente en el verano de 1993, después de varios años de trabajo de desarrollo. Sin embargo, antes de que el formato se hiciera popular entre los usuarios privados, pasaron años. Varios problemas fueron los responsables.

• Competidor: Inicialmente, el formato de documento portátil era uno de varios enfoques para resolver el mismo problema. Entre otros, DjVu, Envoy, Common Ground Digital Paper y Farallon Replica compitieron en PDF. El sistema de gestión de documentos LaTeX, que está muy extendido en el sector académico, también persigue enfoques estilísticos similares.
• Propiedad: En los primeros años después de su publicación, PDF era un formato de documento propietario. Esto hizo imposible el desarrollo de aplicaciones externas. Sin embargo, desde entonces, los desarrolladores han abandonado el formato de documento portátil propietario y han publicado todo a través de ISO. Un componente importante para garantizar una amplia aceptación.
• Costos: En los primeros años, ni los programas para crear un PDF ni el Adobe Reader necesarios para abrirlo eran gratuitos. Al hacerlo, la empresa casi se tropezó y evitó la propagación de PDF como un estándar de documentos extendido internacionalmente. Mientras tanto, sin embargo, Acrobat Reader está disponible gratuitamente. Los programas para crear y editar archivos PDF siguen siendo de pago. Adobe ahora ha cambiado esta área al modelo SaaS.

ANSI e ISO: el galardón

El hecho de que PDF haya prevalecido sobre otros formatos se debe a un evento específico: el 29 de enero de 2007. Adobe anunció que las especificaciones para el Portable Document Format 1.7 se darán a conocer en su totalidad. Para este propósito, PDF 1.7 fue revelado al Instituto Nacional Estadounidense de Estándares (ANSI). El objetivo: una publicación a través de la Organización Internacional de Normalización (ISO). Con esto, Adobe logró un aumento masivo de popularidad para el formato PDF. Por otro lado, los desarrolladores se apartaron de la posibilidad de seguir desarrollando el formato de documento portátil a su manera. Mientras tanto, Adobe es solo un miembro del comité técnico para todas las versiones posteriores a PDF 1.7.

¿Realmente bueno o recién establecido?

Inicialmente, la funcionalidad del formato de documento portátil era limitada, por ejemplo, en la implementación de enlaces o el espacio de color disponible. Solo con las versiones posteriores los desarrolladores redujeron gradualmente las restricciones. Con la versión 1.2, por ejemplo, era posible la visualización en el espacio de color CMYK. Además, se desarrollaron complementos para navegadores web, con los que también se podían mostrar archivos PDF en las ventanas del navegador.

Con el número creciente de funciones y la publicación de la Organización Internacional de Normalización, el PDF se hizo cada vez más popular. PDF ahora ofrece una amplia gama de funciones. Además, el software de Adobe ya no tiene que utilizarse para la creación. Es posible crear los documentos correspondientes desde muchas aplicaciones de Office. Esto ahora es posible incluso en movimiento. Al final, hay varias razones para su uso generalizado. Por un lado la aceptación, por otro lado el rendimiento y las ventajas de PDF.

PDF: las ventajas más importantes

El hecho de que Adobe haya empujado a todos los competidores desde los primeros años al límite y a los nichos con el formato de documento portátil está relacionado con varios factores. Es una combinación de aplicabilidad multiplataforma. Además, romper con su carácter propietario ha hecho que el PDF avance de manera decisiva. ¿Cuáles son las ventajas de utilizar el formato de documento portátil en la práctica?

Siempre ahí: independencia de la plataforma

Hoy en día, muchos usuarios privados confían en PC y portátiles con sistemas operativos basados en Windows. Según zdnet, solo el sistema operativo Windows actual alcanzó más de 900 millones de usuarios a fines de 2022-2023. Los sistemas operativos de Apple también tienen cuotas de mercado muy altas. No se trata solo de aplicaciones de escritorio clásicas.

Apple ha construido un ecosistema móvil durante la última década, al igual que Android. También existen otras plataformas como Unix o Linux.

