Casilla de verificación en Word: especifique la respuesta a marcar

Instrucciones paso a paso

¿Por qué es difícil ingresar texto en un formulario o una plantilla de documento cuando puede usar casillas de verificación para especificar las respuestas que se deben marcar? Esto no solo le ahorra mucho tiempo al completar el formulario, sino que también es mucho más rápido y más específico cuando evalúa los formularios más adelante.

Es cierto que Word no parece facilitarnos las cosas en lo que respecta a las »casillas de verificación«, el uso del campo de formulario de casilla de verificación, que ha estado disponible desde 1993, tiene sus inconvenientes. ¡Ya no! Porque siempre tiene al menos dos soluciones de casillas de verificación disponibles, en Word 2010 incluso tres: con y sin protección de formulario o con símbolos de libre elección, tal como lo desee.

Descubra aquí cómo puede utilizar ahora las tres posibles soluciones en un abrir y cerrar de ojos.

El clásico: el campo de formulario de casilla de verificación

¿Necesita casillas de verificación para hacer clic en un formulario o en una plantilla de documento? ¿Se utilizan campos de formulario adicionales del tipo »campo de formulario de texto« en el documento para introducir texto o fechas, o campos de formulario desplegables para seleccionar elementos predefinidos? Entonces, los campos de formulario de la casilla de verificación son la elección perfecta. El campo de formulario de la casilla de verificación se comporta exactamente como los otros campos de formulario y solo se activa cuando el documento está protegido, es decir, solo entonces se puede encender y apagar con un clic del mouse.

El hecho de que el campo de formulario de casilla de verificación solo se pueda activar y desactivar con la protección de documentos adecuada puede ser una desventaja de esta solución. Porque en los formularios protegidos solo se pueden abordar los campos del formulario y solo se puede cambiar su contenido. ¿El rellenador de formularios también debería tener la opción de ingresar comentarios extensos o insertar imágenes? Luego, debe trabajar con cambios de sección continuos y proteger selectivamente las secciones. Esto es particularmente importante al diseñar formularios, ya que solo puede trabajar de forma limitada con tablas para alinear el formulario.

Insertar campos de formulario de casilla de verificación

Y así es como inserta campos de formulario de casilla de verificación en su documento y luego garantiza la protección adecuada del documento:

1. Coloque el cursor donde desee insertar la casilla de verificación en su documento.

2. Word 2010 y 2007: Cambie a la pestaña HERRAMIENTAS DEL DESARROLLADOR y haga clic en el botón HERRAMIENTAS DE PREVERSIÓN (Word 2010) o LEGACYTOOLS (Word 2007) en el grupo CONTROLES. Ahora haga clic en el botón CUADRO DE CONTROL.
   Word 2003, 2002 y 2000: En la barra de herramientas FORMULARIO, haga clic en el icono CASILLA DE VERIFICACIÓN.

3. La casilla de verificación se inserta en el documento. Para que pueda usar la casilla de verificación con un clic del mouse, ahora debe proteger el documento y liberarlo para ingresarlo en el formulario.

4. Palabra 2010: En la pestaña HERRAMIENTAS DEL DESARROLLADOR, grupo PROTEGER, haga clic en el botón RESTRINGIR EDICIÓN.
   Palabra 2007: En la pestaña HERRAMIENTAS DEL DESARROLLADOR, grupo PROTEGER, haga clic en el botón PROTEGER DOCUMENTO.
   Palabra 2003: Llame al menú EXTRAS, comando PROTEGER DOCUMENTO.
   Word 2002 y 2000: Llame al menú EXTRAS, comando PROTEGER DOCUMENTO. En el cuadro de diálogo Proteger, seleccione el botón de opción FORMS. Si solo desea proteger ciertas secciones, puede definirlas usando el botón SECCIONES. Si es necesario, introduzca una contraseña y confirme el cuadro de diálogo con Aceptar.

5. Solo Word 2010, 2007 y 2003: Active la casilla de verificación para 2. EDITAR RESTRICCIONES en el área de tareas. Luego seleccione la entrada LLENANDO FORMULARIOS en el cuadro de lista desplegable a continuación. Si solo desea proteger ciertas secciones, puede definirlas usando SELECCIONAR SECCIONES. Haga clic en el botón SÍ, APLICAR PROTECCIÓN AHORA e introduzca una contraseña en el siguiente cuadro de diálogo si es necesario.

