Para que siempre sepa el status quo actual después de delegar tareas a través de Outlook, puede especificar que desea recibir un informe de estado de las tareas transferidas. También puede tener sentido, especialmente con tareas extensas.
Cómo convertir una tarea en una solicitud de tarea en una fecha posterior
Si ya sabe al ingresar una tarea que desea delegarla, no cree una tarea, sino una solicitud de tarea. Sin embargo, siempre sucederá que haya ingresado una tarea en su planificador de tareas y luego desee transferirla a otra persona más adelante. En Outlook funciona así:
- Haga clic con el botón derecho en la tarea en el programador de tareas y llame al comando Asignar tarea sobre. O puede abrir la tarea. En Outlook hasta la versión 2003, luego llama al comando Acción - asignar tarea sobre; en Outlook 2007 o posterior, haga clic en el botón Asignar tarea[1].
- Luego ingrese la dirección de correo electrónico de la persona a quien desea delegar la tarea, escriba un mensaje corto y ajuste la fecha de vencimiento (para que aún tenga tiempo de revisar el resultado).
- Asegúrate de tener las dos opciones Guardar la copia actualizada de esta tarea en mi lista de tareas y Enviarme un informe de estado tan pronto como la tarea esté lista. están encendidos. De lo contrario, la tarea no aparecerá en su planificador de tareas; Además, no se le notificará automáticamente cuando se complete la tarea.
- Envíe la solicitud de tarea.
Debe realizar estos ajustes en cualquier caso
Para que las tareas delegadas siempre aparezcan en su planificador de tareas y se le notifique cuando finalice la tarea, le recomiendo que active dos configuraciones en su Outlook. Entonces no siempre tienes que acordarte de activar las opciones del paso 3 de la sección anterior al delegar:
- En Outlook hasta 2007 llamas Herramientas - Opciones - Opciones de tareas en Outlook 2010 y versiones posteriores, el comando Archivo - Opciones - Tareas.
- En Outlook hasta 2007, desactive las dos opciones Mantenga las tareas asignadas actualizadas en la lista de tareas y Enviar informe de estado cuando se completen las tareas asignadas una.
En Outlook 2010 y versiones posteriores, habilite las siguientes opciones:
Actualizar mi lista de tareas pendientes con copias de las tareas que asigno a otras personas y Enviar un informe de estado cuando haya completado una tarea asignada.. - Cierra los diálogos.
Así es como puede mostrar el estado de finalización en su planificador de tareas
En la lista de actividades (ver Lista simple) falta la columna % completadoque en la vista Lista de detalles aparece. Si a menudo delega tareas bastante extensas y sus empleados documentan regularmente en Outlook qué porcentaje de la tarea ya han completado, le recomiendo que utilice el % completado también en la vista Lista simple para insertar. Esta es una mejor manera de mantenerse actualizado. Para hacer esto, proceda de la siguiente manera:
- Seleccione la vista en el programador de tareas. Lista simple.
- Haga clic con el botón derecho en uno de los encabezados de columna, por ejemplo en Asunto de la tareae invocar el comando Selección de campo sobre.
- Arrastra el botón % completado desde el diálogo con el botón izquierdo del mouse presionado a la fila con los encabezados de columna. Por ejemplo, arrastre el botón detrás del encabezado Debido a. Las flechas rojas indican dónde se insertará el botón como un nuevo encabezado de columna. Tan pronto como tenga el botón en la posición deseada, suelte el botón del mouse.
- Si no desea insertar más columnas, cierre el cuadro de diálogo Selección de campo.