Todos los sistemas operativos tienen una cosa en común: el intercambio de información y datos a través de los límites de la plataforma. El PDF cumple exactamente con este requisito. La independencia de la plataforma sigue siendo una de las ventajas impulsoras del formato. Un PDF se puede abrir fácilmente en una computadora con Windows 8 o Windows 10. Los archivos incluso se pueden abrir en dispositivos con macOS, aunque apenas hay otros puntos de contacto entre Microsoft y los sistemas basados en Apple.

No más formateo roto

Uno de los puntos fuertes de PDF es el hecho de que el formato y el diseño están prácticamente "congelados en flash". Los usuarios crean el documento, lo convierten al formato de documento portátil y pueden compartirlo fácilmente con otros usuarios. Lo que hace que el PDF se destaque es su estabilidad. A diferencia de muchos formatos de archivo que son estándar en los programas de Office, el formato permanece estable cuando se transfiere el formato de documento portátil. No hay títulos que se muestren en un tamaño de fuente diferente ni imágenes que se deslicen desde el principio de un módulo de texto hasta el final.

Incluso la transferencia de documentos digitales a copias impresas es posible con el formato de documento portátil sin mayores dificultades y pérdidas de formato. Al final, un PDF se ve exactamente igual en la pantalla que en una hoja de papel. Además, las versiones actuales del Portable Document Format ofrecen funciones de inestimable valor, especialmente para el uso de medios digitales.

Por ejemplo, los autores pueden establecer marcadores para saltos de línea. De esta manera, el PDF no solo se puede recortar para aplicaciones de escritorio. Mientras tanto, los medios móviles son cada vez más importantes. Esto le da a la portabilidad un nuevo significado en el formato de documento portátil.

Altos estándares de seguridad

Los formatos de archivo como .doc o .xls tienen algunas desventajas. Por un lado, no se pueden representar sin pérdidas en todas las plataformas. Casi todos los usuarios conocen el problema: el documento se ve completamente diferente en otra computadora. Además, estos formatos no son a prueba de manipulaciones. Ejemplo simple: una start-up envía una factura en formato .doc.

El destinatario abre el archivo y simplemente elimina un dígito de decenas. La factura es inmediatamente menor. Al final, esta forma de manipulación es un ejemplo construido. En la práctica, sin embargo, debe dejar en claro que los formatos de los documentos son necesarios en la vida cotidiana que no se pueden cambiar (y manipular) fácilmente.

Pero PDF ahora ofrece mucho más en términos de seguridad. Los documentos se pueden cifrar para protegerlos del acceso no autorizado. Si alguien solo quiere enviar partes de un documento PDF a otra persona, también existe la opción de redactar pasajes individuales. Cómo funciona esto en detalle se puede leer en esta guía. Aquí se utilizan códigos de redacción, que son bastante fáciles de usar en la actualidad.

Atención:Los documentos PDF tampoco están completamente a salvo de la manipulación, como los investigadores han podido demostrar. Sin embargo, todo esto significa mucho más esfuerzo que con otros formatos de documentos.

Gráficos 2 y 3D

Especialmente cuando se trabaja con imágenes en documentos, puede haber conflictos al transferir documentos y usarlos en otras computadoras y sistemas. A muchos usuarios les sucede que las imágenes se muestran repentinamente cambiadas o el flujo de texto se desvía de la versión original. Un problema bien conocido que puede causar momentos extremadamente embarazosos para las presentaciones.

Con el formato de documento portátil, estas situaciones son cosa del pasado. Además del contenido de texto puro e hipervínculos, los documentos PDF también pueden:

• Fórmulas
• Mesas
• Gráficos y
• imágenes

insertar. En este contexto, el rendimiento del formato de documento portátil ha mejorado significativamente en los últimos años. Mientras tanto, los autores también pueden guardar textos alternativos para las imágenes. Estas "descripciones de imágenes" se muestran cuando la imagen no se puede mostrar.