6. A partir de ahora, el formulario está protegido y la casilla de verificación está lista para su uso.

Nuevo en Word 2010: el control de contenido de la casilla de verificación

Los controles de contenido introducidos por primera vez en Word 2007 se han mejorado en Word 2010 para incluir el control de contenido de la casilla de verificación. La ventaja de los controles de contenido es que los controles de contenido están "activos" inmediatamente y no necesita ninguna protección adicional para los documentos. Por lo tanto, no existen restricciones, como ocurre con la protección de documentos para campos de formulario en forma de funciones inactivas en la sección desprotegida (dependiendo de la versión de Word, no hay comentarios, ajustes de márgenes, ajustes en los números de página y mucho más son posibles). Puede utilizar las propiedades del control de contenido para determinar que el control de contenido no se puede eliminar. Esto evitará eliminar accidentalmente el control de contenido mientras edita el texto.

Otra ventaja del control de contenido de la casilla de verificación es que no tiene que limitarse a los símbolos de "casilla de verificación vacía" y "casilla de verificación marcada" proporcionados. También puede usar las propiedades para determinar individualmente entre qué dos símbolos cambia de un lado a otro con un clic del mouse. El contenido de los controles de contenido, y por tanto también el estado de la casilla de verificación, se puede vincular a un »DataStore«, que se guarda directamente en el archivo Word en la carpeta »CustomXML«. Puede acceder y evaluar estos datos desde otros programas como Access o Excel.

La desventaja del control de contenido de la casilla de verificación es que la solución actualmente solo está disponible en Word 2010. Cuando se abre un documento con un control de contenido de casilla de verificación en Word 2007, Word 2007 convierte la casilla de verificación en un control de contenido de texto sin formato; la propiedad de la casilla de verificación se pierde. Al abrir el archivo de 2010 en Word 2003, 2002 y 2000, todos los controles de contenido se convierten a texto sin formato. Además, debe tenerse en cuenta que los elementos de control de contenido no se pueden saltar uno tras otro como campos de formulario con la tecla Tab o la tecla F11 o Shift + F11. Aquí siempre se requiere el uso del mouse.

Usar control de contenido de casilla de verificación

A continuación, se explica cómo utilizar el control de contenido de la casilla de verificación en Word 2010:

1. El control de contenido de la casilla de verificación se encuentra en la pestaña HERRAMIENTAS DEL DESARROLLADOR, que no está activa de forma predeterminada. Presione la combinación de teclas Alt + X + O (letra O) para abrir el cuadro de diálogo OPCIONES DE PALABRAS.

2. En el cuadro de diálogo que aparece ahora, haga clic en PERSONALIZAR LA CINTA a la izquierda y active la casilla de verificación HERRAMIENTAS DEL DESARROLLADOR en el lado derecho para las PESTAÑAS PRINCIPALES. Cierre el cuadro de diálogo con Aceptar.

3. Coloque el cursor donde desee insertar la casilla de verificación en su documento. Luego cambie a la pestaña HERRAMIENTAS DEL DESARROLLADOR y haga clic en el botón CUADRO DE CONTROL en el grupo CONTROLES.

4. Word inserta el control de contenido de la casilla de verificación. Siempre que el control de contenido esté seleccionado, puede hacer clic en el botón PROPIEDADES en la pestaña HERRAMIENTAS DEL DESARROLLADOR, grupo CONTROLES. En el cuadro de diálogo que aparece, tiene la opción de activar la casilla de verificación UNIDAD DE CONTROL DE CONTENIDO NO PUEDE BORRARSE para protegerse contra la eliminación.

5. Si desea reemplazar los símbolos del cuadro con otros símbolos, seleccione el símbolo deseado tanto para el SÍMBOLO HABILITADO como para el SÍMBOLO INHABILITADO en el grupo PROPIEDADES DEL CUADRO DE VERIFICACIÓN en el cuadro de diálogo haciendo clic en el botón CAMBIAR.

6. Una vez que cierre el cuadro de diálogo PROPIEDADES, la casilla de verificación estará lista para usarse.

La alternativa: casillas de verificación individuales que utilizan funciones de campo

¿Le gustaría crear formularios y plantillas de documentos que se puedan ejecutar con todas las versiones de Word sin restricciones? ¿Realmente desea renunciar a todas las medidas de protección de documentos? Entonces, la casilla de verificación de la función de campo es la solución perfecta. Se utiliza la función de campo »MacroButton«, que le permite cambiar entre dos textos libremente seleccionables en el medio del texto. Esto es posible gracias a dos rutinas VBA y dos AutoTexts que se utilizan alternativamente. Aquí tampoco está obsesionado con los dos símbolos de casilla de verificación "fijos", pero puede especificar los símbolos que se mostrarán individualmente, como en Word 2010.

Dado que el código de programa VBA siempre es necesario para la casilla de verificación de la función de campo, se debe permitir la ejecución de macros en Word. Word 2003, 2002 y 2000 solo guardan AutoTexts en plantillas de documentos. Con Word 2010 y 2007, también es posible especificar BUILDING BLOCKS.DOTX como la ubicación de almacenamiento (que no se recomienda para esta área de aplicación). En consecuencia, la solución solo se puede utilizar para formularios que también se guardan como plantillas de documentos. No es posible su uso en archivos de documentos puros del tipo »* .doc« o »* .docm«. Las casillas de verificación de la función de campo se saltan una tras otra cuando presiona F11 o Mayús + F11, como cualquier función de campo en el documento. Sin embargo, para alternar el estado de la casilla de verificación, es necesario hacer doble clic con el mouse.

Para utilizar la casilla de verificación del código de campo, haga lo siguiente:

1. Primero cree una nueva plantilla de documento vacía y guárdela con el nombre KONTROLLKAESTCHEN-VORLAGE.DOT (M), por ejemplo. En Word 2010 y 2007, la selección con macros debe seleccionarse como tipo de archivo.

2. Cambiar con ahora Alt + F11 en el editor de VBA. Haga clic con el botón derecho en la entrada MICROSOFT WORD OBJECTS en el Explorador de proyectos en el lado derecho. Luego seleccione el comando INSERT y luego MODULE.

3. En el módulo creado de esta manera, crea las siguientes dos rutinas VBA:

   

4. Luego salga del editor de VBA a través del menú del editor de VBA ARCHIVO, comando CERRAR Y VOLVER A MICROSOFT WORD.

5. Ahora cree dos textos automáticos con las funciones de campo respectivas. Presione la combinación de teclas Ctrl + F9, después de lo cual aparece un código de campo vacío, que consta de un corchete abierto y otro cerrado. Primero ingrese el texto MACROBUTTON dentro de la función de campo, seguido de un espacio y el texto KKAUSSCHALTEN. A continuación, aparece otro espacio antes de insertar el carácter de la casilla de verificación marcada. La casilla de verificación se puede encontrar en la función de símbolo propia de la palabra (Word 2010 y 2007: Pestaña INSERTAR, grupo SÍMBOLOS, botón SÍMBOLOS; Word 2003, 2002 y 2000: INSERTAR menú, ICONO).

   

6. Una vez que haya ingresado completamente a la función de campo, seleccione la función de campo completo y créelo como Autotexto con el nombre KKAUSSCHALTEN. En Word 2010 y 2007, la forma más sencilla de configurar AutoTexts es con el método abreviado de teclado Alt + F3 a; el Autotexto luego termina automáticamente en la plantilla de documento actual. En Word 2003, 2002 y 2000 se crea el texto automático mediante el menú INSERTAR-AUTOTEXTO, comando AUTO-TEXTO. ¡Asegúrese de que la plantilla de documento actual debe estar seleccionada en el cuadro de diálogo en la parte inferior para BUSCAR EN!

7. Repita los pasos 5 y 6 para el segundo código de campo. Esta vez, el texto en la función de campo es KKNSCHALTEN e inserta la casilla de verificación vacía. Como nombre del Autotexto, seleccione KDO SWITCH ON.

   

8. Finalmente, guarde la plantilla del documento. La casilla de verificación ahora está disponible para usted en la nueva plantilla de documento: simplemente coloque el Autotexto KKEINSCHALTEN donde lo desee. Word luego muestra la casilla de verificación vacía.
   Un doble clic en la casilla de verificación ejecuta la macro KKEINSCHALTEN, después de lo cual el Autotexto con la función de campo se reemplaza por el KKAUSSCHALTEN equivalente a través de la macro y aparece la casilla de verificación completa.

Preguntas frecuentes: casillas de verificación en Word

1. ¿Cómo puedo activar las casillas de verificación en Word?

Haga clic en el lugar que desee en su documento de Word. Vaya al menú Desarrollador y haga clic en el icono de Control de casilla de verificación. La casilla de verificación ahora aparece en el documento. Actívelo o desactívelo con un clic del ratón.

2. ¿Cómo puedo activar las herramientas de desarrollo en Word?

Abra un documento en Word, luego haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda. Luego vaya a "Opciones" a la izquierda. A continuación, se abre una nueva ventana de diálogo. Haga clic en "Personalizar la cinta" y marque la casilla junto a "Desarrollador". Finalmente, confirme su selección haciendo clic en "Aceptar".

3. ¿Qué son los controles de contenido en Word?

Los controles de contenido son controles individuales que puede agregar y personalizar para usar en plantillas, formularios y documentos. Por ejemplo, muchos formularios en línea tienen una lista desplegable que contiene un conjunto limitado de opciones para el usuario del formulario.