Izquierda

Los enlaces son ahora una parte fundamental de muchos documentos. En la World Wide Web en particular, estos hipervínculos crean conexiones cruzadas con otro contenido. El ancla puede ser una frase en el texto o una imagen. Otros elementos de la página también pueden actuar como anclajes para el hipervínculo. Otra ventaja de trabajar con enlaces en documentos PDF: de esta manera, el autor puede hacer posible saltar directamente a otros pasajes / áreas de texto dentro del documento.

PDF: datos interesantes y significado

El formato de documento portátil se ha convertido desde hace mucho tiempo en un estándar internacional. El PDF se ha vuelto indispensable en la comunicación empresarial. Pero la ciencia ahora también está utilizando el formato de documento portátil a gran escala para publicar artículos y estudios. La posibilidad de utilizar el Formato de Documento Portátil para desarrollar un formulario que transmita automáticamente los datos ingresados a un servidor ha llevado a su uso al momento de abrir una cuenta.

Programas de creación y lectura

¿Cómo pueden los usuarios privados crear un PDF ellos mismos, sin tener que utilizar una de las herramientas de Adobe? Al publicar las especificaciones del sistema, Adobe allanó el camino para que otras empresas y desarrolladores crearan oportunidades. Muchas soluciones de Office ahora tienen interfaces que se pueden usar para crear fácilmente un PDF.

Los documentos se pueden guardar fácilmente como PDF o se pueden imprimir. Además, existen aplicaciones especiales para sistemas operativos móviles y soluciones de software como aplicaciones de escritorio que se pueden utilizar para crear un PDF.

Atención: Varias herramientas se ofrecen de forma gratuita hoy. La versión Pro a menudo tiene que comprarse para una amplia gama de funciones.

estructura tecnica

Básicamente, un documento PDF se compone de hasta cuatro tipos de contenido diferentes. El aspecto más importante que en realidad siempre está ahí: el cuerpo del texto. Aquí es donde se registra el contenido real. Los otros tres tipos de contenido hacen principalmente el trabajo de apoyar el cuerpo del texto.

• Gráficos vectoriales (ilustraciones o elementos de diseño)
• Gráficos de trama en forma de fotos.
• Objetos multimedia.

Para poder mostrar el documento terminado en todas partes sin pérdida, se utilizan varias tecnologías en el formato de documento portátil. El documento trae consigo las fuentes necesarias a través de un sistema de incrustación de fuentes. Un segundo componente es un archivo que contiene toda la información sobre cómo se estructura en última instancia el documento. El tercer aspecto es el "contenedor de contenido" con toda la información sobre la prueba y los gráficos. Por ejemplo, PostScript se utiliza aquí para documentos PDF.

La importancia de PDF para el mundo

Con el formato de documento portátil, Adobe creó un estándar que muchos grupos de usuarios utilizan en la actualidad. El significado del PDF es en consecuencia. Mientras tanto, además de HTML, la información como texto e imágenes no se intercambian en ningún otro formato. Además de la correspondencia comercial, que se puede mantener (más) a prueba de manipulaciones con el PDF, muchos usuarios privados ahora también utilizan el formato. En vista de esta importancia, el formato de documento portátil no desaparecerá del intercambio digital de información en el corto plazo.

Una lista (breve) de posibles alternativas

PDF se ha convertido en un estándar tan bien establecido que casi no hay necesidad de alternativas. Los formatos de la competencia djVU o Common Ground Digital Paper mencionados anteriormente todavía están disponibles, pero rara vez se utilizan. LaTex todavía se puede encontrar en círculos académicos, pero el formato PDF también se está volviendo cada vez más popular allí.

Conclusión: PDF: un formato para muchas plataformas

Los archivos PDF se han convertido en una parte integral de la vida cotidiana. Hay docenas de estos archivos en casi todas las PC. Un desarrollo en el que nadie pensó hace 20 años, ni siquiera con los desarrolladores de Adobe. Aquí es donde se originó el PDF.

Originado en la década de 1990, el formato ahora se acepta en todo el mundo cuando se trata de crear documentos que se utilizarán en todas las plataformas. Un diseño estable y el hecho de que no todos pueden cambiar un documento PDF contribuyen a la aceptación. Mientras tanto, el formato de documento portátil se ha generalizado tanto que las alternativas son extremadamente difíciles.